Accounts receivable management best practices: Ways to maximize efficiency and accuracy

Revenue Recognition
Revenue Recognition

Stripe Revenue Recognition effektiviserar periodiserad redovisning så att du snabbt och enkelt kan göra bokslut. Automatisera och konfigurera intäktsrapporter för att göra det lättare att efterleva standarderna IFRS 15 och ASC 606.

Läs mer 
  1. Introduktion
  2. Vad är kundfordringar?
  3. Varför är hantering av kundfordringar så viktigt för företag?
  4. Bästa praxis för hantering av kundfordringar
    1. Dra nytta av automatisering och teknik
    2. Var noggrann med din kredithantering
    3. Förfina tvistlösningsprocessen
    4. Prioritera transparent och tillförlitlig kommunikation i hanteringen av kundfordringar
    5. Erbjud flexibla betalningsvillkor och -alternativ
    6. Få ut så mycket som möjligt av dina data för att fatta mer välgrundade ekonomiska beslut

Hantering av kundfordringar är en komplex funktion inom ett företag och omfattar kreditpolicyer, faktureringsrutiner och inkasseringsstrategi. Var och en av dessa processer har sina egna utmaningar och möjligheter till förbättringar. En väl utformad faktura kan till exempel leda till snabbare betalningstider, medan en oklar eller otydlig faktura kan leda till dröjsmål, tvister eller till och med rättsliga åtgärder.

Med automatiseringens hjälp kan företag göra mer med många aspekter av kundfordringar. Avancerad analys kan förutsäga betalningsbeteenden och flagga för potentiella sena betalningar innan de inträffar. Betalningsportaler kan erbjuda kunderna flexibilitet, vilket gör det lättare för dem att betala sina räkningar och minskar arbetsbelastningen för ett företags inkassoteam. Automatisering ger företag en mängd olika anpassningsmöjligheter. Tekniska lösningar för hantering av kundfordringar hjälper företag att förfina sin finansiella verksamhet: marknaden för automatisering av kundfordringar förväntas växa med 13,3 % till 2030.

Men det räcker inte att förlita sig på en kraftfull teknikstack – för att få ut det mesta av sina resurser behöver företag en noggrant genomtänkt strategi. Nedan delar vi med oss av de bästa metoderna som företag kan använda för att hantera kundfordringar.

Vad innehåller den här artikeln?

– Vad är kundfordringar?
- Varför är hantering av kundfordringar så viktigt för företag?
- Bästa praxis för hantering av kundfordringar

Vad är kundfordringar?

Kundfordringar avser de pengar som ett företag har rätt att kassera in från sina kunder för tillhandahållna varor eller tjänster. När ett företag säljer något men ännu inte har fått betalt blir det förfallna beloppet en del av kundfordringarna. Dessa fordringar fungerar som en kortfristig tillgång i ett företags balansräkning och visas ofta som ett skuldebrev från klienter eller kunder.

Så här ser kundfordringar ut i olika sektorer:

  • Kreatörsekonomi
    Kundfordringar för aktörer i kreatörsekonomin är de pengar som plattformar, sponsorer eller samarbetspartners är skyldiga innehållsskapare eller influencers för innehåll, samarbeten eller reklamkampanjer. Det kan handla om videor, artiklar, poddar eller annat kreativt material som innehållsskaparen har levererat men ännu inte har fått betalt för.

  • E-handel och detaljhandel
    För e-handel och detaljhandelsföretag utgör kundfordringar de pengar som kunderna är skyldiga företaget för inköpta varor, särskilt i scenarier där inköpsorder används eller kredit beviljas. Det kan också omfatta belopp som ska betalas från vissa betalningsgateways eller försäljningskanaler från tredje part där överföringarna är försenade.

  • Marknadsplatser
    På marknadsplatser kan kundfordringar avse medel som köpare är skyldiga marknadsplatsen för inköpta artiklar. Det kan också handla om pengar som marknadsplatsen är skyldig säljare för sålda produkter, efter avdrag för plattformsavgifter eller andra avgifter, särskilt om det finns en betalningsplan eller en innehavstid.

  • On-demand-tjänster
    För on-demand-tjänster, till exempel samåkning, matleveranser eller hemtjänster, avser kundfordringar de pengar som kunder är skyldiga tjänsteleverantören för tjänsten de har fått, men som de ännu inte har betalat. Det kan också handla om medel som ska tas emot från förmedlande plattformar som hanterar transaktioner.

  • Plattformar
    När det gäller plattformar omfattar kundfordringar belopp som ska betalas av annonsörer, abonnenter eller andra enheter som använder plattformen för affärsändamål. Det kan vara för annonsutrymme, premiumfunktioner eller någon annan intäktsgenererande aspekt av plattformen.

  • Molnbaserad mjukvarutjänst (SaaS)
    För SaaS-företag utgör kundfordringar pengar som ska betalas av kunder eller företag som har abonnerat på eller köpt programvarutjänster men som inte har slutfört betalningen. Detta kan vara månadsavgifter för abonnemang, årslicenser eller annan anpassad programvaruutveckling.

  • Abonnemang
    I abonnemangsbaserade företag anger kundfordringar de pengar som abonnenter är skyldiga för att få tillgång till innehåll, produkter eller tjänster på återkommande basis. Om till exempel en abonnent faktureras månadsvis men ännu inte har betalat för den aktuella månaden, skulle det beloppet vara en del av företagets kundfordringar.

Varför är hantering av kundfordringar så viktigt för företag?

Kundfordringar avfärdas ofta som ett vanligt problem för företag, men efterhand som betalningsmetoder och villkor blir mer avancerade, kan ett strategiskt förhållningssätt till kundfordringar medföra stora fördelar för företag. Några exempel:

  • Likviditet och solvens
    Att hantera kundfordringar på ett effektivt sätt säkerställer att ett företag har tillräckligt med likviditet för att fullgöra sina kortfristiga åtaganden. Om inkasseringen av fordringar fördröjs kan det inverka negativt på ett företags kassareserver, vilket leder till utmaningar när det gäller att täcka driftskostnader.

  • Operativ effektivitet
    En korrekt hantering gör att företag kan identifiera ineffektivitet i sina fakturerings- och inkasseringsrutiner. Genom att effektivisera dessa rutiner kan man minska tiden mellan försäljning och inkassering av betalning.

  • Indikation på finansiell hälsa
    Status i fråga om kundfordringar kan fungera som en indikator på ett företags finansiella hälsa. Om det ständigt finns en hög andel utestående fordringar kan det tyda på missnöje hos kunderna eller ineffektiva kreditkontrollrutiner.

  • Hantering av kundrelationer
    En regelbunden genomgång av kundfordringar kan hjälpa företag att identifiera kunder som ofta skjuter upp betalningar. Den här informationen kan vara vägledande för beslut om att bevilja kredit till dessa kunder framöver och bidra till att upprätthålla sunda affärsrelationer.

  • Intäktsredovisning
    För företag som följer periodiserad redovisning redovisas intäkter när de intjänas, inte när medel kommer in. En korrekt hantering säkerställer att intäktsredovisning och finansiell rapportering stämmer.

  • Kostnadsbesparingar
    Effektiva kundfordringsrutiner kan minska kostnaderna för inkasso, osäkra fordringar och administrativa omkostnader.

  • Prognos av kassaflöde
    Förutsägbara kassaflöden är viktiga för planering, investeringar och tillväxtinitiativ. En korrekt hantering hjälper företag att upprätthålla korrekta kassaflödesprognoser genom att tydliggöra när fordringar sannolikt kommer att omvandlas till likvida medel. Medel som är bundna i utestående fordringar skulle kunna användas bättre på annat håll, till exempel genom att investera i tillväxtmöjligheter eller tillsätta nödvändiga tjänster. Detta kan bli möjligt med en effektiv inkassering.

  • Minskning av osäkra fordringar
    En effektiv hantering kan leda till att man på ett tidigt stadium upptäcker potentiellt osäkra fordringar, vilket gör det möjligt för företag att vidta åtgärder i tid, t.ex. genom att införa ersättningar eller skärpa kreditpolicyn.

  • Beslutsstöd
    Data avseende kundfordringar kan ge värdefulla insikter om försäljningstrender, kundernas köpvanor och marknadsförhållanden. Dessa insikter kan ligga till grund för affärsbeslut, från produkterbjudanden till marknadsexpansion.

Bästa praxis för hantering av kundfordringar

Även om det inte finns några fasta regler för hur man får ut det mesta av sin strategi för att hantera kundfordringar, finns det en generell bästa praxis som de flesta företag har nytta av. Några exempel:

Dra nytta av automatisering och teknik

Att använda teknik i samband med kundfordringar kan förfina affärsverksamheten, vilket gör det möjligt för företag att förenkla och stärka sina fakturerings- och inkassorutiner. Så här kan automatiserade kundfordringar gynna företag:

  • Snabbare hantering: Automatisering görs i bakgrunden och repetitiva uppgifter utförs med precision och på en bråkdel av den tid som manuella processer skulle ta. En sådan hastighet leder till snabbare betalningscykler, vilket kan förbättra kassaflödet.
  • Ett exakt utförande med färre fel: Det är lätt att missar görs vid manuella processer, hur noggrann man än är. Sådana fel minskas drastiskt med automatisering, vilket ger förtroende för systemet.
  • Bättre resursfördelning: När rutinuppgifter automatiseras kan anställda fokusera på mer komplexa, strategiska aspekter av hanteringen av kundfordringar, vilket driver värde och innovation.

Automatisering innebär vanligtvis att man införlivar tekniska integrationer i sin praxis för kundfordringar, vilket har ytterligare fördelar:

  • Synkroniserade programvarulösningar: Genom att välja programvara som kan integreras med befintliga försäljnings- och tjänsteplattformar sker faktureringen nästan direkt efter leveransen av varor eller tjänster.
  • Strategiska automatiska påminnelser: Genom att införa automatiska påminnelser med specifika intervall kan företag ge kunderna en knuff om kommande eller försenade betalningar. Dessa konsekventa interaktionspunkter bidrar till att kunderna hålls medvetna om sina skyldigheter.
  • Datasynkronisering i realtid: Plattformar med funktioner för realtidssynkronisering kan ge en rättvisande bild av det finansiella landskapet, samtidigt som de förhindrar onödig eller repetitiv kommunikation – så att man visar respekt för kundens tid och upplevelse.

Var noggrann med din kredithantering

Beviljande av kredit till kunder, antingen internt eller via en tredjepartspartner, kan skapa möjligheter för nya intäktsflöden, men också medföra särskilda komplikationer och åtaganden. Att fullt ut förstå en kunds kreditvärdighet och hantera dessa relationer kan förbättra den finansiella stabiliteten och minska sårbarheten i de offentliga finanserna. Här är en sammanfattning av kredithanteringens betydelse:

  • Riskminimering: Genom att förstå en kunds ekonomiska beteende och bakgrund kan företag förutse potentiella fallgropar i samband med betalning och på så sätt skydda sig mot framtida ekonomiska motgångar.
  • Stärkt finansiell hälsa: En uppmärksam kredithantering kan göra att ett företags kundfordringar hålls i schack och förhindra ett alltför stort antal osäkra fordringar som kan påverka likviditeten.
  • Förtroende för affärsrelationer: När kreditvillkor fastställs utifrån detaljerade utvärderingar bidrar det till en förtroendefull miljö. Både företaget och kunden förstår utgångspunkterna för dessa villkor, vilket ger en relation som bygger på ömsesidig respekt.

Här är några sätt att förbättra dina kredithanteringsrutiner:

  • Effektiviserade kreditansökningar: Inför ett konsekvent och grundligt kreditansökningsförfarande för alla nya kunder. Detta anger tonen för en relation som bygger på öppenhet och ömsesidigt förtroende.
  • Ta hjälp av experter: Genom att samarbeta med specialiserade kreditupplysningsföretag kan företag få djupgående kunskaper om potentiella kunders finansiella historik. Sådana samarbeten ger företag den information de behöver för att fatta sunda kreditbeslut.
  • Dynamiska omprövningar av kreditgränser: I takt med att affärsrelationer utvecklas, utvecklas även orderstorlekar och frekvenser. Det är absolut nödvändigt att regelbundet ompröva och justera kreditgränser för långvariga kunder. Denna praxis säkerställer att kreditvillkoren utvecklas i takt med affärsrelationen.

Förfina tvistlösningsprocessen

Tvister är oundvikliga, särskilt inom områden som e-handel och SaaS. Hur ett företag hanterar dessa meningsskiljaktigheter kan påverka både den finansiella hälsan och dess rykte. En effektiv tvistlösning ger inte bara en jämnare intäktscykel utan lägger också grunden för varaktiga kundrelationer. Därför är tvisthantering så viktigt för företag:

  • Ekonomiska konsekvenser: Att lösa konflikter i tid leder ofta till snabbare betalningar, vilket bidrar till ett sunt kassaflöde.
  • Kundlojalitet: När tvister hanteras på ett noggrant och effektivt sätt känner sig kunderna uppskattade. Detta kan leda till starkare och mer varaktiga affärsförbindelser.
  • Varumärkesimage: Ett företag som är känt för att vara en bra problemlösare får en positiv marknadsimage, vilket kan vara en fördel för den som vill skaffa och behålla kunder.

Strategier för att förbättra tvistlösning:

  • Strukturerade processer: Att inrätta tydliga, stegvisa förfaranden för att hantera tvister kan effektivisera tvistlösningsprocessen. Tydligt definierade roller och ansvarsområden säkerställer att alla teammedlemmar vet vad som förväntas av dem när konflikter uppstår.
  • Dokumentation är avgörande: Det blir lättare att spåra framsteg och resultat om man har ett enhetligt system för att logga och bevaka alla tvister. Detta centraliserade tillvägagångssätt ger insyn i processen samtidigt som det ger värdefulla insikter inför framtiden.
  • Ta kontakt med kunder: Genom att skapa öppen dialog med kunder kan du få information om vad tvister egentligen bottnar i. Genom att ta itu med dessa kärnfrågor direkt kan du drastiskt minska upprepade konflikter, vilket sparar tid och resurser.
  • Stärk teamet: Investeringar i omfattande utbildningsprogram som inriktas på förhandlingstaktik och överlägsen kundservice ger teammedlemmar kompetens att medla i tvister på ett taktfullt och effektivt sätt.

Att förbättra din tvistlösningsstrategi kan gynna ditt företag. Utöver de omedelbara ekonomiska fördelarna positionerar det ditt företag som pålitligt och kundorienterat, vilket främjar tillväxt och livslängd.

Prioritera transparent och tillförlitlig kommunikation i hanteringen av kundfordringar

Starka, konsekventa, effektiva och tillgängliga kommunikationsmetoder är viktiga för en framgångsrik hantering av kundfordringar. För kundfordringar kan kommunikation:

  • Skapa förtroende: När kunderna känner sig informerade och förstår vad de kan förvänta sig av ett företag får de ökat förtroende.
  • Minska oklarheter: Tydlig kommunikation eliminerar potentiella missförstånd, som annars kan leda till betalningsförseningar eller tvister.
  • Återspegla företagets image: Ett företags kommunikationsmetoder och stil, särskilt i skriftlig form som fakturor och påminnelser, återspeglar dess professionalism och värderingar.

Steg för att få en mer effektiv kommunikation:

  • Ställ in ett förutsägbart schema: Genom att skapa en regelbunden faktureringsrytm ger du kunderna en känsla av förutsägbarhet. De kan förutse och planera för kommande räkningar, vilket gör det lättare att hantera sin ekonomi.
  • Enkelhet och tydlighet: Undvik ett invecklat språk. Om du håller kommunikationen enkel blir den lättare att förstå.
  • Modernisera mallar: Kommunikationsmetoderna bör utvecklas i takt med företagen. Genom att regelbundet se över och uppdatera kommunikationsmaterial säkerställer du att det förblir relevant och i linje med aktuell affärsetikett.
  • Främja intern dialog: Ett välinformerat och sammanhållet internt team leder till bättre interaktion med kunderna. Tillhandahåll öppna kanaler där teammedlemmarna kan diskutera kundfordringsstrategier, kundfeedback och eventuella utmaningar de står inför. Ett sådant internt samarbete leder ofta till bättre kundinteraktioner.

En god kommunikation om hantering av kundfordringar kan minska potentiella friktionspunkter i faktureringscykeln och skapa varaktiga, positiva relationer med kunder. På lång sikt bidrar dessa fördelar till stabila intäktsflöden och en företagsimage om att vara pålitlig.

Erbjud flexibla betalningsvillkor och -alternativ

Om betalningsvillkoren anpassas till den enskilda kundens historik och beteende bidrar detta till att odla relationer, belöna lojalitet och skydda affärsintressen. Flexibla betalningsvillkor har bland annat följande fördelar:

  • Stärker kundrelationerna: Om du erbjuder återkommande kunder förmånliga villkor belönar du dem för att de konsekvent väljer dig samtidigt som du uppmuntrar dem att fortsätta göra affärer med dig.
  • Minskar den finansiella exponeringen: Genom att be nyare kunder eller kunder med mindre förutsägbara betalningsbeteenden att göra en förskottsbetalning av en del av beloppet minskar du risken för utebliven betalning.
  • Uppmuntra positiv betalningspraxis: Rabatter vid tidig betalning kan uppmuntra kunder att prioritera betalningar till ditt företag framför andra, vilket kan påskynda betalningscykeln.

Här är en snabb genomgång av saker att tänka på när man inför dynamiska betalningar:

  • Utvärdering av kundhistorik: Gå igenom betalningshistoriken för varje kund. Är kunden ofta sent ute? Elle betalar i allmänhet tidigt? Med hjälp av dessa data kan du avgöra vilka villkor som kan vara lämpligast för respektive kund.
  • Uppskalade betalningsalternativ: Istället för att välja betalningsvillkor som ska passa alla kan företag erbjuda kunderna en rad olika alternativ. Till exempel kan de som alltid betalar få förlängda villkor med en mindre rabatt om de betalar tidigt, medan de som har en historik av att inte alltid betala kan erbjudas standardvillkor men få möjlighet till avbetalningar.
  • Regelbunden översyn och anpassning: Företag bör regelbundet se över hur effektiva deras betalningsvillkor är. Leder de till snabbare betalningar? Utnyttjar kunderna de rabatter som erbjuds? Denna fortlöpande granskning gör att företag kan justera och anpassa sina erbjudanden för optimala resultat.

Genom att skräddarsy betalningsvillkoren – känna igen och uppskatta återkommande kunder samtidigt som de är försiktiga med potentiella ekonomiska risker – kan företag utveckla bättre kundrelationer. Detta tillvägagångssätt ger direkta ekonomiska fördelar och stöder dessutom ett företags långsiktiga hälsa och rykte.

Få ut så mycket som möjligt av dina data för att fatta mer välgrundade ekonomiska beslut

Att använda fullständiga, korrekta uppgifter kan ha stor betydelse för effektivitet och förutsägbarhet i fråga om inkommande medel. Här är några viktiga fördelar med en kraftfull dataanvändning:

  • Förbättrad förutsägbarhet: Genom att noga följa betalningshistoriken kan företag förutse när betalningar kommer in, vilket underlättar den ekonomiska planeringen.
  • Riskminimering: Genom att känna igen mönster av sena eller missade betalningar kan företag ta itu med dessa problem på ett tidigt stadium, antingen genom att justera villkoren eller genom att öka uppföljningsinsatserna.
  • Effektiv resursfördelning: Genom att förstå vilka konton som kan utgöra problem kan företag fördela sina resurser på ett mer effektivt sätt och undvika att lägga tid på att jaga betalningar som sannolikt inte kommer in.

Här är några exempel på hur du kan använda betalningsdata för att hantera kundfordringar på ett bättre sätt:

  • Analys av betalningstrender: Detta innebär att granska tidslinjer och regelmässighet för kundbetalningar. Med tiden kan de här mönstren ge insikter om potentiella förändringar i en kunds ekonomiska situation eller hur effektiva dina faktureringsstrategier är.
  • Resultatmått: Att övervaka mått såsom den genomsnittliga tiden det tar från att göra en försäljning till att ta emot betalning kan ge insikter om operativ effektivitet. En kortare tid tyder på en effektiv praxis för kundfordringar, medan längre perioder kan tyda på att områden behöver förbättras.
  • Prediktiv analys: Prediktiv analys innebär att man använder data från tidigare beteenden för att förutsäga framtida resultat. Om till exempel ett företag märker att kunder från en viss bransch ofta skjuter upp betalningar under vissa månader, kan företaget förutse denna trend i framtiden och planera därefter.

Genom att använda data på detta sätt kan företag fatta smartare beslut, förutse utmaningar och ta itu med dem i förväg. Detta ändrade tillvägagångssätt förbättrar inte bara kassaflödet utan kan också leda till starkare kundrelationer.

Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.

Är du redo att sätta i gång?

Skapa ett konto och börja ta emot betalningar – inga avtal eller bankuppgifter behövs – eller kontakta oss för att ta fram ett specialanpassat paket för ditt företag.
Revenue Recognition

Revenue Recognition

Automatisera och konfigurera intäktsrapporter för att göra det lättare att efterleva standarderna IFRS 15 och ASC 606 för intäktsredovisning.

Dokumentation om Revenue Recognition

Gör din periodiserade redovisning automatisk med Stripes Revenue Recognition.