Accounts receivable management best practices: Ways to maximize efficiency and accuracy

Revenue Recognition
Revenue Recognition

Stripe Revenue Recognition stroomlijnt je boekhouding op transactiebasis, zodat je de boeken snel en correct kunt afsluiten. Automatiseer en configureer omzetrapportages om compliance met IFRS 15 en ASC 606 gemakkelijker te maken.

Meer informatie 
  1. Inleiding
  2. Wat is debiteurenbeheer?
  3. Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk voor ondernemingen?
  4. Beproefde werkwijzen bij debiteurenbeheer
    1. Profiteer van automatisering en technologie
    2. Wees accuraat met kredietbeheer
    3. Verfijn de procedure voor geschillenbeslechting
    4. Geef prioriteit aan transparante en betrouwbare communicatie bij het beheer van debiteuren
    5. Flexibele betalingsvoorwaarden en -opties aanbieden
    6. Benut data optimaal om beter onderbouwde financiële keuzes te maken

Debiteurenbeheer (AR) is een complexe functie binnen een onderneming en valt onder kredietbeleid, factureringsprocedures en incassotactieken. Zulke procedures kennen elk hun eigen uitdagingen en mogelijkheden voor verbetering. Een goed opgestelde factuur kan betalingstermijnen versnellen, terwijl een verwarrend of onduidelijk beleid kan leiden tot vertragingen, terugboekingen, of zelfs juridische stappen.

Door automatisering kunnen ondernemingen meer doen met allerlei aspecten van debiteurenbeheer. Geavanceerde analyses kunnen betalingsgedrag voorspellen en potentiële betalingen signaleren voordat ze plaatsvinden. Betaalportalen bieden klanten flexibiliteit, maken het eenvoudiger voor hen om hun rekeningen te betalen en verminderen de werkdruk op het incassoteam van een onderneming. Automatisering biedt ondernemingen tal van mogelijkheden voor maatwerk. Technische oplossingen voor debiteurenbeheer helpen ondernemingen om hun financiële activiteiten te verfijnen: de markt voor automatisering van debiteuren is in volle ontwikkeling en zal naar verwachting met 13,3% groeien tegen 2030.

Maar vertrouwen op een krachtig gestapelde technologie is niet voldoende: voor ondernemingen is een goed doordachte strategie nodig om hun resources optimaal te benutten. Hieronder delen we aanbevolen werkwijzen die ondernemingen kunnen gebruiken voor zijn rekeningen debiteurenbeheer.

Wat staat er in dit artikel?

  • Wat is debiteurenbeheer?
  • Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk voor ondernemingen?
  • Beproefde werkwijzen voor debiteurenbeheer:

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer verwijst naar het geld dat een onderneming mag innen van haar klanten voor geleverde goederen of diensten. Op het moment dat een onderneming iets verkoopt maar nog geen betaling heeft ontvangen, wordt het verschuldigde bedrag onderdeel van debiteurenbeheer. Deze vorderingen fungeren als kortlopende activa op de balans van een onderneming en verschijnen meestal als schuldbekentenis van klanten of cliënten.

Lees hier hoe debiteuren eruitzien in uiteenlopende sectoren:

  • Makerseconomie
    Debiteuren in de makerseconomie vormen samen het geld dat platforms, sponsors of partners verschuldigd zijn aan contentmakers of influencers voor content, partnerschappen of reclamecampagnes. Dit kan zijn voor video's, artikelen, podcasts of andere creatieve output die door de maker is geleverd maar waarvoor nog niet is betaald.

  • E-commerce en detailhandel
    Voor e-commerce- en detailhandelsondernemingen vertegenwoordigt debiteurenbeheer het geld dat klanten aan de onderneming verschuldigd zijn voor aangeschafte goederen, vooral in scenario's waarbij inkooporders worden gebruikt of krediet wordt verleend. Het kan ook bedragen omvatten die verschuldigd zijn door bepaalde betaalgateways of verkoopkanalen van derden met een vertraging bij overboekingen.

  • Marktplaatsen
    Binnen marktplaatsen kunnen debiteuren betrekking hebben op geld dat kopers aan de marktplaats verschuldigd zijn voor aangeschafte artikelen. Het kan ook geld zijn dat de marktplaats aan verkopers verschuldigd is voor verkochte producten, na aftrek van platformvergoedingen of andere kosten, vooral als er een betalingsschema of wachtperiode is.

  • On-demanddiensten
    Bij on-demanddiensten, zoals ridesharing, bezorging van voedsel of diensten aan huis, staan debiteuren samen voor het geld van klanten die de dienst hebben ontvangen maar er nog niet voor hebben betaald. Het kan ook verwijzen naar geld dat moet worden ontvangen van intermediaire platforms die transacties voor hun rekening nemen.

  • Platformen
    Binnen de context van platforms staan debiteuren voor de bedragen die verschuldigd zijn door adverteerders, abonnees of andere entiteiten die het platform voor zakelijke doeleinden gebruiken. Dat kan zijn voor advertentieruimte, premium functies of een ander aspect van het platform dat geld oplevert.

  • Software-as-a-Service (SaaS)
    Voor SaaS-ondernemingen vertegenwoordigen debiteuren geld dat verschuldigd is door klanten of ondernemingen die zich hebben geabonneerd op softwareservices of deze hebben aangeschaft zonder directe betaling. Dit kan zijn voor een maandelijks abonnement, kosten, jaarlicenties of andere softwareontwikkeling op maat.

  • Abonnement
    In op abonnementen gebaseerde ondernemingen, debiteuren duiden het geld aan dat abonnees verschuldigd zijn voor toegang tot inhoud, producten of diensten op een terugkerende basis. Als een abonnee bijvoorbeeld maandelijks wordt gefactureerd, maar voor de actuele maand nog niet heeft betaald, valt dat bedrag onder het debiteurenbeheer van de onderneming.

Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk voor ondernemingen?

Debiteuren worden meestal afgedaan als een routinekwestie voor ondernemingen, maar naarmate de betaalmethoden en voorwaarden geavanceerder worden, kan een strategische benadering van het debiteurenbeheer ondernemingen grote voordelen bieden. Deze omvatten:

  • Liquiditeit en solvabiliteit
    Een effectief debiteurenbeheer zorgt voor voldoende liquiditeit bij de onderneming om aan haar kortetermijnverplichtingen te voldoen. Een vertraging in het innen van vorderingen kan de kasreserves van een onderneming onder druk zetten, wat leidt tot problemen bij het opbrengen van operationele uitgaven.

  • Operationele efficiëntie
    Goed beheer zorgt ervoor dat ondernemingen inefficiënties in hun facturerings- en incassoprocedures kunnen vaststellen. Door deze procedures te stroomlijnen kan de tijd tussen het maken van een verkoop en het innen van de betaling worden verkort.

  • Indicatie financiële gezondheid
    De status van debiteurenbeheer dient als indicator voor de financiële gezondheid van een onderneming. Een constant hoog bedrag aan uitstaande vorderingen wordt duiden op ontevredenheid van de klant of inefficiënties in de procedure voor de kredietscreening.

  • Beheer van klantrelaties
    Regelmatige toetsing van debiteuren kan ondernemingen helpen om klanten te onderscheiden die vaak te laat betalen. Deze informatie kan een leidraad vormen voor beslissingen om deze klanten in de toekomst krediet te verlenen en gezonde zakelijke relaties te houden.

  • Inkomstenverantwoording
    Voor ondernemingen met een boekhouding op transactiebasis wordt omzet verantwoord op het moment dat ze worden verdiend, niet op het moment dat contanten worden ontvangen. Goed beheer zorgt voor nauwkeurige inkomstenverantwoording en financiële rapportage.

  • Kostenbesparing
    Efficiënte procedures bij debiteurenbeheer kunnen de kosten verlagen die gepaard gaan met het innen van schulden, oninbare vorderingen en administratieve overhead.

  • Cashflowprognoses
    Voorspelbare kasstromingen zijn belangrijk voor planning, investeringen en groei-initiatieven. Goed beheer helpt ondernemingen voor zijn rekening een nauwkeurige cashflowprognose te houden door duidelijkheid te leveren over het moment dat vorderingen waarschijnlijk worden omgezet in cashflow. Geld dat vastzit in uitstaande vorderingen kan beter ergens anders voor worden gebruikt, bijvoorbeeld door te investeren in groeimogelijkheden of het invullen van noodzakelijke functies. Efficiënte invordering kan deze mogelijkheden ontsluiten.

  • Vermindering oninbare vorderingen
    Effectief beheer kan leiden tot vroegtijdige detectie van potentiële oninbare vorderingen, waardoor ondernemingen tijdig maatregelen kunnen nemen zoals het instellen van voorzieningen of het aanscherpen van het kredietbeleid.

  • Ondersteuning bij het nemen van beslissingen
    Data van debiteuren kunnen waardevolle inzichten leveren in verkooptrends, koopgewoonten van klanten en marktomstandigheden. Zulke inzichten kunnen ondernemingsbeslissingen onderbouwen, van productaanbiedingen tot marktexpansie.

Beproefde werkwijzen bij debiteurenbeheer

Hoewel er geen vast draaiboek is om het maximale uit je strategie voor debiteurenbeheer te halen, zijn er wel algemene beproefde werkwijzen als ondersteuning. Deze omvatten:

Profiteer van automatisering en technologie

Technologie als onderdeel van debiteurenbeheer kan de ondernemingsactiviteiten verfijnen, waarmee ondernemingen hun facturatie- en incassoprocedures vereenvoudigen en versterken. Lees hier hoe geautomatiseerde DB voordelig kan zijn voor ondernemingen:

  • Bespoedigde ondernemingsactiviteiten: Met automatisering worden op de achtergrond terugkerende taken nauwkeurig uitgevoerd in een fractie van de tijd die handmatige procedures zouden kosten. Deze snelheid leidt tot snellere betalingscycli, waarbij de cashflow kan worden versterkt.
  • Nauwkeurige uitvoering, minder fouten: Handmatige procedures, hoe nauwkeurig ook, zijn vatbaar voor fouten. Met automatisering worden deze fouten drastisch verminderd, waardoor het vertrouwen in het systeem toeneemt.
  • Toevoeging van middelen: Als de automatisering routinetaken uitvoert, kunnen werknemers zich richten op de complexere, strategische aspecten van debiteurenbeheer en zo waarde en innovatie stimuleren.

Door automatisering is het doorgaans ook mogelijk om technische integraties bij debiteurenbeheer in te voeren, wat extra voordelen oplevert:

  • Gesynchroniseerde softwareoplossingen: Kiezen voor software die integreert met bestaande verkoop- en serviceplatforms maakt facturering mogelijk vrijwel onmiddellijk nadat goederen of diensten zijn geleverd.
  • Strategische geautomatiseerde betalingsherinneringen: Door op gezette tijden geautomatiseerde betalingsherinneringen te versturen, wijzen ondernemingen klanten op dreigende of achterstallige betalingen. Met behulp van zulke samenhangende contactmomenten blijven klanten op de hoogte van hun verplichtingen.
  • Real-time gegevenssynchronisatie: Platforms met synchronisatieopties in real-time kunnen een nauwkeurig overzicht leveren van het financiële landschap, terwijl ze onnodige communicatie voorkomen met respect voor de tijd en ervaring van de klant.

Wees accuraat met kredietbeheer

Krediet verlengen aan klanten, hetzij in-house, hetzij via een externe partner, kan weliswaar nieuwe inkomstenstromen aanboren, maar niet zonder deels complicaties en aansprakelijkheden met zich mee te brengen. Volledig inzicht in de kredietwaardigheid van een klantrelatie kan de financiële stabiliteit versterken en eventuele kwetsbaarheid op fiscaal gebied verminderen. Lees hier wat kredietbeheer betekent:

  • Risicobeperking: Door inzicht te krijgen in het financiële gedrag en de achtergrond van een klant, kunnen ondernemingen mogelijke valkuilen bij betalingen voorzien en zich zo beschermen tegen toekomstige financiële tegenslagen.
  • Financiële gezondheid verbeteren: Waakzaam kredietbeheer kan de debiteuren van een onderneming in het oog houden en voorkomt overweldigende oninbare vorderingen die de liquiditeit kunnen beïnvloeden.
  • Vertrouwen in zakelijke relaties: Met kredietvoorwaarden op basis van gedetailleerde controles wordt een structuur van vertrouwen gestimuleerd. Zowel de onderneming als de klant hebben inzicht in de gronden waarbij deze voorwaarden zijn opgesteld, waardoor een wederzijds respectvolle relatie ontstaat.

Lees hier meer over manieren om het kredietbeheer te verbeteren:

  • Gestroomlijnde kredietaanvragen: Tref voorzieningen voor een consistente en grondige kredietaanvraagprocedure voor alle nieuwe klanten. Dit zet de toon voor een relatie die gebaseerd is op transparantie en wederzijds vertrouwen.
  • Vertrouw op experts: Door samen te werken met gespecialiseerde kredietinformatiebureaus verkrijgen ondernemingen diepgaande kennis over de financiële achtergrond van potentiële klanten. Dergelijke samenwerkingsverbanden leveren ondernemingen de data die ze nodig hebben om goede kredietbeslissingen te nemen.
  • Dynamische toetsing van kredietlimieten: Naarmate de relaties tussen ondernemingen zich ontwikkelen, neemt ook de omvang en frequentie van bestellingen toe. Belangrijk is om kredietlimieten voor bestaande klanten regelmatig opnieuw te beoordelen en zonodig aan te passen. Hierdoor groeien kredietvoorwaarden hand in hand met de zakelijke relatie.

Verfijn de procedure voor geschillenbeslechting

Geschillen zijn onvermijdelijk, vooral bij e-commerce en SaaS. De manier waarop een onderneming met zulke geschillen omgaat, kan van invloed zijn op zowel de eigen financiële gezondheid als reputatie. Effectieve geschillenbeslechting zorgt niet alleen voor een soepele inkomstencyclus, maar legt tevens de basis voor duurzame klantrelaties. Lees hier waarom geschillenbeheer zo belangrijk is voor ondernemingen:

  • Financiële gevolgen: Het tijdig oplossen van conflicten vertaalt zich meestal naar snellere betalingen, waarbij het bijdraagt aan een gezonde cashflow.
  • Klantenbinding: Wanneer geschillen zorgvuldig en efficiënt worden afgehandeld, voelen klanten zich gewaardeerd. Dit leidt in de regel tot sterkere, duurzamere zakelijke banden.
  • Merkimago: Een onderneming die bekend staat om het adequaat oplossen van problemen valt in positieve zin op in de markt en dat kan voordelig blijken voor het werven en behouden van klanten.

Strategieën om geschillenbeslechting naar een hoger niveau te tillen:

  • Gestructureerde processen: Voorziening van duidelijke, stapsgewijze procedures voor de behandeling van geschillen stroomlijnen het oplossingsproces. Duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden zorgen ervoor dat elk teamlid weet wat er van hem of haar wordt verwacht op het moment dat er geschillen ontstaan.
  • Documentatie vormt de sleutel: Een uniform systeem om alle geschillen te registreren en te volgen, helpt bij het bijhouden van de voortgang en de resultaten. Zo'n gecentraliseerde benadering zorgt voor een transparante procedure en levert waardevolle inzichten op voor toekomstige activiteiten.
  • Interactie met klanten: Door een open dialoog met cliënten kunnen de hoofdoorzaken van geschillen aan het licht komen. Als zulke kernproblemen direct worden aangepakt, kan het aantal terugkerende conflicten drastisch worden verminderd, waardoor tijd en middelen worden bespaard.
  • Versterking van het team: Door in uitgebreide trainingsprogramma's te investeren, gericht op onderhandelingstactieken en superieure klantenservice, verwerven teamleden de vaardigheden om bij geschillen tactvol en efficiënt te bemiddelen.

Het verbeteren van de geschillenbeslechtingsstrategie kan de eigen onderneming ten goede komen. Naast directe financiële voordelen positioneert het je onderneming als betrouwbaar en klantgericht, waardoor groei en duurzaamheid wordt bevorderd.

Geef prioriteit aan transparante en betrouwbare communicatie bij het beheer van debiteuren

Solide, samenhangende, effectieve en toegankelijke communicatiepraktijken zijn belangrijk voor succesvol debiteurenbeheer. Bij debiteurenbeheer kan communicatie:

  • Vertrouwen opbouwen: Als klanten zich geïnformeerd voelen en inzicht verkrijgen in wat ze van een onderneming kunnen verwachten, groeit hun vertrouwen.
  • Onduidelijkheden verminderen: Duidelijke communicatie voorkomt misverstanden, die anders tot mogelijke betalingsachterstanden of geschillen zouden leiden.
  • Weerspiegeling van het imago van een onderneming: Door middel van gebezigde schriftelijke communicatiemethoden en stijl, zoals bij facturen en betalingsherinneringen, demonstreert een onderneming haar professionaliteit en waarden.

Stappen om de effectiviteit van communicatie te verbeteren:

  • Een voorspelbaar schema opstellen: Het creëren van een regelmatig factureringsritme geeft klanten een gevoel van voorspelbaarheid. Hierdoor kunnen ze anticiperen op komende rekeningen en deze inplannen, wat zijn/haar eigen financiële beheer eenvoudiger maakt.
  • Eenvoud en precisie: Ingewikkeld taalgebruik vermijden. Door de communicatie eenvoudig te houden, wordt deze eenvoudiger inzichtelijk.
  • Sjablonen moderniseren: Communicatiemethoden moeten zich parallel aan ondernemingen ontwikkelen. Het regelmatig herzien en actualiseren van communicatiematerialen zorgt ervoor dat deze relevant blijven en in lijn met de hedendaagse etiquette voor ondernemingen.
  • Bevordering van de interne dialoog: Een goed geïnformeerd en samenhangend intern team leidt tot een betere communicatie met klanten. Zorg voor open kanalen waarbij teamleden debiteurenbeheerstrategieën, feedback van klanten en eventuele uitdagingen kunnen bespreken. Deze interne samenwerking resulteert meestal in het verbeteren van de klantcontacten.

Solide communicatie in debiteurenbeheer kan potentiële wrijvingspunten in de factureringscyclus verminderen en bevordert duurzame, positieve relaties met klanten. Op de lange termijn dragen zulke voordelen bij aan een stabiele inkomstenstroom en een betrouwbaar imago voor ondernemingen.

Flexibele betalingsvoorwaarden en -opties aanbieden

Het aanpassen van betalingsvoorwaarden op basis van de klanthistorie en het gedrag van individuele klanten helpt bij het koesteren van relaties, beloont loyaliteit en beschermt de belangen van ondernemingen. Voordelen van flexibele betalingsvoorwaarden:

  • Versterken van klantrelaties: Het aanbieden van gunstige voorwaarden aan vaste klanten beloont deze voor hun trouwe klandizie en moedigt hen aan om zaken met je te blijven doen.
  • Beperken van financiële risico's: Door nieuwere klanten of klanten met een minder voorspelbaar betalingsgedrag te vragen om een gedeeltelijke vooruitbetaling te doen, verlaag je het risico op uiteindelijke wanbetaling.
  • Positieve betalingspraktijken stimuleren: Kortingen voor vroege betaling kunnen klanten stimuleren om betalingen aan jouw bedrijf prioriteit te geven boven andere, waardoor de betalingscyclus mogelijk wordt versneld.

Lees hier een kort overzicht van punten waarmee je rekening moet houden bij het implementeren van dynamische betalingen:

  • Evaluatie van klantgeschiedenis: Controleer de betaalgeschiedenis van elke klant. Zijn ze vaak te laat? Betalen ze over het algemeen vroeg? Het gebruik van deze data helpt om te bepalen waarbij termen het meest geschikt worden voor elke klant.
  • Geschaalde betalingsopties: In dat geval kunnen ondernemingen hun klanten een scala aan opties aanbieden in plaats van een standaard betalingstermijn. Zo kunnen bijvoorbeeld consequente betalers de optie krijgen van verlengde termijnen met een kleine korting voor vroege betaling, hoewel degenen met een minder consequente geschiedenis standaardtermijnen kunnen worden aangeboden, maar met de optie van betaling in termijnen.
  • Regelmatige controle en aanpassing: Ondernemingen moeten regelmatig controleren of hun betalingsvoorwaarden effectief zijn. Zorgen ze voor snellere betalingen? Maken klanten gebruik van de aangeboden kortingen? Deze voortdurende herziening stelt ondernemingen in staat om hun aanbod aan te passen voor optimale resultaten.

Door aangepaste betalingstermijnen - waarbij trouwe klandizie worden herkend en gewaardeerd, hoewel ook bedachtzaamheid met betrekking tot potentiële financiële risico's kan blijken - kunnen ondernemingen betere relaties met klanten ontwikkelen. Behalve dat het de financiële gezondheid en reputatie van een onderneming op de lange termijn ondersteunt, biedt deze benadering natuurlijk ook directe financiële voordelen.

Benut data optimaal om beter onderbouwde financiële keuzes te maken

Het gebruik van volledige, nauwkeurige data kan de effectiviteit en voorspelbaarheid van binnenkomend geld aanzienlijk beïnvloeden. Hier zijn meer belangrijke voordelen van solide datagebruik:

  • Verbeterde voorspelbaarheid: Door de betalingsgeschiedenis nauwlettend in de gaten te houden, kunnen ondernemingen anticiperen op wanneer betalingen binnenkomen, waardoor de financiële planning soepeler verloopt.
  • Risicobeperking: Het herkennen van patronen van betalingsachterstanden of gemiste betalingen zorgt ervoor dat ondernemingen deze problemen vroegtijdig kunnen aanpakken, hetzij door de voorwaarden aan te passen, hetzij door de follow-up inspanningen te vergroten.
  • Efficiënte toewijzing van middelen: Inzicht in debiteuren waarbij problemen kunnen ontstaan, laat een onderneming haar middelen effectiever inzetten en voorkomt tijdverspilling aan het najagen van onwaarschijnlijke betalingen.

Lees hier meer over hoe je betalingsdata kunt gebruiken voor een betere benadering van debiteuren:

  • Analyse van betalingstrends: Dit houdt in dat de tijdschema's en regelmaat van de betalingen van klanten worden getoetst. Na verloop van tijd kunnen zulke patronen zulke inzichten aanbieden in mogelijke wijzigingen in de financiële gezondheid van een klant of de effectiviteit van je factureringsstrategieën.
  • Prestatiestatistieken: Het monitoren van statistieken zoals de gemiddelde tijd die verstrijkt tussen het maken van een verkoop en het ontvangen van de betaling kan inzicht bieden in de operationele efficiëntie. Een kortere periode wijst op effectieve praktijken omtrent debiteurenbeheer, hoewel langere periodes duiden op delen die voor verbetering vatbaar zijn.
  • Voorspellende analyse: Voorspellende analyse betekent data uit gedragingen in het verleden gebruiken om toekomstige uitkomsten te voorspellen. Als een onderneming bijvoorbeeld merkt dat klanten uit een bepaalde branche hun betalingen meestal uitstellen in bepaalde maanden, kan de onderneming anticiperen op deze trend in de toekomst en dienovereenkomstig plannen.

Het gebruik van data op deze manier zorgt ervoor dat ondernemingen slimmere beslissingen kunnen nemen, anticiperen op uitdagingen en deze van tevoren aanpakken. Deze verschuiving verbetert niet alleen de cashflow, maar kan ook leiden tot sterkere klantrelaties.

De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.

Klaar om aan de slag te gaan?

Maak een account en begin direct met het ontvangen van betalingen. Contracten of bankgegevens zijn niet vereist. Je kunt ook contact met ons opnemen om een pakket op maat voor je onderneming samen te stellen.
Revenue Recognition

Revenue Recognition

Automatiseer en configureer omzetrapportages om compliance met de IFRS 15- en ASC 606-standaarden voor omzetverantwoording gemakkelijker te maken.

Documentatie voor Revenue Recognition

Automatiseer je boekhouding op transactiebasis met Stripe Revenue Recognition.