Nicht eingegangene Rechnungen (frz. „les factures non parvenues“ bzw. FNPs) oder nicht gebuchte Zahlungen erfordern eine besondere buchhalterische Behandlung. In diesem Artikel wird erläutert, was es mit nicht gebuchten Rechnungen auf sich hat, wie sie sich auf die Buchhaltung Ihres Unternehmens auswirken und wie Sie Ihre Bestandsbuchungen korrekt erfassen. Außerdem wird anhand eines Beispiels gezeigt, wie Sie eine nicht eingegangene Rechnung verbuchen können, und es werden die Tools vorgestellt, die Sie für eine schnellere Bestandsbuchung benötigen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind nicht eingegangene Rechnungen und wofür werden sie verwendet?
  
• Wann kann eine Rechnung als nicht eingegangen betrachtet werden?
  
• Wie buchen Sie nicht eingegangene Rechnungen?
  
• Welche Verjährungsfrist gilt für nicht eingegangene Rechnungen?
  

Was sind nicht eingegangene Rechnungen und wofür werden sie verwendet?

Eine Rechnung gilt als nicht eingegangen, wenn ein Lieferant einer Kundin/einem Kunden eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht hat, die Kundin/der Kunde jedoch bis zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums keine Rechnung erhalten hat.

Die Buchung von nicht eingegangenen Rechnungen neutralisiert (oder korrigiert) den Effekt der Zeitspanne zwischen der Lieferung von Waren oder der Erbringung einer Dienstleistung und dem Erhalt der Rechnung. Dieses Buchhaltungsprinzip wird als „Cut-Off“ bezeichnet.

Sie müssen eine Rechnung als nicht eingegangene Rechnung buchen, wenn das Rechnungsdatum nach dem Ende des Abrechnungszeitraums liegt. In diesem Fall erfassen Sie die Rechnung als eine Rechnung, die bis zum Ende des Abrechnungszeitraums, in dem die Bestandsbuchungen erfasst werden, nicht eingegangen ist.

Wann kann eine Rechnung als nicht eingegangen betrachtet werden?

Es gibt zwei Situationen, in denen Rechnungen als nicht eingegangen gelten:

• Wenn eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wird und die Rechnung weder vom Lieferanten ausgestellt wird noch bei der Kundin/dem Kunden eingeht.
  
• Wenn im Laufe eines Monats ein Wirtschaftsgut empfangen oder eine an einen Subunternehmer vergebene Dienstleistung erbracht wird, die Rechnung aber erst auf den Folgemonat datiert oder im Folgemonat ausgestellt wird.
  

Wie buchen Sie nicht eingegangene Rechnungen?

Die Buchung von nicht eingegangenen Rechnungen ist für eine korrekte Bilanz am Ende des Abrechnungszeitraums des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Nicht eingegangene Rechnungen werden in der Buchhaltung eines Unternehmens als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und als vorhersehbare Ausgaben behandelt.

Zur Buchung einer nicht eingegangenen Rechnung ist Folgendes erforderlich:

• Belasten Sie das Aufwandskonto (Klasse 6) mit dem Kaufbetrag ohne Steuern für die Waren oder Dienstleistungen, auf die sich die nicht eingegangene Rechnung bezieht.
  
• Belasten Sie das Konto 44586 „taxes sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues“ („Umsatzsteuer auf nicht eingegangene Rechnungen“) mit dem Betrag der zu berichtigenden Mehrwertsteuer (MwSt.).
  
• Schreiben Sie dem Konto 408 „fournisseurs – factures non parvenues“ („Lieferanten – nicht eingegangene Rechnungen“) den Betrag der Waren oder Dienstleistungen einschließlich aller Steuern gut.
  

Beachten Sie, dass das Konto 408 wie folgt unterteilt ist:

• Konto 4081 für Lieferanten von Waren und Dienstleistungen (oder Tätigkeiten)
  
• Konto 4084 für Lieferanten von Anlagegütern
  
• Konto 4088 für aufgelaufene Zinsen von Lieferanten (ein spezielles Konto zur Erfassung von fälligen Verzugszinsen sowie von Pauschalentschädigungen)
  

Stellen Sie sicher, dass die Gutschrift auf dem richtigen Konto erfolgt.

Beispiel: nicht eingegangene Rechnung

Angenommen, Ihr Unternehmen erhält am 29. Dezember – zwei Tage vor Ihrem Jahresabschluss am 31. Dezember – Waren im Wert von 1.000 € exklusive Steuern. Der Lieferant stellt bei Lieferung der Waren keine Rechnung aus.

Zur Buchung der nicht eingegangenen Rechnung ist Folgendes erforderlich:

• Belasten Sie das Aufwandskonto (Klasse 6) mit 1.000 € (Betrag exklusive Steuern).
  
• Belasten Sie das Konto 44586 „TVA à régulariser“ („Zu berichtigende Mehrwertsteuer“) mit 196 €.
  
• Schreiben Sie dem Konto 4081 „fournisseurs – factures non parvenues de fournisseurs de biens et services“ („Lieferanten – nicht eingegangene Rechnungen von Lieferanten von Waren und Dienstleistungen“) 1.196 € gut (Betrag einschließlich Steuern).
  

Storno von Buchungen

Zu Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums ist es wichtig, eine nicht eingegangene Rechnung zurückzubuchen, um sie zu stornieren. Die Buchungen werden storniert, damit Sie die Rechnung nicht doppelt buchen. Die Stornierung erfolgt, indem Sie das Konto 408 mit dem Betrag einschließlich aller Steuern belasten, dem Aufwandskonto den Betrag des Kaufs ohne Steuern gutschreiben und dem Konto 44586 den Mehrwertsteuerbetrag gutschreiben.

Für unser Beispiel bedeutet dies, dass Sie am 1. Januar (dem Beginn des Abrechnungszeitraums) das Konto 4081 mit 1.196 € belasten, dem Aufwandskonto 1.000 € gutschreiben und auf dem Konto 44586 eine Gutschrift von 196 € buchen müssen.

Sobald Sie die Rechnung erhalten haben, können Sie sie wie gewohnt buchen.

Welche Verjährungsfrist gilt für nicht eingegangene Rechnungen?

Die Verjährungsfrist für nicht eingegangene Rechnungen beträgt fünf Jahre ab dem Datum der Lieferung oder Erbringung der Dienstleistung: Sie müssen diese Rechnungen als Verbindlichkeit verbuchen, bis Sie die entsprechenden Rechnungen erhalten. Für den Fall eines Rechtsstreits müssen Sie den Nachweis über den Erhalt der Waren oder die Erbringung der Dienstleistung aufbewahren.

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