En Alemania, existen algunos malentendidos en relación con el término «nota de crédito», que suele confundirse con los conceptos de «factura inversa», «corrección de factura» o «factura rectificativa». Para garantizar una buena contabilidad, es muy importante que las empresas conozcan las diferencias entre estos términos. En este artículo, abordaremos qué es una nota de crédito, qué ventajas aporta y en qué se diferencia de una factura inversa. También explicaremos cómo crear y registrar una nota de crédito, aparte de los aspectos a los que deben estar atentas las pequeñas empresas en particular. Por último, te ofrecemos una plantilla de nota de crédito para que puedas crear la tuya.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es una nota de crédito?
- ¿Cuál es la diferencia entre una nota de crédito y una factura inversa?
- ¿Qué ventajas aporta usar una nota de crédito?
- ¿Qué información debe incluir una nota de crédito?
- ¿Cómo se registra una nota de crédito?
- ¿A qué deben prestar atención las pequeñas empresas?
¿Qué es una nota de crédito?
Una nota de crédito, o crédito de compensación, suele definirse como un tipo de factura inversa. En una «factura normal», la parte que presta el servicio emitirá una factura por el servicio de que se trate. Sin embargo, la nota de crédito la emite la otra parte, es decir, el destinatario del servicio. Por tanto, la nota de crédito sirve al mismo propósito que una factura, es decir, la facturación de bienes o servicios. La única diferencia radica en cuál de las dos partes emite el documento correspondiente. Dado que la nota de crédito puede sustituir a la factura, se puede considerar como tal en el ámbito de aplicación de la ley alemana del IVA. La oficina fiscal también la reconoce como factura, pero siempre que contenga la información obligatoria requerida. Las notas de crédito se usan, entre otras cosas, para pagar bonificaciones o comisiones.
El artículo 14 de la ley del IVA (Umsatzsteuergesetz, o UStG) establece que existe la obligación legal de que ambas partes acuerden previamente la emisión de una nota de crédito. En caso de incumplimiento de este requisito, la parte que recibe el servicio no puede emitir una nota de crédito sin haberlo consultado previamente. A la inversa, los proveedores de servicios no tienen la obligación de aceptar una nota de crédito si no existe un acuerdo previo. Las notas de crédito emitidas pueden perder su condición de factura si la parte destinataria rechaza el documento.
¿Cuál es la diferencia entre una nota de crédito y una factura inversa?
Hay una gran diferencia entre una nota de crédito y una factura inversa. Hasta 2013, se podía usar una nota de crédito para su propósito original (compensar un crédito), así como para rectificar o anular facturas incorrectas. Por ejemplo, si una parte factura a otra 100 € más de lo debido, se emitiría después una nota de crédito por ese mismo importe. Tras un ajuste en la UStG, ya no se permite hacer esto. Desde entonces, las notas de crédito solo se pueden utilizar para su propósito original, es decir, como un tipo de crédito de compensación, y las facturas solo pueden rectificarse con una factura inversa.
La factura inversa también se conoce como una «corrección de factura», una «factura rectificativa» o un «crédito comercial». Una factura inversa anula una factura emitida con anterioridad, lo que permite emitir una factura nueva correcta tras la anulación. Este proceso es necesario, ya que el destinatario no puede corregir manualmente las facturas incorrectas. Además, las facturas inversas también se pueden utilizar para los reembolsos, por ejemplo, en caso de entregas incompletas de bienes o de reclamaciones.
Otras definiciones
Existe otro riesgo de confusión con la nota de crédito de cobro, no solo con la factura inversa. En contabilidad, la nota de crédito también debe distinguirse de una nota de crédito de cobro, ya que esta última formalmente representa un apunte en el haber de una cuenta. Por otra parte, las notas de crédito bancarias son pagos recibidos en una cuenta bancaria. Tampoco tienen nada que ver con las notas de crédito de cobro.
¿Qué ventajas aporta usar una nota de crédito?
Una nota de crédito puede tener ventajas tanto para los proveedores de servicios como para los destinatarios de tales servicios. En muchos casos, usar una nota de crédito puede ahorrar tiempo y trabajo en contabilidad. Por ejemplo, si una empresa pequeña entrega bienes periódicamente a una empresa grande, esta última puede crear notas de crédito. Si se trata de una empresa que lidia con un montón de facturas, esto agiliza y optimiza las operaciones, porque lleva menos trabajo crear notas de crédito que verificar y procesar manualmente las facturas que recibe la empresa pequeña. El proceso de las notas de crédito se suele utilizar para forjar relaciones empresariales a largo plazo, lo que puede aportar seguridad a ambas partes para la planificación.
En el ejemplo anterior, se alivia la carga burocrática a la empresa pequeña, porque no tiene que emitir ninguna factura. Además, con este proceso acelerado, pueden recibir el dinero más rápido. Gracias a esta ventaja, las notas de crédito son una alternativa atractiva para los autónomos, los agentes comerciales y las personas que reciben comisiones, entre otras cosas. Las notas de crédito resultan todavía más interesantes porque no entrañan ningún riesgo, ya que solo adquiere la condición de factura si no se rechaza. Por tanto, una nota de crédito ofrece el mismo nivel de control que una factura. Además, ni el emisor ni el destinatario de la nota de crédito tienen que preocuparse por las posibles consecuencias que determine la oficina fiscal.
¿Qué información debe incluir una nota de crédito?
Puesto que una nota de crédito tiene la misma consideración que una factura en términos fiscales, debe contener la misma información legal necesaria prevista en el artículo 14, apartado 4, de la UStG. Sin embargo, es conveniente señalar algunos puntos específicos, ya que, en el documento debe aparecer claramente el término «nota de crédito» en lugar de «factura».
Las notas de crédito deben contener la siguiente información obligatoria:
- Término expreso «nota de crédito»
- Nombre y dirección del proveedor de servicios
- Nombre y dirección del destinatario del servicio
- Número de identificación fiscal o número de identificación a efectos del IVA
- Fecha de emisión de la nota de crédito
- Nuevo número de la factura
- Descripción del servicio o de la partida (tipo, ámbito y tiempo)
- Importe neto, bruto y total (nota: el importe de una nota de crédito siempre es positivo)
- El tipo impositivo y el importe del impuesto
- Opcional: cualquier acuerdo específico sobre el momento de pago u otros detalles de la nota de crédito
- Opcional: una nota que indique que el requisito de retención también se aplica a una nota de crédito
Para asegurarte de que no se te pase ningún dato obligatorio, usa nuestra plantilla cuando crees una nota de crédito.
¿Cómo se registra una nota de crédito?
Tanto los proveedores de servicios como los destinatarios de una nota de crédito pueden registrarla de la misma forma que una factura. Los ingresos se anotan como un importe neto, así como el IVA correspondiente. Los destinatarios del servicio o los emisores de una nota de crédito deben registrar estos importes como «impuesto soportado por servicios externos» e «impuesto soportado deducible». El impuesto sobre las ventas incluido se puede desgravar como impuesto soportado durante la deducción fiscal soportada. Por tanto, la nota de crédito no se considera una excepción cuando se trata de IVA. Los requisitos para una deducción fiscal soportada de una nota de crédito se contemplan en el artículo 14, apartado 2, de la UStG:
- El destinatario de la nota de crédito debe tener derecho a presentar una declaración de IVA independiente.
- Ambas partes deben convenir el proceso de la nota de crédito.
- La nota de crédito debe contener toda la información obligatoria requerida.
- La nota de crédito debe haberse entregado al destinatario.
¿A qué deben prestar atención las pequeñas empresas?
Cualquier empresa pequeña que reciba una nota de crédito en virtud del artículo 19, apartado 1, de la UStG debe revisarla detenidamente para comprobar si incluye el IVA. Si, por ser una empresa pequeña, no se te permite reflejar el IVA en tus facturas y, por tanto, no tienes derecho a deducir el impuesto soportado, tampoco puedes aceptar una nota de crédito con IVA. Si se te da el caso, debes rechazar la nota de crédito con IVA lo antes posible. Al mismo tiempo, puedes solicitar una nota de crédito sin IVA. Esto solo es válido para las empresas pequeñas.
Si una nota de crédito contiene información incorrecta sobre el IVA, la cuestión de quién debe abonar a la oficina fiscal el IVA declarado incorrectamente plantea una polémica. Según la ley, la responsabilidad recae en el emisor de la nota de crédito. Sin embargo, los destinatarios también pueden tener repercusiones legales en caso de que hayan aceptado la nota de crédito. Por ejemplo, esta situación se plantearía si aceptas expresamente la nota de crédito, la firmas o declaras que tienes derecho a deducir el impuesto soportado antes de convenir el proceso de la nota de crédito.
Si quieres conocer más detalles sobre la facturación de una empresa, consulta el portal de recursos de Stripe. Si tienes alguna pregunta sobre las notas de crédito, las facturas inversas u otros temas relacionados, o si necesitas soporte para tus procesos financieros, contacta con nuestro equipo de ventas.