Wat is e-facturatie?

Elektronische facturatie, of 'e-facturatie', is het proces van het verzenden of ontvangen van facturen in een gestandaardiseerde elektronische indeling die door machines kan worden gelezen, in tegenstelling tot ongestructureerde indelingen zoals via e-mail verstuurde PDF's of papieren facturen. De vereisten voor de specifieke indeling voor e-facturatie (zoals XML, JSON of UBL) en het transmissienetwerk (zoals het wereldwijde PEPPOL-netwerk of SDI in Italië) verschillen van land tot land. Voor bepaalde regio's met een e-facturatiemandaat kunnen er ook aanvullende vereisten zijn om e-factuurgegevens te rapporteren aan de belastingdienst, dit staat bekend als 'e-rapportage' of 'real-time rapportage'.

E-facturatie wordt steeds vaker opgenomen in facturatieprocessen omdat facturen op deze manier systematischer en consistenter kunnen worden gevolgd door kopers en verkopers. E-facturatie is ook verplicht voor bepaalde soorten transacties in een poging om de fiscale compliance te verbeteren. Landen die e-facturen verplicht stellen zijn onder andere Frankrijk, Italië en Duitsland in Europa en Mexico en Brazilië in Latijns-Amerika.

De vereiste om e-facturatie te gebruiken is vaak beperkt tot specifieke transactietypen (bijv. B2B), verticale sectoren (bijv. overheidsafnemers) of grensoverschrijdende status (bijv. alleen binnenlandse verkoop), hoewel de vereisten per geografie kunnen verschillen. Raadpleeg je belastingadviseur of juridisch adviseur om te bepalen of en welke vereisten voor e-facturatie en e-rapportage van toepassing zijn op je onderneming volgens de meest recente regels en voorschriften.

Stripe Billing gebruiken voor e-facturatie met onafhankelijke App Marketplace-providers

Hoewel Stripe Billing en Stripe Invoicing niet direct e-facturen genereren of verzenden, biedt de Stripe App Marketplace meerdere opties waarmee je onafhankelijke providers kunt gebruiken om deze e-facturatiebehoeften te ondersteunen. Afhankelijk van de derde partij en de geografie kunnen providers naast e-facturatie ook e-rapportage ondersteunen (d.w.z. e-facturen niet alleen naar een klant maar ook naar de belastingdienst doorsturen). Als je onderneming de optie voor e-rapportage nodig heeft, bekijk dan de gegevens van de provider om er zeker van te zijn dat deze jouw specifieke bedrijfsbehoeften kan ondersteunen.

Om te beginnen bezoek je onze Stripe App Marketplace om een onafhankelijke app-provider te selecteren, zoals bijvoorbeeld Billit (zie ondersteunde landen) of A-Cube (alleen Italië). Wanneer je een app van een derde partij van de App Marketplace installeert, ben je mogelijk onderworpen aan de afzonderlijke gebruiksvoorwaarden, het privacybeleid en bijkomende kosten van de derde partij.

Nadat je de gewenste app voor e-facturatie hebt geïnstalleerd, kun je de app configureren om automatisch of handmatig e-facturen naar je klanten te sturen vanuit het Stripe-dashboard.

Met apps voor e-facturatie kun je Stripe-facturen automatisch converteren naar een indeling die compatibel is met e-facturatienetwerken. Je kunt ook e-facturen via hun netwerktoegangspunt naar je klanten sturen en vervolgens statusupdates doorgeven naar zowel het Stripe-dashboard als in de metagegevens van facturen.

Hieronder geven we een voorbeeld van hoe je e-facturen naar klanten kunt sturen via de Billit-app voor e-facturatie. Je kunt ook een video bekijken met een demo van de app-functionaliteit.

• Bezoek de Stripe App Marketplace en installeer de Billit-app.
  

• Registreer je voor Billit en activeer je Billit-service.
  

• Ga terug naar het Stripe-dashboard, navigeer naar instellingen voor je geïnstalleerde apps en selecteer Billit. Bij de instellingen kun je selecteren welke landen en klanten je wilt inschakelen voor e-facturatie en ook of je facturen automatisch of liever handmatig wilt verzenden.
  

Je bent nu klaar om e-facturen te genereren en naar je klanten te sturen.

• Je kunt de e-facturatiestatus volgen via het Stripe-dashboard en, voor API-gebruikers, op de metagegevens van de factuur.
  

Je kunt ook elke e-facturatieprovider integreren via Stripe Invoicing API's

Onafhankelijke providers op de App Marketplace kunnen een eenvoudige manier bieden om zonder code te voldoen aan bepaalde vereisten voor e-facturatie. Als je echter liever een provider gebruikt die niet vertegenwoordigd is op de Stripe App Marketplace - of als je liever je eigen integratie met een e-facturatieprovider bouwt - kun je de Stripe Invoicing API's van gebruiken. Om deze aanpak te volgen, kun je een integratie opzetten waarbij je luistert naar invoice.finalized-webhooks en vervolgens de payload doorgeeft aan de e-facturatiepartner van je voorkeur. Deze neemt dan de verantwoordelijkheid op zich om de gegevens te converteren naar een ander indeling of schema en door te sturen naar het relevante e-facturatienetwerk. Meer informatie over hoe webhooks en gebeurtenissen werken, vind je op Stripe.