Les factures impayées correspondent aux factures émises par une entreprise à l'intention de ses clients et qui n'ont pas encore été payées. Ces factures sont considérées comme des comptes débiteurs, c'est-à-dire des rentrées de fonds attendues par l'entreprise et qui lui sont dues. Les factures impayées ont des répercussions sur la santé financière de l'entreprise, et selon une étude réalisée en 2022, 49 % des factures émises par les entités américaines finissent en défaut de paiement. Le recouvrement de ces factures est essentiel, dans la mesure où les revenus encore non perçus peuvent avoir une incidence sur la capacité à gérer les finances et à investir dans la croissance ou les opérations.

Cet article fait le point sur les factures impayées et sur leurs implications pour l'entreprise en abordant notamment leurs causes, les signes avant-coureurs, les moyens de les éviter et les mesures à prendre, le cas échéant. Voyons ceci plus en détail.

Sommaire

• Répercussions des factures impayées sur la santé de l'entreprise
  
• Causes courantes d'impayés et conseils pour les éviter
  
• Signes avant-coureurs du défaut de paiement
  
• Bonnes pratiques en matière de recouvrement des factures
  
• Recours juridiques associés au recouvrement des factures impayées
  
• Emploi de la technologie dans la gestion des comptes débiteurs
  

Répercussions des factures impayées sur la santé de l'entreprise

Les factures impayées peuvent affecter la santé financière de l'entreprise des manières suivantes.

• Flux de trésorerie : les entreprises dépendent d'un apport régulier de liquidités pour couvrir leurs coûts opérationnels (salaires, loyers, eau, gaz, électricité, fibre etc.). Les retards de paiement peuvent créer des décalages de trésorerie qui les empêchent de faire face à ces obligations financières.

• Attribution des ressources : la gestion des factures impayées nécessite souvent des ressources supplémentaires, telles que du temps et du personnel, pour effectuer le suivi auprès des clients et tenter de recouvrer les paiements en suspens. Cet effort détourne les ressources engagées d'autres activités productives, ce qui peut nuire à l'efficacité globale de l'entreprise.

• Budgétisation : les revenus non perçus pour cause d'impayés peuvent empêcher les entreprises de faire des prévisions financières précises, ce qui complique la budgétisation et la planification financière, ainsi que l'allocation efficace des ressources pour des projets ou des investissements futurs.

• Crédit : les entreprises dépendent souvent de lignes de crédit ou de prêts pour leurs opérations et leur croissance. Un nombre élevé de factures impayées peut avoir une incidence sur leur solvabilité et rendre plus difficile ou coûteuse l'obtention de financements.

• Investissement et croissance : l'incertitude et la pression financière causées par les factures impayées limitent la capacité à investir dans de nouvelles opportunités ou dans des domaines de croissance. Il est en effet difficile de financer l'innovation, d'étendre ses opérations ou d'embaucher du personnel supplémentaire sans flux de trésorerie fiable.

• Relations avec les fournisseurs : les factures impayées peuvent mettre à mal la capacité à payer les fournisseurs en temps voulu, ce qui peut nuire aux relations commerciales et, à terme, conduire à des conditions moins favorables.

Causes courantes d'impayés et conseils pour les éviter

Des factures impayées fréquentes peuvent à la fois avoir des répercussions directes sur la santé financière et témoigner de problèmes plus profonds, notamment concernant la qualité du produit ou du service, la satisfaction client ou l'efficacité des processus de contrôle du crédit. Les entreprises se doivent par conséquent d'atténuer les effets immédiats des factures impayées, mais aussi de chercher à comprendre les raisons sous-jacentes. Nous avons rassemblé ci-dessous les causes courantes d'impayés ainsi que quelques conseils pour les éviter.

• Mauvaise communication : il arrive que les clients ne procèdent pas au paiement de leurs factures en raison de malentendus ou d'un manque de clarté concernant les conditions de paiement ou la description des produits ou services.

  • Mesure préventive : communiquez clairement aux clients vos conditions de paiement, vos délais ainsi que la description des biens ou des services fournis. Vérifiez que vos factures contiennent toutes les informations nécessaires et qu'elles sont bien envoyées à la personne ou au service en charge.
    

• Contestation des frais : il se peut que les clients ne paient pas leurs factures s'ils ne sont pas d'accord avec les frais appliqués ou s'ils ne sont pas satisfaits des biens ou des services reçus.

  • Mesure préventive : veillez à la qualité de vos produits ou services pour éviter les litiges. Mettez en place une procédure claire pour traiter rapidement et efficacement les réclamations ou les contestations.
    

• Erreurs de facturation : les erreurs de facturation telles que l'indication de montants erronés, la facturation du mauvais client ou l'absence de certains détails peuvent entraîner des retards de paiement.

  • Mesure préventive : mettez en place des procédures de contrôle approfondi afin de vous assurer de l'exactitude et de l'exhaustivité de vos factures avant leur envoi. Pensez à utiliser un logiciel de facturation pour réduire le risque d'erreur humaine.
    

• Complexité des processus de paiement : une procédure de paiement compliquée risque de décourager les clients, qui auront tendance à retarder leurs paiements.

  • Mesure préventive : simplifiez votre processus de paiement au maximum. Diversifiez les options de paiement et ajoutez des instructions claires et simples.
    

• Difficultés financières des clients : les clients peuvent eux-mêmes être confrontés à des problèmes financiers qui affectent leur capacité à payer à temps.

  • Mesure préventive : si possible, vérifiez la solvabilité de vos nouveaux clients ou de ceux qui réalisent d'importantes commandes. Envisagez la demande d'acomptes ou de paiements partiels préalables pour les projets plus importants.
    

• Absence de suivi : en l'absence de rappels ou de suivi en temps utile de la part des entreprises, les clients peuvent tout simplement oublier de payer ou être accaparés par d'autres priorités.

  • Mesure préventive : mettez en place un processus de suivi systématique des factures impayées. Envoyez des rappels avant la date d'échéance et réagissez rapidement en cas de retard de paiement.
    

Signes avant-coureurs du défaut de paiement

Les entreprises capables d'identifier les signes avant-coureurs de non-paiement sont à même de prendre des mesures proactives et de réduire les risques associés aux factures impayées. Voici quelques exemples de signes susceptibles d'indiquer qu'un client risque de ne pas honorer ses engagements à temps ou de ne pas les honorer du tout.

• Historique des retards de paiement : un client qui a l'habitude de payer en retard ou qui a manqué de régularité dans ses paiements passés aura de fortes chances de succomber de nouveau à cette tendance. Le suivi de l'historique des paiements peut aider à identifier ces comportements.

• Mauvaise communication : un client qui ne répond pas ou qui évite systématiquement de communiquer, notamment au sujet des factures ou des demandes de paiement, risque de finir en mauvais payeur. La difficulté à joindre la bonne personne ou le bon service pour les questions relatives aux paiements peut également constituer un signal d'alerte.

• Instabilité financière : soyez attentif aux indices qui peuvent témoigner de difficultés financières éventuelles du côté de vos clients. Ces dernières incluent les licenciements, les pertes financières publiques ou les ralentissements du secteur susceptibles de se répercuter sur leur capacité de paiement.

• Litiges et réclamations : des litiges fréquents concernant les factures ou des réclamations régulières au sujet de vos biens ou de vos services, aussi mineurs semblent-ils, peuvent constituer un signe avant-coureur de défaut de paiement. Ces éléments pourront en effet être utilisés pour justifier un non-paiement ultérieur.

• Changements soudains dans la structure des commandes : l'augmentation ou la diminution soudaines des commandes, sans raison précise, sont potentiellement signes de problème. Par exemple, une commande inhabituellement importante peut indiquer que le client dépense au-delà de ses moyens.

• Réticence à fournir des informations financières : dans le cadre d'une transaction B2B, la réticence du client à fournir des références de crédit ou des informations financières peut être le signe d'un problème de paiement potentiel.

• Changement d'informations de contact : des changements fréquents et sans communication claire d'adresse de facturation, de numéro de contact ou d'individu à contacter peuvent témoigner d'une tentative de soustraction aux responsabilités de paiement.

• Urgence inhabituelle : un nouveau client qui fait preuve d'un empressement inhabituel quant à l'obtention d'un produit ou service, sans être disposé à accepter des frais d'urgence ou un paiement anticipé peut être le signe d'un impayé à venir.

• Négociation des conditions de paiement après la livraison : un client qui tente de renégocier les conditions de paiement après réception des biens ou des services peut chercher à retarder le paiement ou à obtenir une réduction.

• Paiements partiels : si les paiements partiels constituent parfois un effort de bonne foi pour régler une facture, ils peuvent aussi indiquer que le client n'est pas en mesure de payer le montant total.

L'identification précoce de ces signaux d'alerte participe à la mise en place de mesures appropriées, telles que l'exigence de paiements anticipés, le réajustement des conditions de crédit ou l'intensification des efforts de contrôle et de suivi, dans le but de minimiser le risque de non-paiement et de préserver la santé financière de l'entreprise.

Bonnes pratiques en matière de recouvrement des factures

Modalités de paiement

• Définition des conditions de paiement dès le départ : définissez clairement vos conditions de paiement, y compris les dates d'échéance, les moyens de paiement acceptés et les éventuels frais de retard, avant d'envoyer la demande en production. Demandez au client d'accepter ces conditions par écrit.

• Personnalisation des conditions en fonction de l'évaluation du risque : ajustez vos conditions de paiement en fonction de la solvabilité du client. Envisagez d'appliquer des délais plus courts ou d'exiger des paiements anticipés pour les clients à risque.

• Ajout des conditions de paiement aux contrats : intégrez vos conditions de paiement dans vos contrats afin de faire respecter légalement vos exigences en matière de paiement.

• Émission de factures transparentes : envoyez des factures détaillées qui décrivent les services ou les produits fournis, et qui contiennent des instructions quant au paiement.

Suivi des paiements en retard

• Communication réactive : prenez contact avec vos clients dès lors qu'un paiement est en retard. Votre premier rappel doit être cordial et supposer qu'il s'agit d'un oubli ou d'un problème mineur.

• Suivi régulier : adoptez une approche systématique du suivi en vous appuyant notamment sur un calendrier de rappels à effectuer via divers canaux de communication (p. ex., les e-mails, les appels téléphoniques et les courriers postaux). Envisagez d'utiliser un logiciel de facturation qui envoie automatiquement des rappels pour les paiements en retard tout en gardant une trace de toutes les communications.

• Mise en place d'un processus d'escalade : votre processus d'escalade pour les paiements en souffrance doit prévoir quand mettre en suspens les tâches en cours, faire appel aux organismes de recouvrement ou intenter une action en justice.

• Consignation de toutes les communications : conservez des enregistrements détaillés de toutes les interactions avec les clients concernant le suivi de leurs paiements. Ils pourront se révéler utiles en cas de recours juridique.

Relation client

• Communication empathique : abordez chaque interaction avec compréhension et empathie. Acceptez que les clients puissent être confrontés à des problèmes financiers temporaires et exprimez votre volonté de collaborer à une solution.

• Négociation de plans de paiement : lorsqu'un client est confronté à de réelles difficultés financières, montrez-vous ouvert à la négociation de plans de paiement réalistes tout en veillant à satisfaire en parallèle les besoins de votre entreprise.

• Professionnalisme : conservez votre professionnalisme même dans les situations difficiles. Évitez le langage agressif et concentrez-vous sur la recherche de solutions.

• Valorisation de la relation : soulignez dans vos communications l'importance de votre relation commerciale, en indiquant que vous appréciez le partenariat en cours au-delà de la transaction en souffrance.

• Demande de feedback : suite à la résolution de problèmes de paiement, sollicitez un retour d'information sur la manière dont la situation a été gérée et sur les axes d'amélioration. Vous renforcerez ainsi vos processus et vos relations avec les clients.

Recours juridiques associés au recouvrement des factures impayées

Si votre entreprise se retrouve confrontée à un défaut de paiement qui persiste dans le temps, malgré des efforts de recouvrement exhaustifs, il vous faudra peut-être envisager de recourir à des moyens juridiques pour résoudre la situation. Plusieurs options s'offrent à vous en fonction des différents scénarios. Par exemple, la complexité du recouvrement de la dette augmente dès lors que le débiteur est basé à l'étranger. Cette situation impose de se familiariser avec les systèmes juridiques de différents pays et éventuellement de vous associer à des entités juridiques ou à des agences de recouvrement des créances spécialisées dans les affaires internationales. Tout au long du processus de recouvrement, il est important de respecter les lois et réglementations locales, comme le Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) aux États-Unis, qui établit des normes quant au sort réservé aux débiteurs et qui interdit les pratiques de recouvrement abusives.

Avant d'intenter une action en justice, évaluez le rapport coût-efficacité de la procédure, en tenant compte des honoraires d'avocat, des frais de justice et de la capacité de paiement du débiteur. Il est parfois plus réaliste d'annuler la dette ou d'accepter un montant inférieur. Avant d'entreprendre toute démarche par vous-même, consultez un avocat spécialisé dans le recouvrement de créances ou le droit commercial pour comprendre les options qui s'offrent à vous et vos chances de l'emporter, compte tenu de votre situation particulière.

Les recours juridiques de recouvrement possibles sont les suivants.

• Mise en demeure : elle est généralement envoyée au débiteur avant qu'une action en justice ne soit intentée. Ce document indique le montant impayé, l'historique des tentatives de recouvrement et la date limite de paiement, et il précise souvent qu'une action en justice sera engagée si le paiement n'est pas reçu à la date spécifiée.

• Cour des petites créances : elle peut être saisie pour le recouvrement de montants relativement faibles, sachant que le plafond maximum varie d'une juridiction à l'autre et va de 2 500 à 25 000 $ aux États-Unis. Cette procédure est souvent plus rapide et moins formelle que celle des instances supérieures, et la représentation juridique n'est généralement pas nécessaire.

• Poursuite au civil : lorsque le montant à recouvrir est supérieur au seuil fixé par la cour des petites créances, l'étape de niveau supérieur consiste à intenter une action devant un tribunal civil. Cette procédure plus formelle et complexe nécessite généralement une représentation juridique. Si la plainte est acceptée, le tribunal est par ailleurs habilité à rendre une décision à l'encontre du débiteur.

• Médiation ou arbitrage : que ce soit avant ou pendant une procédure judiciaire, les parties en présence peuvent convenir de méthodes annexes de résolution des litiges, telles que la médiation ou l'arbitrage, qui impliquent toutes deux une tierce partie neutre. Ces approches plus rapides et plus rentables permettent de trouver une solution mutuellement acceptable sans procès.

Malgré un éventuel jugement du tribunal en votre faveur, le recouvrement de la dette peut parfois encore s'avérer difficile. Les mesures suivantes vous aideront à faire exécuter cette décision.

• Mandat d'exécution : cette décision de justice permet de saisir les biens ou les comptes bancaires du débiteur afin d'honorer la dette.

• Saisie-arrêt : cette procédure légale permet au créancier d'intercepter auprès du débiteur les fonds dus pour rembourser la dette, via un prélèvement sur salaire, par exemple.

• Nantissement : le placement d'un nantissement sur les biens du débiteur garantit que la dette sera remboursée une fois ces biens vendus.

Emploi de la technologie dans la gestion des comptes débiteurs

L'utilisation de la technologie pour gérer les comptes débiteurs simplifie le processus, réduit les erreurs et offre un gain d'efficacité. Voici quelques pistes à explorer en la matière.

Factures

• Génération automatisée des factures : générez et envoyez automatiquement vos factures aux clients à l'aide d'un logiciel. Vous vous assurerez ainsi une facturation en temps voulu et réduirez les erreurs manuelles.

• Envoi de factures numériques : envoyez vos factures par e-mail ou par l'intermédiaire de portails en ligne en vue d'en accélérer la réception et d'en faciliter le suivi.

Paiements en ligne

• Systèmes de paiement intégrés : utilisez des plateformes qui permettent aux clients de payer leurs factures directement en ligne. Par exemple, Stripe propose une suite d'outils de traitement des paiements à intégrer à votre système de facturation pour donner aux clients la possibilité de régler par carte et virement bancaire, ou via d'autres moyens de paiement.

• Autres moyens de paiement : les paiements en ligne offrent aux clients une plus grande variété d'options de paiement, qui vont des virements ACH aux solutions de paiement différé.

Reporting en temps réel

• Tableaux de bord : utilisez un logiciel doté de tableaux de bord qui affichent en temps réel l'état des comptes débiteurs, y compris les factures en suspens, les factures payées et les rapports d'ancienneté.
  

Alertes commerciales

• Alertes personnalisées : configurez des alertes pour les factures en retard, les confirmations de paiement et d'autres indicateurs clés afin de rester informé et d'être en mesure de réagir rapidement en cas de problème.
  

Outils de communication

• Rappels automatiques : mettez en place des systèmes qui envoient automatiquement des rappels de paiement aux clients à l'approche des dates d'échéance ou lorsque les factures sont en souffrance.

• Portails clients : proposez aux clients un portail sur lequel ils peuvent consulter l'historique de leurs factures, régulariser leur situation et communiquer avec votre équipe financière.

Intégrations et API

• Intégration des solutions ERP et CRM : intégrez votre logiciel de gestion des comptes débiteurs à vos systèmes existants de planification des ressources et de gestion des relations clients, de façon à obtenir une vue unifiée de vos interactions avec la clientèle et de vos données financières.

• API : utilisez les interfaces de programmation d'application (API) pour connecter vos différents systèmes et automatiser le transfert des données. Par exemple, les API Stripe facilitent l'intégration aux autres outils de gestion financière ou commerciale au profit d'un flux de travail cohérent.

Plateformes cloud

• Accessibilité : appuyez-vous sur les plateformes cloud pour bénéficier d'un accès en tout lieu à vos données de comptes débiteurs. Vous permettrez ainsi à votre équipe de gérer et de contrôler la facturation et les paiements à distance.
  

Avantages de Stripe

• Automatisation de la facturation : le système de facturation automatisée de Stripe permet de générer et d'envoyer automatiquement vos factures, de suivre leur état et de faciliter leur paiement direct au profit d'un processus accéléré et de charges administratives moindres.

• Automatisation des paiements : Stripe propose également des outils pour automatiser les paiements récurrents dans le cadre des modèles d'abonnement et pour faciliter le rapprochement et le reporting.

• Moyens de paiement variés : la plateforme Stripe prend en charge un large éventail de moyens de paiement de façon à offrir un maximum de flexibilité aux clients.

Accédez à cette page pour découvrir tous les avantages de Stripe en matière d'automatisation de la facturation et de la collecte des paiements.