Bewährte Verfahren für die Rechnungsstellung in Deutschland

Erfahren Sie hier alles Wissenswerte zum Thema Rechnungsstellung – von der Verjährungsfrist einer Rechnung über die Pflichtangaben in einer Rechnung bis zu Rechnungsfristen.

Invoicing
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  1. Einführung
  2. In welchen Fällen ist eine Rechnung nötig?
  3. Was muss eine Rechnung enthalten?
  4. Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?
  5. Wie lange muss eine Rechnung aufbewahrt werden?
  6. So kann Stripe Sie unterstützen

Eine Rechnung ist ein Schriftstück, das ein Geschäft zwischen einem Unternehmen und seiner Kundschaft in Einzelelemente aufgeschlüsselt dokumentiert. Rechnungen werden häufig für B2B-Zahlungen verwendet, die hohe durchschnittliche Bestellwerte aufweisen oder individuelle Verträge mit Kundschaft voraussetzen. Wie im Rest von Europa ist die Rechnungsstellung ein geläufiges Geschäftsverfahren, da die meisten B2B-Zahlungen per Banküberweisung vorgenommen werden, die fast immer durch eine Rechnung initiiert werden. Die Rechnungsstellung ist auch bei Zahlungen von Verbraucherinnen und Verbrauchern vorherrschend: 33 % der B2C-Transaktionen umfassen "Kauf auf Rechnung".

Rechnungen haben ganz allgemein zwei Aufgaben:

  1. Sie dienen als Transaktionsdokument für geschäftliche Meldepflichten (etwa für Steuern).
  2. Sie dienen als Zahlungsaufforderung und enthalten den geschuldeten Betrag sowie die Zahlungsbedingungen.

In diesem Leitfaden gehen wir auf die bewährten Verfahren für die Rechnungsstellung ein, damit Sie Ihren geschäftlichen Meldepflichten nachkommen. [0]

In welchen Fällen ist eine Rechnung nötig?

Die deutschen Vorschriften zur Rechnungsstellung gelten, wenn der Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen in Deutschland steuerpflichtig sind. [1]

Für B2B-Rechnungen

Unternehmen mit Sitz in Deutschland sind verpflichtet, Rechnungen auszustellen, wenn sie andere Unternehmen mit Waren versorgen oder Dienstleistungen für sie erbringen. Es ist nicht verpflichtend, Rechnungen für die Erbringung bestimmter befreiter Dienstleistungen auszustellen (z. B. Finanz- und Versicherungsgeschäfte oder Bildungsdienstleistungen). [2]

Kleinunternehmer/innen sind ebenfalls verpflichtet, Rechnungen auszustellen, obwohl es ihnen nicht gestattet ist, die USt. anzuzeigen oder zu berechnen. Es wird empfohlen, den Grund anzugeben, warum keine USt. berechnet wird (z. B. durch die Klausel "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG").

Für B2C-Rechnungen

Obwohl es keine generelle Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen für Nicht-Geschäftskundschaft gibt, müssen deutsche Unternehmen Privatkundschaft in anderen EU-Ländern Rechnungen für den Verkauf von Waren ausstellen, wenn sie nicht das Verfahren One-Stop-Shop (OSS) der EU verwenden. Mit dem OSS-Verfahren der EU können sich Unternehmen in einem EU-Mitgliedstaat für alle Verkäufe von Waren und Dienstleistungen innerhalb der EU an Privatkund/innen in anderen EU-Ländern registrieren.

Was muss eine Rechnung enthalten?

Informationsfelder

Generell muss eine Rechnung die folgenden Informationen enthalten, um konform zu sein:

  • Die einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung (mindestens Monat und Jahr)
  • Das Datum der Leistungserbringung; wenn die Rechnung vor der Leistungserbringung ausgestellt wird, ist das Datum der Leistungserbringung der Zeitpunkt, an dem die Zahlung vollständig oder teilweise eingegangen ist, sofern der Zahlungstermin bekannt ist und nicht dem Rechnungsdatum entspricht
  • Angaben zum/zur Verkäufer/in:
    • Unternehmensname, oder vollständiger Name eines/einer Einzelunternehmers/Einzelunternehmerin
    • Die Anschrift des registrierten Standorts
    • Unternehmensform (z. B. GmbH, AG, KG, OHG, e.K.)
    • Handelsregisternummer und Registergericht
    • Name des/der Geschäftsführers/Geschäftsführerin, Name des/der Vorsitzenden des Aufsichtsrats und gegebenenfalls Höhe des von diesen Personen gehaltenen Aktienkapitals
    • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des/der Verkäufers/Verkäuferin; bei B2B-Verkäufen innerhalb der EU ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verpflichtend
    • Name, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des/der Fiskalvertreters/Fiskalvertreterin (falls zutreffend)
  • Angaben zum/zur Käufer/in:
    • Name sowie Rechnungs- und Lieferadresse des/der Käufers/Käuferin
    • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des/der Kunden/Kundin (bei B2B-Verkäufen innerhalb der EU)
  • Die Menge und Art der gelieferten Waren und Dienstleistungen
  • Den steuerpflichtigen Betrag aufgeteilt nach anwendbaren Umsatzsteuersätzen und -ausnahmen sowie jegliche Ermäßigungen oder Rabatte, die den steuerpflichtigen Betrag verringern, sofern diese Ermäßigungen oder Rabatte im steuerpflichtigen Betrag nicht bereits berücksichtigt wurden
  • Die Umsatzsteuersätze; wenn für verschiedene Rechnungsposten unterschiedliche Umsatzsteuersätze gelten, muss der jeweilige Satz für jeden Posten aufgeführt werden
  • Den Gesamtbetrag an fälliger Umsatzsteuer
  • Gründe für die Anwendung einer Ausnahme, eines Nullsatzes oder des Reverse-Charge-Verfahrens:
    • Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
    • Steuerfreier Export
    • Steuerschuldnerschaft des/der Leistungsempfängers/Leistungsempfängerin
  • Wenn ein/e Kunde/Kundin im Namen des/der Verkäufers/Verkäuferin eine Rechnung ausstellt, muss die Rechnung das Wort "Gutschrift" enthalten.
  • Ein Hinweis, dass eine Differenzbesteuerung angewendet wurde

Kleinbetragsrechnungen

Eine Kleinbetragsrechnung kann ausgestellt werden, wenn der Gesamtbetrag (einschließlich USt.) 250 EUR nicht übersteigt. Eine Kleinbetragsrechnung muss Folgendes enthalten:

  • Den vollständigen Namen und die Anschrift des Lieferanten
  • Das Ausstellungsdatum
  • Die Menge und Art der gelieferten Waren und Dienstleistungen
  • Den Gesamtrechnungsbetrag, einschließlich des steuerpflichtigen Betrags und des USt.-Betrags
  • Den Umsatzsteuersatz oder einen Grund für die Anwendung einer Ausnahme

Sprache

Es gibt keine rechtliche Verpflichtung, Rechnungen in deutscher Sprache zu verfassen, und Kundschaft kann keine Rechnungen in deutscher Sprache verlangen. Es wird jedoch empfohlen, Rechnungen in der Sprache des/der Kunden/Kundin auszustellen. Falls Rechnungen in einer Fremdsprache ausgestellt werden, können die Steuerbehörden eine Übersetzung anfordern (z. B. im Falle einer Steuerprüfung). Wirtschaftsprüfer/innen akzeptieren in der Regel Rechnungen in englischer Sprache.

Währung

Rechnungen dürfen in jeder beliebigen Währung ausgestellt werden. Es ist nicht nötig, einen Wechselkurs oder den Gegenwert in Euro anzugeben. Bei Währungsumrechnungen muss der/die Rechnungsaussteller/in entweder den tatsächlichen Diskontsatz oder einen vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten monatlichen Umrechnungskurs verwenden.

Fälligkeitsdatum

In Deutschland ist es nicht verpflichtend, auf der Rechnung ein Fälligkeitsdatum anzugeben; die entsprechende Angabe wird jedoch empfohlen. Falls auf der Rechnung kein Fälligkeitsdatum angegeben ist, muss der/die Kunde/Kundin die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach dem Ausstellungsdatum begleichen. Rechnungen müssen keine Bankkontodaten, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern enthalten; die entsprechende Angabe wird jedoch empfohlen.

Rechnungsformat

Rechnungen können elektronisch ausgestellt werden, sofern die Authentizität der Herkunft, die Integrität des Inhalts und die Leserlichkeit der Rechnung gewährleistet sind. Die elektronische Rechnungsstellung setzt das Einverständnis des/der Empfängers/Empfängerin voraus.

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen innerhalb von sechs Monaten auszustellen, nachdem sie andere Unternehmen mit Waren versorgt oder Dienstleistungen für sie erbracht haben. Es ist nützlich, die Rechnungen kurz nach der Bereitstellung der Waren auszustellen, da die USt. in der Regel zum Zeitpunkt der Lieferung fällig wird.

Wenn Unternehmen Waren oder Dienstleistungen für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land liefern bzw. bereitstellen, muss die Rechnung innerhalb von 15 Tagen nach dem Ende des Monats, in dem die Leistungen erbracht wurden, ausgestellt werden.

Wie lange muss eine Rechnung aufbewahrt werden?

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen gilt sowohl für eingehende als auch ausgehende Rechnungen.

In Deutschland müssen Papierrechnungen in der Regel aufbewahrt werden. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch gespeichert werden. Es ist möglich, elektronische Rechnungen in einem anderen EU-Land zu speichern, solange sie im Falle einer Steuerprüfung aufgerufen und heruntergeladen werden können. Für die Speicherung von Rechnungen in einem Nicht-EU-Land ist die Genehmigung der Steuerbehörde erforderlich.

So kann Stripe Sie unterstützen

Stripe Invoicing ist eine globale Rechnungsplattform, mit der Sie Zeit sparen und Zahlungen schneller erhalten. Erstellen Sie über das Dashboard innerhalb von Minuten von Stripe gehostete Rechnungen. Oder verwenden Sie die Invoicing API, um den Zahlungseinzug und -abgleich zu automatisieren.

Invoicing ist in den Zahlungsinfrastruktur von Stripe integriert, damit Kundschaft mit Smart Retries, E-Mail-Erinnerungen und automatischen Kartenaktualisierungen ab dem ersten Tag automatisch Rechnungszahlungen einziehen und global Rechnungen erstellen kann.

Der Start ist ganz einfach: Erstellen, individualisieren und senden Sie von Stripe gehostete Rechnungen innerhalb von Minuten – ganz ohne Code vom Dashboard aus. Wenn Sie "invoice.new" in die Adresszeile Ihres Browsers eingeben, gelangen Sie direkt zum Rechnungseditor.

Schneller bezahlt werden: Die Online-Rechnungen von Stripe sind für Mobilgeräte, Tablets und Desktops optimiert – in 25 Sprachen und für mehr als 135 Währungen. Die Zahlungsmethoden auf der Rechnungsseite berücksichtigen stets den Standort Ihrer Kundinnen und Kunden, machen das Bezahlerlebnis damit einfacher und sorgen so dafür, dass Sie Ihre Zahlungen schneller erhalten. So werden die meisten Stripe-Rechnungen innerhalb von nur drei Tagen beglichen.

Konfigurierbar für alle Anwendungsszenarien: Ziehen Sie per Karte, Banküberweisung, SEPA- und BACS-Lastschriftverfahren sowie anderen Zahlungsmethoden einmalig oder wiederkehrend Zahlungen ein. Ergänzen Sie Positionen, Rabatte und Steuersätze direkt in Ihren Rechnungen.

Wächst gemeinsam mit Ihnen: Mit den APIs von Stripe automatisieren Sie Ihr Rechnungswesen. Automatische E-Mail-Erinnerungen und Fälligkeitsberichte unterstützen Sie beim Einzug offener Forderungen, und dank Smart Retries werden fehlgeschlagene Zahlungen zum optimalen Zeitpunkt erneut durchgeführt.

Weitere Informationen zu Stripe Invoicing finden Sie in unserer Dokumentation. Wenden Sie sich an unser Sales-Tam, wenn Sie ab sofort Rechnungen senden und Zahlungen akzeptieren möchten.

[0] Dies ist der Stand zum 1. Juli 2022. Konsultieren Sie Ihren Rechtsbeistand für Rat bezüglich Ihres Unternehmens.

[1] Die umfassende Liste der deutschen Vorschriften zur Rechnungsstellung finden Sie in §§ 14–14c des Umsatzsteuergesetzes.

[2] Die vollständige Liste der befreiten Leistungen finden Sie in § 4, Nr. 8–29 des Umsatzsteuergesetzes.

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