Fakturor som inte mottagits ("les factures non parvenues" eller FNP på franska) - eller betalningar som inte bokförts - kräver särskild behandling i bokföringen. I den här artikeln förklarar vi vad de är för affärshändelser, hur de påverkar ditt företags bokföring och hur du bokför dina inventarieposter korrekt. Du hittar också exempel på hur fakturor som inte mottagits bokförs och information om vilka verktyg du behöver för att påskynda dina lagerbokningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ej mottagna fakturor och vad används de till?
  
• När kan en faktura anses vara ej mottagen?
  
• Hur bokför man ej mottagna fakturor?
  
• Vilken är preskriptionstiden för ej mottagna fakturor?
  

Vad är ej mottagna fakturor och vad används de till?

En faktura anses inte ha mottagits när en leverantör har levererat varor eller tillhandahållit en tjänst till en kund men kunden inte har erhållit fakturan vid slutet av redovisningsperioden.

Bokföring av ej mottagna fakturor neutraliserar (eller justerar) effekten av tidsskillnaden mellan leverans av varor eller utförande av en tjänst och mottagande av fakturan. Detta är en princip i kontot som kallas “cut-off”.

Du måste bokföra en faktura som inte har mottagits om fakturadatumet är senare än slutet av redovisningsperioden. I detta fall bokför du fakturan som en faktura som inte har mottagits i slutet av redovisningsperioden när inventeringsposterna registreras.

När kan en faktura betraktas som ej mottagen?

Det finns två situationer där fakturor betraktas som ej mottagna:

• När varor levereras eller en tjänst tillhandahålls och fakturan varken utfärdas av leverantören eller tas emot av kunden.
  
• När en anläggningstillgång tas emot eller en entreprenadtjänst utförs under månaden, men fakturan är daterad eller utfärdad i nästa månad.
  

Hur bokför man ej mottagna fakturor?

Bokföring av ej mottagna fakturor är en förutsättning för att upprätta en korrekt balansräkning i slutet av företagets redovisningsperiod. Ej mottagna fakturor påverkar ett företags bokföring sett till leverantörsskulder och förutsebara utgifter.

För att bokföra en faktura som inte mottagits måste du göra följande:

• Debitera kostnadskontot (klass 6) med inköpsbeloppet exklusive skatt för de varor eller tjänster som är kopplade till den faktura som inte har mottagits.
  
• Debitera konto 44586 "taxes sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues" ("Omsättningsskatt på ej mottagna fakturor") med beloppet för mervärdesskatt (VAT) som ska justeras.
  
• Kreditera konto 408 "fournisseurs – factures non parvenues" ("Leverantörer - ej mottagna fakturor") med beloppet för varan eller tjänsten inklusive alla skatter.
  

Observera att konto 408 är uppdelat enligt följande:

• Konto 4081 för leverantörer av varor och tjänster (eller verksamheter)
  
• Konto 4084 för leverantörer av anläggningstillgångar
  
• Konto 4088 för upplupen ränta från leverantörer (ett särskilt konto för att bokföra dröjsmålsränta för försenad betalning samt ersättning i form av engångsbelopp)
  

Var noga med att kreditera rätt konto.

Exempel på faktura som inte mottagits

Anta att ditt företag tar emot varor till ett värde av 1 000 euro exklusive skatt den 29 december, två dagar före årsbokslutet (31 december). Leverantören utfärdar inte någon faktura när varorna levereras.

För att bokföra fakturan som inte mottagits måste du:

• Debitera kostnadskontot (klass 6) med 1 000 euro (belopp exklusive skatt).
  
• Debitera konto 44586 "TVA à régulariser" ("Moms som ska justeras") med 196 euro.
  
• Kreditera konto 4081 "fournisseurs - factures non parvenues de fournisseurs de biens et services" ("Leverantörer - ej mottagna fakturor från leverantörer av varor och tjänster") med 1 196 euro (beloppet inkluderar skatter).
  

Upphävande av poster

När du öppnar nästa redovisningsperiod är det viktigt att upphäva posterna för en faktura som inte mottagits för att annullera dem. Posterna makuleras för att du inte ska kunna bokföra fakturan två gånger. Upphävandet görs genom att konto 408 debiteras med beloppet inklusive alla skatter, kostnadskontot krediteras med beloppet för inköpet exklusive skatter och konto 44586 krediteras med beloppet för moms.

För att återgå till vårt exempel måste du den 1 januari (redovisningsperiodens öppningsdatum) debitera konto 4081 med 1 196 euro, kreditera kostnadskontot med 1 000 euro och kreditera konto 44586 med 196 euro.

När du får fakturan kan du bokföra den som vanligt.

Vilken är preskriptionstiden för ej mottagna fakturor?

Preskriptionstiden för fakturor som inte mottagits är fem år från dagen för leveransen eller utförandet av tjänsten. Du måste bokföra dessa fakturor som en skuld tills du får motsvarande fakturor. I händelse av tvist måste du behålla bevis om mottagande av varorna eller utförande av tjänsten.

Som företag kan du integrera din redovisningslösning med Stripe för att automatisera dina inventeringsposter. För att lära dig hur du synkroniserar dina befintliga verktyg (som NetSuite och QuickBooks Desktop) med Stripe, besök Stripe Apps. Du kan börja använda Stripe redan idag för att uppnå dina affärsmål.