Zelfstandigen, ondernemers en vrije beroepen moeten zorgen voor een goede boekhouding van hun bedrijf. Het is belangrijk om de afschrijving van vaste activa te zien als een belangrijke factor bij financiële planning en beheer. In dit artikel leggen we uit wat afschrijving is en welke activa je kunt afschrijven. We kijken ook naar de verschillende afschrijvingsmethoden en leggen uit hoe je afschrijvingen kunt berekenen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is afschrijving?
  
• Welke activa kunnen worden afgeschreven?
  
• Wat is lineaire afschrijving?
  
• Wat is degressieve afschrijving?
  
• Welke andere vormen van afschrijving zijn er nog meer?
  
• Hoe wordt afschrijving berekend?
  

Wat is afschrijving?

In Duitsland wordt afschrijving AfA genoemd, wat staat voor 'Absetzung für Abnutzung' of 'aftrek voor slijtage'. AfA, of afschrijving, is een belangrijk ding in de belastingwetgeving en wordt gebruikt om verschillende soorten inkomsten en rendementen te berekenen. Bedrijven en zelfstandigen kunnen het concept van afschrijving gebruiken om dure aanschafkosten over een langere periode van hun belastingen af te trekken. Artikel 7 van de wet op de inkomstenbelasting (EStG) bepaalt dat de aanschaf- en productiekosten van een actief over de gebruiksduur ervan mogen worden verdeeld, op voorwaarde dat het actief naar verwachting langer dan een jaar door het bedrijf zal worden gebruikt. De kosten voor deze zaken, ook wel vaste activa genoemd, zijn dus niet in één keer volledig aftrekbaar, maar worden in jaarlijkse stappen verwerkt. Met deze methode wordt het bedrijfsmiddel in de fiscale balans 'afgeschreven'. Dit komt door de natuurlijke slijtage van elk bedrijfsmiddel, waardoor het in de loop van de tijd geleidelijk aan waarde verliest.

Bedrijven kunnen afschrijvingen gebruiken om hun belastbare winst te verlagen en zo hun belastingdruk te verminderen. Dit kan leiden tot een betere liquiditeit. Het is daarom belangrijk om te weten welke activa over welke periode en via welke methode kunnen worden afgeschreven.

Welke activa kunnen worden afgeschreven?

Als je iets koopt of maakt, moet het aan vier dingen voldoen om afgeschreven te kunnen worden: ten eerste moet het boven een bepaalde prijsgrens zitten (zie het hoofdstuk over afschrijvingsmethoden). Ten tweede moet het je bedrijf helpen om geld te verdienen. Ten derde moet het langer dan een jaar meegaan. En ten slotte moet het na verloop van tijd minder waard worden door slijtage. Drie soorten dingen voldoen aan deze dingen:

• Afschrijfbare, roerende, materiële activa: Dit omvat onder andere bedrijfsapparatuur en -systemen die permanent met de grond zijn verbonden, evenals machines, gereedschappen, bedrijfsapparatuur, IT-systemen en voertuigen.

• Afschrijfbare, onroerende materiële activa: Dit omvat gebouwen, evenals onafhankelijke delen van gebouwen, en buitenfaciliteiten zoals toegangswegen, omheiningen, binnenplaatsversterkingen of hekken op het terrein van een bedrijf. De grond zelf moet apart worden vermeld van de gebouwen en buitenfaciliteiten die erop staan . Dit komt omdat de grond niet wordt beschouwd als onderhevig aan slijtage en daarom niet kan worden afgeschreven.

• Afschrijfbare immateriële activa: Dit zijn alle niet-fysieke objecten in de vorm van rechten en waarden. Hieronder vallen onder andere bedrijfswaarde, handelsmerken, octrooien of vergunningen, productieprocessen, auteursrechten, leverings- en optierechten en zelfs software. Immateriële activa mogen echter alleen worden afgeschreven als ze door het bedrijf zijn aangeschaft en aantoonbaar voortdurend in waarde dalen. Als deze activa door het bedrijf zelf zijn gecreëerd, mogen ze niet worden afgeschreven.

Wat is lineaire afschrijving?

De meest gebruikte afschrijvingsmethode is lineaire afschrijving. Bij deze methode wordt het actief in gelijke jaarlijkse termijnen afgeschreven (artikel 7, lid 1, van de EStG). De aanschaf- of productiekosten worden dus gelijkmatig over de gebruiksduur van het actief verdeeld. Een koelkast of toonbank die door een bedrijf wordt gekocht, kan bijvoorbeeld over 10 jaar worden afgeschreven. De jaarlijkse afschrijving bedraagt dan 10% van de oorspronkelijke aankoopwaarde.

In het jaar van aankoop is het belangrijk om te weten dat afschrijving alleen pro rata kan worden uitgevoerd. In de praktijk betekent dit dat als de aankoop in juli is gedaan, het bedrijf slechts de helft van het jaarlijkse afschrijvingsbedrag mag afschrijven. Bijvoorbeeld: op 1 juli 2024 koopt een bedrijf een papierversnipperaar voor 600 euro. Volgens de wet wordt de gebruiksduur geschat op zes jaar. Dit betekent dat er jaarlijks 100 euro kan worden afgeschreven. Aangezien de vernietiger in 2024 echter slechts zes maanden zal worden gebruikt, kunnen de bedrijfskosten slechts voor zes maanden worden afgeschreven. Dit betekent dat de afschrijving in 2024 50 euro zou bedragen, met een afschrijving van 100 euro per jaar van 2025 tot 2029. In 2030 wordt de resterende 50 euro van het jaar van aankoop afgeschreven.

In principe kan lineaire afschrijving worden toegepast op alle soorten activa. In de praktijk wordt deze methode vaak gebruikt voor immateriële activa of roerende, materiële activa, evenals onroerende, materiële activa zoals gebouwen. Op enkele uitzonderingen na geldt een veronderstelde gebruiksduur van 50 jaar. De jaarlijkse afschrijving bedraagt daarom 2% van de kosten.

Wat is afschrijving volgens het degressieve systeem?

De tweede mogelijke afschrijvingsmethode is degressieve afschrijving (artikel 7, lid 2, van de EStG). De wetgever heeft degressieve afschrijving tijdelijk ingevoerd tijdens de COVID-19-pandemie om bedrijven financieel te ondersteunen bij nieuwe investeringen. Deze methode is beperkt tot roerende, materiële goederen. Het verschil tussen degressieve afschrijving en lineaire afschrijving zit in het jaarlijkse af te schrijven bedrag. Bij degressieve afschrijving is het jaarlijkse bedrag niet altijd hetzelfde, maar wordt het berekend als een percentage van de resterende boekwaarde van het voorgaande jaar. Dit betekent dat het bedrag het hoogst is in het eerste jaar van afschrijving en daarna elk jaar afneemt. Als speciale regeling gold degressieve afschrijving aanvankelijk uitsluitend voor activa die tussen 1 januari 2020 en 31 december 2022 waren aangeschaft of geproduceerd. Met de Growth Opportunities Act is de degressieve afschrijving echter opnieuw ingevoerd voor de periode tussen 1 oktober 2023 en 31 december 2024.

De degressieve afschrijving wordt berekend in het jaar van aankoop of productie en is 2,5 keer zo hoog als de lineaire afschrijving. Het bedrag is echter beperkt tot 25% van de kostprijs van het activum. In het vorige voorbeeld bedroeg de jaarlijkse lineaire afschrijving voor de shredder 100 euro. Vermenigvuldigd met 2,5 is het bijdragebedrag 250 euro. Aangezien de waarde echter maximaal 25% van de aanschafkosten van het activum mag bedragen, is het eerste volledige jaarbedrag 150 euro. In het tweede afschrijvingsjaar dient het resterende bedrag – 450 euro – als startwaarde. 25% van 450 euro resulteert in een afschrijvingsbedrag van 112,50 euro in het tweede jaar.

Afschrijving op basis van een degressief saldo kan voordelen hebben. Het kan onder andere de waardevermindering van een actief realistischer weergeven dan lineaire afschrijving. Zo verliezen voertuigen, materiële goederen of technische apparatuur meestal meer waarde in de eerste paar jaar dat ze worden gebruikt. Door de afschrijving op basis van het resterende saldo te verlagen, kan deze slijtage dus beter worden weergegeven. Bovendien kan het hogere jaarlijkse bedrag in de eerste jaren leiden tot een lager belastbaar inkomen. Dit kan betekenen dat bedrijven in totaal minder belasting hoeven te betalen.

Kan je de afschrijvingsmethode veranderen?

Als een bedrijf heeft gekozen voor lineaire afschrijving van een actief, is het in principe niet mogelijk om later over te stappen op degressieve afschrijving. Je kunt echter wel op elk moment overstappen van degressieve naar lineaire afschrijving. Om de afschrijving van een bedrijfsmiddel goed af te ronden, moet je in ieder geval in het laatste afschrijvingsjaar lineaire afschrijving toepassen. Het kan voor een bedrijf financieel gezien wel slim zijn om al voor het laatste jaar over te stappen van degressieve naar lineaire afschrijving.

Welke andere vormen van afschrijving zijn er nog meer?

Naast lineaire en degressieve afschrijving is er ook buitengewone afschrijving. Deze kan worden toegepast op roerende en onroerende activa in geval van buitengewone slijtage. Ze kan bijvoorbeeld worden gebruikt in uitzonderlijke omstandigheden zoals overstromingen of brand, maar ook in geval van onvoorziene evoluties in mode en smaak die een directe impact hebben op het actief.

Voor activa met lage aankoop- of productiekosten kan afschrijving van activa met een lage waarde van toepassing zijn. Roerende activa met een waarde tot 250 euro worden in één keer afgeschreven, in plaats van over meerdere jaren. Voor activa met een waarde tussen 251 en 800 euro kunnen bedrijven ervoor kiezen om ze in één keer af te schrijven, of ze kunnen overwegen om ze als collectief item af te schrijven. Activa kunnen worden gecombineerd tot een collectief item met een waarde tot 1.000 euro.

Sinds 2021 hebben bedrijven een keuze als het gaat om computerhardware en -software: een bedrijf kan deze hardware of software lineair afschrijven over drie jaar of – net als bij laagwaardige activa – deze onmiddellijk volledig afschrijven in het jaar van aankoop. De reden hiervoor is een nieuwe regel die de gebruiksduur van pc's, laptops, printers en computerprogramma's op één jaar zet, zolang de apparaten of vergunningen na 1 januari 2021 zijn gekocht. De kosten zijn niet zo groot en kunnen boven de limiet van 800 euro liggen die geldt voor het meteen afschrijven van goedkope goederen.

Hoe wordt de afschrijving berekend?

Afschrijvingen worden berekend op basis van de afschrijvingstabellen van het federale ministerie van Financiën. De afschrijvingstabellen geven de normale levensduur aan van activa die niet in een specifieke sector worden gebruikt. De normale levensduur is het aantal jaren waarin een actief slijt of in waarde daalt, waarna het normaal gesproken moet worden vervangen of vernieuwd. Het bepaalt ook over hoeveel jaar een actief wordt afgeschreven.

Een mobiele telefoon heeft bijvoorbeeld een gebruiksduur van vijf jaar. Een televisie, monitor of camera heeft een veronderstelde gebruiksduur van zeven jaar. De jaarlijkse afschrijving voor een van deze apparaten, uitgaande van een aankoopprijs van 1.000 euro, wordt berekend als 1.000 euro gedeeld door vijf of zeven. Dit resulteert in een jaarlijkse lineaire afschrijving van respectievelijk 200 of 142,85 euro.

Voorbeelden van normale gebruiksduur

Bedrijven moeten de afschrijving correct berekenen, de beste afschrijvingsmethode kiezen en alles nauwkeurig in hun boekhouding vastleggen. Dit is superbelangrijk om te kunnen profiteren van belastingvoordelen en om een realistisch beeld te geven van de waarde van het bedrijf. Ga voor meer gedetailleerde informatie over bedrijfsboekhouding naar het Stripe-informatieportaal. Als je mogelijkheden wilt verkennen voor professionele ondersteuning bij je financiële processen, neem dan contact op met ons verkoopteam.