A gestão de contas a receber (AR) é o processo de faturar, monitorar e cobrar pagamentos. Cada um desses processos traz seu próprio conjunto de desafios e oportunidades de melhoria.

A automação pode ajudar as empresas a fazer mais com muitos aspectos das contas a receber. Análises avançadas podem prever comportamentos de pagamento, sinalizando possíveis pagamentos atrasados antes que ocorram. Os portais de pagamento podem oferecer flexibilidade aos clientes, facilitando para eles compensar as faturas e reduzindo a carga de trabalho da equipe de cobrança de uma empresa. Soluções de tecnologia para a gestão de contas a receber estão ajudando as empresas a aprimorar suas operações financeiras: a expectativa é que o mercado de automação de contas a receber cresça 13,3% até 2030.

Mas depender apenas de uma pilha de tecnologia poderosa não é o suficiente. Para aproveitar ao máximo seus recursos, as empresas precisam de uma estratégia cuidadosamente pensada. Abaixo, compartilharemos as práticas recomendadas que as empresas podem usar para a gestão de contas a receber.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é a gestão de contas a receber?
  
• Como as contas a receber variam de acordo com o setor
  
• Seis práticas recomendadas para a gestão de contas a receber
  
• Por que a gestão de contas a receber é tão importante para as empresas?
  

O que é gestão de contas a receber?

Contas a receber refere-se ao dinheiro que uma empresa tem o direito de recolher de seus clientes por bens ou serviços prestados. Quando uma empresa vende algo, mas ainda não recebeu o pagamento, o valor devido torna-se parte das contas a receber. Esses recebíveis funcionam como um ativo de curto prazo no balanço patrimonial de uma empresa, muitas vezes aparecendo como uma nota promissória de clientes.

Como as contas a receber variam de acordo com o setor

Veja como são as contas a receber em diferentes setores:

• Economia de criadores
  Na economia de criadores, as contas a receber são o dinheiro devido aos criadores de conteúdo ou influenciadores por plataformas, patrocinadores ou colaboradores para conteúdo, parcerias ou campanhas publicitárias. Isso pode ser para vídeos, artigos, podcasts ou outros resultados criativos que foram entregues pelo criador, mas ainda não foram pagos.

• E-commerce e varejo
  Para empresas de e-commerce e varejo, as contas a receber representam o dinheiro que os clientes devem à empresa por bens adquiridos, especialmente em cenários onde pedidos de compra são usados ou crédito é estendido. Também pode incluir valores devidos de determinados gateways de pagamento ou canais de vendas de terceiros que têm um atraso nas transferências de fundos.

• Marketplaces
  Dentro de marketplaces, as contas a receber podem se referir a fundos que os compradores devem ao marketplace por itens adquiridos. Como alternativa, podem representar o dinheiro que o marketplace deve aos vendedores por produtos vendidos, após a dedução de taxas da plataforma ou outras cobranças, especialmente se houver um cronograma de pagamento ou período de retenção.

• Serviços sob demanda
  Para serviços sob demanda, como compartilhamento de viagens, entrega de comida ou serviços domésticos, as contas a receber indicam o dinheiro devido ao provedor de serviços pelos clientes que receberam o serviço, mas ainda não pagaram por ele. Também pode se referir a fundos a serem recebidos de plataformas intermediárias que gerenciam transações.

• Plataformas
  No contexto das plataformas, as contas a receber cobrem os valores devidos pelos anunciantes, assinantes ou qualquer outra entidade que usa a plataforma para fins comerciais. Podem ser referentes a um espaço publicitário, recursos premium ou qualquer outro aspecto monetizado da plataforma.

• Software como serviço (SaaS)
  Para empresas de SaaS, as contas a receber representam dinheiro devido por clientes ou empresas que se inscreveram ou compraram serviços de software, mas não concluíram o pagamento. Isso pode ser por taxas de assinatura mensal, licenças anuais ou qualquer desenvolvimento de software personalizado.

• Assinatura
  Em empresas estabelecidas em assinatura, as contas a receber indicam o dinheiro que os assinantes devem pelo acesso a conteúdo, produtos ou serviços de forma recorrente. Por exemplo, se um assinante é cobrado mensalmente, mas ainda não pagou pelo mês atual, esse valor fará parte das contas a receber da empresa.

Seis práticas recomendadas de gestão de contas a receber

Embora não existam regras fixas para aproveitar ao máximo sua estratégia de gestão de contas a receber, aqui estão seis práticas recomendadas gerais que a maioria das empresas considerará úteis.

1. Automatize os processos de contas a receber

O uso de tecnologia como parte das contas a receber pode refinar as operações comerciais, permitindo que as empresas simplifiquem e fortaleçam seus processos de faturamento e cobrança.

Principais benefícios

• Operações mais rápidas: a automação funciona em segundo plano, executando tarefas repetitivas com precisão e muito mais rápido do que os processos manuais. O aumento da velocidade resulta em ciclos de pagamento mais rápidos, o que pode melhorar o fluxo de caixa.
  
• Execução precisa, menos erros: por mais cuidadosos que sejam os processos manuais, eles estão sujeitos a erros. A automação reduz esses erros drasticamente, transmitindo confiança no sistema.
  
• Maior alocação de recursos: com a automação responsável pelas tarefas rotineiras, os funcionários podem se concentrar em aspectos mais complexos e estratégicos da gestão de contas a receber, gerando valor e inovação.
  

Dicas práticas

• Escolha um software que se integre às plataformas de vendas e atendimento existentes para que o faturamento seja quase instantâneo após a entrega de produtos ou serviços.
  
• Configure lembretes automatizados em intervalos específicos para avisar os clientes sobre pagamentos iminentes ou em atraso.
  
• Sincronize os dados em tempo real para evitar comunicações desnecessárias ou repetitivas.
  

2. Fortaleça as políticas de gestão de crédito

Oferecer crédito aos clientes, seja internamente ou por meio de um parceiro terceirizado, pode abrir novas fontes de receita, mas isso traz suas próprias complicações e responsabilidades. Para as empresas, entender perfeitamente a capacidade de crédito de um cliente e gerenciar esses relacionamentos pode melhorar a estabilidade financeira e reduzir vulnerabilidades fiscais.

Principais benefícios

• Mitigação de riscos: ao entender o histórico e o comportamento financeiro de um cliente, as empresas podem prever possíveis problemas de pagamento, protegendo-se contra futuros contratempos financeiros.
  
• Saúde financeira reforçada: uma gestão de crédito atenta pode manter as contas a receber de uma empresa sob controle, evitando o excesso de dívidas não pagas que podem afetar a liquidez.
  
• Confiança nas relações comerciais: quando as condições de crédito são definidas com base em avaliações detalhadas, cria-se um ambiente de confiança. Tanto a empresa quanto o cliente entendem os motivos pelos quais essas condições são estabelecidas, criando uma relação de respeito mútuo.
  

Dicas práticas

• Incorpore um procedimento consistente e detalhado de solicitação de crédito para todos os novos clientes. Isso define o tom para um relacionamento baseado em transparência e confiança mútua.
  
• Faça parceria com agências de relatórios de crédito especializadas, com conhecimento profundo sobre o histórico financeiro de possíveis clientes. Essas colaborações fornecem às empresas os dados necessários para tomar boas decisões de crédito.
  
• Reavalie e ajuste periodicamente os limites de crédito para clientes antigos. Essa prática garante que as condições de crédito cresçam junto com a relação comercial.
  

3. Melhore os processos de resolução de contestações

As contestações são inevitáveis, principalmente em áreas como ecommerce e SaaS. A forma como uma empresa gerencia essas divergências pode afetar sua saúde financeira e reputação. Uma resolução de contestações eficaz facilita o ciclo de receita e estabelece as bases para relacionamentos duradouros com os clientes.

Principais benefícios

• Melhor fluxo de caixa: a resolução rápida de conflitos costuma resultar em pagamentos mais rápidos, o que contribui para um fluxo de caixa saudável.
  
• Maior fidelidade do cliente: quando as contestações são tratadas com cuidado e eficiência, os clientes se sentem valorizados. Isso pode resultar em conexões comerciais mais fortes e duradouras.
  
• Imagem de marca positiva: uma empresa conhecida por resolver problemas com habilidade é vista de forma positiva no mercado, o que pode ser vantajoso para a aquisição e retenção de clientes.
  

Dicas práticas

• Estabeleça procedimentos claros e passo a passo para o tratamento de contestações ou chargebacks para agilizar o processo de resolução.
  
• Adote um sistema unificado para registrar e monitorar todas as contestações visando a transparência.
  
• Crie diálogos abertos com os clientes para descobrir as causas raízes das contestações.
  
• Invista em programas de treinamento abrangentes voltados para táticas de negociação e atendimento de excelência ao cliente.
  

Melhorar a sua estratégia de resolução de litígios pode beneficiar a sua empresa. Além das vantagens financeiras imediatas, posiciona seu negócio como confiável e centrado no cliente, promovendo o crescimento e a longevidade.

4. Comunique-se de forma clara e consistente

Práticas de comunicação fortes, consistentes, eficazes e acessíveis são importantes para a gestão bem-sucedida das contas a receber.

Principais benefícios

• Gere confiança: quando os clientes se sentem informados e entendem o que esperar de uma empresa, a confiança deles aumenta.
  
• Reduza ambiguidades: a comunicação clara elimina possíveis mal-entendidos, que poderiam levar a atrasos nos pagamentos ou contestações.
  
• Reflita a imagem da empresa: os métodos e o estilo de comunicação de uma empresa, principalmente nas formas escritas, como faturas e lembretes, demonstram seu profissionalismo e seus valores.
  

Dicas práticas

• Crie um ritmo regular de faturamento para dar aos clientes uma sensação de previsibilidade. Eles podem prever e se planejar para as próximas faturas, o que facilita a gestão das próprias finanças.
  
• Evite linguagem complexa. Manter as comunicações diretas as torna mais fáceis de entender.
  
• Reavalie e atualize regularmente os materiais de comunicação para garantir que permaneçam relevantes e alinhados à etiqueta comercial contemporânea.
  
• Disponibilize canais abertos em que os membros da equipe possam discutir estratégias de contas a receber, feedback de clientes e quaisquer desafios enfrentados.
  

Uma forte comunicação na gestão de contas a receber pode reduzir potenciais pontos de atrito no ciclo de faturamento e criar relacionamentos duradouros e positivos com os clientes. No longo prazo, esses benefícios contribuem para fluxos de receita estáveis e uma imagem comercial confiável.

5. Ofereça condições de pagamento flexíveis

Ajustar as condições de pagamento com base em históricos e comportamentos individuais dos clientes ajuda a cultivar relacionamentos, recompensas e proteger interesses comerciais.

Principais benefícios

• Fortalecimento das relações com os clientes: oferecer condições favoráveis aos clientes frequentes os recompensa por sua fidelidade e os incentiva a continuar fazendo negócios com você.
  
• Mitigação da exposição financeira: pedir a clientes novos ou com comportamentos de pagamento menos previsíveis que façam um pagamento parcial antecipado reduz o risco de inadimplência total.
  
• Incentivo a práticas de pagamento positivas: descontos para pagamentos antecipados podem incentivar os clientes a priorizar os pagamentos à sua empresa em vez de outras, acelerando potencialmente o ciclo de pagamento.
  

Dicas práticas

• Revise o histórico de pagamentos de cada cliente. Eles costumam atrasar? Geralmente pagam antecipado? Usar esses dados ajuda a determinar quais condições podem ser mais adequadas para cada cliente.
  
• Ofereça aos clientes várias opções. Por exemplo, os bons pagadores podem ter a opção de prazos estendidos com um pequeno desconto para pagamentos antecipados, enquanto aqueles com um histórico menos consistente podem receber condições padrão, mas com a opção de parcelamento.
  
• Revise a eficácia dos seus termos de pagamento. Eles resultam em pagamentos mais rápidos? Os clientes estão aproveitando os descontos oferecidos? Essa revisão contínua permite que as empresas ajustem e adaptem suas ofertas para obter os melhores resultados.
  

Ao adaptar os termos de pagamento, incluindo reconhecer e valorizar clientes consistentes e ser prudente em relação a possíveis riscos financeiros, as empresas podem construir relacionamentos melhores com os clientes. Essa abordagem oferece benefícios financeiros diretos e, ao mesmo tempo, apoia a saúde e a reputação a longo prazo de uma empresa.

6. Use dados para escolhas de contas a receber mais inteligentes

O uso de dados completos e precisos pode melhorar a eficácia e a previsibilidade dos fundos recebidos.

Principais benefícios

• Melhor previsibilidade: Ao monitorar de perto os históricos de pagamento, as empresas podem antecipar quando os pagamentos entrarão, tornando o planejamento financeiro mais tranquilo.
  
• Mitigação de riscos: Reconhecer padrões de pagamentos atrasados ou perdidos permite que as empresas resolvam esses problemas com antecedência, seja ajustando os termos ou aumentando os esforços de acompanhamento.
  
• Alocação eficiente de recursos: Entender quais contas podem apresentar problemas pode permitir que uma empresa aloque seus recursos de forma mais eficaz e evite perder tempo buscando pagamentos improváveis.
  

Dicas práticas

• Revise os cronogramas e a regularidade dos pagamentos dos clientes para identificar padrões de pagamento do cliente.
  
• Monitore métricas como o tempo médio decorrido entre a realização de uma venda e o recebimento do pagamento para obter insights sobre a eficiência operacional.
  
• Use análises preditivas para prever resultados futuros. Por exemplo, se uma empresa perceber que clientes de uma determinada indústria costumam atrasar os pagamentos durante certos meses, a empresa poderá antecipar essa tendência no futuro e se planejar adequadamente.
  

Usar os dados dessa forma permite que as empresas tomem decisões mais inteligentes, antecipando desafios e os abordando com antecedência. Essa mudança melhora o fluxo de caixa e leva a relacionamentos mais fortes com os clientes.

Por que a gestão de contas a receber é tão importante para as empresas?

As contas a receber muitas vezes são descartadas como uma preocupação de rotina para as empresas, mas à medida que as formas de pagamento e os termos se tornam mais avançados, uma abordagem estratégica para as contas a receber pode oferecer grandes benefícios às empresas. Isso inclui:

• Liquidez e solvência
  A gestão eficaz de contas a receber garante que a empresa tenha liquidez suficiente para cumprir suas obrigações de curto prazo. Um atraso na cobrança de recebíveis pode sobrecarregar as reservas de caixa de uma empresa, levando a desafios na cobertura das despesas operacionais.

• Eficiência operacional
  Uma gestão adequada permite que as empresas identifiquem ineficiências em seus processos de faturamento e cobrança. A simplificação desses processos pode reduzir o tempo entre a venda e a cobrança do pagamento.

• Indicação de saúde financeira
  O status das contas a receber pode servir como um indicador da saúde financeira de uma empresa. Uma quantia consistentemente alta de recebíveis pendentes pode indicar insatisfação do cliente ou ineficiências no processo de triagem de crédito.

• Gestão do relacionamento com o cliente
  Revisar regularmente as contas a receber pode ajudar as empresas a identificar clientes que atrasam pagamentos com frequência. Essas informações podem orientar decisões sobre a concessão de crédito a esses clientes no futuro e a manutenção de relacionamentos comerciais saudáveis.

• Reconhecimento de receitas
  Para empresas que seguem o regime de competência, a receita é reconhecida quando obtida, e não quando o dinheiro é recebido. A gestão adequada garante o reconhecimento de receitas e relatórios financeiros precisos.

• Redução de custos
  Processos eficientes de contas a receber podem reduzir os custos com cobrança de dívidas, inadimplência e despesas administrativas.

• Previsão de fluxo de caixa
  Fluxos de caixa previsíveis são importantes para planejamento, despesas de capital e iniciativas de crescimento. Uma gestão adequada ajuda as empresas a manter uma previsão precisa do fluxo de caixa, esclarecendo quando os recebíveis provavelmente serão convertidos em caixa. Os fundos que estão atrelados a recebíveis pendentes poderiam ser mais bem utilizados em outros lugares, como investindo em oportunidades de crescimento ou preenchendo as funções necessárias. Uma cobrança eficiente pode abrir essas oportunidades.

• Redução de dívidas inadimplentes
  Uma gestão eficaz pode levar à detecção precoce de potenciais dívidas incobráveis, permitindo que as empresas tomem medidas atempadas, como a criação de provisões ou o reforço das políticas de crédito.

• Suporte à tomada de decisões
  Os dados de contas a receber podem fornecer informações valiosas sobre tendências de vendas, hábitos de compra dos clientes e condições de mercado. Esses insights podem guiar decisões de negócios, desde a oferta de produtos até a expansão de mercado.

Como o Stripe Revenue Recognition pode ajudar

Stripe Revenue Recognition ajuda a simplificar a contabilidade pelo regime de competência — incluindo auditorias, fechamento de fim de mês, relatórios e muito mais — para que você feche seus livros com mais eficiência e precisão. Ele automatiza e configura relatórios de receita para ajudar na conformidade com ASC 606 e IFRS 15.

O Revenue Recognition pode ajudar você a:

• Ter uma visão mais completa da sua receita: No Dashboard da Stripe, veja todas as suas transações e termos na Stripe e importe dados de fora da Stripe.

• Automatizar relatórios de receita: Gere relatórios contábeis prontos para uso — sem precisar de recursos de engenharia.

• Personalizar para sua empresa: Crie e automatize regras personalizadas para reconhecer receita, de acordo com as práticas contábeis da sua empresa.

• Auditar em tempo real: Prepare-se para auditorias rastreando qualquer valor de receita até os clientes e as transações subjacentes.

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