La gestión de las cuentas por cobrar (AR) es una tarea compleja dentro de una empresa e incluye políticas de crédito, procedimientos de facturación y tácticas de cobro. Cada uno de estos procesos tiene su propio conjunto de desafíos y oportunidades de mejora. Por ejemplo, una factura bien elaborada puede acelerar los plazos de pago, mientras que una confusa o poco clara puede provocar demoras, disputas o incluso acciones legales.

La automatización puede ayudar a las empresas a aprovechar muchos más aspectos de las cuentas por cobrar. Los análisis avanzados pueden predecir los comportamientos de pago y detectar posibles pagos atrasados antes de que se produzcan. Los portales de pago pueden ofrecer flexibilidad a los clientes para facilitarles el cobro de las facturas y reducir la carga de trabajo del equipo de cobros de una empresa. La automatización ofrece a las empresas varias opciones de personalización. Las soluciones tecnológicas para la gestión de las cuentas por cobrar ayudan a las empresas a perfeccionar sus operaciones financieras: se prevé un aumento del 13.3 % para 2030 del mercado de la automatización de las cuentas por cobrar.

Sin embargo, no basta con una pila tecnológica eficaz, por lo que las empresas necesitan diseñar una buena estrategia para aprovechar al máximo sus recursos. A continuación, te presentamos las prácticas recomendadas que las empresas pueden usar para la gestión de las cuentas por cobrar.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las cuentas por cobrar?
  
• ¿Por qué es tan importante la gestión de las cuentas por cobrar para las empresas?
  
• Prácticas recomendadas sobre la gestión de las cuentas por cobrar
  

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar se refieren al dinero que una empresa tiene derecho a cobrar de sus clientes por los bienes o servicios prestados. Cuando una empresa vende algo, pero aún no recibió el pago, el importe adeudado pasa a formar parte de las cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar funcionan como un activo a corto plazo en el balance de una empresa, que suele aparecer como un reconocimiento de deuda de los clientes.

Así son las cuentas por cobrar en diferentes sectores:

• Economía de los creadores
  Las cuentas por cobrar en la economía de los creadores son el dinero que las plataformas, los patrocinadores o los colaboradores deben a los creadores de contenido o a los influencers por publicar contenido, colaboraciones o campañas publicitarias. Puede tratarse de videos, artículos, podcasts u otro contenido creativo publicado por el creador, pero que aún no se pagó.

• Comercio electrónico y minorista
  Para el comercio electrónico y las empresas minoristas, las cuentas por cobrar representan el dinero que los clientes le deben a la empresa por los bienes comprados, especialmente en situaciones donde se usan órdenes de compra o se concede crédito. También puede incluir los importes adeudados por las pasarelas de pagos o los canales de venta de terceros determinados que se retrasan en las transferencias de fondos.

• Marketplaces
  En los marketplaces, las cuentas por cobrar pueden estar relacionadas con los fondos que los compradores deben al marketplace por los artículos comprados. También pueden referirse al dinero que el marketplace debe a los vendedores por los productos vendidos, luego de deducir las comisiones de la plataforma u otros cargos, en especial si existe un calendario de pagos o un período de tenencia.

• Servicios bajo demanda
  En el caso de los servicios bajo demanda, como los viajes compartidos, la entrega de comida o los servicios para el hogar, las cuentas por cobrar hacen referencia al dinero que le deben al proveedor de servicios los clientes que recibieron el servicio, pero que aún no lo pagaron. También puede referirse a los fondos pendientes de recibir de las plataformas intermediarias que gestionan las transacciones.

• Plataformas
  En el contexto de las plataformas, las cuentas por cobrar se refieren a los importes adeudados por anunciantes, suscriptores o cualquier otra entidad que usa la plataforma con fines comerciales. Puede tratarse de espacios publicitarios, funciones prémium o cualquier otro aspecto monetizado de la plataforma.

• Software como servicio (SaaS)
  En el caso de las empresas de SaaS, las cuentas por cobrar representan el dinero adeudado por los clientes o empresas que se suscribieron o compraron servicios de software, pero que no completaron el pago. Puede tratarse de cuotas de suscripción mensuales, licencias anuales o cualquier desarrollo de software personalizado.

• Suscripción
  En el caso de las empresas basadas en suscripciones, las cuentas por cobrar indican el dinero que los suscriptores deben por acceder a contenidos, productos o servicios de forma recurrente. Por ejemplo, si a un suscriptor se le factura mensualmente, pero aún no pagó el mes en curso, ese importe sería parte de las cuentas por cobrar de la empresa.

¿Por qué es tan importante la gestión de las cuentas por cobrar para las empresas?

Las cuentas por cobrar no suelen ser una preocupación habitual para las empresas, pero a medida que los métodos de pago y las condiciones evolucionan, un enfoque estratégico de las cuentas por cobrar puede ofrecer a las empresas grandes ventajas. Entre ellas, se encuentran las siguientes:

• Liquidez y solvencia
  Una gestión eficaz de las cuentas por cobrar garantiza que una empresa tenga liquidez suficiente para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Un retraso en el cobro de las cuentas por cobrar puede perjudicar las reservas de efectivo de una empresa y dificultar la cobertura de los gastos operativos.

• Eficiencia operativa
  Una gestión adecuada permite a las empresas identificar las deficiencias en sus procesos de facturación y cobro. Por lo tanto, simplificar estos procesos puede reducir el tiempo que transcurre entre la venta y el cobro del pago.

• Indicador de la situación financiera
  El estado de las cuentas por cobrar puede servir como un indicador de la situación financiera de una empresa. Si el importe de las cuentas por cobrar pendientes es constantemente alto, puede indicar la insatisfacción del cliente o deficiencias en el proceso de selección de crédito.

• Gestión de las relaciones con los clientes
  Una revisión periódica de las cuentas por cobrar puede ayudar a las empresas a identificar a los clientes que suelen retrasarse en los pagos. Esta información puede fundamentar las decisiones sobre cómo conceder crédito a estos clientes en el futuro y mantener buenas relaciones comerciales.

• Reconocimiento de ingresos
  Si se trata de empresas que siguen la contabilidad de ejercicio, los ingresos se reconocen cuando se obtienen, no cuando se recibe el efectivo. Una gestión adecuada garantiza precisión en el reconocimiento de los ingresos y en la elaboración de informes financieros.

• Ahorro de costos
  Los procesos eficientes en las cuentas por cobrar pueden reducir los costos asociados con el cobro de deudas, las deudas incobrables y los gastos administrativos.

• Previsión del flujo de caja
  Los flujos de caja predecibles son importantes para la planificación, los gastos de capital y las iniciativas de crecimiento. Una gestión adecuada ayuda a las empresas a mantener una previsión precisa del flujo de caja al proporcionar claridad sobre cuándo es probable que las cuentas por cobrar se conviertan en efectivo. Los fondos que están inmovilizados en las cuentas por cobrar pendientes pueden aprovecharse para otros propósitos, como invertir en oportunidades de crecimiento o cubrir puestos de trabajo necesarios. Un cobro eficiente puede brindar estas oportunidades.

• Reducción de las deudas incobrables
  Con una gestión eficaz, las empresas pueden detectar con antelación las posibles deudas incobrables, lo que les permite tomar medidas oportunas, como conceder créditos o endurecer las políticas crediticias.

• Ayuda para la toma de decisiones
  Los datos de las cuentas por cobrar pueden proporcionar información importante sobre las tendencias de ventas, los hábitos de compra de los clientes y las condiciones del mercado. Esta información puede fundamentar las decisiones empresariales, desde las ofertas de productos hasta la expansión del mercado.

Prácticas recomendadas sobre la gestión de las cuentas por cobrar

Si bien no existe un manual establecido que explique cómo aprovechar al máximo la estrategia de gestión de las cuentas por cobrar, existen prácticas recomendadas generales que serán útiles para la mayoría de las empresas. Entre ellas, se encuentran las siguientes:

Benefíciate de la automatización y la tecnología

El uso de la tecnología en las cuentas por cobrar puede perfeccionar las operaciones comerciales, lo que permite a las empresas simplificar y fortalecer sus procesos de facturación y cobro. A continuación, te explicamos cómo la automatización de las cuentas por cobrar puede beneficiar a las empresas:

• Operaciones rápidas: la automatización funciona en segundo plano y ejecuta tareas repetitivas con precisión y en menos tiempo de lo que llevarían los procesos manuales. Esta rapidez acorta los ciclos de pago, lo que puede mejorar el flujo de caja.
  
• Ejecución precisa y menos errores: los procesos manuales, por muy meticulosos que sean, son propensos a las equivocaciones. La automatización reduce estos errores drásticamente, lo que genera confianza en el sistema.
  
• Aumento de la asignación de recursos: gracias a que la automatización se encarga de las tareas rutinarias, los empleados pueden enfocarse en aspectos más complejos y estratégicos de la gestión de las cuentas por cobrar, lo que impulsa el valor y la innovación.
  

La automatización suele implicar la incorporación de integraciones tecnológicas en las prácticas de las cuentas por cobrar, lo que aporta otras ventajas:

• Soluciones de software sincronizadas: elegir un software que se integre con las plataformas de ventas y servicios existentes hace que la facturación sea casi instantánea después de entregar los bienes o servicios.
  
• Recordatorios estratégicos y automatizados: al implementar recordatorios automáticos en intervalos específicos, las empresas pueden avisar a los clientes sobre pagos inminentes o vencidos. Esta comunicación continua ayuda a que los clientes estén al tanto de sus obligaciones.
  
• Sincronización de datos en tiempo real: las plataformas con capacidades de sincronización en tiempo real pueden proporcionar una visión precisa del panorama financiero, además de evitar comunicaciones innecesarias o repetitivas, lo que permite respetar el tiempo y la experiencia del cliente.
  

Gestiona el crédito con meticulosidad

La concesión de créditos a los clientes, ya sea internamente o mediante un socio externo, puede abrir nuevas fuentes de ingresos, pero con sus típicas complicaciones y responsabilidades. Comprender completamente la solvencia de un cliente y gestionar estas relaciones puede mejorar la estabilidad financiera y reducir las vulnerabilidades fiscales. A continuación, te presentamos un resumen de la importancia de la gestión crediticia:

• Mitigación de riesgos: al comprender el comportamiento financiero y los antecedentes de un cliente, las empresas pueden predecir posibles dificultades de pago, lo que les sirve para protegerse de futuros contratiempos económicos.
  
• Fortalecimiento de la situación financiera: la gestión minuciosa del crédito puede ayudar a mantener bajo control las cuentas por cobrar de una empresa, y así evitar una gran acumulación de deudas incobrables que pueden afectar la liquidez.
  
• Confianza en las relaciones comerciales: cuando las condiciones de crédito se establecen conforme a evaluaciones detalladas, se fomenta un ambiente de confianza. Tanto la empresa como el cliente comprenden los fundamentos de las condiciones, por lo que se crea una relación de respeto mutuo.
  

A continuación, te presentamos algunas maneras para mejorar tus prácticas de gestión del crédito:

• Aplicaciones de crédito optimizadas: incorpora un procedimiento de solicitud de crédito coherente y exhaustivo para todos los clientes nuevos. Esto marca el tono para una relación basada en la transparencia y la confianza mutua.
  
• Confía en los expertos: trabajar con agencias de informes crediticios especializadas puede proporcionar a las empresas información detallada sobre el historial financiero de los posibles clientes. Estas colaboraciones proporcionan a las empresas los datos que necesitan para tomar decisiones crediticias acertadas.
  
• Revisiones dinámicas del límite de crédito: a medida que las relaciones comerciales evolucionan, también lo hacen el volumen y la frecuencia de los pedidos. Es fundamental reevaluar y ajustar periódicamente los límites de crédito para los clientes habituales. Esta práctica garantiza que las condiciones crediticias crezcan a la par de la relación comercial.
  

Perfecciona tu proceso de resolución de disputas

Las disputas son inevitables, sobre todo en los ámbitos como el comercio electrónico y SaaS. La forma en que una empresa gestiona estos conflictos puede afectar la situación y reputación financiera. Una resolución eficaz de las disputas no solo optimiza el ciclo de ingresos, sino que también sienta las bases para establecer relaciones duraderas con los clientes. A continuación, te explicamos por qué la gestión de disputas es tan importante para las empresas:

• Consecuencias financieras: resolver los conflictos de manera oportuna suele implicar pagos más rápidos, lo que contribuye a un buen flujo de caja.
  
• Fidelización de clientes: cuando las disputas se gestionan con cuidado y eficiencia, los clientes se sienten valorados. Esto ayuda a crear conexiones comerciales más sólidas y duraderas.
  
• Imagen de marca: una empresa conocida por resolver problemas con destreza tiene buena reputación en el mercado, lo que puede ser beneficioso para la adquisición y retención de clientes.
  

Estrategias para mejorar la resolución de disputas:

• Procesos estructurados: establecer procedimientos detallados y claros para gestionar las disputas puede agilizar el proceso de resolución. Una definición clara de las funciones y responsabilidades garantiza que cada miembro del equipo sepa lo que debe hacer cuando surgen conflictos.
  
• Importancia de la documentación: la adopción de un sistema unificado para registrar y supervisar todas las disputas ayuda a hacer un seguimiento del progreso y los resultados. Este enfoque centralizado aporta transparencia al proceso y ofrece información importante para futuras referencias.
  
• Interacción con los clientes: la creación de diálogos abiertos con los clientes puede desentrañar las causas principales de las disputas. Abordar estos problemas centrales directamente puede reducir drásticamente la repetición de conflictos, lo que ahorra tiempo y recursos.
  
• Capacitación del equipo: invertir en programas de capacitación integrales centrados en tácticas de negociación y un servicio de atención al cliente excelente brinda a los miembros del equipo las habilidades necesarias para mediar en los conflictos con tacto y eficiencia.
  

Mejorar tu estrategia de resolución de disputas puede beneficiar a tu empresa. Más allá de las ventajas financieras inmediatas que ofrece, tu empresa gana reputación por su confiabilidad y enfoque en el cliente, lo que fomenta el crecimiento y la longevidad.

Prioriza la comunicación transparente y confiable en la gestión de las cuentas por cobrar

Las prácticas de comunicación sólidas, coherentes, eficaces y accesibles son importantes para gestionar las cuentas por cobrar exitosamente. En el caso de las cuentas por cobrar, la comunicación puede aportar lo siguiente:

• Genera confianza: cuando los clientes se sienten informados y saben qué esperar de una empresa, su confianza aumenta.
  
• Reduce las ambigüedades: una comunicación clara elimina posibles malentendidos, que de otro modo pueden provocar retrasos en los pagos o disputas.
  
• Refleja la imagen de la empresa: los métodos y el estilo de comunicación de una empresa, especialmente por escrito, como en facturas y recordatorios, demuestran su profesionalismo y valores.
  

Pasos para mejorar la eficacia en la comunicación:

• Establece un calendario predecible: crear un ritmo de facturación periódico transmite a los clientes una sensación de previsibilidad. Les permite anticipar y planificar las próximas facturas, lo que facilita la gestión de sus propias finanzas.
  
• Sencillez y precisión: evita usar lenguaje complicado. Las comunicaciones directas son más fáciles de entender.
  
• Moderniza las plantillas: los métodos de comunicación deben evolucionar junto con las empresas. La revisión y actualización periódicas de los materiales de comunicación garantizan que mantengan la relevancia y que estén en sintonía con la etiqueta empresarial moderna.
  
• Promueve el diálogo interno: un equipo interno bien informado y coordinado mejora las interacciones con los clientes. Proporciona canales abiertos en los que los miembros del equipo puedan debatir las estrategias sobre las cuentas por cobrar, los comentarios de los clientes y cualquier desafío que enfrenten. Esta colaboración interna suele mejorar las interacciones con los clientes.
  

Una comunicación sólida en la gestión de las cuentas por cobrar puede reducir los posibles puntos de fricción en el ciclo de facturación y crear relaciones duraderas y positivas con los clientes. A largo plazo, estas ventajas contribuyen a la estabilidad de las fuentes de ingresos y a una imagen empresarial confiable.

Ofrece condiciones y opciones de pago flexibles

Adaptar las condiciones de pago según el historial y el comportamiento de cada cliente ayuda a cuidar las relaciones, premiar la fidelidad y proteger los intereses de la empresa. Las ventajas de las condiciones de pago flexibles son las siguientes:

• Fortalece las relaciones con los clientes: ofrecer condiciones favorables a los clientes habituales los recompensa por su constancia y los alienta a continuar haciendo negocios contigo.
  
• Mitiga la exposición financiera: pedir a los clientes más nuevos o a quienes tienen comportamientos de pago menos predecibles que realicen un pago parcial por adelantado reduce el riesgo de un impago total.
  
• Fomenta prácticas de pago favorables: los descuentos por pago anticipado pueden incentivar a los clientes a priorizar los pagos a tu empresa respecto a otros, lo que puede agilizar el ciclo de pago.
  

A continuación, te presentamos un breve resumen de los puntos para tener en cuenta sobre la implementación de pagos dinámicos:

• Evaluación del historial del cliente: revisa el historial de pagos de cada cliente. ¿Suele demorarse? ¿Suele pagar por adelantado? Estos datos ayudan a determinar qué plazos pueden ser más convenientes para cada cliente.
  
• Opciones de pago a escala: en lugar de establecer un plazo de pago único, las empresas pueden ofrecer a los clientes varias opciones. Por ejemplo, a quienes pagan con regularidad se les puede dar la opción de extender los plazos con un pequeño descuento por pago anticipado, mientras que a los que tienen un historial menos regular se les pueden ofrecer plazos estándar, pero con la opción de pagar en cuotas.
  
• Revisiones y adaptaciones periódicas: las empresas deben evaluar periódicamente la eficacia de sus plazos de pago. ¿Agilizan los pagos? ¿Los clientes se benefician de los descuentos ofrecidos? Esta revisión continua permite a las empresas ajustar y adaptar sus ofertas para obtener resultados óptimos.
  

Al adaptar los plazos de pago, que supone el reconocimiento y la valoración de los clientes regulares, pero con prudencia sobre los posibles riesgos financieros, las empresas pueden desarrollar mejores relaciones con los clientes. Este enfoque ofrece ventajas financieras directas, además de respaldar la reputación y la situación de una empresa a largo plazo.

Aprovecha al máximo los datos para tomar decisiones financieras más informadas

El uso de datos completos y precisos puede influir significativamente en la eficacia y previsibilidad de los fondos entrantes. A continuación, te presentamos algunas de las principales ventajas que ofrece el uso eficaz de los datos:

• Mejor previsibilidad: al supervisar minuciosamente los historiales de pagos, las empresas pueden anticipar cuándo recibirán los pagos, lo que simplifica la planificación financiera.
  
• Mitigación de riesgos: reconocer los patrones de pagos atrasados o impagos permite a las empresas abordar estos problemas con anticipación, ya sea con ajustes en los plazos o con el aumento de las labores de seguimiento.
  
• Asignación eficiente de recursos: saber qué cuentas pueden plantear problemas permite a una empresa asignar sus recursos de manera más eficaz y evitar perder tiempo en tratar de cobrar pagos difíciles.
  

A continuación, te presentamos algunas formas de usar los datos de pago para abordar mejor las cuentas por cobrar:

• Análisis de las tendencias de pago: implica revisar los plazos y la regularidad de los pagos de los clientes. Con el tiempo, estos patrones pueden ofrecer información sobre posibles cambios en la situación financiera de un cliente o sobre la eficacia de tus estrategias de facturación.
  
• Métricas de rendimiento: supervisar las métricas, como el tiempo promedio que trascurre desde la venta hasta la recepción del pago, puede ofrecer información sobre la eficiencia operativa. Un período más corto indica que las prácticas de las cuentas por cobrar son eficaces, mientras que los períodos más largos pueden indicar áreas para mejorar.
  
• Análisis predictivo: significa usar datos de comportamientos pasados para predecir resultados futuros. Por ejemplo, si una empresa nota que los clientes de un sector en particular suelen retrasar los pagos durante ciertos meses, la empresa puede anticipar esta tendencia en el futuro y planificar según corresponda.
  

El uso de los datos de esta manera permite a las empresas tomar decisiones más inteligentes para poder anticipar los desafíos y abordarlos con antelación. Este cambio no solo mejora el flujo de caja, sino que también puede construir relaciones más sólidas con los clientes.