Accounts receivable management best practices: Ways to maximize efficiency and accuracy

Revenue Recognition
Revenue Recognition

Stripe Revenue Recognition เพิ่มประสิทธิภาพในการทำบัญชีคงค้างเพื่อให้คุณปิดบัญชีได้รวดเร็วและถูกต้อง รวมทั้งยังกำหนดค่าและปรับขั้นตอนการจัดทำรายงานรายรับให้เป็นอัตโนมัติ คุณจึงปฏิบัติตามมาตรฐานการรับรู้รายรับ ASC 606 และ IFRS 15 ได้อย่างง่ายดาย

ดูข้อมูลเพิ่มเติม 
  1. บทแนะนำ
  2. บัญชีลูกหนี้คืออะไร
  3. เหตุใดการจัดการบัญชีลูกหนี้จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ
  4. แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการบัญชีลูกหนี้
    1. ใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติและเทคโนโลยี
    2. ให้ความสำคัญกับการจัดการสินเชื่อ
    3. ปรับปรุงขั้นตอนการแก้ไขการโต้แย้งการชําระเงินของคุณ
    4. ให้ความสําคัญกับการสื่อสารที่โปร่งใสและน่าเชื่อถือในการจัดการบัญชีลูกหนี้
    5. นําเสนอเงื่อนไขการชําระเงินและตัวเลือกการชําระเงินที่ยืดหยุ่น
    6. ใช้ประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลเพื่อการตัดสินใจทางการเงินอย่างรอบรู้ยิ่งขึ้น

การจัดการบัญชีลูกหนี้ (AR) เป็นฟังก์ชันที่ซับซ้อนภายในธุรกิจ ซึ่งประกอบด้วยนโยบายเครดิต ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ และกลยุทธ์การเรียกเก็บเงิน แต่ละกระบวนการเหล่านี้มาพร้อมกับความท้าทายและมอบโอกาสในการปรับปรุง ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีสามารถเร่งความเร็วให้การชำระเงินได้ ในขณะที่ใบแจ้งหนี้ซึ่งทำให้เกิดความสับสนหรือไม่ชัดเจนอาจนำไปสู่ความล่าช้า การโต้แย้งการชําระเงิน หรือแม้แต่การดำเนินการทางกฎหมาย

ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินการด้านบัญชีลูกหนี้ในหลายๆ ด้านได้มากขึ้น การวิเคราะห์ขั้นสูงสามารถคาดการณ์พฤติกรรมการชำระเงิน และแจ้งเตือนการชำระเงินล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นได้ก่อนที่จะเกิดขึ้น พอร์ทัลการชำระเงินสามารถมอบความยืดหยุ่นให้กับลูกค้า ทำให้สามารถชำระบิลได้ง่ายขึ้น และลดภาระงานของทีมงานฝ่ายติดตามหนี้สินของธุรกิจ นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติยังช่วยให้ธุรกิจมีโอกาสในการปรับแต่งที่หลากหลาย โซลูชันเทคโนโลยีสำหรับการจัดการบัญชีลูกหนี้ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ปรับแต่งการดำเนินงานทางการเงินได้ โดยตลาดระบบบัญชีลูกหนี้อัตโนมัติคาดว่าจะเติบโต 13.3% ภายในปี 2030

แต่การพึ่งพาเทคโนโลยีที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่เพียงพอ ธุรกิจต่างๆ ต้องมีกลยุทธ์ที่วางแผนมาอย่างรอบคอบเพื่อใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด ด้านล่างนี้เราจะแชร์แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการจัดการบัญชีลูกหนี้ของธุรกิจ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

  • บัญชีลูกหนี้คืออะไร
  • เหตุใดการจัดการบัญชีลูกหนี้จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ
  • แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการบัญชีลูกหนี้

บัญชีลูกหนี้คืออะไร

บัญชีลูกหนี้หมายถึงยอดเงินที่ธุรกิจมีสิทธิ์เรียกเก็บจากลูกค้าสําหรับสินค้าหรือบริการที่จัดหาให้ เมื่อบริษัทขายสินค้าแต่ยังไม่ได้รับชําระเงิน จํานวนเงินที่ครบกําหนดชําระจะกลายเป็นส่วนหนึ่งในบัญชีลูกหนี้ ลูกหนี้เหล่านี้ทำหน้าที่เป็นสินทรัพย์ระยะสั้นบนงบดุลของบริษัท โดยมักปรากฏเป็น IOU จากลูกค้า

ต่อไปนี้คือรูปแบบที่บัญชีลูกหนี้จะปรากฏในภาคธุรกิจต่างๆ

  • แวดวงครีเอเตอร์
    บัญชีลูกหนี้สำหรับผู้ที่อยู่ในแวดวงครีเอเตอร์คือเงินที่ค้างชำระต่อผู้สร้างเนื้อหาหรืออินฟลูเอนเซอร์โดยแพลตฟอร์ม สปอนเซอร์ หรือผู้ร่วมงานสำหรับเนื้อหานั้นๆ การเป็นพาร์ทเนอร์ หรือแคมเปญโฆษณา ส่วนนี้อาจเป็นวิดีโอ บทความ พอดแคสต์ หรือผลงานสร้างสรรค์อื่นๆ ที่ผลิตโดยครีเอเตอร์แต่ยังไม่ได้มีการชําระเงิน

  • อีคอมเมิร์ซและร้านค้าปลีก
    สำหรับอีคอมเมิร์ซและธุรกิจค้าปลีก บัญชีลูกหนี้หมายถึงเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้ธุรกิจสำหรับสินค้าที่ซื้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่มีการใช้ใบสั่งซื้อหรือขยายสินเชื่อ นอกจากนี้ ยังอาจรวมถึงจำนวนเงินที่ครบกำหนดชำระจากเกตเวย์การชำระเงินบางแห่งหรือช่องทางการขายของบุคคลที่สามที่เกิดความล่าช้าในการโอนเงิน

  • มาร์เก็ตเพลส
    ภายในมาร์เก็ตเพลส บัญชีลูกหนี้อาจเกี่ยวข้องกับยอดเงินที่ผู้ซื้อต้องชําระให้กับมาร์เก็ตเพลสสําหรับสินค้าที่ซื้อ หรืออาจหมายถึงเงินที่มาร์เก็ตเพลสเป็นหนี้ผู้ขายสำหรับสินค้าที่ขาย หลังจากหักค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มหรือค่าธรรมเนียมอื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีกำหนดเวลาการชำระเงินหรือระยะเวลาการกันวงเงิน

  • บริการตามความต้องการ
    สำหรับบริการตามความต้องการ เช่น บริการเรียกรถรับส่ง การส่งอาหาร หรือบริการถึงบ้าน บัญชีลูกหนี้หมายถึงเงินที่ลูกค้าที่ได้รับบริการแต่ยังไม่ได้ชำระเงิน จะต้องชำระให้กับผู้ให้บริการ นอกจากนี้ยังอาจหมายถึงเงินที่จะต้องได้รับจากแพลตฟอร์มตัวกลางที่จัดการธุรกรรม

  • แพลตฟอร์ม
    ในบริบทของแพลตฟอร์ม บัญชีลูกหนี้จะครอบคลุมจำนวนเงินที่ครบกำหนดชำระจากผู้โฆษณา สมาชิก หรือหน่วยงานอื่นใดที่ใช้แพลตฟอร์มเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นสำหรับพื้นที่โฆษณา ฟีเจอร์พิเศษ หรือด้านอื่นๆ ที่สร้างรายได้ของแพลตฟอร์ม

  • การให้บริการระบบซอฟต์แวร์ (SaaS)
    สําหรับบริษัท SaaS บัญชีลูกหนี้หมายถึงเงินที่ครบกําหนดชําระจากลูกค้าหรือธุรกิจที่สมัครใช้บริการซอฟต์แวร์หรือซื้อมา แต่ยังไม่ได้ชําระเงินให้เสร็จสิ้น ซึ่งอาจเป็นค่าบริการรายเดือนของการสมัครใช้บริการ ใบอนุญาตรายปี หรือการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ออกแบบเอง

  • การสมัครใช้บริการ
    ในธุรกิจแบบสมัครใช้บริการ บัญชีลูกหนี้จะระบุจำนวนเงินที่สมาชิกเป็นหนี้สำหรับการเข้าถึงเนื้อหา ผลิตภัณฑ์ หรือบริการตามแบบแผนล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น หากผู้สมัครใช้บริการเรียกเก็บเงินรายเดือนแต่ยังไม่ได้ชําระเงินในเดือนปัจจุบัน จำนวนเงินดังกล่าวจะเป็นส่วนหนึ่งของบัญชีลูกหนี้ของบริษัท

เหตุใดการจัดการบัญชีลูกหนี้จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ

บัญชีลูกหนี้มักถูกมองว่าเป็นปัญหาประจำสำหรับธุรกิจ แต่เมื่อวิธีการชำระเงินและเงื่อนไขซับซ้อนขึ้น แนวทางเชิงกลยุทธ์ในการจัดการบัญชีลูกหนี้จะสามารถมอบประโยชน์ที่สำคัญแก่ธุรกิจได้ ตัวอย่างของประโยชน์ต่างๆ มีดังต่อไปนี้

  • สภาพคล่องและความสามารถในการชำระหนี้
    การจัดการบัญชีลูกหนี้ในลักษณะที่มีประสิทธิภาพช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจจะมีสภาพคล่องเพียงพอที่จะชำระภาระผูกพันในระยะสั้น ความล่าช้าในการเรียกเก็บเงินหนี้อาจส่งผลต่อเงินสำรองของบริษัท ส่งผลให้เกิดปัญหาในการครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

  • ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน
    การจัดการที่เหมาะสมช่วยให้ธุรกิจสามารถระบุความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการเรียกเก็บเงินและการจัดเก็บได้ การเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการเหล่านี้อาจช่วยลดเวลาในการทำการขายและการเรียกเก็บเงินได้

  • การบ่งชี้ด้านสถานะทางการเงิน
    สถานะของบัญชีลูกหนี้สามารถใช้เป็นตัวบ่งชี้สถานะทางการเงินของบริษัทได้ ยอดหนี้การค้าที่ค้างชําระสูงอย่างต่อเนื่องอาจบ่งชี้ว่าลูกค้าไม่พอใจหรือไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการคัดกรองเครดิต

  • การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า
    การตรวจสอบบัญชีลูกหนี้เป็นประจําจะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ระบุลูกค้าที่มักจะชําระเงินล่าช้าได้ ข้อมูลเหล่านี้สามารถเป็นแนวทางในการตัดสินใจเกี่ยวกับการให้สินเชื่อแก่ลูกค้าเหล่านี้ในอนาคตและการรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดี

  • การรับรู้รายรับ
    สําหรับธุรกิจที่มีการทําบัญชีแบบคงค้าง ระบบจะรับรู้รายรับเมื่อได้รับ ไม่ใช่ตอนที่ได้รับเงินสด การจัดการที่เหมาะสมจะช่วยให้การรับรู้รายรับและการรายงานทางการเงินมีความถูกต้องแม่นยํา

  • ประหยัดต้นทุน
    กระบวนการด้านบัญชีลูกหนี้ที่มีประสิทธิภาพสามารถลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บหนี้ หนี้สูญ และค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ

  • การคาดการณ์กระแสเงินสด
    กระแสเงินสดที่คาดการณ์ได้มีความสำคัญต่อการวางแผน การใช้จ่ายด้านทุน และการริเริ่มการเติบโต ขณะที่การบริหารจัดการที่เหมาะสมจะช่วยให้ธุรกิจพยากรณ์กระแสเงินสดได้อย่างแม่นยำด้วยการให้ความชัดเจนว่าลูกหนี้มีแนวโน้มที่จะแปลงเป็นเงินสดเมื่อใด เงินทุนที่ผูกติดอยู่กับบัญชีลูกค้าอาจถูกนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในจุดอื่นได้ดีกว่า เช่น ลงทุนในโอกาสการเติบโตหรือเติมเต็มบทบาทงานที่จำเป็น ดังนั้น การเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเปิดโอกาสเหล่านี้ได้

  • การลดหนี้เสีย
    การบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพสามารถนำไปสู่การตรวจจับหนี้เสียที่อาจเกิดขึ้นได้ในระยะเริ่มต้น ช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินการได้ทันท่วงที เช่น การกำหนดค่าเผื่อหนี้หรือกำหนดนโยบายสินเชื่อให้เข้มงวดยิ่งขึ้น

  • การสนับสนุนด้านการตัดสินใจ
    ข้อมูลจากบัญชีลูกหนี้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแนวโน้มยอดขาย พฤติกรรมการซื้อของลูกค้า และสภาพตลาดได้ ซึ่งจะใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ตั้งแต่การนําเสนอผลิตภัณฑ์ไปจนถึงการขยายตลาด

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการบัญชีลูกหนี้

แม้ว่าจะไม่มีคู่มือตายตัวสำหรับการใช้ประโยชน์สูงสุดจากกลยุทธ์การจัดการบัญชีลูกหนี้ แต่ก็มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทั่วไปที่ธุรกิจส่วนใหญ่จะพบว่ามีประโยชน์ ตัวอย่างของประโยชน์ต่างๆ มีดังต่อไปนี้

ใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติและเทคโนโลยี

การใช้เทคโนโลยีเป็นส่วนหนึ่งของบัญชีลูกหนี้สามารถปรับการดำเนินธุรกิจได้ ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ลดความซับซ้อนและเสริมประสิทธิภาพให้กับกระบวนการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน ต่อไปนี้คือประโยชน์ของ AR อัตโนมัติที่มีต่อธุรกิจ

  • การดําเนินงานที่รวดเร็ว: ระบบอัตโนมัติทำงานเบื้องหลังโดยดำเนินการงานซ้ำๆ อย่างถูกต้องแม่นยำและใช้เวลาเพียงเศษเสี้ยวหนึ่งของกระบวนการที่ดำเนินการด้วยตนเอง ความเร็วดังกล่าวนําไปสู่รอบการชําระเงินที่รวดเร็วกว่าซึ่งจะช่วยเพิ่มกระแสเงินสดได้
  • การดําเนินการที่แม่นยําและข้อผิดพลาดที่ลดลง: กระบวนการที่ดำเนินการด้วยตนเองไม่ว่าจะพิถีพิถันเพียงใดก็มีแนวโน้มที่จะเกิดการมองข้ามได้ร ระบบอัตโนมัติจะช่วยลดข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้อย่างมาก จึงปลูกฝังความเชื่อมั่นในระบบ
  • การจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติม: เมื่อระบบอัตโนมัติเข้ามาจัดการงานประจำวัน พนักงานจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่ด้านกลยุทธ์ที่ซับซ้อนมากขึ้นของการจัดการ AR ซึ่งเป็นการสร้างมูลค่าและนวัตกรรม

โดยทั่วไปแล้ว การทำงานอัตโนมัติเกี่ยวข้องกับการผสานรวมเทคโนโลยีเข้ากับแนวทาง AR ของคุณ ซึ่งมีข้อดีเพิ่มเติมดังนี้

  • โซลูชันซอฟต์แวร์ที่ซิงโครไนซ์: การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่ผสานรวมการทำงานกับแพลตฟอร์มการขายและการบริการที่มีอยู่ทำให้การออกใบแจ้งหนี้เกิดขึ้นได้เกือบจะทันทีหลังจากส่งมอบสินค้าหรือบริการ
  • การแจ้งเตือนอัตโนมัติเชิงกลยุทธ์: การปรับใช้การแจ้งเตือนอัตโนมัติในช่วงเวลาที่กําหนดจะช่วยให้ธุรกิจสามารถกระตุ้นเตือนลูกค้าเกี่ยวกับการชําระเงินที่ใกล้ครบกําหนดหรือเลยกําหนดแล้ว จุดสัมผัสที่สม่ำเสมอเหล่านี้ช่วยให้ลูกค้าตระหนักถึงภาระผูกพันของตน
  • การซิงโครไนซ์ข้อมูลแบบเรียลไทม์: แพลตฟอร์มที่มีความสามารถในการซิงค์แบบเรียลไทม์สามารถให้มุมมองที่ถูกต้องของภูมิทัศน์ทางการเงิน ในขณะที่ป้องกันการสื่อสารที่ไม่จำเป็นหรือซ้ำซาก ซึ่งถือเป็นการเคารพเวลาและประสบการณ์ของลูกค้าอีกด้วย

ให้ความสำคัญกับการจัดการสินเชื่อ

การมอบสินเชื่อให้กับลูกค้า ทั้งภายในองค์กรหรือโดยการใช้พาร์ทเนอร์บุคคลที่สามสามารถเปิดแหล่งรายได้ใหม่ๆ ได้ แต่ก็อาจนำมาซึ่งความยุ่งยากและหนี้สินได้ การเข้าใจความน่าเชื่อถือทางเครดิตของลูกค้าและการจัดการความสัมพันธ์เหล่านี้อย่างถ่องแท้สามารถปรับปรุงเสถียรภาพทางการเงินและลดความเสี่ยงทางการเงินได้ ต่อไปนี้คือบทสรุปความสำคัญของการจัดการเครดิต

  • การลดความเสี่ยง: เมื่อทำความเข้าใจพฤติกรรมและภูมิหลังทางการเงินของลูกค้า ธุรกิจต่างๆ จะสามารถคาดการณ์ปัญหาการชำระเงินที่อาจเกิดขึ้นได้ และช่วยปกป้องตนเองจากปัญหาทางการเงินในอนาคต
  • ส่งเสริมสถานะทางการเงิน: การบริหารสินเชื่ออย่างระมัดระวังสามารถควบคุมบัญชีลูกหนี้ของบริษัทได้ และป้องกันหนี้สูญที่อาจกระทบต่อสภาพคล่อง
  • ความเชื่อมั่นในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ: เมื่อกำหนดเงื่อนไขเครดิตตามการประเมินโดยละเอียด ก็จะทำให้เกิดสภาพแวดล้อมแห่งความไว้วางใจ ทั้งธุรกิจและลูกค้าเข้าใจเหตุผลในการสร้างเงื่อนไขเหล่านี้ ทําให้เกิดความสัมพันธ์ที่เคารพซึ่งกันและกัน

ต่อไปนี้คือวิธีการบางส่วนในการกําหนดแนวทางการจัดการเครดิตล่วงหน้า

  • การสมัครขอสินเชื่อที่คล่องตัว: ใช้ขั้นตอนการสมัครสินเชื่อที่สอดคล้องกันและละเอียดถี่ถ้วนสำหรับลูกค้าใหม่ทุกราย การทำเช่นนี้เป็นการกำหนดทิศทสงสำหรับความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นบนความโปร่งใสและความไว้วางใจซึ่งกันและกัน
  • พึ่งพาผู้เชี่ยวชาญ: การเป็นพาร์ทเนอร์กับหน่วยงานรายงานข้อมูลเครดิตเฉพาะทางสามารถให้ความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับประวัติทางการเงินของผู้ที่มีโอกาสเป็นลูกค้าได้ ความร่วมมือดังกล่าวจะช่วยให้ธุรกิจมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจด้านสินเชื่อที่ถูกต้อง
  • การตรวจสอบวงเงินแบบไดนามิก: เมื่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจพัฒนา ขนาดและความถี่ของคำสั่งซื้อก็พัฒนาตามไปด้วย ดังนั้นการประเมินและปรับวงเงินสินเชื่อเป็นระยะๆ สำหรับลูกค้าระยะยาวจึงมีความสัมพันธ์เป็นอย่างยิ่ง แนวทางปฏิบัตินี้ทําให้มั่นใจได้ว่าเงื่อนไขเครดิตจะได้รับการพัฒนาอย่างสอดคล้องกับความสัมพันธ์ทางธุรกิจ

ปรับปรุงขั้นตอนการแก้ไขการโต้แย้งการชําระเงินของคุณ

การโต้แย้งการชําระเงินเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเฉพาะในแวดวง เช่น อีคอมเมิร์ซ และ SaaS วิธีที่ธุรกิจจัดการความแตกต่างเหล่านี้อาจส่งผลกระทบต่อสถานะทางการเงินและชื่อเสียง การแก้ไขการโต้แย้งการชําระเงินที่มีประสิทธิผลไม่เพียงแต่ทำให้วงจรรายได้ราบรื่นขึ้นเท่านั้น แต่ยังวางรากฐานสำหรับความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนกับลูกค้าอีกด้วย ต่อไปนี้คือเหตุผลที่การจัดการการโต้แย้งการชำระเงินมีความสำคัญต่อธุรกิจ

  • นัยทางการเงิน: การแก้ไขการโต้แย้งการชําระเงินอย่างทันท่วงทีมักจะทำให้การชำระเงินรวดเร็วขึ้นซึ่งส่งผลต่อกระแสเงินสดที่ดี
  • ลูกค้าภักดีต่อแบรนด์: เมื่อการโต้แย้งการชําระเงินได้รับการจัดการอย่างระมัดระวังและมีประสิทธิภาพ ลูกค้าจะรู้สึกมีคุณค่า ซึ่งอาจนําไปสู่ความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่แข็งแกร่งและคงทนมากขึ้น
  • ภาพลักษณ์ของแบรนด์: ธุรกิจที่รู้จักในการแก้ไขปัญหาอย่างชำนาญจะได้รับการยอมรับในตลาดในเชิงบวก ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการหาและรักษาลูกค้าไว้

กลยุทธ์สําหรับการยกระดับการแก้ไขการโต้แย้งการชําระเงินมีดังนี้

  • กระบวนการแบบมีโครงสร้าง: การสร้างขั้นตอนปฏิบัติที่ชัดเจนทีละขั้นตอนสําหรับการจัดการการโต้แย้งการชําระเงินอาจช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับขั้นตอนการแก้ไขปัญหาได้ การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบอย่างชัดเจนช่วยให้สมาชิกแต่ละคนในทีมทราบว่ามีความคาดหวังอะไรจากพวกเขาเมื่อเกิดปัญหาขึ้น
  • เอกสารประกอบคือสิ่งที่สําคัญ: การใช้ระบบที่ผสานรวมเป็นหนึ่งเดียวในการบันทึกและตรวจสอบการโต้แย้งการชําระเงินทั้งหมดจะช่วยในการติดตามความคืบหน้าและผลลัพธ์ แนวทางแบบรวมศูนย์นี้มอบความโปร่งใสให้กับกับกระบวนการ พร้อมทั้งมอบข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าสําหรับการอ้างอิงในอนาคต
  • การมีส่วนร่วมกับลูกค้า: การมีบทสนทนาที่เปิดกว้างกับลูกค้าช่วยในการค้นหาหต้นตอของการโต้แย้งได้ การจัดการปัญหาหลักเหล่านี้โดยตรงสามารถลดการเกิดปัญหาซ้ำอีกได้อย่างมาก จึงช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร
  • การเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีม: การลงทุนในโปรแกรมการฝึกอบรมที่ครอบคลุม ซึ่งเน้นที่วิธีการเจรจาและการบริการลูกค้าที่เหนือชั้น จะช่วยให้สมาชิกในทีมมีทักษะในการแก้ไขข้อขัดแย้งอย่างชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพ

การปรับปรุงกลยุทธ์การแก้ไขการโต้แย้งการชําระเงินอาจเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ นอกเหนือจากข้อได้เปรียบทางการเงินโดยตรงแล้ว วิธีนี้ยังทำให้ธุรกิจของคุณมีความน่าเชื่อถือและเน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลาง จึงส่งเสริมการเติบโตและความยั่งยืน

ให้ความสําคัญกับการสื่อสารที่โปร่งใสและน่าเชื่อถือในการจัดการบัญชีลูกหนี้

แนวทางการสื่อสารที่แข็งแกร่ง สม่ำเสมอ มีประสิทธิผล และสามารถเข้าถึงได้ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการ AR ที่ประสบความสำเร็จ สําหรับ AR การสื่อสารสามารถสร้างผลลัพธ์ดังต่อไปนี้

  • สร้างความเชื่อมั่น: เมื่อลูกค้ารู้สึกได้รับข้อมูลและเข้าใจสิ่งที่ธุรกิจต้องการ ความไว้วางใจของลูกค้าก็จะเพิ่มขึ้น
  • ลดความคลุมเครือ: การสื่อสารที่ชัดเจนจะช่วยขจัดความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งอาจทําให้การชําระเงินเกิดความล่าช้าหรือการโต้แย้งการชําระเงิน
  • สะท้อนภาพลักษณ์ของธุรกิจ: วิธีและรูปแบบการสื่อสารของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งในรูปแบบลายลักษณ์อักษร เช่น ใบแจ้งหนี้และคำเตือน แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพและคุณค่าของบริษัท

ขั้นตอนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารมีดังนี้

  • ตั้งกําหนดเวลาที่คาดเดาได้: การสร้างจังหวะการออกใบแจ้งหนี้ที่สม่ำเสมอจะทำให้ลูกค้าคาดเดาได้ ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถคาดการณ์และวางแผนสำหรับบิลที่กำลังจะได้รับและบริหารการเงินของตนเองได้ง่ายยิ่งขึ้น
  • ความเรียบง่ายและความแม่นยํา: หลีกเลี่ยงภาษาที่คลุมเครือ ปรับการสื่อสารให้ตรงไปตรงมาและเข้าใจได้ง่าย
  • การปรับเทมเพลตให้ทันสมัย: วิธีการสื่อสารควรเปลี่ยนแปลงไปพร้อมกับธุรกิจ การกลับมาตรวจสอบและอัปเดตเอกสารการสื่อสารเป็นประจำจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารเหล่านั้นยังคงมีความเกี่ยวข้องและสอดคล้องกับมารยาททางธุรกิจในปัจจุบัน
  • การส่งเสริมการสนทนาภายใน: ทีมภายในที่มีข้อมูลครบถ้วนและสอดคล้องกันอย่างดีจะทำให้มีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าได้ดีขึ้น ดังนั้น ให้มอบช่องทางแบบเปิดที่สมาชิกทีมจะพูดคุยเกี่ยวกับกลยุทธ์ AR, ความคิดเห็นของลูกค้า และความท้าทายต่างๆ ที่สมาชิกทีมต้องเผชิญได้ การทํางานร่วมกันภายในนี้มักส่งผลให้มีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดีขึ้น

การสื่อสารอันแข็งแกร่งในด้านการจัดการ AR ช่วยลดปัญหาติดขัดในรอบการเรียกเก็บเงินและสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกกับลูกค้าได้อย่างยาวนาน ประโยชน์เหล่านี้มีส่วนก่อให้เกิดกระแสรายรับที่มั่นคงและภาพที่น่าเชื่อถือของธุรกิจในระยะยาว

นําเสนอเงื่อนไขการชําระเงินและตัวเลือกการชําระเงินที่ยืดหยุ่น

การปรับเงื่อนไขการชำระเงินตามประวัติและพฤติกรรมของลูกค้าแต่ละรายจะช่วยสร้างความสัมพันธ์ ให้รางวัลตอบแทนแก่ความภักดี และปกป้องผลประโยชน์ทางธุรกิจ ประโยชน์ของเงื่อนไขการชําระเงินที่ยืดหยุ่นมีดังนี้

  • เสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า: การเสนอเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยแก่ลูกค้าประจำจะเป็นการตอบแทนพวกเขาสำหรับความสม่ำเสมอ พร้อมทั้งส่งเสริมให้ทำธุรกิจกับคุณต่อไป
  • บรรเทาความเสี่ยงทางการเงิน: การขอให้ลูกค้าใหม่หรือผู้ที่มีพฤติกรรมการชำระเงินที่ไม่สามารถคาดเดาได้ชำระเงินบางส่วนล่วงหน้าจะช่วยลดความเสี่ยงในการไม่ชำระเงินโดยสิ้นเชิง
  • ส่งเสริมแนวทางปฏิบัติด้านการชําระเงินที่ดี: ส่วนลดการชําระเงินระยะแรกสามารถจูงใจลูกค้าให้ให้ความสําคัญกับการชําระเงินแก่ธุรกิจของคุณแทนธุรกิจอื่นๆ ซึ่งอาจช่วยเร่งกระบวนการชําระเงินให้เร็วขึ้นได้

ต่อไปนี้คือตัวอย่างประเด็นที่ต้องพิจารณาเมื่อนำการชําระเงินแบบไดนามิกไปใช้งาน

  • การประเมินประวัติลูกค้า: ตรวจสอบประวัติการชําระเงินของลูกค้าแต่ละราย พวกเขามักจะชำระล่าช้าหรือไม่ โดยทั่วไปแล้วพวกเขาชําระเงินแต่เนิ่นๆ หรือไม่ การใช้ข้อมูลนี้ช่วยกําหนดว่าเงื่อนไขใดเหมาะสมที่สุดสําหรับลูกค้าแต่ละราย
  • ตัวเลือกการชําระเงินที่ปรับขนาดได้: แทนที่จะมีเงื่อนไขการชำระเงินแบบเดียวกันทั้งหมด ธุรกิจต่างๆ สามารถเสนอตัวเลือกต่างๆ ให้ลูกค้าได้ ตัวอย่างเช่น ผู้ที่ชำระเงินสม่ำเสมออาจได้รับตัวเลือกของเงื่อนไขที่ขยายเวลาออกไปพร้อมส่วนลดเล็กน้อยสำหรับการชำระเงินล่วงหน้า ในขณะที่ผู้ที่มีประวัติสม่ำเสมอน้อยกว่าอาจได้รับข้อเสนอเงื่อนไขมาตรฐานแต่มีตัวเลือกสำหรับการผ่อนชำระ
  • การตรวจสอบและการปรับตัวเป็นประจำ: ธุรกิจต่างๆ ควรตรวจสอบประสิทธิภาพของเงื่อนไขการชําระเงินอยู่เป็นประจํา เงื่อนไขต่างๆ ส่งผลให้มีการชําระเงินเร็วขึ้นหรือไม่ ลูกค้าได้ใช้ประโยชน์จากส่วนลดที่เสนอหรือไม่ การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับแต่งและปรับข้อเสนอของพวกเขาเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

การกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินให้เหมาะสม เช่น การรับรู้และให้ความสำคัญกับลูกค้าประจำพร้อมกับการระมัดระวังความเสี่ยงทางการเงินที่อาจเกิดขึ้น จะทำให้ธุรกิจสามารถพัฒนาความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ดีขึ้น วิธีนี้มีประโยชน์ทางการเงินโดยตรง นอกเหนือไปจากการส่งเสริมสถานะและชื่อเสียงระยะยาวของธุรกิจ

ใช้ประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลเพื่อการตัดสินใจทางการเงินอย่างรอบรู้ยิ่งขึ้น

การใช้ข้อมูลที่ถูกต้องและสมบูรณ์ส่งผลอย่างมากต่อประสิทธิภาพและความสามารถในการคาดการณ์เงินทุนขาเข้า ต่อไปนี้คือประโยชน์หลักๆ จากการใช้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

  • ความสามารถในการคาดการณ์ที่เพิ่มขึ้น: การติดตามประวัติการชําระเงินอย่างใกล้ชิดช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถคาดการณ์การชําระเงินขาเข้า และช่วยให้การวางแผนทางการเงินดําเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น
  • การลดความเสี่ยง: การจดจำรูปแบบการชำระเงินล่าช้าหรือการชำระเงินที่ผิดนัดจะทำให้ธุรกิจสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ในระยะเริ่มแรก ไม่ว่าจะด้วยการปรับเงื่อนไขหรือเพิ่มความพยายามในการติดตามผล
  • การจัดสรรทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ: การเข้าใจว่าบัญชีใดอาจก่อให้เกิดปัญหาได้จะช่วยให้ธุรกิจจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และหลีกเลี่ยงการเสียเวลาในการติดตามการชำระเงินที่ไม่น่าจะได้รับ

ต่อไปนี้เป็นวิธีต่างๆ ในการใช้ข้อมูลการชำระเงินเพื่อให้จัดการบัญชีลูกหนี้ได้ดียิ่งขึ้น

  • การวิเคราะห์แนวโน้มการชําระเงิน: ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบกำหนดเวลาและความสม่ำเสมอในการชำระเงินของลูกค้า เมื่อเวลาผ่านไป รูปแบบเหล่านี้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นต่อสถานะทางการเงินของลูกค้าหรือประสิทธิภาพของกลยุทธ์การออกใบแจ้งหนี้ของคุณ
  • เมตริกประสิทธิภาพ: การติดตามเมตริก เช่น เวลาเฉลี่ยตั้งแต่ทำการขายจนถึงการรับชำระเงิน สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพการดำเนินงานได้ ระยะเวลาที่สั้นลงชี้ให้เห็นถึงแนวทางการปฏิบัติงานด้าน AR ที่มีประสิทธิภาพ ในขณะที่ระยะเวลาที่ยาวขึ้นอาจบ่งชี้ถึงจุดที่ต้องปรับปรุง
  • การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์: การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์หมายถึงการใช้ข้อมูลจากพฤติกรรมในอดีตมาคาดการณ์ผลลัพธ์ในอนาคต ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจสังเกตว่าลูกค้าจากอุตสาหกรรมหนึ่งๆ มักเลื่อนการชำระเงินในบางเดือน ธุรกิจก็สามารถคาดการณ์แนวโน้มนี้ในอนาคตและวางแผนตามนั้นได้

การใช้ข้อมูลด้วยวิธีนี้ช่วยให้ธุรกิจทําการตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น คาดการณ์ถึงความท้าทาย และแก้ไขปัญหาล่วงหน้า การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มความคล่องตัวของกระแสเงินสดแต่ยังนําไปสู่ความสัมพันธ์อันแน่นแฟ้นกับลูกค้าอีกด้วย

เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ

หากพร้อมเริ่มใช้งานแล้ว

สร้างบัญชีและเริ่มรับการชำระเงินโดยไม่ต้องทำสัญญาหรือระบุรายละเอียดเกี่ยวกับธนาคาร หรือติดต่อเราเพื่อสร้างแพ็กเกจที่ออกแบบเองสำหรับธุรกิจของคุณ
Revenue Recognition

Revenue Recognition

กำหนดค่าและปรับขั้นตอนการจัดทำรายงานรายรับให้เป็นอัตโนมัติเพื่อให้ปฏิบัติตามมาตรฐานการรับรู้รายรับ ASC 606 และ IFRS 15 ได้อย่างง่ายดาย

Stripe Docs เกี่ยวกับ Revenue Recognition

สร้างกระบวนการทำบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างอัตโนมัติด้วย Stripe Revenue Recognition