Obetalda fakturor är räkningar eller fakturor som ett företag har ställt ut till sina kunder men som ännu inte har betalats. Dessa fakturor betraktas som kundfordringar för företaget, vilket innebär att de är förväntade framtida kassainflöden som företaget har rätt att få. Obetalda fakturor kan påverka ett företags finansiella hälsa, och en studie från 2022 visade att 49% av fakturorna utställda av amerikanska företag förfaller. Det är viktigt att driva in obetalda fakturor eftersom intäkter som ännu inte har realiserats i form av kontanter kan påverka företagets förmåga att hantera sina finanser och investera i tillväxt eller verksamhet.

Nedan diskuterar vi obetalda fakturor och deras affärspåverkan: vad som orsakar dem, tidiga indikatorer, hur man förebygger dem och hur man ska agera när de inträffar. Här är vad du bör veta.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur obetalda fakturor påverkar företagetshälsan
  
• Vanliga orsaker till obetalda fakturor och hur kan förebyga dem
  
• Varningstecken för utebliven betalning
  
• Bästa praxis för inkassering av fakturor
  
• Rättsliga möjligheter att driva in obetalda fakturor
  
• Hur man använder teknik för kundreskontrahantering
  

Hur obetalda fakturor påverkar företagshälsan

Obetalda fakturor kan påverka ett företags finansiella hälsa på följande sätt:

• Kassaflöde: Företag är beroende av ett stadigt inflöde av likvida medel för att täcka driftskostnader som löner, hyror och el. När betalningar försenas kan det skapa luckor i kassaflödet, vilket gör det svårt för företaget att uppfylla sina finansiella åtaganden.

• Resursfördelning: Hantering av obetalda fakturor kräver ofta ytterligare resurser såsom tid och personal för att följa upp kunder och försöka driva in utestående betalningar. Detta arbete tar resurser från andra produktiva aktiviteter, vilket kan påverka den totala effektiviteten i verksamheten.

• Budgetering: Oinbetalda fakturor kan göra det svårt för företag att göra korrekta prognoser för sin ekonomi, vilket försvårar budgetering och finansiell planering och gör det svårare att effektivt fördela resurser för framtida projekt eller investeringar.

• Kredit: Företag förlitar sig ofta på krediter eller lån för sin verksamhet och tillväxt. Höga nivåer av obetalda fakturor kan påverka ett företags kreditvärdighet och göra det svårare eller dyrare att säkra finansiering.

• Investering och tillväxt: Den osäkerhet och ekonomiska påfrestning som obetalda fakturor innebär kan begränsa ett företags möjligheter att investera i nya möjligheter eller tillväxtområden. Utan ett tillförlitligt kassaflöde är det svårt att finansiera innovation, expandera verksamheten eller anställa ytterligare personal.

• Leverantörsrelationer Obetalda fakturor kan belasta ett företags förmåga att betala sina leverantörer i tid, vilket kan skada affärsrelationer och leda till mindre gynnsamma villkor i framtiden.

Vanliga orsaker till obetalda fakturor och hur man kan förhindra dem

Frekventa obetalda fakturor kan både direkt påverka den finansiella hälsan och indikera djupare problem inom verksamheten, till exempel problem med produkt- eller tjänstekvaliteten, kundnöjdheten eller effektiviteten i företagets kreditkontrollprocesser. Företag bör både mildra de omedelbara effekterna av obetalda fakturor och försöka förstå de bakomliggande orsakerna till att de uppstår. Här är de vanliga orsakerna bakom obetalda fakturor, tillsammans med några tips för att förhindra dem.

• Dålig kommunikation: Kunder kanske inte betalar fakturor på grund av missförstånd eller oklarheter om betalningsvillkoren eller detaljer om produkterna eller tjänsterna.

  • Förebyggande: Tydligt kommunicera med kunder om betalningsvillkor, tidsfrister och detaljer om de varor eller tjänster som tillhandahålls. Bekräfta att fakturan innehåller all nödvändig information och skickas till rätt person eller avdelning.
    

• Tvistiga avgifter: Kunder kanske inte betalar en faktura om de inte håller med om avgifterna eller är missnöjda med de varor eller tjänster som de har fått.

  • Förebyggande: Tillhandahålla produkter eller tjänster av hög kvalitet för att undvika tvister. Ha en tydlig process på plats för att hantera klagomål eller tvister snabbt och effektivt.
    

• Felaktig fakturering: Fel i faktureringen, som att ange felaktiga belopp, fakturera fel kund eller att inte specificera tjänster, kan leda till försenade betalningar.

  • Förebyggande: Implementera noggranna kontroller för att säkerställa att alla fakturor är korrekta och fullständiga innan de skickas ut. Använd faktureringsprogram för att minska risken för mänskliga fel.
    

• Komplexa betalningsprocesser: Om betalningsprocessen är komplicerad kan kunderna dröja med att betala på grund av besväret.

  • Förebyggande: Gör betalningsprocessen så okomplicerad som möjligt. Inkludera flera betalningsalternativ och tydliga, enkla instruktioner.
    

• Kundens finansiella svårigheter: Kunderna kan ha egna kassaflödesproblem, vilket påverkar deras förmåga att betala i tid.

  • Förebyggande: Om det är möjligt, gör kreditupplysningar på nya kunder eller vid stora beställningar. Överväg att kräva depositioner eller delbetalningar i förskott för större projekt.
    

• Bristande uppföljning: Kunderna kan glömma eller prioritera bort att betala om de inte får påminnelser eller uppföljning från företaget i tid.

  • Förebyggande: Implementera en systematisk uppföljningsprocess för obetalda fakturor. Skicka påminnelser före förfallodagen och följ omedelbart upp om en betalning är försenad.
    

Varningstecken för utebliven betalning

Företag som känner igen röda flaggor för utebliven betalning kan vidta proaktiva åtgärder och minska riskerna i samband med obetalda fakturor. Här är några varningstecken på att en kund kanske inte betalar i tid eller överhuvudtaget.

• Historik över sena betalningar: Om en kund tidigare har betalat för sent eller har varit inkonsekvent med sina betalningar tidigare är det troligt att detta mönster fortsätter. Genom att följa betalningshistoriken kan man identifiera dessa trender.

• Dålig kommunikation: En kund som inte svarar eller konsekvent undviker kommunikation, särskilt när det gäller fakturor eller betalningsfrågor, kan löpa risk för utebliven betalning. Svårigheter att nå rätt person eller avdelning för betalningsärenden kan också vara en varningssignal.

• Finansiell instabilitet: Var uppmärksam på tecken på att en kund kan ha ekonomiska svårigheter. Detta kan handla om nyheter om uppsägningar, offentliga ekonomiska förluster eller nedgångar i branschen som kan påverka kundens betalningsförmåga.

• Tvister och klagomål: Frekventa tvister om fakturor eller klagomål på varor eller tjänster, även om de verkar små, kan vara ett förstadium till utebliven betalning. Dessa kan användas som skäl för att senare hålla inne betalningen.

• Plötsliga förändringar i ordermönster: En plötslig ökning eller minskning av antalet order utan tydlig orsak kan vara ett tecken på problem. Till exempel kan en stor, ovanlig order tyda på att en kund går över sina tillgångar.

• Ovilja att lämna finansiell information: Om en kund i en B2B-transaktion (business-to-business) är ovillig att lämna kreditreferenser eller finansiell information kan detta tyda på potentiella betalningsproblem.

• Ändring av kontaktinformation: Frekventa ändringar av faktureringsadresser, kontaktnummer eller nyckelpersoner utan tydlig kommunikation kan vara ett dåligt tecken som tyder på ett möjligt försök att undandra sig betalningsansvar.

• Ovanligt brådskande: Om en ny kund pressar ovanligt hårt för ett brådskande jobb utan att vara villig att ta emot brådskande avgifter eller förskottsbetalning kan det vara ett tecken på att de planerar att ta emot tjänsten eller produkten utan att betala.

• Förhandling av betalningsvillkor efter leverans: En kund som försöker omförhandla betalningsvillkor efter att ha fått varor eller tjänster kan leta efter sätt att fördröja eller minska betalningen.

• Delbetalningar: En delbetalning kan ibland vara ett försök att betala en faktura i god tro, men den kan också vara ett tecken på att kunden inte kan betala hela beloppet.

Genom att tidigt identifiera dessa varningssignaler kan företagen vidta lämpliga åtgärder, till exempel kräva förskottsbetalningar, justera kreditvillkoren eller öka övervakningen och uppföljningen för att minimera risken för utebliven betalning och skydda sin ekonomiska hälsa.

Bästa praxis för inkassering av fakturor

Betalningsvillkor och andra villkor

• Definiera betalningsvillkoren på förhand: Beskriv tydligt betalningsvillkoren inklusive förfallodatum, godtagbara betalningsmetoder och eventuella förseningsavgifter innan arbetet påbörjas. Låt kunden godkänna dessa villkor skriftligen.

• Anpassa villkoren baserat på riskbedömning: Justera betalningsvillkoren baserat på en kunds kreditvärdighet. Överväg att kräva kortare löptider eller förskottsbetalningar för kunder med högre risk.

• Införliva betalningsvillkor i avtalen: Bädda in dina betalningsvillkor i dina avtal för att lagligt genomdriva dina förväntningar på betalningar.

• Utfärda transparenta fakturor: Skicka detaljerade fakturor med specificerade tjänster eller produkter och instruktioner om hur du ska betala.

Uppföljning av försenade betalningar

• Kommunicera snabbt: Ta kontakt så snart en betalning är försenad. Den första påminnelsen bör vara vänlig och utgå från att det kan röra sig om ett förbiseende eller ett mindre problem.

• Följ upp regelbundet: Ha ett systematiskt arbetssätt för uppföljning, inklusive ett schema för påminnelser via olika kommunikationskanaler (t.ex. e-post, telefonsamtal och brev). Överväg att använda faktureringsprogram som automatiskt skickar påminnelser om försenade betalningar och håller reda på all kommunikation.

• Upprätta en eskaleringsprocess: Din eskaleringsprocess för förfallna betalningar bör inkludera när du ska upphöra med pågående arbete, involvera inkassobyråer eller vidta rättsliga åtgärder.

• Dokumentera all kommunikation: För detaljerade register över alla interaktioner med kunden när det gäller betalningsuppföljningar. Detta kan vara viktigt för eventuella rättsliga förfaranden.

Kundernas relationer

• Kommunicera empatiskt: Närma dig varje interaktion med förståelse och empati. Erkänna att kunder kan ha tillfälliga finansiella problem och uttrycka en vilja att arbeta med dem.

• Förhandla om betalningsplaner: Om en kund har verkliga ekonomiska svårigheter ska du vara öppen för att förhandla om realistiska betalningsplaner samtidigt som du ser till att företagets behov också tillgodoses.

• Bevara professionalismen: Behåll din professionalism även i utmanande situationer. Undvik konfrontativt språk och fokusera på att hitta lösningar.

• Värdesätt relationen: Understryk vikten av er affärsrelation i kommunikationen och signalera att du värdesätter det pågående partnerskapet utöver transaktionen.

• Begär feedback: När du har löst betalningsproblemen ska du be om feedback på hur situationen hanterades och vad som kan förbättras. Detta kan förbättra dina processer och kundrelationer.

Rättsliga möjligheter att driva in obetalda fakturor

Om ditt företag upplever att fakturor inte betalas trots omfattande interna indrivningsinsatser kan du behöva överväga rättsliga möjligheter till indrivning. Olika scenarier kommer att medföra olika alternativ. Till exempel, om gäldenären är baserad i ett annat land ökar komplexiteten i skuldindrivningen - du måste navigera i flera länders rättssystem och kan behöva samarbeta med juridiska enheter eller inkassobyråer som är specialiserade på internationella skulder. Under hela skuldindrivningsprocessen är det viktigt att följa lokala lagar och förordningar som till exempel Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) i USA, som fastställer standarder för behandling av gäldenärer och förbjuder missbruk av indrivningsmetoder.

Innan du vidtar rättsliga åtgärder ska du bedöma hur kostnadseffektiva de rättsliga förfarandena är, med hänsyn till advokat- och domstolskostnader samt gäldenärens betalningsförmåga. Ibland kan det vara mer pragmatiskt att avskriva skulden eller nöja sig med ett lägre belopp. Rådgör med en advokat som är specialiserad på inkasso eller affärsjuridik för att förstå dina alternativ och sannolikheten för framgång med tanke på dina specifika omständigheter innan du vidtar några åtgärder på egen hand.

Möjliga rättsliga vägar för indrivning av skulder beskrivs nedan:

• Kravbrev: Innan en formell rättslig åtgärd inleds skickas ofta ett kravbrev till gäldenären. IDetta brev beskrivs det obetalda beloppet, tidigare inkassoförsök och en sista tidsfrist för betalning - ofta med angivande av att rättsliga åtgärder kommer att vidtas om betalningen inte inkommer senast det angivna datumet.

• Småmålsdomstol: För relativt små belopp kan företag lämna in en ansökan till småmålsdomstolen. Det maximala belopp som kan krävas varierar beroende på jurisdiktion och sträcker sig från 2 500 till 25 000 USD i USA. Detta förfarande är i allmänhet snabbare och mindre formellt än i högre instanser, och i många fall krävs inget juridiskt ombud.

• Civilrättslig stämning: Om beloppet överstiger tröskelvärdet för småmål är nästa steg att lämna in en stämningsansökan till en civil domstol. Detta förfarande är mer formellt och komplext och kräver vanligtvis ett juridiskt ombud. Domstolen har befogenhet att utfärda en dom mot gäldenären om fordran godkänns.

• Medling eller skiljedomsförfarande: Före eller under den rättsliga processen kan parterna komma överens om alternativa tvistlösningsmetoder som medling eller skiljeförfarande, som båda involverar en neutral tredje part. Det kan vara snabbare och mer kostnadseffektivt och leda till en ömsesidigt godtagbar lösning utan domstolsprövning.

Om du går till domstol och får en dom till din fördel kan det fortfarande vara svårt att driva in skulden. Följande åtgärder kan vidtas för att verkställa domen:

• Exekutionstitel: Detta domstolsbeslut gör det möjligt att beslagta tillgångar eller bankkonton som tillhör gäldenären för att betala skulden.

• Kvarstad: Detta rättsliga förfarande gör det möjligt för fordringsägaren att avhända sig medel som tillkommer gäldenären, t.ex. lön, för att betala av skulden.

• Lien: Genom att placera en panträtt på gäldenärens egendom säkerställs att skulden kommer att betalas när egendomen säljs.

Hur man använder teknik för kundreskontrahantering

Att använda teknik för kundreskontrahantering kan förenkla processen, minska antalet fel och förbättra effektiviteten. Så här kan företag använda teknik för att hantera sina kundfordringar:

Fakturor

• Automatiserad fakturagenerering: Använd programvara för att automatiskt generera och skicka fakturor till kunder. Detta säkerställer fakturering i rätt tid och minskar antalet manuella fel.

• Digital fakturaleverans: Skicka fakturor elektroniskt via e-post eller via onlineportaler för snabbare leverans och enklare spårning.

Betalningar online

• Integrerade betalningssystem: Använd plattformar som gör det möjligt för kunderna att betala fakturor direkt online. Till exempel erbjuder Stripe en uppsättning verktyg för betalningshantering som kan integreras i ditt faktureringssystem och låta kunderna betala med kreditkort, banköverföringar eller andra metoder.

• Alternativa betalningsmetoder: Onlinebetalningar möjliggör ett bredare utbud av betalningsalternativ för kunder, från ACH-överföringar till köp nu, betala senare (BNPL).

Rapportering i realtid

• Instrumentpaneler: Använd programvara som tillhandahåller instrumentpaneler i realtid som visar status för kundfordringar, inklusive utestående fakturor, betalda fakturor och åldringsrapporter.
  

Företagsvarningar

• Anpassade varningar: Ställ in aviseringar för förfallna fakturor, betalningsbekräftelser och andra nyckeltal för att hålla dig informerad och reagera snabbt på eventuella problem.
  

Kommunikationsverktyg

• Automatiska påminnelser: Implementera system som automatiskt skickar betalningspåminnelser till kunderna när förfallodatum närmar sig eller när fakturor förfaller.

• Kundportaler: Tillhandahåll en kundportal där kunderna kan se sin fakturahistorik, betala utestående fakturor och kommunicera med ditt ekonomiteam.

Integrationer och API:er

• ERP- och CRM-integration: Integrera din programvara för kundreskontrahantering med befintliga system för resursplanering och kundrelationshantering för att få en enhetlig bild av kundinteraktioner och finansiella data.

• API:er: Använd API:er (Application Programming Interface) för att ansluta olika system och automatisera dataöverföring. Till exempel möjliggör Stripes API:er enkel integration med andra finansiella eller affärshanteringsverktyg, vilket möjliggör ett sammanhängande arbetsflöde.

Molnbaserade plattformar

• Tillgänglighet: Använd molnbaserade plattformar för att komma åt dina kundreskontrauppgifter var som helst, så att ditt team kan hantera och övervaka fakturering och betalningar på distans.
  

Hur Stripe kan hjälpa till

• Automatiserad fakturering: Stripes automatiserade faktureringssystem kan automatiskt generera och skicka fakturor, spåra deras status och underlätta direktbetalning via fakturan - vilket påskyndar betalningsprocessen och minskar de administrativa bördorna i samband med dessa processer.

• Automatiserade betalningar: Stripe har också verktyg för att automatisera återkommande betalningar för prenumerationsbaserade modeller och hjälpa till med avstämning och rapportering.

• Varierade betalningsmetoder: Stripes betalningsplattform stöder ett brett utbud av betalningsmetoder för att ge kunderna maximal flexibilitet i hur de genomför betalningar.

Utforska hur Stripe kan hjälpa till att automatisera fakturering, fakturering och inkassering av betalningar.