ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับ ("les factures non parvenues" หรือ FNP ในภาษาฝรั่งเศส) หรือการชำระเงินที่ไม่ได้ลงรายการไว้ จำเป็นต้องได้รับดำเนินการทางบัญชีเป็นพิเศษ บทความนี้จะอธิบายว่าสิ่งเหล่านี้คืออะไร มีผลต่อบัญชีของธุรกิจอย่างไร และวิธีบันทึกรายการสินค้าคงคลังของคุณอย่างถูกต้องทำได้อย่างไรบ้าง นอกจากนี้คุณยังจะได้พบกับตัวอย่างวิธีลงรายการใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับและเครื่องมือที่คุณควรใช้เพื่อเพิ่มความเร็วในการป้อนรายการสินค้าคงคลังของคุณ

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับคืออะไรและใช้ทำอะไร
  
• ใบแจ้งหนี้จะถือว่าไม่ได้รับเมื่อใด
  
• คุณจะลงรายการใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับอย่างไร
  
• รอบการจำกัดสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับเป็นเท่าใด
  

ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับคืออะไรและใช้ทำอะไร

ใบแจ้งหนี้จะถือว่าไม่ได้รับเมื่อซัพพลายเออร์ได้จัดส่งสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้า แต่ลูกค้าไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ภายในวันสิ้นสุดรอบการทำบัญชี

การลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับจะช่วยชดเชย (หรือปรับ) ผลกระทบจากความล่าช้าระหว่างช่วงเวลาที่ส่งมอบสินค้าหรือให้บริการกับช่วงเวลาที่รับใบแจ้งหนี้ นี่คือหลักการทางบัญชีที่เรียกว่า "การตัดรอบ"

คุณต้องบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับเมื่อวันที่ในใบแจ้งหนี้อยู่หลังวันสิ้นสุดรอบการทำบัญชี ในกรณีนี้ คุณจะบันทึกใบแจ้งหนี้เป็นใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับภายในวันสิ้นสุดรอบการทำบัญชีเมื่อมีการบันทึกรายการสินค้าคงคลัง

ใบแจ้งหนี้จะถือว่าไม่ได้รับเมื่อใด

สถานการณ์ที่จะถือว่าไม่ได้รับใบแจ้งหนี้มี 2 ประการดังนี้

• เมื่อมีการส่งมอบสินค้าหรือมีการให้บริการแล้ว และซัพพลายเออร์ไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้หรือลูกค้าไม่ได้รับ
  
• เมื่อได้รับสินทรัพย์คงที่หรือให้บริการรับเหมาช่วงในระหว่างเดือนไปแล้ว แต่ใบแจ้งหนี้ลงวันที่หรือออกในเดือนถัดไป
  

คุณจะลงรายการใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับอย่างไร

การลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับเป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดทำงบดุลที่ถูกต้องเมื่อสิ้นสุดรอบการทำบัญชีของธุรกิจ ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับจะส่งผลกระทบต่อบัญชีของธุรกิจในส่วนเจ้าหนี้การค้าและค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ได้

หากต้องการลงรายการใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับ คุณต้องดำเนินการดังนี้

• หักบัญชีค่าใช้จ่าย (ระดับ 6) ตามยอดซื้อไม่รวมภาษีสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับ
  
• หักบัญชี 44586 "taxes sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues" ("ภาษีมูลค่าการซื้อขายของใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับ") ตามจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีมูลค่าเพิ่ม) ที่จะปรับ
  
• ระบุยอดเงินของสินค้าหรือบริการโดยรวมภาษีทั้งหมดไปยังบัญชี 408 "fournisseurs – factures non parvenues" ("ซัพพลายเออร์ – ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับ")
  

โปรดทราบว่าบัญชี 408 ถูกแบ่งออกเป็นดังนี้

• บัญชี 4081 สำหรับซัพพลายเออร์สินค้าและบริการ (หรือการดำเนินงาน)
  
• บัญชี 4084 สำหรับซัพพลายเออร์สินทรัพย์คงที่
  
• บัญชี 4088 สำหรับดอกเบี้ยค้างจ่ายจากซัพพลายเออร์ (บัญชีพิเศษสำหรับบันทึกค่าปรับการชำระเงินล่าช้าที่ครบกำหนดชำระและค่าชดเชยเป็นเงินก้อน)
  

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบุยอดเงินให้กับบัญชีที่เหมาะสม

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับ

สมมติว่าธุรกิจของคุณได้รับสินค้ามูลค่า 1,000 ยูโรไม่รวมภาษีในวันที่ 29 ธันวาคม ซึ่งเป็นวันก่อนปิดสิ้นปี 2 วัน (31 ธันวาคม) ผู้ขายไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้เมื่อมีการส่งมอบสินค้า

หากต้องการลงรายการใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับ คุณต้องดำเนินการดังนี้

• หักบัญชีค่าใช้จ่าย (ระดับ 6) เป็นเงิน 1,000 ยูโร (จำนวนเงินไม่รวมภาษี)
  
• หักบัญชี 44586 "TVA à régulariser" ("ภาษีมูลค่าเพิ่มที่จะปรับ") เป็นเงิน 196 ยูโร
  
• ระบุยอดเงิน 1,196 ยูโร (จำนวนเงินรวมภาษี) ไปยังบัญชี 4081 "fournisseurs – factures non parvenues de fournisseurs de biens et services" ("ซัพพลายเออร์ – ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับจากซัพพลายเออร์สินค้าและบริการ")
  

การปรับคืนรายการ

เมื่อเปิดรอบการทำบัญชีถัดไป ขั้นตอนสำคัญคือต้องปรับคืนรายการของใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับเพื่อยกเลิกรายการเหล่านั้น รายการจะถูกยกเลิกเพื่อไม่ให้คุณลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ซ้ำ 2 ครั้ง การปรับคืนทำได้โดยการหักบัญชี 408 ตามจำนวนเงินที่รวมภาษีทั้งหมด ระบุยอดเงินที่ซื้อโดยไม่รวมภาษีไปยังบัญชีค่าใช้จ่าย และระบุยอดภาษีมูลค่าเพิ่มไปยังบัญชี 44586

ตามตัวอย่างของเรา ในวันที่ 1 มกราคม (วันที่เปิดรอบการทำบัญชี) คุณต้องหักบัญชี 4081 จำนวน 1,196 ยูโร แล้วระบุยอดเงิน 1,000 ยูโรไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายและ 196 ยูโรไปยังบัญชี 44586

เมื่อคุณได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว คุณสามารถลงรายการได้ตามปกติ

รอบการจำกัดสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับเป็นเท่าใด

รอบการจำกัดสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับคือ 5 ปีนับจากวันที่ส่งมอบหรือให้บริการ โดยคุณต้องลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้เหล่านี้เป็นหนี้สิน จนกว่าคุณจะได้รับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง ในกรณีที่มีข้อโต้แย้ง คุณต้องเก็บหลักฐานการรับสินค้าหรือการให้บริการเอาไว้

ในฐานะธุรกิจ คุณสามารถผสานการทำงานโซลูชันการบัญชีกับ Stripe เพื่อดำเนินรายการสินค้าคงคลังของคุณโดยอัตโนมัติได้ หากต้องการดูวิธีซิงค์เครื่องมือที่มีอยู่ (เช่น NetSuite และ QuickBooks Desktop) กับ Stripe โปรดไปที่ Stripe Apps คุณสามารถเริ่มใช้งาน ได้โดยใช้ Stripe เลยวันนี้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายธุรกิจของคุณ