Een factuur is een document waarop een transactie tussen een onderneming en een klant is vastgelegd en gespecificeerd. Facturen worden vaak gebruikt in B2B betalingen met een hoge gemiddelde bestelwaarde of die specifieke contracten met klanten vereisen. Net als in de rest van Europa is facturatie in een zakelijke omgeving heel gebruikelijk, aangezien de meeste B2B betalingen worden uitgevoerd via bankoverschrijvingen die bijna altijd met een factuur worden gestart. Facturatie komt ook veel voor bij consumentenbetalingen: 33% van de B2C-transacties gaat over facturering, ofwel Kauf auf Rechnung.

Facturen dienen in grote lijnen twee doelen:

1. Fungeren als transactiedocument voor zakelijke rapportagedoeleinden (bijv. belastingen)
   
2. Fungeren als een verzoek om een betaling, waarin wordt aangegeven hoeveel de klant verschuldigd is en wat de betalingsvoorwaarden zijn
   

In deze gids behandelen we de aanbevolen werkwijzen voor het opstellen van je facturen, zodat ze voldoen aan de rapportagevereisten voor bedrijven.

In welke omstandigheden is een factuur vereist?

De Duitse factureringsregels zijn van toepassing als de levering van goederen of diensten in Duitsland belastbaar is. [1]

Voor B2B facturen

Bedrijven die in Duitsland zijn gevestigd, moeten facturen uitreiken voor het leveren van goederen of diensten aan een ander bedrijf. Het is niet verplicht om facturen uit te reiken voor de levering van bepaalde vrijgestelde diensten (bv. financiële en verzekeringstransacties of onderwijsdiensten). [2]

Kleine bedrijven (Kleinunternehmer) zijn ook verplicht om facturen uit te reiken, maar ze mogen geen btw weergeven of in rekening brengen. Het is een goede gewoonte om de reden voor het niet in rekening brengen van btw te vermelden (bijvoorbeeld door de clausule "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG") toe te voegen.

Voor B2C-facturen

Hoewel er geen algemene verplichting bestaat om facturen uit te reiken aan niet-zakelijke klanten, moeten Duitse bedrijven facturen uitreiken voor de verkoop van goederen aan particulieren in andere EU-landen als zij geen gebruik maken van de Unieregeling One Stop Shop (OSS). Met het éénloketsysteem van de Unie kunnen bedrijven zich in één EU-lidstaat registreren voor alle intracommunautaire verkopen van goederen en diensten aan particulieren in andere EU-landen.

Wat moet er in een factuur staan

Informatieveldenvelden

Over het algemeen moet een factuur de volgende informatie bevatten om aan de eisen te voldoen:

• het unieke en opeenvolgende factuurnummer
  
• De datum waarop de factuur is uitgegeven (minimaal de maand en het jaar)
  
• De datum van levering; indien de factuur wordt uitgereikt voordat de levering is verricht, is de datum van de levering het tijdstip waarop de betaling geheel of gedeeltelijk is ontvangen, mits deze betalingsdatum bekend is en niet identiek is aan de factuurdatum
  
• Informatie over de verkoper:
  
  • Bedrijfsnaam, of de volledige naam van een individuele ondernemer
    
  • Adres van de maatschappelijke zetel
    
  • Juridische entiteit (bijv. GmbH, AG, KG, OHG, e.K.)
    
  • Handelsregisternummer (Handelsregisternummer) en rechtbank van registratie (Registergericht)
    
  • Namen van uitvoerende bestuurders (Geschäftsführer), naam van de voorzitter van de raad van commissarissen (Vorsitzende des Aufsichtsrats) en aandelenkapitaal van deze personen, indien van toepassing
    
  • Belastingnummer (Steuernummer) of BTW-identificatienummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) van de verkoper; voor B2B verkopen binnen de EU is het btw-identificatienummer verplicht
    
  • Naam, adres en btw-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger, indien van toepassing
    
• Informatie over de koper:
  
  • Naam en factuur- en afleveradres van de koper
    
  • Btw-identificatienummer van de klant (voor B2B verkopen binnen de EU)
    
• De hoeveelheid en het type van de geleverde goederen en diensten
  
• de maatstaf van heffing, uitgesplitst volgens de toepasselijke btw-tarieven en -vrijstellingen, evenals eventuele kortingen of rabatten die de maatstaf van heffing verlagen, tenzij deze kortingen of rabatten al in de maatstaf van heffing zijn opgenomen
  
• btw-tarieven; als voor factuurregelitems verschillende btw-tarieven gelden, moet op elke regel het overeenkomstige tarief worden vermeld
  
• Het totale verschuldigde btw-bedrag
  
• Redenen voor het toepassen van een vrijstelling, nultarief of verleggingsregeling:
  
  • Vrijstelling voor intracommunautaire leveringen (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung)
    
  • Exportvrijstelling (steuerfreier Export)
    
  • Verleggingsregeling (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
    
• Wanneer een klant een factuur uitgeeft op naam van de verkoper, moet de factuur het woord "Gutschrift" bevatten.
  
• Een indicatie dat er een margeregeling is toegepast
  

Vereenvoudigde facturen

"Vereenvoudigde facturen" (Kleinbetragsrechnung) kunnen worden uitgegeven als het totale bedrag (inclusief btw) niet hoger is dan € 250. Een vereenvoudigde factuur moet het volgende vermelden:

• De volledige naam en het adres van de leverancier
  
• De datum van uitgifte
  
• De hoeveelheid en het type van de geleverde goederen en diensten
  
• Het totale factuurbedrag, inclusief het belastbare bedrag en het btw-bedrag
  
• Het btw-tarief of een reden voor het toepassen van een vrijstelling
  

Taal

Er is geen wettelijke verplichting om facturen in de Duitse taal uit te geven en klanten kunnen geen facturen in het Duits eisen. Het is echter een goede gewoonte om facturen uit te geven in de taal van je klant. Als facturen in een vreemde taal worden opgemaakt, kan de belastingdienst om een vertaling vragen (bijvoorbeeld bij een belastingcontrole). Accountants accepteren facturen over het algemeen in het Engels.

Valuta

Facturen kunnen in iedere valuta worden uitgegeven. Het is niet nodig om een wisselkoers of een equivalent in euro's te vermelden. Voor het omwisselen van valuta moet de uitgever van de factuur de werkelijke bankkoers of een maandelijkse wisselkoers gebruiken die door het Duitse federale ministerie van Financiën is gepubliceerd.

Vervaldatum betaling

In Duitsland is het niet verplicht om een vervaldatum voor de betaling op de factuur te vermelden; Het is echter een goede gewoonte om dit te doen. Als er geen vervaldatum op de factuur staat, moet de klant binnen 30 dagen na de uitgiftedatum van de factuur betalen. Facturen hoeven geen bankrekeninggegevens, e-mailadressen of telefoonnummers te vermelden, maar het is een goede gewoonte om deze gegevens te vermelden.

Elektronische facturatie

Duitsland is momenteel bezig met de invoering van verplichte e-invocing.

Vanaf 1 januari 2025 moeten bedrijven die in Duitsland zijn gevestigd elektronische facturen kunnen ontvangen wanneer ze binnenlandse B2B transacties uitvoeren. Duitsland definieert een elektronische factuur als een factuur die is uitgegeven in een gestructureerd elektronisch formaat dat voldoet aan EN 16931 of in een formaat dat is overeengekomen door de uitgever en de ontvanger, op voorwaarde dat deze factuur de juiste en volledige extractie van de vereiste informatie in overeenstemming met EN 16931 mogelijk maakt of daarmee interoperabel is. De meest gebruikte elektronische factuurformaten in Duitsland die compatibel zijn met de EN 16931-norm zijn ZUGFeRD en XRechnung.

In 2025 en 2026 mogen bedrijven in Duitsland facturen uitgeven in een van de volgende drie formaten:

• Papieren formaat.
  
• Gestructureerd elektronisch formaat dat voldoet aan of interoperabel is met de norm EN 16931.
  
• Alternatieve elektronische formaten, waaronder voornamelijk grafische formaten zoals JPG, PDF of TIFF, evenals gestructureerde gegevensformaten die niet voldoen aan de EN 16931-norm of er niet mee interoperabel zijn. Voor het gebruik van deze alternatieve formaten is echter de toestemming van de ontvanger vereist.
  

Vanaf 2027 zullen bedrijven met een jaaromzet van meer dan 800.000 euro in het voorgaande jaar verplicht zijn om elektronische facturen uit te reiken. Deze bedrijven kunnen nog steeds EDI-systemen (Electronic Data Interchange) gebruiken in plaats van zich volledig te houden aan de EN 16931-normen, op voorwaarde dat de ontvanger hiermee instemt. Vanaf 2028 zijn alle bedrijven in Duitsland verplicht om elektronische facturen uit te geven, wat een volledige overgang naar digitale facturering in het hele land markeert.

Duitsland schrijft geen specifieke methode voor het verzenden van e-facturen voor, zodat contractpartijen de methode kunnen kiezen die het beste bij hun behoeften past. Acceptabele overdrachtsmethoden zijn onder meer e-mail, elektronische interfaces, gedeelde schijven en downloadportals.

Wanneer moet een factuur worden uitgegeven (tijdlijn)

Bedrijven moeten binnen zes maanden van de levering van goederen of diensten aan een ander bedrijf facturen uitgeven. Het is handig om facturen kort na de levering uit te geven omdat de btw over het algemeen ten tijde van de levering moet worden betaald.

Wanneer bedrijven goederen en diensten aan een bedrijf in een ander EU-land leveren, moeten facturen worden uitgegeven binnen 15 dagen van het einde van de maand waarin de diensten of goederen werden geleverd.

Hoelang moet een factuur worden bewaard

Facturen moeten 10 jaar worden bewaard. De verplichting om facturen te bewaren, geldt voor zowel verkoop- als inkoopfacturen.

Over het algemeen moeten papieren facturen in Duitsland worden opgeslagen. Elektronische facturen moeten elektronisch worden opgeslagen. Het is mogelijk om elektronische facturen in een ander EU-land op te slaan indien ze toegankelijk zijn en kunnen worden gedownload in het geval van een belastingaudit. Het is nodig om goedkeuring te krijgen van de belastingadministratie om facturen in een EU-land op te slaan.

Lees onze documentatie voor meer informatie over Stripe Invoicing. Raadpleeg deze gids voor meer informatie over externe dienstverleners in de Stripe App Store die e-facturatie ondersteunen. Wil je meteen beginnen met het versturen van facturen en het ontvangen van betalingen, neem dan contact op met ons verkoopteam.

[1] De uitgebreide lijst van Duitse factureringsregels is te vinden in de artikelen 14-14c van de Duitse btw-wet (Umsatzsteuergesetz).

[2] De volledige lijst van vrijgestelde diensten is te vinden in artikel 4, punten 8-29 van de Duitse belastingwet.