Mejores prácticas sobre la gestión de las cuentas por cobrar: formas de optimizar la eficacia y precisión

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  1. Introducción
  2. ¿Qué son las cuentas por cobrar?
  3. ¿Por qué la gestión de las cuentas por cobrar es tan importante para las empresas?
  4. Mejores prácticas sobre la gestión de las cuentas por cobrar
    1. Benefíciate de la automatización y la tecnología
    2. Gestiona el crédito con meticulosidad
    3. Mejora tu proceso de resolución de disputas
    4. Prioriza una comunicación transparente y confiable en la gestión de las cuentas por cobrar
    5. Ofrece condiciones y opciones de pago flexibles
    6. Saca el máximo provecho a los datos para tomar decisiones financieras informadas

Gestionar las cuentas por cobrar es una ardua tarea dentro de una empresa y engloba políticas de crédito, procedimientos de facturación y tácticas de cobro. Cada uno de estos procesos presenta sus propios desafíos y oportunidades de mejora. Por ejemplo, una factura bien diseñada puede acortar los plazos de pago, mientras que una confusa o dudosa puede provocar retrasos, disputas o incluso acciones legales.

La automatización puede ayudar a las empresas a sacar más partido a muchos aspectos de las cuentas por cobrar. Los análisis avanzados pueden prever comportamientos de pago, lo que permite identificar retrasos potenciales en los pagos antes de que ocurran. Los portales de pago pueden aportar flexibilidad a los clientes para facilitarles el cobro de las facturas y aliviar la carga de trabajo del equipo de cobros de una empresa. La automatización aporta a las empresa varias opciones de personalización. Las soluciones tecnológicas para la gestión de las cuentas por cobrar ayuda a las empresas a perfeccionar sus operaciones financieras; de hecho, se prevé un aumento del 13,3 % para 2030 del mercado de la automatización de las cuentas por cobrar.

Sin embargo, no basta con una pila tecnológica eficaz, así que las empresas necesitan diseñar una buena estrategia para sacar el máximo partido a sus recursos. Aquí tienes las mejores prácticas que las empresas pueden aplicar para la gestión de las cuentas por cobrar.

¿De qué trata este artículo?

  • ¿Qué son las cuentas por cobrar?
  • ¿Por qué la gestión de las cuentas por cobrar es tan importante para las empresas?
  • Mejores prácticas sobre la gestión de las cuentas por cobrar

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar se refieren al dinero que una empresa tiene derecho a cobrar a sus clientes por los bienes o servicios proporcionados. Si una empresa vende algo, pero aún no ha recibido el pago, el importe adeudado pasa a formar parte de las cuentas por cobrar. Estas cuentas sirven como un activo a corto plazo en el balance de una empresa, que suele reflejarse como un reconocimiento de deuda de los clientes.

Así es como son las cuentas por cobrar en diferentes sectores:

  • Economía de los creadores
    Las cuentas por cobrar en la economía de los creadores es el dinero que las plataformas, los patrocinadores o los colaboradores adeudan a los creadores de contenido o influencers por publicar contenido, colaboraciones o campañas publicitarias. Podría tratarse de vídeos, artículos, podcasts u otro contenido creativo publicado por el creador, pero que aún no se le ha pagado.

  • E-commerce y comercio minorista
    En el caso de las empresas de e-commerce y comercio minorista, las cuentas por cobrar representan el dinero que los clientes adeudan a la empresa por los bienes comprados, sobre todo en situaciones donde se utilizan pedidos de compra o en los que se amplía el crédito. También podrían incluir los importes adeudados por pasarelas de pago o canales de ventas de terceros específicos que se retrasan en transferir los fondos.

  • Marketplaces
    En los marketplaces, las cuentas por cobrar pueden guardar relación con los fondos que los compradores adeudan a los marketplaces por los artículos comprados. También pueden referirse al dinero que el marketplace debe a los vendedores por los productos vendidos, después de deducir las comisiones de la plataforma u otros cargos, sobre todo si existe un calendario de pagos o un período de tenencia.

  • Servicios bajo demanda
    En el caso de los servicios bajo demanda, como los viajes compartidos, la entrega de comida o los servicios domésticos, las cuentas por cobrar hacen referencia al dinero adeudado al proveedor de servicios por parte de los clientes que han recibido el servicio, pero que aún no lo han pagado. También puede referirse a los fondos pendientes de recibir de parte de las plataformas intermediarias que gestionan las transacciones.

  • Plataformas
    En el contexto de las plataformas, las cuentas por cobrar se refieren a los importes adeudados por anunciantes, suscriptores o cualquier otra entidad que utilice la plataforma con fines comerciales. Podría tratarse de espacios publicitarios, funciones prémium o cualquier otro aspecto monetizado de la plataforma.

  • SaaS (software como servicio)
    En el caso de las empresas SaaS, las cuentas por cobrar representan el dinero adeudado por clientes o empresas que se han suscrito a servicios de software o que los han comprado, pero que aún no han efectuado el pago. Podría tratarse de cuotas de suscripción, licencias anuales o cualquier desarrollo de software personalizado.

  • Suscripción
    En el caso de las empresas basadas en suscripciones, las cuentas por cobrar se refieren al dinero que los suscriptores adeudan por acceder a contenido, productos o servicios con carácter recurrente. Por ejemplo, si a un suscriptor se le factura mensualmente, pero aún no ha pagado el mes en curso, el importe adeudado pasaría a formar parte de las cuentas por cobrar de la empresa.

¿Por qué la gestión de las cuentas por cobrar es tan importante para las empresas?

Las cuentas por cobrar no suelen plantear inconvenientes para las empresas; no obstante, ante la evolución de los métodos de pago y las condiciones, un enfoque estratégico para las cuentas por cobrar puede aportarles grandes ventajas. Entre ellas, se encuentran las siguientes:

  • Liquidez y solvencia
    Una gestión eficaz de las cuentas por cobrar garantiza que una empresa tenga liquidez suficiente para cumplir sus obligaciones a corto plazo. Un retraso en el cobro de las cuentas por cobrar puede perjudicar las reservas de efectivo de una empresa y plantear problemas para sufragar los gastos operativos.

  • Eficiencia operativa
    Una gestión eficaz permite a las empresas identificar las deficiencias de sus procesos de facturación y cobro. Por tanto, optimizarlos puede acortar el tiempo entre la venta y la recepción del pago.

  • Indicador de la situación financiera
    El estado de las cuentas por cobrar puede servir de indicador de la situación financiera de una empresa. Si el importe de las cuentas por cobrar pendientes es alto constantemente, podría ser un indicio de insatisfacción del cliente o deficiencias en el proceso de verificación de la solvencia.

  • Gestión de la relación con el cliente
    Una revisión periódica de las cuentas por cobrar puede ayudar a las empresas a identificar a los clientes que suelen demorarse en los pagos. Esta información puede fundamentar las decisiones a la hora de ampliar el crédito a estos clientes en el futuro y mantener buenas relaciones comerciales.

  • Reconocimiento de ingresos
    Si se trata de empresas que aplican la contabilidad de ejercicio, los ingresos se contabilizan cuando se ganan, no cuando se recibe el efectivo. Una buena gestión garantiza precisión en el reconocimiento de ingresos y los informes financieros.

  • Ahorro de costes
    Unos procesos eficaces en las cuentas por cobrar pueden reducir los costes asociados con el cobro de deudas y deudas incobrables, aparte de los gastos administrativos.

  • Estimación del flujo de caja
    Los flujos de caja predecibles son importantes para la planificación, los gastos de capital y las iniciativas de expansión. Una gestión apropiada ayuda a las empresas a mantener estimaciones precisas del flujo de caja, lo que arroja claridad sobre cuándo prever que las cuentas por cobrar pasen a contabilizarse como efectivo. Los fondos que están inmovilizados en las cuentas por cobrar pendientes podrían aprovecharse mejor en otros propósitos, como invertir en oportunidades de expansión o cubrir puestos de trabajo necesarios. Una recaudación eficaz puede brindar estas oportunidades.

  • Reducción de la deuda incobrable
    Con una buena gestión, las empresas podrían detectar con antelación posibles deudas incobrables, lo que les permite tomar medidas oportunas para conceder créditos o endurecer las políticas crediticias.

  • Ayuda para la toma de decisiones
    Los datos de las cuentas por cobrar pueden ofrecer información importante sobre las tendencias de ventas, los hábitos de compra de los clientes y las condiciones del mercado. Esta información puede fundamentar las decisiones empresariales, desde las ofertas de productos hasta la expansión del mercado.

Mejores prácticas sobre la gestión de las cuentas por cobrar

No existe ningún manual consolidado que explique cómo sacar el máximo partido a tu estrategia de gestión de las cuentas por cobrar, pero sí hay mejores prácticas generales que serán útiles para la mayoría de las empresas. Entre ellas, se encuentran las siguientes:

Benefíciate de la automatización y la tecnología

Usar la tecnología en las cuentas por cobrar puede mejorar las operaciones comerciales, lo que permite a las empresas simplificar y reforzar sus procesos de facturación y cobro. Estas son las ventajas que la automatización de las cuentas por cobrar puede aportar a las empresas:

  • Operaciones rápidas: la automatización funciona en segundo plano y ejecuta tareas repetitivas con precisión y en mucho menos tiempo de lo que llevarían los procesos manuales. Esta rapidez acorta los ciclos de pago, lo que puede mejorar el flujo de caja.
  • Ejecución precisa y menos errores: los procesos manuales, por muy meticulosos que sean, son propensos a las equivocaciones. La automatización reduce estos errores significativamente, lo que infunde confianza en el sistema.
  • Aumento de la asignación de recursos: gracias a que la automatización se encarga de las tareas rutinarias, los empleados pueden centrarse en aspectos estratégicos más complejos de la gestión de las cuentas por cobrar, lo que impulsa el valor y la innovación.

La automatización implica incorporar integraciones tecnológicas en tus prácticas de las cuentas por cobrar, lo que aporta otras ventajas:

  • Soluciones de software sincronizadas: elegir un software que se integre con las plataformas existentes de ventas y servicios permite que la facturación sea casi instantánea después de entregar los bienes o servicios.
  • Recordatorios estratégicos y automatizados: con el envío de recordatorios automáticos a intervalos específicos, las empresas pueden avisar a los clientes de pagos inminentes o vencidos. Esta comunicación continua ayuda a los clientes a mantener a los clientes al tanto de sus obligaciones.
  • Sincronización de datos en tiempo real: las plataformas con funcionalidades de sincronización en tiempo real pueden ofrecer una imagen precisa del panorama financiero, además de prevenir comunicaciones innecesarias o repetitivas, lo que permite respetar el tiempo y la experiencia del cliente.

Gestiona el crédito con meticulosidad

Conceder créditos a los clientes, ya sea a nivel interno o a través de un socio externo, puede generar nuevas fuentes de ingresos, pero con sus típicas complicaciones y responsabilidades. Conocer perfectamente la solvencia de un cliente y gestionar estas relaciones puede mejorar la estabilidad financiera y reducir las vulnerabilidades fiscales. Aquí tienes un resumen de por qué es importante la gestión del crédito:

  • Mitigación de riesgos: conocer el respaldo y el comportamiento financiero de un cliente permite a las empresas prever posibles dificultades de pago, lo que les sirve para protegerse de futuros contratiempos económicos.
  • Situación financiera reforzada: una gestión minuciosa del crédito puede ayudar a mantener bajo control las cuentas por cobrar de una empresa y, en consecuencia, prevenir una gran acumulación de deudas incobrables que podrían afectar a la liquidez.
  • Confianza en las relaciones comerciales: si las condiciones crediticias se establecen conforme a evaluaciones detalladas, se fomenta un ambiente de confianza. Tanto la empresa como el cliente entienden los fundamentos de tales condiciones, por lo que se crea una relación de respeto mutuo.

Estas son algunas formas de mejorar tus prácticas de gestión del crédito:

  • Aplicaciones de crédito optimizadas: incorpora un procedimiento de solicitud de crédito coherente y minucioso para todos los clientes nuevos. Esto marca el tono para una relación basada en la transparencia y confianza mutua.
  • Confiar en expertos: colaborar con agencias de informes crediticios especializadas puede aportar a las empresas información exhaustiva sobre el historial financiero de clientes potenciales. Estas colaboraciones aportan a las empresas los datos que necesitan para tomar decisiones de crédito acertadas.
  • Revisiones dinámicas del límite de crédito: a medida que evolucionan las relaciones comerciales, también lo hacen la frecuencia y el volumen de los pedidos. Es indispensable reconsiderar y ajustar periódicamente los límites de crédito para los clientes habituales. Esta práctica garantiza que las condiciones de crédito evolucionen al ritmo de la relación comercial.

Mejora tu proceso de resolución de disputas

Las disputas son inevitables, sobre todo en los ámbitos del e-commerce y SaaS. La forma en que una empresa gestiona estas desavenencias puede repercutir en la reputación y situación financiera. Una resolución eficaz de las disputas no solo pule el ciclo de ingresos, sino que también sienta las bases para unas relaciones duraderas con los clientes. Estos son los motivos por los que la gestión de las disputas es tan importante para las empresas:

  • Implicaciones financieras: resolver los conflictos de forma oportuna suele traducirse en pagos más rápidos, lo que contribuye a un buen flujo de caja.
  • Fidelidad del cliente: cuando las disputas se gestionan con precaución y eficacia, los clientes se sienten valorados. Esto ayuda a forjar relaciones comerciales más sólidas y duraderas.
  • Imagen de marca: una empresa conocida por resolver problemas con habilidad cuenta con un reconocimiento favorable en el mercado, algo que puede ser beneficioso para la captación y retención de clientes.

Estrategias para mejorar la resolución de disputas:

  • Procesos estructurados: establecer procedimientos transparentes y detallados para gestionar las disputas puede optimizar el proceso de resolución. Una definición clara de las funciones y responsabilidades garantiza que cada miembro del equipo sepa lo que debe hacer cuando surgen los conflictos.
  • Importancia de la documentación: adoptar un sistema unificado para registrar y controlar todas las disputas ayuda a hacer un seguimiento del progreso y los resultados. Este enfoque centralizado aporta transparencia al proceso, aparte de ofrecer información importante para futuras referencias.
  • Interacción con los clientes: hablar abiertamente con los clientes puede desentrañar las causas principales de las disputas. Abordar estos problemas principales directamente puede reducir significativamente la repetición de conflictos, lo que ahorra tiempo y recursos.
  • Capacitación del equipo: invertir en programas integrales de capacitación centrados en tácticas de negociación y un servicio de atención al cliente excelente dota a los miembros del equipo de las competencias necesarias para mediar en los conflictos con tacto y eficacia.

Mejorar tu estrategia de resolución de disputas puede beneficiar a tu empresa. Aparte de las ventajas financieras inmediatas que ofrece, tu empresa gana reputación por su confiabilidad y enfoque en el cliente, lo que fomenta el crecimiento y la longevidad.

Prioriza una comunicación transparente y confiable en la gestión de las cuentas por cobrar

Las prácticas de comunicación sólidas, coherentes, eficaces y accesibles son importantes para gestionar las cuentas por cobrar con éxito. En las cuentas por cobrar, la comunicación puede aportar lo siguiente:

  • Infundir confianza: cuando los clientes se sienten informados y saben qué esperar de una empresa, su confianza aumenta.
  • Reducir la ambigüedad: una comunicación transparente no da lugar a malentendidos, que son los que podrían provocar disputas o retrasos en los pagos.
  • Transmitir la reputación de la empresa: el estilo y los métodos de comunicación de una empresa, sobre todo por escrito, como en las facturas y los recordatorios, demuestra su profesionalidad y sus valores.

Pasos para mejorar la eficacia en las comunicaciones:

  • Crear un calendario previsible: establecer una cadencia de facturación periódica transmite a los clientes una sensación de previsibilidad. Les permite anticipar y planificar las próximas facturas, lo que facilita la gestión de sus propias finanzas.
  • Sencillez y precisión: evita utilizar un lenguaje enrevesado. Las comunicaciones directas son más fáciles de entender.
  • Modernizar las plantillas: los métodos de comunicación deben evolucionar al ritmo de las empresas. La revisión y actualización periódicas de los materiales de comunicación garantiza que mantengan la relevancia y que estén en sintonía con una etiqueta comercial moderna.
  • Promover el diálogo interno: un equipo interno bien informado y coordinado mejora las interacciones con los clientes. Habilite canales abiertos en los que los miembros del equipo puedan debatir sobre las estrategias de las cuentas por cobrar, los comentarios de los clientes y cualquier desafío que se les plantee. Esta colaboración interna suele mejorar la interacción con los clientes.

Una comunicación sólida en la gestión de las cuentas por cobrar puede reducir los puntos de fricción en los ciclos de facturación y forjar relaciones duraderas y positivas con los clientes. A largo plazo, estas ventajas favorecen la estabilidad de las fuentes de ingresos y la fiabilidad en la reputación de la empresa.

Ofrece condiciones y opciones de pago flexibles

Adaptar las condiciones de pago al historial y el comportamiento de cada cliente ayuda a cuidar las relaciones, recompensa la fidelidad y vela por los intereses de la empresa. Estas son las ventajas de unas condiciones de pago flexibles:

  • Reforzar las relaciones con el cliente: ofrecer condiciones favorables a los clientes habituales sirve para recompensar su constancia y les insta a seguir haciendo negocios contigo.
  • Mitigar la exposición financiera: pedir a los clientes nuevos o a quienes tienen comportamientos de pago menos predecibles para hacer pagos parciales anticipados reduce el riesgo de un impago total.
  • Fomentar prácticas de pago favorables: los descuentos por pronto pago pueden incentivar a los clientes a dar prioridad a los pagos a tu empresa respecto a otros, lo que puede agilizar el ciclo de pago.

Aquí tienes un resumen de los aspectos que debes tener en cuenta sobre la implementación de pagos dinámicos:

  • Evaluación del historial del cliente: revisa el historial de pagos de cada cliente. ¿Suele demorarse? ¿Suele pagar antes de tiempo? Estos datos te ayudan a determinar qué plazos pueden ser más convenientes para cada cliente.
  • Opciones de pago a escala: en lugar de establecer un plazo de pago único, las empresas pueden ofrecer a los clientes varias opciones. Por ejemplo, a quienes pagan con regularidad se les puede ofrecer la opción de ampliar los plazos con un pequeño descuento por pronto pago, mientras que a aquellos cuyo historial es menos regular se les podrían ofrecer plazos estándar, pero con la opción de pagar a plazos.
  • Revisión y adaptación periódicas: las empresas deben evaluar regularmente la eficacia de sus plazos de pago. ¿Agilizan los pagos? ¿Los clientes se benefician de los descuentos ofrecidos? Esta revisión continua permite a las empresas ajustar y adaptar sus ofertas para obtener resultados óptimos.

Gracias a la adaptación de los plazos de pago, que supone el reconocimiento y la valoración de los clientes regulares, pero con prudencia respecto a posibles riesgos financieros, las empresas pueden crear mejores relaciones con los clientes. Este enfoque ofrece ventajas financieras directas, además de respaldar la reputación y la situación de una empresa a largo plazo.

Saca el máximo provecho a los datos para tomar decisiones financieras informadas

Usar datos completos y precisos puede influir significativamente en la eficacia y previsibilidad de los fondos entrantes. Estas son algunas de las ventajas que ofrece el uso eficaz de los datos:

  • Previsibilidad mejorada: con una supervisión minuciosa de los historiales de pagos, las empresas pueden anticipar cuándo recibirán los pagos, lo que simplifica la planificación financiera.
  • Mitigación de riesgos: reconocer los patrones de demora en los pagos o de impagos permite a las empresas abordar estos problemas con antelación, bien con el ajustes de los plazos o con el aumento de las labores de seguimiento.
  • Asignación eficaz de recursos: saber qué cuentas pueden plantear problemas permite a una empresa asignar sus recursos con más eficacia y evitar perder el tiempo en tratar de cobrar pagos difíciles.

Estas son algunas formas de usar los datos de pago para abordar mejor las cuentas por cobrar:

  • Análisis de las tendencias de pago: conlleva revisar los cronogramas y la regularidad de los pagos de los clientes. Con el tiempo, estos patrones pueden ofrecer información sobre posibles cambios en la situación financiera de un cliente o sobre la eficacia de tus estrategias de facturación.
  • Métricas de rendimiento: supervisar las métricas, como el tiempo promedio que transcurre desde la venta hasta la recepción del pago, puede ofrecer información sobre la eficiencia operativa. Un período más corto indica que las prácticas de las cuentas por cobrar son eficaces, mientras que los períodos más largos pueden sugerir la necesidad de mejoras.
  • Análisis predictivo: supone usar datos sobre comportamientos anteriores para prever futuros resultados. Por ejemplo, si una empresa percibe que los clientes de un sector concreto suelen demorarse en los pagos durante determinados meses, la empresa puede anticipar esta tendencia en el futuro y hacer una planificación según corresponda.

Usar los datos de esta forma permite a las empresas tomar decisiones más inteligentes para poder anticipar los desafíos y abordaros con antelación. Este nuevo enfoque no solo mejora el flujo de caja, sino que también se traduce en relaciones más sólidas con los clientes.

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