I Tyskland förekommer det ofta missförstånd kring villkoret ”kreditnota”, som ofta förväxlas med ”upphävd faktura”, liksom ”fakturakorrigering” eller ”korrigeringsfaktura”. För att säkerställa korrekt redovisning är det särskilt viktigt för företag att känna till skillnaden mellan termerna. I den här artikeln kommer du att få veta vad en kreditnota är, vilka fördelar den har och hur den skiljer sig från en upphävd faktura. Vi förklarar också hur man skapar och registrerar en kreditnota och vad särskilt småföretagare bör vara uppmärksamma på. Slutligen kan du använda vår mall för att själv skapa en kreditnota.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en kreditnota?
  
• Vad är skillnaden mellan en kreditnota och en upphävande faktura?
  
• Vilka är fördelarna med att använda en kreditnota?
  
• Vilken information måste en kreditnota innehålla?
  
• Hur registreras en kreditnota?
  
• Vad måste småföretagare vara uppmärksamma på?
  

Vad är en kreditnota?

En kreditnota eller clearingkredit definieras ofta som en typ av upphävd faktura. När det gäller en ”normal faktura” kommer den part som tillhandahåller tjänsten att utfärda en faktura för den tjänst som tillhandahållits. En kreditnota utfärdas däremot av den andra parten – mottagaren av tjänsten. Kreditnotan tjänar därför samma syfte som en faktura: fakturering av leveranser eller tjänster. Den enda skillnaden ligger i vilken av de två parterna som utfärdar motsvarande dokument. Eftersom kreditnotan kan ersätta fakturan kan den betraktas som en faktura inom ramen för den tyska momslagen. Den erkänns också som sådan av skattemyndigheten – förutsatt att den innehåller den obligatoriska information som krävs. Kreditnotor används bland annat för att betala bonusar eller provisioner.

I § 14 i momslagen (Umsatzsteuergesetz, UStG) anges att det finns ett rättsligt krav på ett förhandsavtal mellan båda parter vid utfärdande av en kreditnota. Om detta krav inte har uppfyllts får den part som tar emot tjänsten inte utfärda en kreditnota utan föregående samråd. Omvänt är tjänsteleverantörer inte skyldiga att acceptera en kreditnota utan ett avtal. Eventuella utfärdade kreditnotor kan förlora sin fakturastatus om mottagaren avvisar dokumentet.

Vad är skillnaden mellan en kreditnota och en upphävande faktura?

Det finns en väsentlig skillnad mellan en kreditnota och en upphävande faktura. Fram till 2013 kunde en kreditnota användas för sitt ursprungliga syfte (clearing av en kredit), och även för att korrigera eller återkalla felaktiga fakturor. Om ett företag till exempel fakturerade en annan part 100 EUR mer än det borde ha gjort, skulle en kreditnota på samma belopp utfärdas. Efter en justering av UStG är detta inte längre möjligt. Sedan dess får kreditnotor endast användas för sitt ursprungliga syfte – som en form av clearingkredit – och en faktura får endast korrigeras med hjälp av en upphävande faktura.

Upphävande faktura kallas även för fakturakorrigering, korrigeringsfaktura eller ”kommersiell kredit”. En upphävd faktura upphäver en tidigare utgående faktura, vilket gör att en ny, korrekt faktura kan utfärdas efter upphävandet. Denna process är nödvändig eftersom felaktiga fakturor inte kan korrigeras manuellt av mottagaren. Dessutom kan upphävda fakturor också användas för återbetalningar, till exempel vid ofullständiga leveranser av varor eller klagomål.

Ytterligare definitioner

Det finns ytterligare en risk för förvirring med avräkningskreditnotan, det är inte bara den upphävande fakturan som kan vara krånglig. En kreditnota i bokföringen måste också skiljas från en avräkningskreditnota – den senare står formellt för en post på kreditsidan av ett konto. Kreditnota är däremot en inkommande betalning till ett bankkonto. Dessa har inte heller något att göra med avräkningskreditnotan.

Vilka är fördelarna med att använda en kreditnota?

En kreditnota kan vara fördelaktig för både tjänsteleverantörer och mottagare. I många fall kan en kreditnota spara tid och arbete när det gäller redovisningen. Om t.ex. en småföretagare regelbundet levererar varor till ett stort företag kan den senare skapa kreditnotor. För ett företag som hanterar många fakturor innebär detta en snabbare och effektivare verksamhet, eftersom det är mindre ansträngande att automatiskt skapa kreditnotor än att kontrollera och behandla småföretagarens inkommande fakturor manuellt. Processen med kreditnotor används ofta för att bygga upp en långsiktig affärsrelation, vilket kan leda till planeringssäkerhet för båda parter.

I exemplet ovan befrias småföretagaren från byråkratiska bördor eftersom han eller hon inte behöver utfärda fakturan själv. Den accelererade processen innebär dessutom att de kan få sina pengar snabbare. Denna fördel gör också kreditnotor till ett attraktivt alternativ för bland annat frilansare, handelsagenter eller personer som tar emot provision. Kreditnotor är ännu mer attraktiva eftersom de inte medför några risker: de blir bara en faktura om de inte avvisas. Därför erbjuder en kreditnota samma kontrollnivå som en faktura. Dessutom behöver varken utfärdaren eller mottagaren av en kreditnota oroa sig för eventuella negativa konsekvenser från skattemyndigheten.

Vilken information måste en kreditnota innehålla?

Eftersom en kreditnota anses motsvara en faktura ur ett skatteperspektiv måste den innehålla all juridisk information som krävs i enlighet med avsnitt 4 i artikel 14 i UStG. Några specifika punkter är dock värda att notera: I stället för ”faktura” måste dokumentet tydligt märkas som ”kreditnota”.

Kreditnotor måste innehålla följande obligatoriska information:

• Det uttryckliga ordet ”kreditnota”
  
• Tjänsteleverantörens namn och adress
  
• Namn och adress till mottagaren av tjänsten
  
• Organisationsnummer eller momsregistreringsnummer
  
• Datum för utfärdande av kreditnota
  
• Nytt fakturanummer i serie
  
• Beskrivning av tjänsten eller radposten (typ, omfattning, tid)
  
• Netto-, brutto- och totalbelopp (obs: beloppet på en kreditnota är alltid positivt)
  
• Skattesats och belopp
  
• Valfritt: eventuella särskilda avtal om betalningstidpunkt eller andra detaljer i kreditnotan
  
• Valfritt: en anmärkning som anger att lagringskravet också gäller en kreditnota
  

För att vara säker på att du inte glömmer att inkludera obligatorisk information kan du använda vår mall när du skapar en kreditnota.

Hur registreras en kreditnota?

Tjänsteleverantörer, eller mottagare av en kreditnota, kan bokföra dem på samma sätt som en faktura. Intäkterna bokförs således som ett nettobelopp, liksom motsvarande moms. Mottagare av tjänster, eller utfärdare av en kreditnota, bör registrera dessa som ”ingående skatt på externa tjänster” och ”avdragsgill ingående skatt”. Eventuell omsättningsskatt som ingår kan hävdas som ingående skatt under avdrag för ingående skatt. Följaktligen är kreditnotan inte ett undantag när det gäller moms. Kraven för ett skatteavdrag för en kreditnota anges i avsnitt 2 i artikel 14 i UStG:

• Mottagaren av kreditnotan ska ha rätt till en separat momsförklaring.
  
• Båda parter måste ha kommit överens om processen för kreditnotan.
  
• Kreditnotan måste innehålla all obligatorisk information som krävs.
  
• Kreditnotan måste ha överlämnats till mottagaren.
  

Vad måste småföretagare vara uppmärksamma på?

Den som tar emot en kreditnota i egenskap av småföretagare enligt definitionen i avsnitt 1 i § 19 av UStG bör kontrollera den noga: innehåller den moms? Om du som småföretagare inte får ange moms på dina fakturor och därför inte har rätt att dra av ingående moms, får du inte heller acceptera en kreditnota med moms. Om detta scenario skulle uppstå ska kreditnotan med moms avvisas så snabbt som möjligt. Du kan samtidigt begära en kreditnota utan moms. Detta gäller endast för småföretagare.

Om en kreditnota innehåller felaktiga uppgifter om moms är frågan om vem som är skyldig skattemyndigheten den felaktigt redovisade momsen omtvistad. Enligt lag är det utfärdaren av kreditnotan som är ansvarig. Mottagarna kan dock också bli åtalade om de har tillägnat sig kreditnotan. Detta scenario skulle till exempel uppstå om du uttryckligen accepterar kreditnotan, undertecknar den eller har uppgett att du har rätt att dra av ingående skatt innan du kommer överens om processen med kreditnotan.

För mer detaljerad information om företagsfakturering kan du besöka Stripes resursportal. Om du har några frågor om kreditnotor, upphävda fakturor, andra relaterade ämnen, eller om du vill ha stöd med dina finansiella processer, kan du kontakta vårt säljteam.