Para las empresas en Alemania, es importante que el cliente conozca los plazos de pago aplicables cuando se emite una factura. En este artículo se explican las diferentes condiciones de pago que se aplican por ley a las transacciones con particulares y a las transacciones B2B, y lo que debes tener en cuenta a la hora de elegir tu propio plazo de pago.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un plazo de pago?
  
• ¿Cuál es el plazo legal de pago y cómo se define legalmente?
  
• ¿Por qué siempre debes incluir los detalles del plazo de pago en la factura?
  
• ¿Qué significa «a pagar inmediatamente» en una factura?
  
• ¿Qué debes hacer si el cliente no cumple con el plazo de pago?
  
• ¿Cómo se pueden gestionar eficientemente los plazos de pago?
  

¿Qué es un plazo de pago?

Un plazo de pago es una de las condiciones de pago que las empresas y los comerciantes deben especificar en una factura, por ejemplo, «A pagar en un plazo de 30 días». Sin embargo, también puedes establecer una fecha específica como plazo de pago. Si no defines un plazo de pago en una factura, se aplica el plazo de pago legal de 30 días. También puedes acordar plazos de pago particulares con tus clientes.

¿Cuál es el plazo de pago legal y cómo se define legalmente?

Las facturas siempre son pagaderas de inmediato. Sin embargo, según el Código Civil alemán (BGB), el plazo de pago legal es de 30 días a partir de la recepción de la factura si se trata de un servicio. Cuando se entregan bienes, el plazo se aplica a partir de la entrega de los bienes, siempre que esto ocurra tras la recepción de la factura. Quien reciba la factura debe realizar el pago dentro de este plazo. Una vez vencido el plazo, se considera que está en mora. Si no especificas el plazo de pago en la factura, se aplica automáticamente el plazo de pago legal de 30 días. Si eres un comerciante que envía una factura a un particular, debes indicar el plazo de pago de 30 días en la factura. Sin embargo, esto no es necesario cuando se factura a una empresa (B2B).

La especificación del plazo de pago en la factura informa al cliente de la fecha de vencimiento del pago y de la obligación de pago. Este aviso coloca legalmente en mora a los clientes con pagos atrasados si no se ha pagado la factura en el plazo acordado. A continuación, es recomendable enviar primero un recordatorio de pago y luego hacer un seguimiento con una, o varias, cartas de reclamación de pagos.

¿Qué plazo de pago debes elegir para tus facturas?

La legislación alemana especifica un plazo de pago de 30 días, que suele ser el plazo que eligen las empresas. Sin embargo, puedes acordar un plazo de pago más corto o más largo con tus clientes. Cabe señalar que el plazo de pago no se calcula a partir de la fecha de la factura, sino a partir de la fecha de entrega o de finalización de un servicio.

Si quieres evitar cuellos de botella de liquidez y obtener tu dinero antes, se recomienda un plazo más corto que el plazo de pago legal de 30 días. Por ejemplo, puedes especificar el plazo de pago más corto en tus condiciones de uso o en un contrato, y luego incluir una nota en la factura indicando «A pagar en de 14 días».

Sin embargo, si para ti es más importante ofrecer a tus clientes un incentivo atractivo con tus condiciones de pago, también puedes establecer un plazo de pago extendido de 60 días o tres meses, por ejemplo. No tienes que informar explícitamente a tus clientes de un plazo de pago más largo antes de facturar; simplemente puedes indicarlo en la factura. Sin embargo, incluir un cartel promocional que diga «Compra ahora, paga en tres meses» en una tienda en línea, indicando un plazo de pago particular, puede ayudar a atraer a tus clientes y puede crear un incentivo para comprar.

¿Puedo establecer un plazo de pago de siete días?

También puedes acordar con el cliente un plazo de pago muy corto de siete días. Al igual que con todos los demás plazos de pago, este solo vence cuando se entregan los bienes o se completa un servicio. Lo único importante es que lo comuniques antes de facturar, ya sea en tus condiciones de uso o en un contrato con tus clientes. No es legalmente admisible simplemente indicar en la factura un plazo de pago más corto que se desvíe del plazo de pago legal sin previo acuerdo con el cliente. Un plazo de pago más corto que no se haya acordado previamente se consideraría no válido.

¿Por qué siempre debes incluir los detalles del plazo de pago en la factura?

Si no acuerdas un plazo de pago claro con tu cliente, no puedes hacer referencia a una fecha específica como plazo de pago en caso de un procedimiento de reclamación de pagos. Por lo tanto, existe el riesgo de disputar el importe de los intereses por pagos adeudados. Para evitar esto, asegúrate de comunicar claramente el plazo de pago siguiendo prácticas empresariales habituales.
También podrás llevar un mejor control de las fechas de vencimiento y gestionar los recordatorios de pagos o las reclamaciones de pagos de forma profesional. Debes indicar claramente todas las condiciones de pago en la factura, incluido el plazo de pago. Esto evita malentendidos y brinda a tus clientes la mayor transparencia posible con respecto al proceso de pago.

¿Cuándo comienza y termina el plazo de pago?

El plazo de pago comienza al recibir la factura, no con la fecha de la factura. Sin embargo, en el caso de una entrega de bienes, comienza con la recepción de los bienes. Si envías una factura por correo, debes calcular tres días hábiles para la entrega, ya que no se puede hacer un seguimiento de la entrega de cartas estándar. Por lo tanto, antes de enviar un recordatorio de pago o la primera carta de reclamación de pagos a un cliente que paga tarde, debes agregar al menos tres días al plazo de pago acordado originalmente. De esa manera, puedes estar seguro de que tus clientes realmente están en mora. Lógicamente, recibir un recordatorio de pago o incluso una carta de reclamación de pagos antes de la fecha límite causaría molestia a tus clientes y ocasionaría tensión en la relación futura con la empresa.

Si la factura se envía por correo electrónico, la fecha de la factura suele ser la misma que la fecha de recepción, ya que la factura se entrega a tus clientes en cuestión de segundos. Sin embargo, siempre existe la posibilidad de que una factura termine en una carpeta de correo no deseado y no llegue al cliente. Por lo tanto, si quieres tener la certeza de que tus clientes han recibido la factura, es recomendable solicitar un acuse de recibo.

El plazo de pago vence al final del último día del período, o en la fecha especificada de acuerdo con las disposiciones del Código Civil alemán (artículo 193 del BGB). Sin embargo, recuerda que si la fecha de vencimiento del pago cae en sábado, domingo o día festivo, el plazo de pago se extenderá hasta el siguiente día hábil.

¿Qué significa «a pagar inmediatamente» en una factura?

Según el Código Civil alemán, una factura siempre vence de inmediato, pero a cada cliente se le otorga un plazo de pago legal de 30 días. Por lo tanto, «A pagar inmediatamente» simplemente significa que no existe un plazo de pago particular y, por lo tanto, se aplica el plazo de pago legal de 30 días. A pesar de la declaración «a pagar inmediatamente», un cliente solo incurre en mora después d finalizar el plazo de pago.

¿Qué debes hacer si el cliente no cumple con el plazo de pago?

Si un cliente deja pasar el plazo de pago, el emisor de la factura debe enviar primero un recordatorio de pago redactado amablemente para llamar la atención del cliente sobre la factura pendiente. Si el cliente no responde, puedes enviar una carta de reclamación de pagos por el importe de la factura pendiente. La carta de reclamación de pagos debe indicar el nuevo plazo de pago. También puedes informar al cliente que incurrirá en otros gastos en caso de impago (comisiones por reclamación de pagos, intereses por pagos adeudados, etc.). Si no se efectúa el pago después de la primera carta de reclamación de pagos, debes enviar otras dos cartas antes de iniciar el procedimiento legal de reclamación de pagos.

También puedes omitir el recordatorio de pago y enviar una carta de reclamación de pagos al cliente como primer paso. Sin embargo, esto depende de tu relación con el cliente y, por lo general, es mejor para la cooperación futura enviar primero un recordatorio de pago.

Antes de enviar una carta de reclamación de pagos, debes intentar ponerte en contacto directamente con el cliente que paga con demora. De esa manera, es posible solucionar rápidamente cualquier malentendido (p. ej., factura perdida, errores contables). El contacto personal también suele hacer que tus clientes estén más dispuestos a mantener una relación de confianza y a liquidar sin demora las facturas pendientes.

¿Cómo puedo asegurarme de que mis clientes cumplan con el plazo de pago?

Es importante que especifiques claramente el plazo de pago en la factura. Aunque el plazo de pago legal de 30 días se aplica si no se indica un plazo de pago específico, muchos clientes no lo saben y no tienen en mente un plazo de pago. Sin embargo, si les dejas claro el plazo de pago a tus clientes desde el principio, es más probable que lo cumplan y hay más posibilidades de que la factura se pague a tiempo.
También puedes ofrecer un descuento sobre el pago de la factura, es decir, el cliente obtiene un descuento si paga dentro de un período específico. El descuento estándar es del 2 % si se realiza el pago dentro de siete días. Esto suele hacer que el cliente esté más motivado para pagar la factura a tiempo.

¿Cómo se pueden gestionar eficientemente los plazos de pago?

Las empresas deben utilizar software de contabilidad para la gestión profesional de las cuentas por cobrar y los créditos. El software de contabilidad incorpora un programa de facturación que genera automáticamente números de facturas y plazos de pago, y te notifica cuándo vencen los pagos. Esto significa que siempre tienes un resumen completo de tus facturas y los plazos de pago acordados, lo que te ayuda a evitar problemas de liquidez y te permite cobrar los pagos de tus clientes con mayor rapidez.

Un programa de facturación te permite crear automáticamente facturas, recordatorios de pago y cartas de reclamación de pagos. El software de contabilidad es especialmente útil si tienes acuerdos particulares con tus clientes en relación con los plazos de pago. La gestión de tus cuentas por cobrar y créditos se vuelve más transparente y eficiente, lo que te ahorra un tiempo valioso a la hora de llevar la contabilidad y gestionar los plazos de pago.