Selbstständige, Unternehmer/innen und Freiberufler/innen sind für die ordnungsgemäße Buchführung ihrer Unternehmen verantwortlich. Dabei gilt es, als wichtigen Faktor für die finanzielle Planung und Steuerung die Abschreibung von Anlagevermögen zu beachten. In diesem Artikel erfahren Sie, was die AfA ist und welche Wirtschaftsgüter abgeschrieben werden können. Darüber hinaus erläutern wir die verschiedenen Abschreibungsmethoden und erklären, wie Sie die AfA berechnen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die AfA?
  
• Welche Wirtschaftsgüter können abgeschrieben werden?
  
• Was ist eine lineare Abschreibung?
  
• Was ist eine degressive Abschreibung?
  
• Welche weiteren Abschreibungsmethoden gibt es?
  
• Wie wird die AfA berechnet?
  

Was ist die AfA?

AfA steht als Abkürzung für „Absetzung für Abnutzung“. Synonym wird der Begriff „Abschreibung“ genutzt, da die AfA im Steuerrecht ein wichtiges Instrument zur Abschreibung ist, das bei allen Einkunftsarten zur Ertragsberechnung verwendet wird. Mit der AfA können Unternehmen und Selbstständige teure Anschaffungskosten über einen längeren Zeitraum hinweg von der Steuer absetzen. In § 7 EStG ist geregelt, dass die Anschaffungs- und Herstellungskosten eines Wirtschaftsguts auf dessen Nutzungsdauer verteilt werden – vorausgesetzt, das Wirtschaftsgut wird voraussichtlich länger als ein Jahr im Betrieb genutzt. Die Kosten für diese auch Anlagegüter genannten Gegenstände sind demnach nicht einmalig in voller Höhe steuerlich abziehbar, sondern werden jährlich in Teilen berücksichtigt. Auf diese Weise wird das Wirtschaftsgut in der Steuerbilanz „abgeschrieben“. Hintergrund ist die natürliche Abnutzung eines jeden Gegenstands, die im Zeitverlauf auch zu einem kontinuierlichen Wertverlust führt.

Unternehmen können mit Hilfe der AfA ihren steuerlichen Gewinn, und damit ihre Steuerlast senken. Dies kann in der Folge zu einer besseren Liquidität führen. Daher ist es wichtig zu wissen, welche Wirtschaftsgüter über welchen Zeitraum mit welcher Methode abgeschrieben werden können.

Welche Wirtschaftsgüter können abgeschrieben werden?

Angeschaffte oder hergestellte Wirtschaftsgüter müssen vier Bedingungen erfüllen, um für die AfA in Frage zu kommen: Sie müssen eine Mindestkostengrenze übersteigen (siehe Kapitel zu Abschreibungsmethoden), der Erzielung von Einkünften dienen, ihre Nutzungsdauer muss mehr als ein Jahr betragen und sie müssen durch Verschleiß mit der Zeit an Wert verlieren. Es werden drei Arten von Wirtschaftsgütern unterschieden, die diese Bedingungen erfüllen:

• abnutzbare, bewegliche, materielle Wirtschaftsgüter: Hierunter fallen unter anderem Betriebsvorrichtungen und fest mit dem Boden verbundene Anlage sowie Maschinen, Werkzeuge, die Geschäftsausstattung, EDV-Anlagen und Fahrzeuge.

• abnutzbare, unbewegliche, materielle Wirtschaftsgüter: Hierunter werden Gebäude sowie selbstständige Gebäudeteile verstanden und Außenanlagen wie Straßenzufahrten, Einfriedungen, Hofbefestigungen oder Umzäunungen bei Betriebsgrundstücken. Der Grund und Boden muss getrennt von den darauf stehenden Gebäuden und Außenanlagen ausgewiesen werden, da dieser als nicht abnutzbar gilt und folglich nicht abgeschrieben werden kann.

• abnutzbare, immaterielle Wirtschaftsgüter: Hierunter werden alle nicht-körperlichen Gegenstände in Form von Rechten und Werten gefasst. Dies sind unter anderem der Firmen- oder Geschäftswert, Markenzeichen, Patente oder Lizenzen, Herstellungsverfahren, Urheberrechte, Belieferungs- und Optionsrechte oder auch Software. Diese immateriellen Wirtschaftsgüter dürfen jedoch nur abgeschrieben werden, wenn sie käuflich erworben worden sind und sie tatsächlich einem kontinuierlichen Wertverlust unterliegen. Wurden sie von den Unternehmen selbst geschaffen, dürfen sie nicht abgeschrieben werden.

Was ist eine lineare Abschreibung?

Die gängigste Abschreibungsmethode ist die lineare Abschreibung. Hier wird das Wirtschaftsgut in gleichbleibenden Jahresbeträgen abgeschrieben (§ 7 Abs. 1 EStG). Die Anschaffungs- beziehungsweise Herstellungskosten werden demnach gleichmäßig über die Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts verteilt. Ein betrieblich angeschaffter Kühlschrank oder eine Verkaufstheke können beispielsweise über zehn Jahre mit jährlich zehn Prozent des Anschaffungswerts abgeschrieben werden.

Wichtig ist, dass die AfA im Jahr der Anschaffung nur zeitanteilig vorgenommen wird. Das heißt, wenn die Anschaffung erst im Juli getätigt wurde, darf nur die Hälfte des jährlichen Abschreibungsbetrags auch tatsächlich abgeschrieben werden. Beispiel: Ein Unternehmen kauft am 01. Juli 2024 einen Aktenvernichter für 600 Euro. Die vom Gesetzgeber angenommene Nutzungsdauer beträgt sechs Jahre, sodass jährlich 100 Euro abgeschrieben werden können. Da der Aktenvernichter 2024 jedoch nur ein halbes Jahr genutzt wird, können auch nur die Betriebsausgaben für sechs Monate abgeschrieben werden. 2024 wären es demnach 50 Euro, 2025 bis 2029 jeweils 100 Euro, und die verbliebenen 50 Euro aus dem Kaufjahr werden 2030 abgesetzt.

Die lineare Abschreibung kann prinzipiell auf alle Arten von Wirtschaftsgütern angewendet werden. Sie wird häufig für bewegliche, materielle Güter oder immaterielle Güter genutzt. Auch für unbewegliche, materielle Güter wie Gebäude kommt sie zum Einsatz. Bis auf wenige Ausnahmen gilt hier eine angenommene Nutzungsdauer von 50 Jahren und folglich eine jährliche Abschreibung von zwei Prozent der Kosten.

Was ist eine degressive Abschreibung?

Die zweite mögliche Abschreibungsmethode ist die degressive Abschreibung (§ 7 Abs. 2 EStG). Sie wurde vom Gesetzgeber zeitlich begrenzt anlässlich der Corona-Pandemie eingeführt, um Unternehmen finanziell bei Neuinvestitionen zu unterstützen. Sie beschränkt sich auf bewegliche, materielle Güter. Der Unterschied zur linearen Abschreibung liegt im jeweils fälligen Jahresbetrag. Bei der degressiven Abschreibung ist der Jahresbeitrag nicht immer gleich, sondern berechnet sich prozentual vom Restbuchwert des Vorjahres. Das bedeutet: Der Betrag ist im ersten Abschreibungsjahr am höchsten und wird dann von Jahr zu Jahr kleiner. Als Sonderregelung galt die degressive Abschreibung zunächst ausschließlich für Wirtschaftsgüter, die im Zeitraum vom 1.1.2020 bis zum 31.12.2022 angeschafft oder hergestellt wurden. Im Zuge des Wachstumschancengesetz wurde die degressive AfA jedoch für den Zeitraum vom 1.10.2023 bis zum 31.12.2024 wieder eingeführt.

Die degressive Abschreibung wird im Jahr der Anschaffung oder Herstellung mit dem 2,5-fachen der linearen Abschreibung berechnet. Der Betrag ist jedoch bei 25 Prozent der Kosten des Wirtschaftsguts gedeckelt. Im Beispiel oben lag die jährliche lineare Abschreibung für den Aktenvernichter bei 100 Euro. Multipliziert mit dem Faktor 2,5 ergibt sich eine Beitragshöhe von 250 Euro. Da der Wert jedoch maximal 25 Prozent der Kosten des Wirtschaftsguts betragen darf, liegt der erste volle Jahresbetrag bei 150 Euro. Im zweiten Abschreibungsjahr dient dann der verbleibende Restbetrag von 450 Euro als Ausgangswert. 25 Prozent von 450 Euro würden einen Abschreibungsbetrag von 112,50 Euro im zweiten Jahr bedeuten.

Von Vorteil kann die degressive Abschreibung unter anderem deshalb sein, weil sie den Wertverlust realistischer abbildet als ihr lineares Pendant. Fahrzeuge, Sachgüter oder technische Geräte erfahren in den ersten Jahren ihrer Nutzung einen höheren Wertverlust. Diese Abnutzung lässt sich mit der degressiven Abschreibung besser abbilden. Darüber hinaus kann der höhere Jahresbetrag in den ersten Jahren das zu versteuernde Einkommen verringern, sodass Unternehmen möglicherweise weniger Steuern zahlen müssen.

Ist ein Wechsel der Abschreibungsmethoden möglich?

Grundsätzlich gilt: Hat sich ein Unternehmen bei einem Wirtschaftsgut für eine lineare Abschreibung entschieden, ist ein nachträglicher Wechsel zur degressiven Abschreibung nicht möglich. Andersherum kann bei einer degressiven Abschreibung jedoch jederzeit zu einer linearen Abschreibung gewechselt werden. Um das Wirtschaftsgut vollständig abschreiben zu können, muss spätestens im letzten Jahr der Abschreibung ohnehin eine lineare AfA vorgenommen werden. Es kann sich für Unternehmen jedoch auch vorher schon finanziell lohnen, von der degressiven auf die lineare Abschreibung zu wechseln.

Welche weiteren Abschreibungsmethoden gibt es?

Neben der linearen und degressiven Abschreibungsmethode gibt es für bewegliche und unbewegliche Wirtschaftsgüter bei außergewöhnlicher Abnutzung auch die außergewöhnliche Abschreibung. Diese kann beispielsweise genutzt werden bei außergewöhnlichen Ereignissen wie Hochwasser oder Brandschäden, aber auch bei einem unvorhergesehenen Wandel von Mode und Geschmack, der direkten Einfluss auf das Wirtschaftsgut hat.

Bei Wirtschaftsgütern mit niedrigen Anschaffungs- oder Herstellungskosten greift hingegen die Abschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter, auch GWG-Abschreibung genannt. Bewegliche Wirtschaftsgüter bis 250 Euro werden dabei sofort und einmalig abgeschrieben, statt über mehrere Jahre verteilt. Bei Gütern von 251 bis 800 Euro können Unternehmen zwischen einer Sofortabschreibung und einem Sammelposten wählen. Bis zu einer Obergrenze von 1000 Euro können Wirtschaftsgüter in einem Sammelposten zusammengefasst werden.

Seit 2021 haben Unternehmen auch bei Computer-Hardware und -Software die Wahl: Sie können diese entweder linear über drei Jahre abschreiben oder wie geringwertige Wirtschaftsgüter sofort und vollständig im Jahr der Anschaffung. Hintergrund ist eine Neuregelung, welche die Nutzungsdauer von PCs, Notebooks, Drucker und Computerprogrammen auf ein Jahr festlegt – vorausgesetzt die Geräte oder Lizenzen wurden nach dem 01. Januar 2021 erworben. Die Kosten spielen dabei keine Rolle und können auch über der 800-Euro-Grenze liegen, die bei der Sofortabschreibung geringwertiger Güter gilt.

Wie wird die AfA berechnet?

Die AfA wird auf Basis der sogenannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums berechnet. In den AfA-Tabellen ist die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Wirtschaftsgüter aufgelistet, die nicht branchenspezifisch genutzt werden. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ist die Angabe der Jahre, über die sich der Verschleiß beziehungsweise die Wertminderung eines Wirtschaftsguts erstreckt, bis es im Normalfall ersetzt oder erneuert werden muss. Sie bestimmt damit auch, über wie viele Jahre ein Wirtschaftsgut abgeschrieben wird.

So wird für ein Mobilfunkendgerät beispielsweise eine Nutzungsdauer von fünf Jahren angenommen, für einen Fernseher, einen Monitor oder eine Kamera sieben Jahre. Der Jahresbeitrag einer linearen Abschreibung für eines dieser Geräte, für die wir der Einfachheit halber einen Anschaffungspreis von 1000 Euro annehmen, berechnet sich folglich mit 1000 Euro durch fünf beziehungsweise sieben. Dies würde einen jährlichen linearen Abschreibungsbetrag von 200 beziehungsweise 142,85 Euro bedeuten.

Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer: Beispiele

Für Unternehmen ist es essentiell, die AfA korrekt zu berechnen, die beste Abschreibungsmethode zu wählen und alles korrekt in der Buchhaltung zu erfassen. Dies ist wichtig, um steuerliche Vorteile zu nutzen und in den Büchern eine realistische Darstellung des Unternehmenswertes abzubilden. Weitere ausführliche Informationen zu Buchhaltungsthemen für Unternehmen finden Sie im Stripe Ressourcen-Portal. Wenn Sie professionelle Unterstützung bei Ihren Finanzprozessen wünschen, nehmen Sie Kontakt mit unserem Sales-Team auf.