Un pasivo es una obligación que tiene una empresa con sus proveedores o sus clientes. Los pasivos suelen ser de naturaleza monetaria. No obstante, también pueden consistir en un pago en especie. Este artículo te explicará todo lo que debes saber sobre el pasivo en tu actividad diaria. Nos centraremos específicamente en la aplicación empresarial del término «pasivo».
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es el pasivo?
- ¿Cómo surge el pasivo?
- Dónde encontrar el pasivo en el balance
- Explicación del pasivo: ejemplos de operaciones empresariales cotidianas
- ¿Qué es el pasivo a corto y a largo plazo?
- ¿Cuál es la diferencia entre acreedores y deudores?
- ¿Cuál es la diferencia entre pasivo y provisiones?
¿Qué es el pasivo?
En un balance, el pasivo son las obligaciones de una empresa frente a sus acreedores. Estas obligaciones pueden ser de naturaleza contractual (como la compra de bienes mediante factura) o de derecho público, como el pago de impuestos. Los acreedores más importantes son los proveedores, las entidades de crédito y la oficina fiscal. Los pasivos pueden incluir pagos en efectivo y en especie.
Resumen de los pasivos relacionados con las empresas
Los siguientes pasivos son relevantes para el balance de la empresa:
- Préstamos bancarios (es decir, deudas que la empresa tiene con entidades de crédito)
- Entregas de bienes de proveedores (es decir, pasivos resultantes de entregas y servicios prestados a la empresa)
- Pasivos del grupo (es decir, pasivos que la empresa tiene con empresas asociadas)
- Pasivos con los empleados (es decir, pasivos que la empresa tiene con su personal y que cubren áreas como comisiones, salarios y gastos legales)
- Pasivos fiscales (es decir, pasivos como los impuestos adeudados por la empresa, así como los pasivos derivados del impuesto sobre el valor añadido o del impuesto sobre nóminas retenido que la empresa tiene que pagar en nombre de un tercero)
¿Cómo surge el pasivo?
Los pasivos siempre surgen cuando un deudor aún no ha proporcionado la compensación acordada por un servicio prestado por un acreedor que el deudor ya ha recibido. Por lo tanto, los pasivos también se denominan «deudas», aunque no indican necesariamente que la empresa tenga alguna deuda, ya sea por sobreendeudamiento o de otro modo.
Hay tres condiciones necesarias para que surjan pasivos:
- Un proveedor, también conocido como acreedor, ya ha prestado un servicio acordado.
- Se ha acordado que la empresa compensará al acreedor por el servicio prestado. Esto suele adoptar la forma de un pago monetario.
- La compensación acordada sigue pendiente. Si la empresa aún no ha cumplido su obligación de compensar, se considera deudora.
En consecuencia, no surgen pasivos si la empresa paga la compensación al mismo tiempo que el acreedor o inmediatamente después de que este haya prestado sus servicios o suministrado sus bienes.
Para asegurarte de que los pasivos pueden diferenciarse del riesgo empresarial cotidiano, debes comprobar si se dan las tres características siguientes cuando surgen pasivos potenciales:
- La compensación que respalda el pasivo debe ser exigible. En la práctica, esto significa que los acreedores pueden hacer valer su derecho a la compensación ante un tribunal.
- Su cumplimiento debe dar lugar a una reducción de activos, también conocida como «gravamen». Esto significa que cualquier gasto futuro en que se incurra para cumplir la obligación se considera deducible.
- La compensación debe ser cuantificable. Esto se aplica tanto al importe como a la fecha de vencimiento. Significa, además, que cualquier carga económica derivada de la compensación puede definirse y evaluarse individualmente.
Dónde encontrar el pasivo en el balance
La situación financiera de una empresa puede esbozarse en un informe financiero en cualquier momento. Este informe también se denomina «balance». Un balance siempre tiene dos lados: el activo y el pasivo. Las normativas que rigen la estructura del balance están recogidas en el artículo 266 del Código de Comercio (Handelsgesetzbuch o HGB).
Los activos de la empresa figuran en el lado de los activos. Aquí se incluyen todos los activos utilizados por la empresa para llevar a cabo sus actividades. Por ejemplo, se incluyen los denominados activos fijos, como los bienes inmuebles, la maquinaria y las patentes. A largo plazo, la empresa puede utilizar estos activos para generar ingresos. Los denominados activos corrientes también se consideran activos. Entre ellos se incluyen las existencias, las cuentas por cobrar y el efectivo. La empresa utiliza estas partidas a corto plazo para financiar sus operaciones en curso.
Los fondos propios de la empresa se sitúan en el pasivo del balance. Incluye todos los fondos propios, desde el capital social y los beneficios no distribuidos hasta las aportaciones de los accionistas. Además de los fondos propios, la deuda también pertenece al pasivo del balance. Aquí se incluyen el pasivo y las provisiones.
Es importante que ambos lados del balance estén equilibrados. Además, el activo debe corresponderse con el capital.
El balance es un documento importante para la empresa. También es clave para las partes que puedan haber invertido en la empresa o concedido préstamos u otros servicios financieros. Su importancia radica en la valiosa información que proporciona sobre la situación financiera de la empresa y en el hecho de que responde, entre otras cosas, a la siguiente pregunta: ¿tiene la empresa deudas y, en caso afirmativo, está en condiciones de hacer frente a su pasivo?
Explicación del pasivo: ejemplos de operaciones empresariales cotidianas
Una empresa pueden encontrarse con diferentes pasivos en el transcurso de sus operaciones cotidianas. Por ejemplo, supongamos que diriges una agencia de marketing registrada legalmente como sociedad comanditaria simple:
1. Pasivos que pueden derivarse de las entregas y los servicios prestados a la empresa: tu impresora multifunción, escáner y fotocopiadora necesitan tóner nuevo. Haces un pedido del tóner a tu proveedor. Sin embargo, no pagas de inmediato la factura correspondiente. Esto da lugar a un pasivo.
2. Pasivos derivados de un préstamo: tu equipo multifunción se estropea y no se puede reparar. Compras uno nuevo y financias su adquisición con un préstamo bancario. El préstamo, también llamado «crédito», tiene una duración de cinco años. Esto da lugar a pasivos con tu entidad de crédito.
3. Pasivos derivados de pagos parciales: al principio, solo has realizado un pago inicial por el nuevo dispositivo. Según la factura, estás esperando hasta la fecha de vencimiento para pagar el importe total de la compra, posiblemente por razones de liquidez.
4. Pasivos derivados del pago de impuestos pendientes: todavía no has pagado el impuesto sobre el valor añadido (IVA) de tu agencia de marketing, que debe abonarse periódicamente a la oficina fiscal que corresponda.
5. Pasivos derivados de la participación en tu empresa: solo tienes socios comanditarios en tu agencia de marketing y aún les debes una parte de los beneficios del año pasado. Esto da lugar a pasivos con estos socios.
Los pasivos también pueden surgir cuando emites bonos como empresa. Incurres en pasivos con quienes compran los bonos. Un bono es una herramienta financiera utilizada para recaudar fondos: como empresa, tomas prestados fondos del mercado de capitales durante un determinado intervalo de tiempo. Los inversores proporcionan una cierta cantidad de capital (es decir, un préstamo) a la empresa que emite los bonos. Como comprador de bonos, te conviertes en acreedor. Como emisor, te conviertes en deudor.
¿Qué es el pasivo a corto y a largo plazo?
Existe una clara distinción entre el pasivo a corto plazo y el pasivo a largo plazo.
Algunos ejemplos de pasivos a corto plazo son:
- Descubiertos: son préstamos con un límite de crédito acordado que el banco concede a la empresa para una cuenta corriente. La cuenta puede estar en descubierto hasta el límite acordado.
- Entregas y servicios: los pasivos derivados de entregas y servicios prestados a la empresa también se consideran a corto plazo. Consulta el ejemplo 1.
- Pagos parciales: también son pasivos a corto plazo. Consulta el ejemplo 3.
- Impuestos y cotizaciones sociales: también se consideran deudas a corto plazo. Consulta el ejemplo 4.
Ejemplos de deudas a largo plazo:
- Bonos (títulos de deuda con un tipo de interés fijo): son deudas a largo plazo. Consulta el ejemplo 5.
- Préstamos (créditos con un plazo de al menos un año): los préstamos también entran en esta categoría. Consulta el ejemplo 2.
- Hipotecas: las hipotecas son otro ejemplo de pasivo a largo plazo.
¿Cuál es la diferencia entre acreedores y deudores?
La parte que entrega algo se denomina «acreedor». Los acreedores ponen sus servicios a disposición de los deudores en forma de bienes, dinero o tiempo de trabajo. Los deudores deben a los acreedores la compensación acordada por sus servicios.
Estos términos se utilizan sobre todo cuando se habla de «compras a plazo». Este término se refiere a las compras con una fecha de pago o un periodo de pago. En el momento en que la fecha de la factura y la fecha de pago difieren, el concepto de acreedores y deudores cobra relevancia: si una empresa no paga inmediatamente una factura por una entrega, se crea la llamada «partida abierta». En ese momento, la empresa debe la factura pendiente a su proveedor. En consecuencia, la empresa se convierte en deudora. Desde un punto de vista contable, esta operación también puede describirse del siguiente modo: el proveedor concede a la empresa un crédito de proveedor. Por este motivo, a los proveedores también se les denomina «acreedores».
El flujo de bienes y facturas de los proveedores a la empresa y los clientes
El término «pasivo» y su equivalente, «cuentas por cobrar», pueden describir el flujo de bienes y facturas en el balance de una empresa. Estos aparecen de la siguiente manera:
Proveedor → Bienes/Factura → Empresa → Bienes/Factura → Clientes
Acreedor → Pasivo → Empresa → Cuentas por cobrar → Deudor
En este organigrama, el pasivo representa:
- Lo que la empresa debe a otras partes: son los pasivos derivados de las deudas comerciales que la empresa debe a sus proveedores.
- Lo que otras partes deben a la empresa: son los créditos pendientes de cobro por entregas y servicios que los clientes deben a la empresa. Por lo tanto, las cuentas por cobrar son el equivalente del pasivo; las cuentas por cobrar se refieren a las reclamaciones legales de pagos, bienes o servicios que una empresa reclama a un deudor.
Al formalizar un contrato, ambas partes (acreedores y deudores) asumen un cierto riesgo:
- Para los acreedores: existe el riesgo de que los deudores no puedan hacer frente a sus obligaciones pendientes.
- Para los deudores: existe el riesgo de que la empresa no pueda hacer frente a sus pagos y se declare insolvente.
¿Cuál es la diferencia entre pasivo y provisiones?
Los pasivos difieren de las provisiones en que la fecha o el periodo de pago de un pasivo, así como su importe, son conocidos. Las provisiones, en cambio, se generan para pérdidas o gastos futuros que siguen siendo inciertos en el momento de redactar las cuentas.
Las provisiones no son reservas
Las provisiones forman parte del capital de la deuda. Por esta razón, las provisiones no son lo mismo que las reservas. Las provisiones se contabilizan como gastos y dan lugar a una reducción de los beneficios. Las reservas, en cambio, son fondos propios inmovilizados. Se retienen de los beneficios de la empresa y aumentan los fondos propios.
Ejemplo de provisiones
Supongamos que el responsable de una agencia contrata a todo un equipo y ofrece a cada uno de sus miembros un plan de pensiones. En consecuencia, el responsable de la agencia debe crear una provisión para pasivos inciertos. Esto incluye también las provisiones para las pensiones de sus empleados. Al preparar las cuentas, el responsable de la agencia no puede cuantificar el importe del pago ni determinar su fecha de vencimiento. Por lo tanto, las provisiones se valoran de acuerdo con principios actuariales.
Para obtener más información sobre todo lo relacionado con la contabilidad, visita el portal de recursos de Stripe. También puedes utilizar Stripe Revenue Recognition para optimizar tu contabilidad de ejercicio haciendo que tus procesos contables sean rápidos y precisos. Para saber cómo Stripe puede ayudarte con tus procesos financieros, ponte en contacto con nuestro equipo de ventas.