La gestión de cuentas por cobrar (AR) es el proceso de facturar, hacer un seguimiento y cobrar pagos. Cada uno de estos procesos conlleva sus propios desafíos y oportunidades de mejora.

La automatización puede ayudar a las empresas a hacer más con muchos aspectos de las cuentas por cobrar. Los análisis avanzados pueden predecir los comportamientos de pago, lo que permite detectar posibles pagos atrasados antes de que sucedan. Los portales de pago pueden ofrecer flexibilidad a los clientes, lo que les facilita la liquidación de las facturas y reduce la carga de trabajo del equipo de cobranzas de una empresa. Las soluciones tecnológicas para la gestión de cuentas por cobrar están ayudando a las empresas a perfeccionar sus operaciones financieras: se espera que el mercado de automatización de cuentas por cobrar crezca un 13.3 % para 2030.

Pero no basta con depender exclusivamente de una potente pila de software. Para aprovechar al máximo sus recursos, las empresas necesitan una estrategia cuidadosamente pensada. A continuación, compartiremos las prácticas recomendadas que las empresas pueden usar para la gestión de cuentas por cobrar.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la gestión de cuentas por cobrar?
  
• Cómo varían las cuentas por cobrar en los diferentes sectores
  
• Seis prácticas recomendadas para la gestión de cuentas por cobrar
  
• ¿Por qué es tan importante para las empresas gestionar las cuentas por cobrar?
  

¿Qué es la gestión de cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar se refieren al dinero que una empresa tiene derecho a cobrar a sus clientes por los bienes o servicios brindados. Cuando una empresa vende algo pero aún no ha recibido el pago, el monto adeudado pasa a formar parte de las cuentas por cobrar. Estas cuentas por cobrar funcionan como un activo a corto plazo en el balance general de una empresa y a menudo aparecen como un pagaré de los clientes.

Cómo varían las cuentas por cobrar según las diferentes industrias

Así son las cuentas por cobrar en diferentes sectores:

• Economía de los creadores
  En la economía de los creadores, las cuentas por cobrar son el dinero que las plataformas, los patrocinadores o los colaboradores les deben a los creadores de contenido o a los influencers por contenido, asociaciones o campañas publicitarias. Esto podría ser por videos, artículos, podcasts u otros resultados creativos que el creador ha entregado pero que aún no se han pagado.

• Comercio electrónico y minorista
  Para las empresas de comercio electrónico y minorista, las cuentas por cobrar representan el dinero que los clientes le deben a la empresa por los productos comprados, en especial en los casos en que se utilizan órdenes de compra o se otorga un crédito. También pueden incluir importes adeudados por ciertas pasarelas de pago o canales de venta de terceros que tienen un retraso en las transferencias de fondos.

• Marketplaces
  En los Marketplace, las cuentas por cobrar se pueden relacionar con los fondos que los compradores le deben al Marketplace por los artículos que compraron. Como alternativa, podría representar el dinero que el Marketplace les debe a los vendedores por los productos vendidos, después de deducir las tarifas de la plataforma u otros cargos, en especial si hay un cronograma de pago o un período de retención.

• Servicios bajo demanda
  Para los servicios bajo demanda, como los viajes compartidos, la entrega de comida o los servicios para el hogar, las cuentas por cobrar indican el dinero que los clientes que recibieron el servicio, pero que aún no lo pagaron, le deben al proveedor de servicios. También pueden referirse a los fondos que se deben recibir de las plataformas intermediarias que administran las transacciones.

• Plataformas
  En el contexto de las plataformas, las cuentas por cobrar se refieren a los importes adeudados por anunciantes, suscriptores o cualquier otra entidad que usa la plataforma con fines comerciales. Puede tratarse de espacios publicitarios, funciones prémium o cualquier otro aspecto monetizado de la plataforma.

• Software como servicio (SaaS)
  Para las empresas de SaaS, las cuentas por cobrar representan el dinero adeudado por los clientes o por las empresas que se han suscrito o que compraron servicios de software, pero que no completaron el pago. Esto podría ser por las tarifas de suscripción mensuales, por las licencias anuales o por cualquier desarrollo de software a medida.

• Suscripción
  En el caso de las empresas basadas en suscripciones, las cuentas por cobrar indican el dinero que los suscriptores deben por acceder a contenido, productos o servicios de forma recurrente. Por ejemplo, si a un suscriptor se le cobra por mes, pero aún no pagó el mes en curso, ese importe sería parte de las cuentas por cobrar de la empresa.

Seis prácticas recomendadas para la gestión de cuentas por cobrar

Si bien no hay reglas establecidas para aprovechar al máximo tu estrategia de gestión de cuentas por cobrar, a continuación te presentamos seis prácticas recomendadas generales que a la mayoría de las empresas les resultarán útiles.

1. Automatizar los procesos de cuentas por cobrar

El uso de la tecnología en las cuentas por cobrar puede perfeccionar las operaciones comerciales, lo que permite a las empresas simplificar y fortalecer sus procesos de facturación y cobro.

Beneficios clave

• Operaciones ágiles: la automatización funciona en segundo plano, ejecutando tareas repetitivas con precisión y mucho más rápido que los procesos manuales. El aumento de la velocidad genera ciclos de pago más rápidos, lo que puede mejorar el flujo de caja.
  
• Ejecución precisa, menos errores: por mucho cuidado con el que se lleven a cabo los procesos manuales, son propensos a errores. La automatización los reduce drásticamente, lo que infunde confianza en el sistema.
  
• Mayor asignación de recursos: con la automatización a cargo de las tareas rutinarias, los empleados pueden centrarse en aspectos más complejos y estratégicos de la gestión de las cuentas por cobrar, lo que impulsa el valor y la innovación.
  

Consejos prácticos

• Elige un software que se integre con las plataformas de ventas y servicios existentes para que la facturación sea casi instantánea luego de la entrega de bienes o servicios.
  
• Implementa recordatorios automatizados en intervalos específicos para avisarles a los clientes sobre los pagos pendientes o vencidos.
  
• Sincroniza los datos en tiempo real para evitar comunicaciones innecesarias o repetitivas.
  

2. Fortalecer las políticas de gestión de crédito

Otorgar crédito a los clientes, ya sea a nivel interno o a través de un tercero, puede generar nuevas fuentes de ingresos; sin embargo, esto puede traer sus propias complicaciones y responsabilidades. Para las empresas, comprender por completo la solvencia de un cliente y gestionar estas relaciones puede mejorar la estabilidad financiera y reducir las vulnerabilidades fiscales.

Beneficios clave

• Mitigación de riesgos: al comprender los antecedentes y el comportamiento financiero de un cliente, las empresas pueden prever posibles problemas con los pagos, lo que las protege de futuros reveses monetarios.
  
• Salud financiera reforzada: una gestión atenta de los créditos puede mantener bajo control las cuentas por cobrar de una empresa, y evitar así deudas incobrables abrumadoras que podrían afectar la liquidez.
  
• Confianza en las relaciones comerciales: cuando las condiciones de crédito se establecen sobre la base de evaluaciones detalladas, se fomenta un entorno de confianza. Tanto la empresa como el cliente entienden los fundamentos en los que se basan estas condiciones, lo que crea una relación de respeto mutuo.
  

Consejos prácticos

• Incorpora un procedimiento de solicitud de crédito constante y exhaustivo para todos los clientes nuevos. Esto sienta las bases para una relación basada en la transparencia y la confianza mutua.
  
• Asóciate con agencias de informes crediticios especializadas que tengan un conocimiento profundo del historial financiero de los posibles clientes. Estas colaboraciones les proporcionan a las empresas los datos que necesitan para tomar decisiones de crédito acertadas.
  
• Revalúa y ajusta periódicamente los límites de crédito para los clientes de larga data. Esta práctica garantiza que las condiciones de crédito crezcan a la par que la relación comercial.
  

3. Mejorar los procesos de resolución de disputas

Las disputas son inevitables, sobre todo en campos como el comercio electrónico y el SaaS. La manera en la que una empresa gestiona estos desacuerdos puede afectar su salud financiera y su reputación. La resolución eficaz de una disputa allana el ciclo de ingresos a la vez que sienta las bases para entablar relaciones duraderas con los clientes.

Beneficios clave

• Mejor flujo de caja: resolver los conflictos de manera oportuna a menudo se traduce en pagos más rápidos, lo que contribuye a tener un flujo de caja saludable.
  
• Mayor lealtad del cliente: cuando las disputas se manejan con cuidado y eficacia, los clientes se sienten valorados. Esto puede dar lugar a conexiones comerciales más sólidas y duraderas.
  
• Imagen de marca positiva: una empresa conocida por resolver los problemas con destreza se percibe de forma positiva en el mercado, lo que puede ser beneficioso para la adquisición y retención de clientes.
  

Consejos prácticos

• Establece procedimientos claros y paso a paso para gestionar las disputas o los contracargos a fin de agilizar el proceso de resolución.
  
• Adopta un sistema unificado para registrar y supervisar todas las disputas y así lograr mayor transparencia.
  
• Genera diálogos abiertos con los clientes para descubrir las causas subyacentes de las disputas.
  
• Invierte en programas de formación integrales que se centren en técnicas de negociación y en un servicio de atención al cliente de primer nivel.
  

Mejorar tu estrategia de resolución de disputas puede beneficiar a tu empresa. Más allá de las ventajas financieras inmediatas que ofrece, tu empresa gana reputación por su confiabilidad y enfoque en el cliente, lo que fomenta el crecimiento y la longevidad.

4. Comunicar de forma clara y constante

Las prácticas de comunicación sólidas, coherentes, eficaces y accesibles son importantes para gestionar las cuentas por cobrar exitosamente.

Beneficios clave

• Crear confianza: cuando los clientes se sienten informados y entienden qué esperar de una empresa, su confianza aumenta.
  
• Reducir las ambigüedades: la comunicación clara elimina los posibles malentendidos, que de otro modo podrían provocar disputas o demoras en el pago.
  
• Reflejar la imagen de la empresa: el estilo y los métodos de comunicación de una empresa, sobre todo de forma escrita como facturas y recordatorios, demuestran su profesionalismo y sus valores.
  

Consejos prácticos

• Crea un ritmo de facturación regular para brindarles a los clientes una sensación de previsibilidad. De este modo, pueden anticipar y planificar las próximas facturas, lo que facilita la administración de sus propias finanzas.
  
• Evita utilizar lenguaje enrevesado. Las comunicaciones directas son más fáciles de entender.
  
• Revisa y actualiza de manera regular los materiales de comunicación para asegurarte de que sigan siendo relevantes y estén en consonancia con la etiqueta comercial contemporánea.
  
• Proporciona canales abiertos en los que los miembros del equipo puedan debatir sobre estrategias para las cuentas por cobrar, comentarios de los clientes y cualquier desafío al que se enfrenten.
  

Una comunicación sólida en la gestión de las cuentas por cobrar puede reducir los posibles puntos de fricción en el ciclo de facturación y crear relaciones duraderas y positivas con los clientes. A largo plazo, estas ventajas contribuyen a la estabilidad de las fuentes de ingresos y a una imagen empresarial confiable.

5. Ofrecer condiciones de pago flexibles

Adaptar las condiciones de pago según el historial y el comportamiento de cada cliente ayuda a cuidar las relaciones, premiar la fidelidad y proteger los intereses de la empresa.

Beneficios clave

• Fortalecimiento de las relaciones con los clientes: al ofrecer condiciones favorables a los clientes habituales, se los recompensa por su lealtad, y a la vez se los anima a seguir haciendo negocios contigo.
  
• Mitigación del riesgo financiero: al solicitar un pago parcial por adelantado a los clientes más nuevos o a aquellos que tienen comportamientos de pago menos predecibles, se reduce el riesgo de impago total.
  
• Fomento de las prácticas de pago positivas: los descuentos por el pago anticipado pueden incentivar a los clientes a dar prioridad a los pagos a tu empresa por encima de otros, lo que puede acelerar el ciclo de pago.
  

Consejos prácticos

• Revisa el historial de pagos de cada cliente. ¿Se atrasan con frecuencia? ¿Suelen pagar de forma anticipada? El uso de estos datos ayuda a determinar qué condiciones podrían ser más apropiadas para cada cliente.
  
• Ofréceles a los clientes diversas opciones. Por ejemplo, se les puede dar a los pagadores constantes la opción de extender las condiciones de pago con un pequeño descuento por hacerlo de manera anticipada, mientras que a aquellos con un historial menos constante se les pueden ofrecer las condiciones estándar, pero con la opción de realizar el pago en cuotas.
  
• Revisa la efectividad de tus condiciones de pago. ¿Resultan en pagos más rápidos? ¿Los clientes están aprovechando los descuentos ofrecidos? Esta revisión continua permite a las empresas ajustar y adaptar sus ofertas para obtener resultados óptimos.
  

Al adaptar las condiciones de pago, lo que incluye reconocer y valorar a los clientes constantes y ser prudente con los posibles riesgos financieros, las empresas pueden forjar mejores relaciones con los clientes. Este enfoque ofrece beneficios financieros directos y, al mismo tiempo, favorece la salud y la reputación de la empresa a largo plazo.

6. Usa los datos para tomar decisiones más inteligentes sobre las cuentas por cobrar

Usar datos completos y precisos puede mejorar la efectividad y la previsibilidad de los fondos entrantes.

Beneficios clave

• Mayor previsibilidad: Al supervisar de cerca los historiales de pagos, las empresas pueden anticipar cuándo ingresarán los pagos, lo que facilita la planificación financiera.
  
• Mitigación de riesgos: Reconocer patrones de pagos atrasados o pagos no realizados permite a las empresas abordar estos problemas de manera temprana, ya sea mediante el ajuste de las condiciones o el aumento de los esfuerzos de seguimiento.
  
• Asignación eficiente de recursos: Comprender qué cuentas pueden presentar problemas permite a una empresa asignar sus recursos de manera más efectiva y evitar perder el tiempo persiguiendo pagos improbables.
  

Consejos prácticos

• Revisa los plazos y la regularidad de los pagos de los clientes para identificar los patrones de pago de los clientes.
  
• Supervisa las métricas, como el tiempo promedio que transcurre desde que se realiza una venta hasta que se recibe el pago, para obtener información sobre la eficiencia operativa.
  
• Usa el análisis predictivo para predecir resultados futuros. Por ejemplo, si una empresa nota que los clientes de un sector en particular suelen retrasar los pagos durante ciertos meses, la empresa puede anticipar esta tendencia en el futuro y planificar en consecuencia.
  

Usar los datos de esta manera permite a las empresas tomar decisiones más inteligentes, anticipar los desafíos y abordarlos con anticipación. Este cambio mejora el flujo de caja y da lugar a relaciones más sólidas con los clientes.

¿Por qué es tan importante para las empresas gestionar las cuentas por cobrar?

A menudo, las cuentas por cobrar se descartan como un asunto de rutina para las empresas, pero a medida que los métodos de pago y las condiciones se vuelven más avanzados, un enfoque estratégico de las cuentas por cobrar puede ofrecer a las empresas grandes beneficios. Estos incluyen:

• Liquidez y solvencia
  Gestionar las cuentas por cobrar de manera eficaz garantiza que una empresa tenga suficiente liquidez para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Un retraso en el cobro de las cuentas por cobrar puede agotar las reservas de efectivo de una empresa, lo que genera dificultades para cubrir los gastos operativos.

• Eficiencia operativa
  Una gestión adecuada permite a las empresas identificar las deficiencias en sus procesos de facturación y cobro. Por lo tanto, simplificar estos procesos puede reducir el tiempo que transcurre entre la venta y el cobro del pago.

• Indicación de salud financiera
  El estado de las cuentas por cobrar puede servir como un indicador de la salud financiera de una empresa. Un monto constantemente alto de cuentas por cobrar pendientes podría indicar insatisfacción de los clientes o ineficiencias en el proceso de revisión de crédito.

• Gestión de las relaciones con los clientes
  Una revisión periódica de las cuentas por cobrar puede ayudar a las empresas a identificar a los clientes que suelen retrasarse en los pagos. Esta información puede fundamentar las decisiones sobre cómo conceder crédito a estos clientes en el futuro y mantener buenas relaciones comerciales.

• Reconocimiento de ingresos
  Para las empresas que siguen una contabilidad de ejercicio, los ingresos se reconocen cuando se ganan, no cuando se recibe el efectivo. Una gestión adecuada garantiza un reconocimiento de ingresos y la elaboración de informes financieros precisos.

• Ahorro de costos
  Los procesos eficientes en las cuentas por cobrar pueden reducir los costos asociados con el cobro de deudas, las deudas incobrables y los gastos administrativos.

• Previsión de flujo de caja
  Los flujos de caja predecibles son importantes para la planificación, los gastos de capital y las iniciativas de crecimiento. Una gestión adecuada ayuda a las empresas a mantener una previsión precisa del flujo de caja al proporcionar claridad sobre cuándo es probable que las cuentas por cobrar se conviertan en efectivo. Los fondos que están inmovilizados en las cuentas por cobrar pendientes pueden aprovecharse para otros propósitos, como invertir en oportunidades de crecimiento o cubrir puestos de trabajo necesarios. Un cobro eficiente puede brindar estas oportunidades.

• Reducción de deudas incobrables
  Con una gestión eficaz, las empresas pueden detectar con antelación las posibles deudas incobrables, lo que les permite tomar medidas oportunas, como conceder créditos o endurecer las políticas crediticias.

• Respaldo para la toma de decisiones
  Los datos de las cuentas por cobrar pueden proporcionar información importante sobre las tendencias de ventas, los hábitos de compra de los clientes y las condiciones del mercado. Esta información puede fundamentar las decisiones empresariales, desde las ofertas de productos hasta la expansión del mercado.

Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition

Stripe Revenue Recognition te ayuda a agilizar la contabilidad de ejercicio (incluidas auditorías, el cierre a final de mes, la elaboración de informes y más) para que puedas cerrar tus libros con mayor eficacia y precisión. Automatiza y configura los informes de ingresos a fin de dar soporte al cumplimiento de la normativa ASC 606 e IFRS 15.

Revenue Recognition puede ayudarte a hacer lo siguiente:

• Obtener una visión más completa de tus ingresos: en el Dashboard de Stripe, verás todas tus transacciones y condiciones de Stripe, y podrás importar datos que no sean de Stripe.

• Automatizar los informes de ingresos: genera informes contables listos para usar, sin recursos de ingeniería.

• Personalizar el reconocimiento para tu empresa: crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer los ingresos, que se ajusten a las prácticas contables de tu empresa.

• Realizar auditorías en tiempo real: prepárate para las auditorías y haz un seguimiento de cada monto de ingresos hasta los clientes y las transacciones subyacentes.

Obtén más información sobre cómo Revenue Recognition puede ayudarte a cumplir con los principios contables internacionales o empieza hoy.