Best practice per la gestione dei crediti: come ottimizzare i livelli di efficienza e accuratezza

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Ulteriori informazioni 
  1. Introduzione
  2. Cosa sono i crediti?
  3. Perché la gestione dei crediti è tanto importante per le attività?
  4. Best practice per la gestione dei crediti
    1. Sfruttare lautomazione e la tecnologia
    2. Gestire il credito in modo meticoloso
    3. Affinare il processo di risoluzione delle contestazioni
    4. Privilegiare una comunicazione trasparente e affidabile nella gestione dei crediti
    5. Offrire condizioni e opzioni di pagamento flessibili
    6. Sfruttare al meglio i dati per fare scelte finanziarie più consapevoli

La gestione dei crediti è una funzione complessa all'interno di un'attività e comprende politiche di credito, procedure di fatturazione e strategie di riscossione. Ognuno di questi processi comporta una serie di sfide e opportunità di miglioramento. Ad esempio, una fattura ben fatta può accelerare i tempi di pagamento, mentre una confusa o poco chiara può causare ritardi, contestazioni o addirittura azioni legali.

L'automazione può aiutare le attività a migliorare molti aspetti della gestione dei crediti. Le analisi avanzate possono prevedere i comportamenti di pagamento, segnalando potenziali ritardi prima che si verifichino. I portali di pagamento possono offrire ai clienti una certa flessibilità, facilitando il pagamento delle fatture e riducendo il carico di lavoro del team di recupero crediti dell'attività. L'automazione offre alle attività una serie di opportunità di personalizzazione. Le soluzioni tecnologiche per la gestione dei crediti stanno aiutando le attività a perfezionare le loro operazioni finanziarie: si prevede che il mercato dell'automazione dei crediti crescerà del 13,3% entro il 2030.

Tuttavia, non basta affidarsi a un potente stack tecnologico: per sfruttare al meglio le proprie risorse, le attività hanno bisogno di una strategia attentamente studiata. In questo articolo condivideremo le best practice che le attività possono adottare per la gestione dei crediti.

Contenuto dell'articolo

  • Cosa sono i crediti?
  • Perché la gestione dei crediti è tanto importante per le attività?
  • Best practice per la gestione dei crediti

Cosa sono i crediti?

Con il termine crediti si intende il denaro che un'attività ha il diritto di riscuotere dai propri clienti per i beni o i servizi forniti. Quando un'attività vende qualcosa ma non ha ancora ricevuto il pagamento, l'importo dovuto diventa parte dei crediti. Questi crediti fungono da asset a breve termine nel bilancio di un'attività e spesso appaiono come una sorta di cambiale da parte di clienti o committenti.

Ecco come si presentano i crediti in diversi settori:

  • Creator economy
    Per chi opera nella creator economy, i crediti sono il denaro dovuto ai creatori di contenuti o agli influencer da parte di piattaforme, sponsor o collaboratori per contenuti, partnership o campagne pubblicitarie. Può trattarsi di video, articoli, podcast o altri contenuti creativi forniti dal creatore ma non ancora pagati.

  • E-commerce e commercio al dettaglio
    Per le attività di e-commerce e commercio al dettaglio, i crediti rappresentano il denaro che i clienti devono all'attività per i prodotti acquistati, soprattutto nei casi in cui si utilizzano ordini di acquisto o si estende il credito. Possono anche includere gli importi dovuti da alcuni gateway di pagamento o canali di vendita di terze parti che hanno un ritardo nel trasferimento dei fondi.

  • Marketplace
    Nei marketplace, i crediti possono riguardare i fondi dovuti dagli acquirenti al marketplace per gli articoli acquistati. In alternativa, possono rappresentare il denaro che il marketplace deve ai venditori per i prodotti venduti, dopo aver dedotto le commissioni della piattaforma o altre spese, soprattutto se c'è un piano di pagamento o un periodo di conservazione.

  • Servizi on-demand
    Per i servizi on-demand, come il ride sharing, la consegna di cibo o i servizi a domicilio, i crediti rappresentano il denaro dovuto al fornitore del servizio da parte dei clienti che hanno ricevuto il servizio ma non l'hanno ancora pagato. Possono anche riferirsi ai fondi da ricevere dalle piattaforme di intermediazione che gestiscono le transazioni.

  • Piattaforme
    Nel contesto delle piattaforme, i crediti riguardano gli importi dovuti dagli inserzionisti, dagli abbonati o da qualsiasi altra entità che utilizza la piattaforma per scopi commerciali. Si può trattare di spazi pubblicitari, funzionalità a pagamento o qualsiasi altro aspetto monetizzato della piattaforma.

  • SaaS (Software as a Service)
    Per le aziende SaaS, i crediti rappresentano il denaro dovuto da clienti o attività che hanno sottoscritto o acquistato servizi software ma non hanno completato il pagamento. Si può trattare di tariffe di abbonamento mensili, di licenze annuali o di sviluppo di software personalizzato.

  • Abbonamento
    Nelle attività basate su abbonamento, i crediti indicano il denaro dovuto dagli abbonati per l'accesso a contenuti, prodotti o servizi su base ricorrente. Ad esempio, se un abbonato riceve una fattura mensile ma non ha ancora pagato per il mese in corso, l'importo rientra nei crediti dell'azienda.

Perché la gestione dei crediti è tanto importante per le attività?

I crediti sono spesso considerati una questione di routine per le attività ma, dato che le modalità di pagamento e i termini di pagamento stanno diventando sempre più avanzati, un approccio strategico ai crediti può offrire alle attività importanti vantaggi. Vediamoli nel dettaglio:

  • Liquidità e solvibilità
    Una gestione efficace dei crediti assicura che un'attività disponga di liquidità sufficiente per far fronte agli obblighi a breve termine. Un ritardo nella riscossione dei crediti può mettere a dura prova le riserve di liquidità di un'azienda, con conseguenti difficoltà nel coprire le spese operative.

  • Efficienza operativa
    Una gestione corretta consente alle attività di identificare le inefficienze nei processi di addebito e riscossione. La semplificazione di questi processi può ridurre il tempo che intercorre tra la vendita e la riscossione del pagamento.

  • Indicatore di solidità finanziaria
    Lo stato dei crediti può fungere da indicatore della solidità finanziaria di un'azienda. Un importo costantemente elevato di crediti insoluti potrebbe indicare l'insoddisfazione dei clienti o inefficienze nel processo di screening del credito.

  • Gestione delle relazioni con i clienti
    L'esame regolare dei crediti può aiutare le attività a identificare i clienti che ritardano spesso i pagamenti. Queste informazioni possono orientare le decisioni sull'estensione del credito a questi clienti in futuro e sul mantenimento di relazioni commerciali solide.

  • Riconoscimento dei ricavi
    Per le attività che seguono la contabilità per competenza, i ricavi vengono riconosciuti quando vengono realizzati, non quando si riceve il pagamento. Una gestione adeguata garantisce un corretto riconoscimento dei ricavi e un'accurata rendicontazione finanziaria.

  • Risparmi sui costi
    Processi di contabilizzazione efficienti possono ridurre i costi associati al recupero crediti, ai crediti inesigibili e alle spese amministrative.

  • Previsione dei flussi di cassa
    La prevedibilità dei flussi di cassa è importante per la pianificazione, le spese in conto capitale e le iniziative di crescita. Una gestione corretta aiuta le attività a mantenere una previsione accurata dei flussi di cassa, chiarendo quando è probabile che i crediti vengano convertiti in contanti. I fondi bloccati dai crediti insoluti potrebbero essere utilizzati meglio altrove, ad esempio investendo in opportunità di crescita o assumendo personale per le attività necessarie. Un processo di riscossione efficiente può favorire queste opportunità.

  • Riduzione dei crediti inesigibili
    Una gestione efficace può consentire di individuare precocemente i potenziali crediti inesigibili e permettere alle attività di intraprendere azioni tempestive, ad esempio istituendo delle indennità o inasprendo le politiche di credito.

  • Supporto ai processi decisionali
    I dati relativi ai crediti possono fornire informazioni preziose sulle tendenze di vendita, sulle abitudini di acquisto dei clienti e sulle condizioni di mercato. Queste informazioni possono essere utili per le decisioni di business, dall'offerta di prodotti all'espansione del mercato.

Best practice per la gestione dei crediti

Non esistono metodi prestabiliti per massimizzare la propria strategia di gestione dei crediti, ma ci sono alcune best practice generali che la maggior parte delle attività troverà utili. Vediamole nel dettaglio:

Sfruttare l'automazione e la tecnologia

L'utilizzo della tecnologia nell'ambito della gestione dei crediti può perfezionare le operazioni commerciali, consentendo alle attività di semplificare e rafforzare le procedure di fatturazione e riscossione. Vediamo quali sono i vantaggi che una gestione dei crediti automatizzata può portare alle attività:

  • Operazioni più rapide: l'automazione lavora in background, eseguendo attività ripetitive con precisione e in molto meno tempo rispetto ai processi manuali. Questa velocità porta a cicli di pagamento più rapidi, che possono migliorare il flusso di cassa.
  • Esecuzione precisa, riduzione degli errori: i processi manuali, per quanto meticolosi, sono soggetti a sviste. L'automazione riduce drasticamente questi errori, infondendo fiducia nel sistema.
  • Aumento dell'allocazione delle risorse: se l'automazione si occupa delle attività di routine, i dipendenti possono concentrarsi su aspetti più complessi e strategici della gestione dei crediti, generando valore e favorendo l'innovazione.

L'automazione comporta in genere l'incorporamento di integrazioni tecnologiche nelle procedure di gestione dei crediti, con ulteriori vantaggi:

  • Soluzioni software sincronizzate: la scelta di un software che si integri con le piattaforme di vendita e servizio esistenti rende la fatturazione quasi istantanea dopo la consegna dei beni o l'erogazione dei servizi.
  • Promemoria automatici strategici: inviando promemoria automatici a intervalli specifici, le attività possono sollecitare i clienti in merito a pagamenti imminenti o in ritardo. Questi punti di contatto costanti aiutano a mantenere i clienti consapevoli dei loro obblighi.
  • Sincronizzazione dei dati in tempo reale: le piattaforme con funzionalità di sincronizzazione in tempo reale possono fornire una visione accurata del panorama finanziario, evitando comunicazioni inutili o ripetitive e rispettando il tempo e l'esperienza del cliente.

Gestire il credito in modo meticoloso

L'estensione del credito ai clienti, internamente o tramite un partner terzo, può aprire nuovi flussi di ricavi ma comporta una serie di complicazioni e responsabilità. Comprendere appieno l'affidabilità creditizia di un cliente e gestire queste relazioni può migliorare la stabilità finanziaria e ridurre le vulnerabilità fiscali. Ecco un riepilogo dell'importanza della gestione del credito:

  • Riduzione del rischio: la comprensione del comportamento finanziario e del background di un cliente consente alle attività di prevedere le potenziali insidie nei pagamenti, proteggendosi così da futuri problemi monetari.
  • Rafforzamento dello stato di salute finanziaria: un'attenta gestione del credito può tenere sotto controllo i crediti di un'azienda, prevenendo l'accumulo di crediti inesigibili che potrebbero compromettere la liquidità.
  • Fiducia nelle relazioni commerciali: quando i termini di credito sono stabiliti sulla base di valutazioni dettagliate, si crea un ambiente di fiducia. Sia l'attività che il cliente comprendono le basi su cui poggiano questi termini, creando un rapporto di reciproco rispetto.

Ecco alcuni modi per migliorare le tue procedure di gestione del credito:

  • Semplificazione delle richieste di credito: incorpora una procedura di richiesta di credito coerente e completa per tutti i nuovi clienti. In questo modo si instaura un rapporto basato sulla trasparenza e sulla fiducia reciproca.
  • Ricorso a esperti: le collaborazioni con agenzie di informazioni creditizie specializzate possono fornire alle attività una conoscenza approfondita della storia finanziaria dei potenziali clienti. Queste collaborazioni forniscono alle attività i dati di cui hanno bisogno per prendere decisioni corrette in materia di credito.
  • Revisioni dinamiche dei limiti di credito: con l'evolversi dei rapporti commerciali, anche le dimensioni e la frequenza degli ordini aumentano. È indispensabile rivalutare e adeguare periodicamente i limiti di credito per i clienti di lunga data. Questa pratica garantisce che i termini di credito crescano di pari passo con il rapporto commerciale.

Affinare il processo di risoluzione delle contestazioni

Le contestazioni sono inevitabili, soprattutto in settori come l'e-commerce e SaaS. Il modo in cui un'attività gestisce queste controversie può avere un impatto sia sulla salute finanziaria che sulla reputazione. Un'efficace risoluzione delle contestazioni non solo rende più fluido il ciclo dei ricavi, ma getta anche le basi per relazioni durature con i clienti. Ecco perché la gestione delle contestazioni è così importante per le attività:

  • Implicazioni finanziarie: una risoluzione tempestiva delle controversie si traduce spesso in pagamenti più rapidi, che contribuiscono a un flusso di cassa solido.
  • Fidelizzazione dei clienti: quando le contestazioni sono gestite con cura ed efficienza, i clienti si sentono apprezzati. Questo può portare a legami commerciali più forti e duraturi.
  • Immagine del brand: un'attività nota per la sua capacità di risolvere i problemi è vista positivamente dal mercato, il che può essere vantaggioso per l'acquisizione e la fidelizzazione dei clienti.

Strategie per migliorare la risoluzione delle contestazioni:

  • Processi strutturati: stabilire procedure chiare e dettagliate per la gestione delle contestazioni può facilitare il processo di risoluzione. Ruoli e responsabilità chiaramente definiti assicurano che ogni membro del team sappia come ci si aspetta che agisca quando sorgono conflitti.
  • Importanza della documentazione: l'adozione di un sistema unificato per registrare e monitorare tutte le contestazioni aiuta a tracciare i progressi e i risultati. Questo approccio centralizzato porta trasparenza al processo e offre preziosi spunti di riflessione per il futuro.
  • Interazione con i clienti: un dialogo aperto con i clienti può portare alla luce le cause principali delle contestazioni. Affrontare direttamente questi problemi fondamentali può ridurre drasticamente i conflitti ripetuti, risparmiando tempo e risorse.
  • Responsabilizzazione del team: l'investimento in programmi di formazione completi, incentrati sulle tattiche di negoziazione e su un servizio di assistenza clienti di qualità superiore, fornisce ai membri del team le competenze necessarie per mediare le controversie con tatto ed efficienza.

Migliorare la strategia di risoluzione delle contestazioni può portare benefici alla tua attività. Al di là dei vantaggi finanziari immediati, la tua attività si posiziona come affidabile e incentrata sul cliente, favorendo la crescita e la longevità.

Privilegiare una comunicazione trasparente e affidabile nella gestione dei crediti

Pratiche di comunicazione forti, coerenti, efficaci e accessibili sono importanti per il successo della gestione dei crediti. In questo ambito, la comunicazione può:

  • Creare fiducia: quando i clienti si sentono informati e sanno cosa aspettarsi da un'attività, la loro fiducia aumenta.
  • Ridurre le ambiguità: una comunicazione chiara elimina i potenziali malintesi, che potrebbero altrimenti portare a ritardi nei pagamenti o a contestazioni.
  • Rispecchiare l'immagine dell'attività: i metodi e lo stile di comunicazione di un'attività, soprattutto nelle forme scritte come le fatture e i solleciti, dimostrano la sua professionalità e i suoi valori.

Azioni per migliorare l'efficacia della comunicazione:

  • Definizione di un piano prevedibile: un ritmo di fatturazione regolare trasmette ai clienti un senso di prevedibilità. Questi ultimi possono anticipare e pianificare le fatture future, semplificando la gestione delle proprie finanze.
  • Semplicità e precisione: evita l'uso di un linguaggio contorto. Mantenere le comunicazioni semplici le rende più facili da capire.
  • Modernizzazione dei modelli: i metodi di comunicazione devono evolvere insieme alle attività. La revisione e l'aggiornamento regolari dei materiali di comunicazione assicurano che essi rimangano pertinenti e in linea con l'etichetta aziendale contemporanea.
  • Promozione del dialogo interno: un team interno ben informato e coeso produce interazioni migliori con i clienti. Metti a disposizione canali aperti in cui i membri del team possano discutere le strategie di gestione dei crediti, il feedback dei clienti e le sfide che devono affrontare. Questa collaborazione interna spesso si traduce in un miglioramento delle interazioni con i clienti.

Una comunicazione efficace nella gestione dei crediti può ridurre i potenziali punti di attrito nel ciclo di addebito e creare relazioni durature e positive con i clienti. A lungo termine, questi vantaggi contribuiscono a creare flussi di ricavi costanti e un'immagine aziendale affidabile.

Offrire condizioni e opzioni di pagamento flessibili

Modificare le condizioni di pagamento in base alla storia e al comportamento dei singoli clienti aiuta a coltivare le relazioni, a premiare la fedeltà e a tutelare gli interessi commerciali. Ecco alcuni dei vantaggi offerti da condizioni di pagamento flessibili:

  • Rafforzamento delle relazioni con i clienti: l'offerta di condizioni favorevoli ai clienti abituali li premia per la loro costanza e li incoraggia a continuare a fare affari con te.
  • Riduzione dell'esposizione finanziaria: chiedere ai clienti più recenti o a quelli con comportamenti di pagamento meno prevedibili di effettuare un pagamento parziale anticipato riduce il rischio di un mancato pagamento totale.
  • Incentivazione di pratiche di pagamento positive: gli sconti sui pagamenti anticipati possono incoraggiare i clienti a dare priorità ai pagamenti alla tua attività rispetto ad altre, accelerando potenzialmente il ciclo di pagamento.

Ecco una rapida carrellata di aspetti da considerare per l'implementazione dei pagamenti dinamici:

  • Valutazione dello storico dei clienti: esamina lo storico dei pagamenti dei singoli clienti. Sono spesso in ritardo? In genere pagano in anticipo? Questi dati aiutano a determinare le condizioni più adatte a ogni cliente.
  • Opzioni di pagamento modulari: invece di un termine di pagamento unico, le attività possono offrire ai clienti una serie di opzioni. Ad esempio, a chi paga con costanza si può offrire la possibilità di estendere i termini di pagamento con un piccolo sconto in caso di pagamento anticipato, mentre a chi ha uno storico meno costante si possono offrire termini standard ma con l'opzione di pagamenti rateali.
  • Revisione e adattamento regolari: le attività dovrebbero verificare regolarmente l'efficacia dei loro termini di pagamento. Si traducono in pagamenti più rapidi? I clienti approfittano degli sconti offerti? Questa revisione continua consente alle attività di modificare e adattare l'offerta per ottenere risultati ottimali.

Personalizzando i termini di pagamento le attività possono sviluppare relazioni migliori con gli acquirenti, riconoscendo e valorizzando i clienti regolari e affidabili e tutelandosi rispetto a potenziali rischi finanziari. Questo approccio offre vantaggi finanziari diretti, oltre a sostenere lo stato di salute e la reputazione a lungo termine dell'attività.

Sfruttare al meglio i dati per fare scelte finanziarie più consapevoli

L'utilizzo di dati completi e accurati può influenzare in modo significativo l'efficacia e la prevedibilità dei fondi in entrata. Ecco alcuni dei principali vantaggi offerti da un uso intensivo dei dati:

  • Maggiore prevedibilità: monitorando da vicino gli storici dei pagamenti, le attività possono prevedere quando arriveranno i pagamenti, agevolando così la pianificazione finanziaria.
  • Riduzione del rischio: riconoscere i modelli di ritardi o mancati pagamenti consente alle attività di affrontare tempestivamente questi problemi, modificando i termini o aumentando le azioni di follow-up.
  • Allocazione efficiente delle risorse: l'individuazione degli account che potrebbero creare problemi può consentire all'attività di allocare le proprie risorse in modo più efficace, evitando di perdere tempo a rincorrere pagamenti improbabili.

Ecco alcuni modi per utilizzare i dati di pagamento per un approccio migliore alla gestione dei crediti:

  • Analisi delle tendenze di pagamento: consiste nell'esaminare le tempistiche e la regolarità dei pagamenti dei clienti. Nel corso del tempo, questi modelli possono offrire indicazioni su potenziali cambiamenti nello stato di salute finanziaria di un cliente o sull'efficacia delle tue strategie di fatturazione.
  • Metriche di prestazioni: il monitoraggio di metriche come il tempo medio che intercorre tra la realizzazione di una vendita e la ricezione del pagamento può offrire indicazioni sull'efficienza operativa. Un tempo più breve suggerisce pratiche di gestione dei crediti efficaci, mentre periodi più lunghi potrebbero evidenziare aree di miglioramento.
  • Analisi predittiva: l'analisi predittiva consiste nell'utilizzare i dati dei comportamenti passati per prevedere i risultati futuri. Ad esempio, se un'attività nota che i clienti di un determinato settore ritardano spesso i pagamenti in alcuni mesi, può prevedere questa tendenza in futuro e organizzarsi di conseguenza.

L'utilizzo dei dati in questo modo consente alle attività di prendere decisioni più intelligenti, prevedendo le sfide e affrontandole in anticipo. Questo cambiamento non solo migliora il flusso di cassa, ma può anche portare a relazioni più solide con i clienti.

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