Förklaring av förutbetalda intäkter: vad det är och hur du hanterar och bevakar det

Revenue Recognition
Revenue Recognition

Stripe Revenue Recognition effektiviserar periodiserad redovisning så att du snabbt och enkelt kan göra bokslut. Automatisera och konfigurera intäktsrapporter för att göra det lättare att efterleva standarderna IFRS 15 och ASC 606.

Läs mer 
  1. Introduktion
  2. Vad är förutbetalda intäkter?
  3. Vilka redovisningsprinciper gäller för förutbetalda intäkter?
  4. Förutbetalda intäkter jämfört med upplupna intäkter
  5. Så påverkar förutbetalda intäkter finansiella rapporter
  6. Så hanterar och bevakar man förutbetalda intäkter
  7. Risker med förutbetalda intäkter och hur man kan minska dem
    1. Felaktig rapportering
    2. Komplikationer vid revisioner
    3. Oklarheter kring kassaflödet
    4. Kundernas förväntningar

Förutbetalda intäkter är ett redovisningskoncept som ger en ögonblicksbild av ett företags ekonomiska hälsa och operativa flexibilitet. I abonnemangsbaserade modeller eller affärsmodeller för förskottsbetalning är förutbetalda intäkter ett särskilt informativt mått för intressenter, från ekonomichefer till investerare.

Betydelsen av förutbetalda intäkter sträcker sig också bortom balansräkningen till andra affärsfrågor, inklusive likviditet, regelefterlevnad och värdering. En nyanserad förståelse av förutbetalda intäkter kan förbättra transparensen i den finansiella rapporteringen och informera strategiska beslut.

Nedan tar vi upp de ekonomiska konsekvenserna av förutbetalda intäkter. Här är vad du bör veta.

Vad innehåller den här artikeln?

  • Vad är förutbetalda intäkter?
  • Vilka redovisningsprinciper gäller för förutbetalda intäkter?
  • Förutbetalda intäkter jämfört med upplupna intäkter
  • Så påverkar förutbetalda intäkter finansiella rapporter
  • Så hanterar och bevakar man förutbetalda intäkter
  • Risker med förutbetalda intäkter och hur man kan minska dem

Vad är förutbetalda intäkter?

Förutbetalda intäkter är pengar som du har tagit emot men ännu inte tjänat in. När du har levererat det du lovat kan du flytta över pengarna till intäktskolumnen i ditt bokslut.

Föreställ dig till exempel en abonnemangstjänst som Netflix. När någon betalar för en månad eller ett år i förskott förvandlas de pengarna inte omedelbart till "intäkter". Netflix måste ju fortfarande tillhandahålla en månads eller ett års streamingtjänster. Betalningen bokförs som förutbetalda intäkter och omvandlas till redovisade intäkter när tjänsten levereras över tid. (För ett detaljerat exempel på hur detta ser ut för ett stort abonnemangsbaserat företag, kolla in Roblox finansiella rapport för andra kvartalet 2023.)

Vilka redovisningsprinciper gäller för förutbetalda intäkter?

Två allmänt accepterade redovisningsprinciper gäller för förutbetalda intäkter: intäktsredovisning och periodiserad redovisning.

Principer för intäktsredovisning definierar när och hur ett företags intäkter ska redovisas. Intäktsredovisning definierar den redovisningsperiod till vilken ett företags intäkter och kostnader hänförs.

Principen om periodiserad redovisning, som omfattas av intäktsredovisning, anger att intäkter och kostnader ska redovisas i de finansiella rapporter som motsvarar när de intjänas – oavsett när betalning erhålls. Med andra ord fokuserar periodiserad redovisning på tidpunkten för det arbete som ett företag gör för att tjäna intäkter, snarare än på tidpunkten för betalning. Om du driver en abonnemangstjänst, till exempel ett SaaS-företag (molnbaserad mjukvarutjänst), redovisar du alltså intäkter när du tillhandahåller tjänster varje månad och flyttar pengar från kontot för förutbetalda intäkter till kontot för intjänade intäkter allt eftersom.

Förutbetalda intäkter kan påverka din skattskyldighet beroende på skattereglerna i din jurisdiktion. I allmänhet är du inte skyldig skatt på den förutbetalda intäkten förrän du faktiskt har tjänat in den. Det är en trevlig förmån som ger lite utrymme för planering och resursfördelning.

Förutbetalda intäkter får även följder för den finansiella rapporteringen. De redovisas i din balansräkning som en skuld, och alla som utvärderar ditt företags ekonomiska hälsa – investerare, finansanalytiker eller potentiella förvärvare – kommer att titta på den här radposten. En hög andel förutbetalda intäkter kan tyda på ett starkt kundengagemang och hög lojalitet, men kan även peka på att många leveranser väntar.

Förutbetalda intäkter jämfört med upplupna intäkter

Förutbetalda intäkter och upplupna intäkter är två olika begrepp, men de har båda sina rötter i principen om periodiserad redovisning och tjänar ett gemensamt mål att göra din ekonomiska redovisning så korrekt som möjligt. De relaterar till tidpunkten för intäktsredovisning och fungerar som platshållare i din balansräkning tills du antingen har tjänat in eller betalat det som ska betalas.

Förutbetalda intäkter bokförs som inkomst som du har erhållit, men ännu inte har tjänat genom att tillhandahålla varor eller tjänster. När dessa har tillhandahållits redovisas förutbetalda intäkter som intjänade intäkter. Upplupna intäkter är dock motsatsen. Upplupna intäkter är inkomster som du har tjänat genom att tillhandahålla varor eller tjänster, men som ännu inte har betalats. De visas som en tillgång i din balansräkning. När de likvida medlen så småningom kommer in omvandlas tillgången till redovisade intäkter.

Föreställ dig att du driver ett konsultföretag. Om en kund betalar dig i förskott för ett sexmånadersprojekt redovisas den betalningen inledningsvis som en förutbetald intäkt. I takt med att du slutför arbetet varje månad kommer du gradvis att flytta belopp från förutbetalda intäkter till intjänade intäkter.

Låt oss nu säga att en annan kund går med på att betala dig i slutet av ett sexmånadersprojekt. Du kommer att tillhandahålla konsulttjänsterna varje månad utan att få betalt för dem, och du kommer att redovisa detta som en upplupen intäkt. När du slutligen får betalt redovisas den upplupna intäkten som mottagen intäkt.

Dessa begrepp hjälper till att upprätthålla integriteten i dina finansiella rapporter. De låter dig matcha dina inkomster och utgifter till de perioder då de tjänades in eller uppstod, inte bara när likvida medel växlade händer. Både förutbetalda och upplupna intäkter kräver noggrann bevakning och hantering. De påverkar direkt mätvärden för lönsamhet och kassaflöde, som är nyckeln till operativ planering och strategiskt beslutsfattande.

Differences between deferred revenue and accrued revenue - Chart comparing the differences between accrued revenue and deferred revenue

Så påverkar förutbetalda intäkter finansiella rapporter

Förutbetalda intäkter påverkar dina finansiella rapporter på flera olika sätt:

  • Redovisas som en skuld i balansräkningen
    När du får betalt för en vara eller tjänst som du ännu inte har levererat betraktas den inte som en intäkt. Istället hamnar den på ett konto för förutbetalda intäkter och klassificeras som en skuld i din balansräkning. Det beror på att du är skyldig din kund något – en produkt eller en tjänst – vid ett framtida datum.

  • Skiftar till intjänade intäkter över tid
    I takt med att du levererar produkten eller tillhandahåller tjänsten flyttas intäkterna från kontot för förutbetalda intäkter till avsnittet intjänade intäkter i resultaträkningen. I redovisningstermer återspeglar detta gradvis "intjäning" av dessa intäkter när du uppfyller dina åtaganden.

  • Påverkar nyckeltal
    Nyckeltal som likviditetskvoter kan påverkas av storleken på förutbetalda intäkter. Till exempel kan en stor mängd förutbetalda intäkter tyda på framtida finansiell stabilitet, med tanke på att det är pengar som redan samlats in. Men eftersom dessa medel är ett löfte om framtida tjänster eller varor innebär de också en skyldighet att leverera.

  • Påverkar kassaflödet men är inte omedelbart skattepliktigt
    Även om förutbetalda intäkter bidrar till ett positivt kassaflöde är de vanligtvis inte föremål för inkomstskatt förrän de blir intjänade intäkter. Detta kan ge lite andrum för ekonomisk planering och resursfördelning.

  • Berör värdering och due diligence
    Alla som granskar ditt företags ekonomiska hälsa – investerare, analytiker, potentiella köpare – kommer att vara uppmärksamma på förutbetalda intäkter. Höga nivåer indikerar engagerade kunder, men innebär också att du har leveranser att uppfylla. Detta kan påverka värderingar och informera beslut om investeringar eller fusioner.

  • Måste bevakas för att uppfylla efterlevnadsstandarder
    Det är viktigt att bevaka förutbetalda intäkter korrekt för att uppfylla eventuella nya efterlevnadsstandarder. Dessa standarder inkluderar Financial Accounting Standards Board's 2021 rule som föreskriver att förvärvande företag ska redovisa förutbetalda intäkter från förvärvade företag vid tidpunkten för förvärvet.

  • Kräver uppmärksam hantering
    Förutbetalda intäkter behöver hanteras löpande för att säkerställa att lämpliga belopp flyttas till intjänade intäkter när förpliktelser uppfylls. Detta kräver god bokföringssed och djupgående kunskap om ditt företags intäktscykler.

Att förstå hur förutbetalda intäkter interagerar med dina finansiella rapporter har praktiska konsekvenser för hanteringen av ditt företags ekonomi och kan avsevärt påverka hur externa parter uppfattar ditt företag.

The deferred revenue lifecycle - Flow chart demonstrating the deferred revenue lifecycle.

Så hanterar och bevakar man förutbetalda intäkter

Processen att hantera och bevaka förutbetalda intäkter förenklas med rätt metoder och verktyg. Här är en steg-för-steg-guide:

  • Skaffa en heltäckande bild av alla intäkter
    Granska vad du redan har tjänat och vad du förväntar dig att tjäna i framtiden. Med en plattform som Stripe får du en snabb överblick över alla dina intäktskällor – abonnemang, fakturor och transaktioner är tydligt märkta och lättillgängliga. Vi erbjuder även sätt att införliva enventuella intäktskällor utanför Stripe.

  • Använd automatiserade rapporter och dashboards
    Välj ett redovisnings- eller betalningssystem som uppdateras i realtid och ger dig en ögonblicksbild av var ditt företag står ekonomiskt. Stripes funktion för intäktsredovisning erbjuder till exempel diagram, tabeller och verifikationsposter som ger dig en snabb men detaljerad överblick. "Vattenfallsdiagram för intäkter" är särskilt praktiskt. Rapporten delar upp intäkterna per månad och visar vad som har redovisats och vad som har betalats men inte tjänats in ännu.

  • Anpassa utifrån dina affärsbehov
    Enskilda företag har olika redovisningskrav. Välj ett system där du kan ställa in regler för olika intäktstyper. Med Stripe kan du göra justeringar, till exempel utesluta vissa avgifter eller hantera skattebehandlingar. Plattformen tillåter även historiska justeringar, vilket kan vara väsentligt om du behöver gå tillbaka till tidigare poster.

  • Förbered dig för revisioner
    Ingen älskar revisioner, men de är en del av affärslivet. Gör det enklare för dig själv genom att välja ett system som gör att du enkelt kan granska ekonomin. Med Stripes plattform kan du exempelvis enkelt spåra redovisade och förutbetalda intäkter till enskilda fakturor och kunder. Denna typ av transparens kan spara mycket tid och ansträngning senare.

Med rätt verktyg för att hantera och bevaka intäkter, som Stripes lösningar, är du väl rustad för att hålla ordning på allt. Se till att alltid basera din beslutsprocess på dina specifika affärskrav och välj de system och metoder som uppfyller dina behov.

Risker med förutbetalda intäkter och hur man kan minska dem

Förutbetalda intäkter representerar pengar som mottagits från kunder för varor eller tjänster som ännu inte har levererats. Det kan låta enkelt, men hanteringen av detta finansiella element innebär flera risker som företag måste vara medvetna om. Att direkt ta itu med dessa risker kan göra en betydande skillnad i ett företags ekonomiska hälsa och kundrelationer.

Felaktig rapportering

När förutbetalda intäkter inte registreras korrekt kan hela den ekonomiska översiktsbilden bli förvrängd. Föreställ dig ett programvaruföretag som får betalt i förskott för ett årslångt abonnemang. Om denna intäkt redovisas omedelbart i stället för att skjutas upp och spridas ut över året, kan företaget framstå som mer lönsamt än det egentligen är. Denna diskrepans kan leda till felaktiga affärsbeslut baserat på uppblåsta intäktssiffror.

För att motverka detta vänder sig många företag till pålitliga redovisningssystem. Plattformar som Stripe har utformats med funktioner som automatiserar processen av intäktsredovisning. Denna automatisering minskar antalet mänskliga fel och säkerställer att bokslutet är en sann representation av företagets position.

Komplikationer vid revisioner

Komplexiteten i förutbetalda intäkter kan göra revisioner mer utmanande, särskilt om det finns oklarheter i redovisningen. Tänk dig ett tidningsförlag med prenumeranter som har olika avtalslängder och startdatum. Om revisorer inte enkelt kan spåra betalningar och motsvarande leveransskyldigheter blir revisionsprocessen mer mödosam.

Lösningar som Stripe erbjuder spårbarhet som kopplar redovisade och förutbetalda intäkter direkt till specifika fakturor och kundavtal. Sådan transparens kan förenkla revisionsprocessen och göra den mindre stressig och effektivare.

Oklarheter kring kassaflödet

Hantering av likvida medel är mer komplext med förutbetalda intäkter. Ett företag kan ha ett betydande inflöde av likvida medel från förskottsbetalningar, vilket kan leda till att det tror att det har mer likvida tillgångar än det faktiskt kan använda. Till exempel kan ett gym som samlar in årliga medlemsavgifter i januari frestas att investera kraftigt eller expandera. Men om det inte tar hänsyn till kostnaden för att tillhandahålla träningstjänster till dessa medlemmar under hela året kan det stöta på likviditetsproblem i framtiden.

Att regelbundet övervaka förhållandet mellan kassa och intäkter är ett sätt att bekämpa detta. Stripe erbjuder funktioner som vattenfallsdiagram för intäkter, som ger en uppdelning av redovisade kontra förutbetalda intäkter månad för månad. Med sådana insikter kan företag planera sina utgifter på ett mer omdömesgillt sätt.

Kundernas förväntningar

Slutligen är det viktigt att hantera kundernas förväntningar när man hanterar förutbetalda intäkter. Kunder som betalar i förskott gör det med en viss nivå av förtroende och förväntar sig snabb leverans av de utlovade varorna eller tjänsterna. Låt oss säga att en person betalar i förskott för ett yogapaket med 10 sessioner. Om de ständigt ställs inför inställda sessioner eller undermåliga instruktörer urholkas deras förtroende, vilket kan leda till återbetalningsbegäranden eller negativa recensioner.

För att mildra detta bör företag vara noga med att bevaka alla leveranser och åtaganden och se till att de konsekvent uppfyller eller överträffar kundernas förväntningar.

Fastän förutbetalda intäkter innebär utmaningar kan proaktiv hantering och rätt verktyg hjälpa företag att bemöta dessa utmaningar på ett effektivt sätt. Lösningar som Stripe kan förenkla vissa av dessa komplexiteter och göra det lättare för företag att hålla koll på sina skyldigheter och upprätthålla en positiv relation med sin kundbas.

Läs mer om intäktsredovisning med Stripe.

Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.

Är du redo att sätta i gång?

Skapa ett konto och börja ta emot betalningar – inga avtal eller bankuppgifter behövs – eller kontakta oss för att ta fram ett specialanpassat paket för ditt företag.
Revenue Recognition

Revenue Recognition

Automatisera och konfigurera intäktsrapporter för att göra det lättare att efterleva standarderna IFRS 15 och ASC 606 för intäktsredovisning.

Dokumentation om Revenue Recognition

Gör din periodiserade redovisning automatisk med Stripes Revenue Recognition.