Uitgestelde inkomsten zijn een boekhoudkundig concept dat een momentopname geeft van de financiële gezondheid en operationele wendbaarheid van een bedrijf. In op abonnementen gebaseerde modellen of bedrijfsmodellen voor vooruitbetaling, vormen de uitgestelde inkomsten een bijzonder informatieve maatstaf voor belanghebbenden, variërend van CFO's tot investeerders.

Het belang van uitgestelde inkomsten reikt ook verder dan de balans en omvat ook andere zakelijke problemen, waaronder liquiditeit, naleving van de regelgeving en waardering. Een genuanceerd begrip van uitgestelde inkomsten kan de transparantie in de financiële verslaglegging verbeteren en strategische beslissingen onderbouwen.

Hieronder bespreken we de financiële implicaties van uitgestelde inkomsten. Dit is wat je moet weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat omvat uitgestelde inkomsten?
  
• Welke boekhoudkundige principes zijn van toepassing op uitgestelde inkomsten?
  
• Uitgestelde inkomsten vs. niet-gefactureerde inkomsten
  
• De invloed van uitgestelde inkomsten op de jaarrekening
  
• Uitgestelde inkomsten beheren en bijhouden
  
• De risico's van uitgestelde inkomsten en hoe je ze kunt beperken
  

Wat omvat uitgestelde inkomsten?

Uitgestelde inkomsten omvat geld dat je hebt ontvangen, maar nog niet hebt verdiend. Wanneer je vervolgens levert wat je hebt beloofd, kun je het geld verplaatsen naar de omzetkolom in je financiële overzicht.

Denk bijvoorbeeld aan een abonnementsdienst zoals Netflix. Wanneer iemand vooraf voor een maand of een jaar betaalt, verandert dat geld niet meteen in 'inkomsten'. Netflix moet immers nog steeds een maand of een jaar aan streamingdiensten aanbieden. De betaling staat in de boeken als uitgestelde omzet en wordt omgezet in verantwoorde omzet naarmate de dienst in de loop van de tijd wordt geleverd. (Voor een gedetailleerd voorbeeld van hoe dit eruitziet voor een groot bedrijf dat op abonnementen is gebaseerd, kun je het financiële rapport van Roblox van het tweede kwartaal van 2023 bekijken.)

Welke boekhoudkundige principes zijn van toepassing op uitgestelde inkomsten?

Bij uitgestelde inkomsten zijn twee algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP's) van toepassing: omzetverantwoording en boekhouding op transactiebasis.

Principes voor omzetverantwoording bepalen wanneer en hoe de inkomsten van een bedrijf moeten worden erkend. Omzetverantwoording definieert de boekhoudperiode waaraan de inkomsten en uitgaven van een bedrijf worden toegerekend.

Volgens het principe van boekhouding op transactiebasis, dat onder de paraplu van omzetverantwoording valt, moeten inkomsten en uitgaven worden opgenomen in de jaarrekening die overeenkomt met het tijdstip waarop ze worden verdiend, ongeacht wanneer de betaling wordt ontvangen. Met andere woorden, boekhouding op transactiebasis richt zich op de timing van het werk dat een bedrijf doet om inkomsten te genereren, in plaats van zich te concentreren op de timing van betaling. Dus als je een abonnementsdienst hebt, zoals een Software-as-a-Service-bedrijf (SaaS): je verantwoordt inkomsten op basis van je servicemaand, waarbij je geld verplaatst van de rekening voor uitgestelde omzet naar de rekening voor verdiende inkomsten.

Uitgestelde inkomsten kunnen van invloed zijn op je belastingplicht, afhankelijk van de belastingregelgeving in je rechtsgebied. Over het algemeen ben je pas belasting verschuldigd over de uitgestelde inkomsten als je deze daadwerkelijk hebt verdiend. Het is een leuk extraatje dat wat speelruimte biedt voor je planning en toewijzing van middelen.

Uitgestelde inkomsten hebben ook implicaties voor de financiële verslaggeving. Ze staan op je balans als een verplichting. Iedereen die de financiële gezondheid van je bedrijf evalueert, zoals investeerders, financiële analisten of potentiële kopers, zal naar dit regelitem kijken. Een hoog bedrag aan uitgestelde inkomsten kan duiden op een sterke betrokkenheid en loyaliteit van klanten, maar het kan er ook op wijzen dat er nog veel deliverables in behandeling zijn.

Uitgestelde inkomsten vs. niet-gefactureerde inkomsten

Uitgestelde inkomsten en niet-gefactureerde inkomsten zijn twee verschillende concepten, maar ze zijn allebei geworteld in het principe van boekhouding op transactiebasis en dienen een gemeenschappelijk doel: je financiën zo nauwkeurig mogelijk te maken. Ze hebben betrekking op de timing van omzetverantwoording, die dient als tijdelijke aanduidingen op je balans totdat je hebt verdiend of betaald wat verschuldigd is.

Uitgestelde inkomsten worden geboekt als inkomsten die je hebt ontvangen, maar nog niet hebt verdiend met het leveren van goederen of diensten. Zodra deze zijn verstrekt, wordt de uitgestelde omzet opgenomen als verdiende omzet. Niet-gefactureerde inkomsten zijn echter het tegenovergestelde. Niet-gefactureerde inkomsten zijn inkomsten die je hebt verdiend met het leveren van goederen of diensten, maar waarvoor je nog niet bent betaald. Ze verschijnen op je balans als een activum. Wanneer de liquide middelen uiteindelijk binnenkomen, wordt het activum omgezet in verantwoorde inkomsten.

Stel je voor dat je een adviesbureau runt. Als een klant je vooraf betaalt voor een project van zes maanden, valt die betaling in eerste instantie onder de uitgestelde omzet. Wanneer je het werk elke maand voltooit, verplaats je geleidelijk bedragen van de uitgestelde inkomsten naar de verdiende inkomsten.

Laten we nu stellen dat een andere klant ermee instemt je aan het einde van een project van zes maanden te betalen. Je levert de adviesdiensten elke maand zonder betaling en je boekt ze als niet-gefactureerde inkomsten. Wanneer je uiteindelijk wordt betaald, worden de niet-gefactureerde inkomsten opgenomen als ontvangen inkomsten.

Met deze concepten behoud je de integriteit van je jaarrekening. Zo kun je je inkomsten en uitgaven afstemmen op de perioden waarin ze zijn verdiend of gemaakt, niet alleen op het moment dat er geld is uitgewisseld. Zowel uitgestelde als niet-gefactureerde inkomsten vereisen een nauwgezette tracking en beheer. Ze hebben een directe invloed op de maatstaven voor winstgevendheid en cashflow, die essentieel zijn voor de operationele planning en strategische besluitvorming.

De invloed van uitgestelde inkomsten op de jaarrekening

Uitgestelde inkomsten zijn op verschillende manieren van invloed op je jaarrekening:

• Verschijnt als verplichting op de balans
  Wanneer je wordt betaald voor goederen of diensten die je nog niet hebt geleverd, wordt deze betaling niet meteen als omzet beschouwd. In plaats daarvan wordt de betaling naar een rekening met uitgestelde inkomsten gestuurd en geclassificeerd als een verplichting op je balans. Dit komt omdat je je klant een product of dienst verschuldigd bent op een toekomstige datum.

• Verschuivingen naar verdiende inkomsten in de loop van de tijd
  Als je het product of de dienst hebt geleverd, worden de inkomsten verplaatst van de rekening met uitgestelde inkomsten naar het onderdeel Verdiende inkomsten op je resultatenrekening. In boekhoudkundige termen weerspiegelt dit het geleidelijk 'verdienen' van die inkomsten naarmate je je verplichtingen nakomt.

• Beïnvloedt de belangrijkste prestatie-indicatoren
  Maatstaven zoals liquiditeitsratio's kunnen worden beïnvloed door de hoeveelheid uitgestelde inkomsten. Een grote hoeveelheid uitgestelde inkomsten kan bijvoorbeeld wijzen op toekomstige financiële stabiliteit, aangezien het geld al is geïnd. Maar die fondsen zijn een belofte van toekomstige diensten of goederen, dus ze impliceren ook een verplichting om te leveren.

• Heeft invloed op de cashflow, maar is niet onmiddellijk belastbaar
  Hoewel uitgestelde inkomsten bijdragen aan een positieve cashflow, worden ze meestal pas onderworpen aan inkomstenbelasting als ze verdiende inkomsten worden. Dit kan wat ademruimte bieden voor de financiële planning en toewijzing van middelen.

• Draagt bij aan waardering en due diligence
  Iedereen die de financiële gezondheid van je bedrijf onder de loep neemt, zoals investeerders, analisten of potentiële kopers, zal aandacht besteden aan de uitgestelde inkomsten. Hoge niveaus duiden op toegewijde klanten, maar betekenen ook dat je nog deliverables te verwerken hebt. Dit kan de waarderingen en beslissingen over investeringen of fusies beïnvloeden.

• Moet worden bijgehouden om te voldoen aan nalevingsnormen
  Het is belangrijk om uitgestelde inkomsten nauwkeurig bij te houden om te voldoen aan steeds veranderende compliancenormen. Deze standaarden omvatten de regel van 2021 van de Financial Accounting Standards Board: Accounting for Contract Assets and Contract Liabilities from Contracts with Customers") die verplicht stelt dat overnemende bedrijven de uitgestelde omzet van overnemende partijen op de datum van overname opneemt.

• Vereist aandachtig beheer
  Uitgestelde inkomsten moeten doorlopend worden beheerd om ervoor te zorgen dat de juiste bedragen worden verplaatst naar de verdiende inkomsten zodra aan de verplichtingen is voldaan. Dit vereist een goede boekhouding en een grondige kennis van de inkomstencycli van je bedrijf.

Inzicht in de wisselwerking tussen de uitgestelde inkomsten en je jaarrekening heeft praktische implicaties voor het beheer van de financiën van je bedrijf en kan een aanzienlijke invloed hebben op het beeld dat externe partijen van je bedrijf hebben.

Uitgestelde inkomsten beheren en bijhouden

Met de juiste methoden en tools wordt het proces van het beheren en bijhouden van uitgestelde inkomsten eenvoudiger. Hier is een stapsgewijze handleiding:

• Krijg een volledig overzicht van alle inkomsten
  Controleer wat je al hebt verdiend en wat je in de toekomst verwacht te verdienen. Met een platform zoals Stripe zie je al je inkomstenbronnen in één oogopslag: abonnementen, facturen en transacties zijn allemaal duidelijk gelabeld en gemakkelijk toegankelijk. Als je inkomstenbronnen buiten Stripe hebt, zijn er ook manieren om die op te nemen.

• Gebruik geautomatiseerde rapporten en dashboards
  Kies een boekhoud- of betaalsysteem dat in realtime wordt bijgewerkt en je een momentopname geeft van hoe je bedrijf er financieel voor staat. De functie voor omzetverantwoording biedt bijvoorbeeld grafieken, tabellen en journaalposten die je een snel, maar gedetailleerd overzicht geven. Het 'rapport over watervalinkomsten' is voornamelijk handig. Hierin worden de inkomsten per maand uitgesplitst en kun je zien wat is erkend en wat is uitgesteld.

• Je kunt aanpassen op basis van je zakelijke behoeften
  Voor individuele bedrijven gelden verschillende boekhoudkundige vereisten. Kies een systeem waarin je regels kunt instellen voor verschillende soorten inkomsten. Met Stripe kun je aanpassingen maken, zoals het uitsluiten van bepaalde kosten of het verwerken van fiscale behandelingen. Het platform maakt ook historische aanpassingen mogelijk, wat essentieel kan zijn als je records uit het verleden opnieuw moet bekijken.

• Blijf audit-ready
  Niemand houdt van audits, maar ze maken deel uit van het bedrijfsleven. Maak het jezelf gemakkelijker door een systeem te kiezen waarmee je je financiën gemakkelijk kunt bekijken. Op het platform van Stripe kun je verantwoorde en uitgestelde inkomsten bijvoorbeeld moeiteloos terugleiden naar de bijbehorende individuele facturen en klanten. Dit soort transparantie kan je later veel kopzorgen besparen.

Met de juiste tools om inkomsten bij te houden en te beheren, zoals de oplossingen van Stripe, ben je goed uitgerust om alles op orde te houden. Zorg ervoor dat je specifieke bedrijfsvereisten altijd centraal staan in je besluitvormingsproces en kies de systemen en methoden die aan je behoeften voldoen.

De risico's van uitgestelde inkomsten en hoe je ze kunt beperken

Uitgestelde inkomsten omvat geld dat je van klanten hebt ontvangen voor goederen of diensten die nog niet zijn geleverd. Hoe eenvoudig het ook klinkt, het beheren van dit financiële element brengt verschillende risico's met zich mee waarvan bedrijven zich bewust moeten zijn. Door deze risico's direct aan te pakken kun je een aanzienlijk verschil maken in de financiële gezondheid en klantrelaties van een bedrijf.

Verkeerde rapportage

Als uitgestelde inkomsten niet nauwkeurig worden vastgelegd, kan het hele financiële plaatje vertekend raken. Denk aan een softwarebedrijf dat vooraf betaald krijgt voor een jaarabonnement. Als deze inkomsten onmiddellijk worden erkend in plaats van uitgesteld en gespreid over het jaar, kan het bedrijf winstgevender lijken dan het in werkelijkheid is. Deze discrepantie kan leiden tot gebrekkige zakelijke beslissingen op basis van opgeblazen omzetcijfers.

Om dit tegen te gaan, wenden veel bedrijven zich tot betrouwbare boekhoudsystemen. Platforms zoals Stripe zijn ontworpen met functies die het proces van omzetverantwoording automatiseren. Deze automatisering vermindert menselijke fouten en zorgt ervoor dat de jaarrekening een getrouwe weergave is van de positie van het bedrijf.

Complicaties bij audits

De complexiteit van uitgestelde inkomsten kan audits uitdagender maken, vooral als er dubbelzinnigheid in de administratie zit. Overweeg een tijdschriftuitgever met abonnees met verschillende contractlengtes en startdata. Als auditors betalingen en bijbehorende leveringsverplichtingen niet gemakkelijk kunnen volgen, wordt het auditproces moeizaam.

Oplossingen zoals Stripe bieden traceerbaarheid door erkende en uitgestelde inkomsten direct te koppelen aan specifieke facturen en klantovereenkomsten. Dergelijke transparantie kan het auditproces vereenvoudigen, waardoor het minder stressvol en efficiënter wordt.

Ambiguïteit van de cashflow

Kasbeheer is complexer met uitgestelde inkomsten. Een bedrijf kan een aanzienlijke instroom van contant geld uit vooruitbetalingen hebben, waardoor het denkt dat het meer liquide middelen heeft dan het in werkelijkheid kan gebruiken. Een sportschool die in januari jaarlijkse lidmaatschapskosten int, kan bijvoorbeeld in de verleiding komen om zwaar te investeren of uit te breiden. Maar als het geen rekening houdt met de kosten van een heel jaar fitnessdiensten leveren aan deze leden, kan het in de toekomst liquiditeitsproblemen krijgen.

Het regelmatig monitoren van de cash-to-revenue ratio is een manier om dit tegen te gaan. Stripe biedt functies zoals de watervalgrafiek van de inkomsten, waarin op maandbasis een uitsplitsing wordt gegeven van verantwoorde versus uitgestelde inkomsten. Met dergelijke inzichten kunnen bedrijven uitgaven oordeelkundiger plannen.

Verwachtingen van klanten

Ten slotte is het belangrijk om de verwachtingen van klanten te managen bij het omgaan met uitgestelde inkomsten. Klanten die vooraf betalen, doen dat met een zekere mate van vertrouwen en verwachten dat de beloofde goederen of diensten op tijd worden geleverd. Laten we zeggen dat iemand vooraf betaalt voor een pakket van 10 yogalessen. Als ze constant te maken krijgen met geannuleerde sessies of ondermaatse instructeurs, erodeert hun vertrouwen, wat mogelijk kan leiden tot restitutieverzoeken of negatieve recensies.

Om dit te beperken, moeten bedrijven alle deliverables en toezeggingen strikt bijhouden en ervoor zorgen dat ze consequent aan de verwachtingen van de klant voldoen of deze overtreffen.

Hoewel uitgestelde inkomsten uitdagingen met zich meebrengen, kunnen bedrijven door proactief beheer en de juiste tools deze uitdagingen effectief aanpakken. Oplossingen zoals Stripe kunnen een aantal van deze complexiteiten vereenvoudigen, waardoor het voor bedrijven gemakkelijker wordt om aan hun verplichtingen te voldoen en een positieve relatie met hun klantenbestand te onderhouden.

Meer informatie over omzetverantwoording met Stripe.