Im allgemeinen deutschen Sprachgebrauch wird der Begriff „Gutschrift” häufig missverstanden und mit einer Stornorechnung beziehungsweise Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung verwechselt. Vor allem Unternehmen sollten den Unterschied für eine saubere Buchhaltung kennen. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Gutschrift ist, welche Vorteile sie hat und wie sie sich von der Stornorechnung unterscheidet. Zudem erklären wir, wie eine Gutschrift erstellt und verbucht wird, und auf was insbesondere Kleinunternehmer/innen achten sollten. Mit unserer Vorlage können Sie selbst eine Gutschrift erstellen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Gutschrift?
  
• Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung?
  
• Welche Vorteile hat eine Gutschrift?
  Welche Pflichtangaben muss eine Gutschrift enthalten?
  
• Wie wird eine Gutschrift verbucht?
  
• Worauf müssen Kleinunternehmer/innen achten?
  

Was ist eine Gutschrift?

Eine Gutschrift oder Abrechnungsgutschrift kann verstanden werden als eine umgekehrte Rechnung. Während bei einer "normalen" Rechnung die Leistungserbringer/innen eine Rechnung für die erbrachten Leistungen stellen, wird eine Gutschrift von der Gegenseite ausgestellt, den Leistungsempfängerinnen und -empfängern. Damit dient die Gutschrift dem gleichen Zweck wie eine Rechnung, der Abrechnung von Lieferungen oder Leistungen – der Unterschied liegt lediglich darin, welche der beiden Parteien das entsprechende Dokument ausstellt. Da die Gutschrift die Rechnung ersetzen kann, ist sie im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ebenfalls eine Rechnung. Sie wird vom Finanzamt gleichwertig anerkannt – sofern sie die geforderten Pflichtangaben enthält. Zur Anwendung kommen Gutschriften zum Beispiel bei Bonuszahlungen oder Provisionsgeschäften.

In Paragraph 14 UStG wird als gesetzliche Voraussetzung für die Ausstellung einer Gutschrift eine vorherige Vereinbarung der beiden Parteien genannt. Wurde diese nicht getroffen, dürfen die Leistungsempfänger/innen nicht ungefragt eine Gutschrift ausstellen. Andersherum sind die Leistungserbringer/innen nicht verpflichtet, eine Gutschrift ohne Vereinbarung zu akzeptieren. Eine erteilte Gutschrift kann die Wirkung einer Rechnung auch verlieren, wenn die Empfängerin oder der Empfänger dem Dokument widerspricht.

Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung?

Die Gutschrift unterscheidet sich deutlich von der Stornorechnung. Bis 2013 konnte eine Gutschrift nicht nur für ihren ursprünglichen Zweck im Sinne einer Abrechnungsgutschrift genutzt werden, sondern darüber hinaus zum Korrigieren oder Widerrufen fehlerhafter Rechnungen. Hat ein Unternehmen beispielsweise 100 Euro zu viel in Rechnung gestellt, folgte eine Gutschrift in gleicher Höhe und glich die Rechnung aus. Dies ist seit einer Anpassung des Umsatzsteuergesetzes nicht mehr möglich. Seither dürfen Gutschriften nur noch in ihrer Funktion als Abrechnungsgutschriften genutzt werden. Die Korrektur einer Rechnung darf hingegen ausschließlich mittels einer Stornorechnung erfolgen.

Die Stornorechnung wird auch als Rechnungskorrektur, Korrekturrechnung oder „kaufmännische Gutschrift“ bezeichnet. Mit einer Stornorechnung wird eine vorangegangene Ausgangsrechnung neutralisiert, sodass nach der Stornierung eine neue, korrekte Rechnung gestellt werden kann. Dieser Vorgang ist notwendig, weil fehlerhafte Rechnungen von der Rechnungsempfängerin oder vom Rechnungsempfänger nicht manuell korrigiert werden dürfen. Darüber hinaus können Stornorechnungen auch bei Rückerstattungen zum Einsatz kommen – zum Beispiel bei unvollständigen Warenlieferungen oder Reklamationen.

Weitere Begriffsabgrenzungen

Verwechslungsgefahr besteht bei der Abrechnungsgutschrift nicht nur mit der Stornorechnung. Auch eine Gutschrift in der Buchführung muss von der Abrechnungsgutschrift unterschieden werden – diese steht formal für die Buchung auf der Habenseite eines Kontos. Bei Bankgutschriften wiederum handelt es sich um Zahlungseingänge auf einem Bankkonto. Auch diese haben mit der Abrechnungsgutschrift nichts zu tun.

Welche Vorteile hat eine Gutschrift?

Eine Gutschrift kann sowohl für Leistungserbringer/innen als auch für Leistungsempfänger/innen von Vorteil sein, da sie in vielen Fällen Buchhaltungsaufwand und Zeit spart. Liefert beispielsweise eine Kleinhändlerin regelmäßig Waren an ein großes Unternehmen, kann dieses Gutschriften erstellen. Für ein Unternehmen mit vielen Rechnungsvorgängen bedeutet dies bestenfalls schnellere und effizientere Vorgänge. Denn es ist weniger Aufwand, automatisiert Gutschriften zu erstellen, als viele einkommende Rechnungen der Kleinhändlerin händisch zu prüfen und zu verarbeiten. Mit dem Gutschriftverfahren wird häufig ein längerfristiges Geschäftsverhältnis begründet, was für beide Seiten Planungssicherheit bedeuten kann.

Die Kleinhändlerin aus dem oben genannten Beispiel wird von bürokratischem Aufwand entlastet, da sie selbst keine Rechnung stellen muss. Zudem kann das beschleunigte Verfahren dazu führen, dass sie ihr Geld schneller erhält. Auch dieser Vorteil macht Gutschriften unter anderem für Freelancer/innen, Handelsvertreter/innen oder Personen, die Provisionszahlungen erhalten, zu einer attraktiven Alternative. Zumal die Gutschrift keinerlei Risiken birgt: Sie wird nur zu einer tatsächlichen Rechnung, wenn ihr nicht widersprochen wird. Damit bietet sie die gleichen Kontrollmöglichkeiten wie eine Rechnung. Darüber hinaus müssen weder die Aussteller/innen noch die Empfänger/innen einer Gutschrift Nachteile von Seiten des Finanzamts befürchten.

Welche Pflichtangaben muss eine Gutschrift enthalten?

Da eine Gutschrift aus steuerrechtlicher Sicht einer Rechnung gleichgestellt ist, muss sie wie diese alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach UStG § 14 Abs. 4 enthalten. Es gilt jedoch, folgende Besonderheit zu beachten: Statt „Rechnung“ muss das Dokument klar mit der Bezeichnung „Gutschrift“ versehen sein.

Gutschriften müssen die folgenden Pflichtangaben enthalten:

• Die ausdrückliche Bezeichnung „Gutschrift“
  
• Name und Anschrift der Leistungserbringerin/des Leistungserbringers
  
• Name und Anschrift der Leistungsempfängerin/des Leistungsempfängers
  
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• Ausstellungsdatum der Gutschrift
  
• Neue, fortlaufende Rechnungsnummer
  
• Leistungs- beziehungsweise Lieferungsbeschreibung (Art, Umfang, Zeitpunkt)
  
• Netto-, Brutto- und Gesamtbetrag (Wichtig: Der Betrag einer Gutschrift ist immer positiv)
  
• Steuersatz und Steuerbetrag
  
• Optional: besondere Vereinbarungen zum Zahlungszeitpunkt oder anderen Details der Gutschrift
  
• Optional: ein Hinweis, dass auch für eine Gutschrift die Aufbewahrungspflicht gilt
  

Wenn Sie bei der Erstellung einer Gutschrift auf Nummer sicher gehen möchten, um keine Pflichtangabe zu vergessen, nutzen Sie gerne unsere Vorlage.

Wie wird eine Gutschrift verbucht?

Leistungserbringer/innen beziehungsweise die Empfänger/innen einer Gutschrift können diese wie Rechnungen verbuchen. Es werden demnach Erlöse als Netto-Betrag verbucht sowie die entsprechende Umsatzsteuer. Leistungsempfänger/innen beziehungsweise die Aussteller/innen einer Gutschrift verbuchen diese als „Fremdleistungen Vorsteuer“ sowie „abziehbare Vorsteuer“. Die enthaltene Umsatzsteuer kann als Vorsteuer beim Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Folglich stellt die Gutschrift keinen Sonderfall im Umsatzsteuerrecht dar. Die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug bei einer Gutschrift sind in § 14 Abs. 2 UStG aufgelistet:

• Die Empfängerin oder der Empfänger der Gutschrift müssen zum gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt sein.
  
• Beide Seiten müssen sich auf das Gutschriftverfahren geeinigt haben.
  
• Die Gutschrift muss alle notwendigen Pflichtangaben enthalten.
  
• Die Gutschrift muss der Empfängerin oder dem Empfänger zugestellt worden sein.
  

Worauf müssen Kleinunternehmer/innen achten?

Wer als Kleinunternehmer/in im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG eine Gutschrift erhält, sollte diese genau prüfen: Enthält sie eine Umsatzsteuer? Denn wer auf seinen Rechnungen als Kleinunternehmer/in selbst keine Umsatzsteuer ausweisen darf, und damit nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, darf auch keine Gutschrift mit Umsatzsteuer entgegennehmen. Einer Gutschrift mit Umsatzsteuer sollte in diesem Fall schnellstmöglich widersprochen werden. Es kann im gleichen Zuge eine Gutschrift ohne Umsatzsteuer verlangt werden. Nur diese ist für Kleinunternehmer/innen gültig.

Die Frage, wer dem Finanzamt die zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer schuldet, wenn eine Gutschrift diese fälschlicherweise enthält, ist umstritten. Nach dem Gesetz sind dies die Aussteller/innen der Gutschrift. Die Empfänger/innen können jedoch ebenfalls belangt werden, wenn sie sich die Gutschrift zu Eigen gemacht haben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn sie die Gutschrift ausdrücklich akzeptieren, sie unterschreiben oder vor der Vereinbarung über das Gutschriftverfahren angegeben haben, vorsteuerabzugsberechtigt zu sein.

Weitere ausführliche Informationen beispielsweise zur Rechnungsstellung von Unternehmen finden Sie im Stripe Ressourcen-Portal. Wenn Sie Fragen zu Gutschriften, Stornorechnungen und verwandten Themen haben oder Unterstützung bei Ihren Finanzprozessen wünschen, nehmen Sie Kontakt mit unserem Sales-Team auf.