A gestão de contas a receber é uma função complexa dentro de uma empresa e inclui políticas de crédito, procedimentos de faturamento e táticas de cobrança. Cada um desses processos vem com seu próprio conjunto de desafios e oportunidades de melhoria. Por exemplo, uma fatura bem elaborada pode agilizar os prazos de pagamento, enquanto uma que é confusa ou pouco clara pode levar a atrasos, contestações ou até mesmo ações judiciais.

A automação pode ajudar as empresas a fazer mais com muitos aspectos de contas a receber. As análises avançadas podem prever comportamentos de pagamento e sinalizar possíveis atrasos antes que eles aconteçam. Os portais de pagamento podem oferecer flexibilidade aos clientes, facilitando a liquidação de suas contas e reduzindo a carga de trabalho da equipe de cobrança da empresa. A automação oferece às empresas uma variedade de oportunidades de personalização. Soluções tecnológicas para gestão de contas a receber estão ajudando as empresas a refinar suas operações financeiras: o mercado de automação de contas a receber deve crescer 13,3% até 2030.

No entanto, contar com uma pilha de tecnologia poderosa não é suficiente: para aproveitar ao máximo seus recursos, as empresas precisam de uma estratégia cuidadosamente pensada. Abaixo, compartilhamos as práticas recomendadas que podem ser usadas por empresas na gestão de contas a receber.

Neste artigo:

• O que são contas a receber?
  
• Por que a gestão de contas a receber é tão importante para as empresas?
  
• Práticas recomendadas de gestão de contas a receber:
  

O que são contas a receber?

Contas a receber referem-se ao dinheiro que uma empresa tem o direito de cobrar de seus clientes por bens ou serviços fornecidos. Quando uma empresa vende algo, mas ainda não recebeu pagamento, o valor devido passa a fazer parte das contas a receber. Esses recebíveis funcionam como um ativo de curto prazo no balanço de uma empresa, muitas vezes aparecendo como um IOU de clientes ou consumidores.

Veja como são as contas a receber em diferentes setores:

• Economia de criadores
  Contas a receber para quem está na economia de criadores é o dinheiro devido a criadores de conteúdo ou influenciadores por plataformas, patrocinadores ou colaboradores relacionados a conteúdo, parcerias ou campanhas publicitárias. Isso pode ocorrer para vídeos, artigos, podcasts ou outras produções criativas que foram entregues pelo criador, mas ainda não foram pagas.

• E-commerce e varejo
  Para empresas de e-commerce e varejo, as contas a receber representam o dinheiro que os clientes devem ao negócio pelas mercadorias compradas, especialmente em cenários onde as ordens de compra são usadas ou o crédito é estendido. Também pode incluir valores devidos de determinados gateways de pagamentos ou canais de vendas de terceiros com atraso nas transferências de fundos.

• Marketplaces
  Nos marketplaces, as contas a receber estão relacionadas aos fundos devidos pelos compradores ao marketplace pelos itens comprados. Como alternativa, pode representar o valor que a marketplace deve aos vendedores pelos produtos vendidos após a dedução das tarifas de plataforma ou outros encargos, especialmente se houver um cronograma de pagamento ou período de retenção.

• Serviços sob demanda
  Para serviços sob demanda, como transporte compartilhado, entrega de comida ou serviços domiciliares, as contas a receber indicam o valor devido ao prestador de serviços pelos clientes que receberam o serviço, mas ainda não pagaram por ele. Também pode se referir a fundos a serem recebidos de plataformas intermediárias que gerenciam transações.

• Plataformas
  No contexto das plataformas, as contas a receber cobrem os valores devidos pelos anunciantes, assinantes ou qualquer outra entidade que usa a plataforma para fins comerciais. Podem ser referentes a um espaço publicitário, recursos premium ou qualquer outro aspecto monetizado da plataforma.

• Software como serviço (SaaS)
  Para empresas SaaS, as contas a receber representam o valor devido por clientes ou empresas que assinaram ou compraram serviços de software, mas não concluíram o pagamento. Isso pode ser para assinatura, tarifas, licenças anuais ou qualquer desenvolvimento de software personalizado.

• Assinatura
  Em empresas de assinatura, contas a receber indicam o valor que os assinantes devem para acessar conteúdos, produtos ou serviços de forma recorrente. Por exemplo, se um assinante recebe uma cobrança mensal, mas ainda não pagou o mês atual, esse valor faz parte das contas a receber da empresa.

Por que a gestão de contas a receber é tão importante para as empresas?

Muitas vezes, as contas a receber são descartadas como uma preocupação rotineira das empresas, mas conforme as formas de pagamento e os termos se tornam mais avançados, uma abordagem estratégica para o contas a receber pode oferecer grandes benefícios às empresas. Estes incluem:

• Liquidez e solvência
  Gerenciar as contas a receber de forma eficaz garante que a empresa tenha liquidez suficiente para cumprir suas obrigações de curto prazo. Um atraso na cobrança de recebíveis pode sobrecarregar as reservas de caixa da empresa, levando a desafios na cobertura de despesas operacionais.

• Eficiência operacional
  Uma gestão adequada permite que as empresas identifiquem ineficiências em seus processos de faturamento e cobrança. A simplificação desses processos pode reduzir o tempo entre a venda e a cobrança do pagamento.

• Indicação de saúde financeira
  O status das contas a receber pode servir como um indicador da saúde financeira de uma empresa. Um valor consistentemente alto de recebíveis pendentes pode indicar insatisfação ou ineficiência dos clientes no processo de triagem de crédito.

• Gestão de relacionamento com o cliente
  Revisar regularmente as contas a receber pode ajudar as empresas a identificar clientes que atrasam pagamentos com frequência. Essas informações podem orientar decisões sobre a concessão de crédito a esses clientes no futuro e a manutenção de relacionamentos comerciais saudáveis.

• Reconhecimento de receitas
  Para empresas que seguem o regime de competência, a receita é reconhecida quando se ganha, não quando se recebe o dinheiro. Uma gestão adequada garante o reconhecimento preciso de receitas e relatórios financeiros.

• Redução de custos
  Processos eficientes de contas a receber podem reduzir os custos com cobrança de dívidas, inadimplência e despesas administrativas.

• Previsão de fluxo de caixa
  Fluxos de caixa previsíveis são importantes para planejamento, despesas de capital e iniciativas de crescimento. Uma gestão adequada ajuda as empresas a manter uma previsão precisa do fluxo de caixa, esclarecendo quando os recebíveis provavelmente serão convertidos em caixa. Os fundos que estão atrelados a recebíveis pendentes poderiam ser mais bem utilizados em outros lugares, como investindo em oportunidades de crescimento ou preenchendo as funções necessárias. Uma cobrança eficiente pode abrir essas oportunidades.

• Redução da inadimplência
  Uma gestão eficaz pode levar à detecção precoce de potenciais dívidas incobráveis, permitindo que as empresas tomem medidas atempadas, como a criação de provisões ou o reforço das políticas de crédito.

• Apoio à tomada de decisão
  Os dados de contas a receber podem fornecer informações valiosas sobre tendências de vendas, hábitos de compra dos clientes e condições de mercado. Esses insights podem guiar decisões de negócios, desde a oferta de produtos até a expansão de mercado.

Práticas recomendadas de gestão de contas a receber:

Embora não haja um manual fixo para aproveitar ao máximo sua estratégia de gestão de contas a receber, existem práticas recomendadas gerais que a maioria das empresas achará útil. Alguns exemplos:

Aproveite as vantagens da automação e da tecnologia

O uso de tecnologia como parte das contas a receber pode refinar as operações comerciais, permitindo que as empresas simplifiquem e fortaleçam seus processos de faturamento e cobrança. Veja como as contas a receber automatizadas podem beneficiar as empresas:

• Operações aceleradas: A automação funciona em segundo plano, executando tarefas repetitivas com precisão e em uma fração do tempo que os processos manuais tomariam. Essa velocidade leva a ciclos de pagamento mais rápidos, o que pode melhorar o fluxo de caixa.
  
• Execução precisa, redução de erros: Processos manuais, por mais meticulosos que sejam, são propensos a descuidos. A automação reduz esses erros drasticamente, incutindo confiança no sistema.
  
• Alocação aumentada de recursos: Com a automação no comando de tarefas rotineiras, os funcionários podem se concentrar em aspectos mais complexos e estratégicos da gestão de contas a receber, gerando valor e inovação.
  

A automação normalmente envolve a incorporação de integrações tecnológicas às suas práticas de contas a receber, o que tem vantagens adicionais:

• Soluções de software sincronizadas: A escolha de um software que se integre a plataformas de vendas e serviços existentes torna o faturamento quase instantâneo após a entrega das mercadorias ou serviços.
  
• Lembretes automatizados estratégicos: Ao implementar lembretes automatizados em intervalos específicos, as empresas podem cutucar os clientes sobre pagamentos iminentes ou vencidos. Esses pontos de contato consistentes ajudam a manter os clientes cientes de suas obrigações.
  
• Sincronização de dados em tempo real: Plataformas com recursos de sincronização em tempo real podem fornecer uma visão precisa do cenário financeiro enquanto evitam comunicações desnecessárias ou repetitivas, respeitando o tempo e a experiência do cliente.
  

Seja meticuloso na gestão de crédito

A extensão de crédito aos clientes, seja internamente ou usando um parceiro terceirizado, pode abrir novos fluxos de receita, mas não sem trazer sua própria parcela de complicações e responsabilidades. Entender completamente a solvabilidade de um cliente e gerenciar esses relacionamentos pode melhorar a estabilidade financeira e reduzir as vulnerabilidades fiscais. Aqui está um resumo da importância da gestão de crédito:

• Mitigação de riscos: Ao entender o comportamento financeiro e o histórico de um cliente, as empresas podem prever possíveis armadilhas de pagamento, protegendo-se assim de futuros contratempos monetários.
  
• Reforço da saúde financeira: Uma gestão de crédito vigilante pode manter as contas a receber de uma empresa sob controle, evitando dívidas incobráveis que possam afetar a liquidez.
  
• Confiança nas relações comerciais: Quando os termos de crédito são definidos com base em avaliações detalhadas, isso promove um ambiente de confiança. Tanto a empresa quanto o cliente entendem os fundamentos sobre os quais esses termos são construídos, criando uma relação de respeito mútuo.
  

Veja algumas formas de aprimorar suas práticas de gestão de crédito:

• Pedidos de crédito simplificados: Incorpore um procedimento de pedido de crédito consistente e completo para todos os novos clientes. Isso dá o tom de uma relação construída sobre transparência e confiança mútua.
  
• Conte com especialistas: A parceria com agências de relatório de crédito especializadas pode fornecer às empresas um conhecimento profundo sobre o histórico financeiro de clientes potenciais. Essas colaborações fornecem às empresas os dados de que precisam para tomar decisões de crédito sólidas.
  
• Revisões dinâmicas de limites de crédito: À medida que as relações comerciais evoluem, o mesmo acontece com o tamanho e as frequências dos pedidos. É imprescindível reavaliar e ajustar periodicamente os limites de crédito para clientes antigos. Essa prática garante que os prazos de crédito cresçam em conjunto com a relação comercial.
  

Refine seu processo de resolução de contestações

As contestações são inevitáveis, especialmente em campos como e-commerce e SaaS. A forma como uma empresa administra essas divergências pode impactar tanto a saúde financeira quanto a reputação. A resolução eficaz de contestações não apenas suaviza o ciclo de receitas, mas também estabelece as bases para relacionamentos duradouros com os clientes. Veja por que o gerenciamento de contestações é tão importante para as empresas:

• Implicações financeiras: Resolver conflitos em tempo hábil muitas vezes se traduz em pagamentos mais rápidos, o que contribui para um fluxo de caixa saudável.
  
• Fidelização de clientes: Quando as contestações são tratadas com cuidado e eficiência, os clientes se sentem valorizados. Isso pode levar a conexões de negócios mais fortes e duradouras.
  
• Imagem de marca: Um negócio conhecido por resolver problemas com habilidade é visto positivamente no mercado, o que pode ser vantajoso para a aquisição e retenção de clientes.
  

Estratégias para elevar a resolução de contestações:

• Processos estruturados: Estabelecer procedimentos claros e detalhados para o tratamento de contestações pode agilizar o processo de resolução. Funções e responsabilidades claramente definidas garantem que cada membro da equipe saiba o que é esperado deles quando surgem conflitos.
  
• A documentação é fundamental: A adoção de um sistema unificado para registrar e monitorar todas as contestações ajuda a acompanhar o progresso e os resultados. Essa abordagem centralizada traz transparência ao processo, ao mesmo tempo em que oferece insights valiosos para referência futura.
  
• Engajamento com os clientes: Criar diálogos abertos com os clientes pode descobrir as causas profundas das disputas. Abordar essas questões centrais diretamente pode reduzir drasticamente conflitos repetidos, economizando tempo e recursos.
  
• Capacitar a equipe: Investir em programas de treinamento abrangentes que se concentram em táticas de negociação e atendimento superior ao cliente dá aos membros da equipe as habilidades para mediar divergências com tato e eficiência.
  

Melhorar a sua estratégia de resolução de litígios pode beneficiar a sua empresa. Além das vantagens financeiras imediatas, posiciona seu negócio como confiável e centrado no cliente, promovendo o crescimento e a longevidade.

Priorize uma comunicação transparente e confiável na gestão de contas a receber

Práticas de comunicação fortes, consistentes, eficazes e acessíveis são importantes para a gestão bem-sucedida das contas a receber. Para contas a receber, a comunicação pode:

• Construir confiança: Quando os clientes se sentem informados e entendem o que esperar de um negócio, sua confiança aumenta.
  
• Reduzir ambiguidades: Uma comunicação clara elimina possíveis mal-entendidos, que poderiam levar a atrasos nos pagamentos ou contestações.
  
• Reflitir a imagem do negócio: Os métodos e estilo de comunicação de uma empresa, especialmente em formas escritas como faturas e lembretes, demonstram seu profissionalismo e valores.
  

Passos para aumentar a eficácia da comunicação:

• Definição de um cronograma previsível: A criação de um ritmo regular de faturamento dá aos clientes uma sensação de previsibilidade. Eles podem se antecipar e planejar as próximas contas, facilitando o gerenciamento de suas próprias finanças.
  
• Simplicidade e precisão: Evite linguagem complicada. Manter as comunicações diretas as torna mais fáceis de entender.
  
• Modernização de modelos: Os métodos de comunicação devem evoluir em conjunto com as empresas. Revisitar e atualizar regularmente os materiais de comunicação garante que eles permaneçam relevantes e alinhados com a etiqueta empresarial contemporânea.
  
• Promover o diálogo interno: Uma equipe interna bem informada e coesa leva a melhores interações com os clientes. Ofereça canais abertos nos quais os membros da equipe possam discutir estratégias de contas a receber, feedback dos clientes e desafios enfrentados. Essa colaboração interna geralmente resulta em melhores interações com o cliente.
  

Uma forte comunicação na gestão de contas a receber pode reduzir potenciais pontos de atrito no ciclo de faturamento e criar relacionamentos duradouros e positivos com os clientes. No longo prazo, esses benefícios contribuem para fluxos de receita estáveis e uma imagem comercial confiável.

Ofereça condições e opções de pagamento flexíveis

Ajustar as condições de pagamento com base em históricos e comportamentos individuais dos clientes ajuda a cultivar relacionamentos, recompensas e proteger interesses comerciais. Os benefícios das condições de pagamento flexíveis incluem:

• Fortalecimento do relacionamento com os clientes: Oferecer condições favoráveis aos clientes regulares os recompensa por sua consistência, ao mesmo tempo em que os incentiva a continuar fazendo negócios com você.
  
• Mitigação da exposição financeira: Pedir aos clientes mais novos ou com comportamentos de pagamento menos previsíveis para fazer um pagamento parcial antecipado reduz o risco de inadimplência total.
  
• Incentivo a práticas positivas de pagamento: Os descontos de pagamento antecipado podem incentivar os clientes a priorizar pagamentos para sua empresa em detrimento de outras, potencialmente acelerando o ciclo de pagamentos.
  

Veja um resumo rápido dos pontos a serem considerados sobre a implementação dinâmica de pagamentos:

• Avaliação do histórico do cliente: Revise o histórico de pagamentos de cada cliente. Atrasam-se muitas vezes? Geralmente, pagam cedo? O uso desses dados ajuda a determinar quais termos podem ser mais apropriados para cada cliente.
  
• Opções de pagamento em escala: Em vez de um prazo de pagamento único, as empresas podem oferecer inúmeras opções aos clientes. Por exemplo, pagadores consistentes podem ter a opção de prazos estendidos com um pequeno desconto para pagamento antecipado, enquanto aqueles com um histórico menos consistente podem receber termos padrão, mas com a opção de pagamentos parcelados.
  
• Revisão e adaptação periódicas: As empresas devem revisar regularmente a eficácia de seus termos de pagamento. Eles estão resultando em pagamentos mais rápidos? Os clientes estão aproveitando os descontos oferecidos? Essa revisão contínua permite que as empresas ajustem e adaptem suas ofertas para obter os melhores resultados.
  

Ao adaptar as condições de pagamento — reconhecendo e valorizando clientes consistentes e sendo prudentes quanto a possíveis riscos financeiros — as empresas podem desenvolver melhores relacionamentos com os clientes. Essa abordagem oferece benefícios financeiros diretos, além de apoiar a saúde e a reputação de uma empresa a longo prazo.

Aproveite ao máximo os dados para obter escolhas financeiras mais informadas

O uso de dados completos e precisos pode influenciar significativamente a eficácia e a previsibilidade da entrada de fundos. Aqui estão alguns dos principais benefícios do uso intenso de dados:

• Melhoria da previsibilidade: Ao monitorar de perto os históricos de pagamentos, as empresas podem antecipar quando os pagamentos chegarão, facilitando o planejamento financeiro.
  
• Mitigação de riscos: O reconhecimento de padrões de pagamentos atrasados ou pagamentos não efetivados permite que as empresas resolvam essas questões precocemente, seja ajustando os termos ou aumentando os esforços de acompanhamento.
  
• Alocação eficiente de recursos: Entender quais contas podem representar problemas pode permitir que uma empresa aloque seus recursos de forma mais eficaz e evite perder tempo correndo atrás de pagamentos improváveis.
  

Veja como usar os dados de pagamento para uma abordagem melhor das contas a receber:

• Análise de tendência de pagamentos: Para isso, é preciso analisar o cronograma e a regularidade dos pagamentos dos clientes. Com o tempo, esses padrões podem oferecer insights sobre possíveis mudanças na saúde financeira de um cliente ou a eficácia de suas estratégias de faturamento.
  
• Métricas de desempenho: Métricas de monitoramento, como o tempo médio que leva entre a venda e o recebimento do pagamento, podem oferecer insights sobre a eficiência operacional. Um tempo mais curto sugere práticas eficazes de contas a receber, enquanto períodos mais longos podem indicar áreas de melhoria.
  
• Análise preditiva: Análise preditiva significa usar dados de comportamentos passados para prever resultados futuros. Por exemplo, se uma empresa percebe que clientes de um determinado setor costumam atrasar os pagamentos durante determinados meses, ela pode antecipar essa tendência no futuro e planejar de acordo.
  

Usar dados dessa forma permite que as empresas tomem decisões mais inteligentes, antecipando desafios e abordando-os com antecedência. Essa mudança não apenas melhora o fluxo de caixa, mas também pode levar a relacionamentos mais fortes com os clientes.