Para las empresas de Alemania, es importante informar al cliente del plazo de pago aplicable al emitir una factura. En este artículo se explican los distintos plazos de pago que se aplican por ley a las transacciones con particulares y entre empresas (B2B), así como lo que debes tener en cuenta a la hora de elegir tu propio plazo de pago.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un plazo de pago?
  
• ¿Cuál es el plazo de pago prescriptivo y cómo se define legalmente?
  
• ¿Por qué debes incluir siempre los pormenores del plazo de pago en las facturas?
  
• ¿Qué significa «pagadera de inmediato» en una factura?
  
• ¿Qué debes hacer si tu cliente incumple el plazo de pago?
  
• ¿Cómo se pueden gestionar con eficiencia los plazos de pago?
  

¿Qué es un plazo de pago?

Un plazo de pago es una de las condiciones de pago que las empresas y comerciante deben especificar en una factura (por ejemplo, «Pagadera en un plazo de 30 días»). No obstante, también puedes fijar una fecha concreta como plazo de pago. Si no especifica ningún plazo de pago en una factura, se aplicará el plazo de pago prescriptivo de 30 días. También puedes acordar plazos de pago particulares con tus clientes.

¿Cuál es el plazo de pago prescriptivo y cómo se define legalmente?

Las facturas se tienen que pagar siempre de inmediato. No obstante, según el código civil alemán (BGB, por sus siglas en alemán), el plazo de pago prescriptivo es de 30 días a partir de la recepción de una factura si es relativa a un servicio. Cuando se entregan mercancías, el plazo se aplica desde la entrega propiamente dicha, siempre que esta tenga lugar después de la recepción de la factura. La persona destinataria de la factura debe efectuar el pago dentro de este período. Una vez transcurrido este plazo, se considera que la persona destinataria ha incurrido en mora. Si no especificas ningún plazo de pago en una factura, se aplicará automáticamente el plazo de pago prescriptivo de 30 días. Si eres comerciante y envías una factura a una persona particular, debes indicar el plazo de pago de 30 días en la factura. No obstante, esto no es necesario cuando se factura a una empresa (B2B).

Especificar el plazo de pago en la factura informa al cliente de la fecha de vencimiento del pago y la obligación de pago. Este aviso sirve legalmente para definir como morosa a la clientela que se retrase en el pago si la factura no se ha pagado dentro del plazo acordado. En tal caso, es recomendable enviar en primer lugar un recordatorio de pago y, posteriormente, una o varias cartas de reclamación de pago.

¿Qué plazo de pago deberías elegir para tus facturas?

La ley alemana especifica un plazo de pago de 30 días, y este suele ser el plazo que eligen las empresas. No obstante, puedes acordar con tus clientes un plazo de pago más corto o más largo. Conviene tener en cuenta que el plazo de pago no se calcula a partir de la fecha de la factura, sino más bien a partir de la fecha de entrega o de finalización de un servicio.

Se recomienda indicar un plazo más corto que el prescriptivo de 30 días si quieres evitar cuellos de botella de liquidez y recibir antes el dinero. Puedes especificar un plazo de pago más corto en tus condiciones de servicio o en un contrato con tu socio/a comercial, y luego incluir una nota en la factura en la que ponga «Pagadera en un plazo de 14 días», por ejemplo.

Ahora bien, si para ti es más importante ofrecerles a tus clientes un incentivo atractivo mediante tus condiciones de pago, también puedes definir un plazo de pago ampliado de 60 días o tres meses, por ejemplo. No hace falta que informes de forma explícita a tus clientes de un plazo de pago más largo antes de emitirles una factura: basta con indicarlo en la factura. Ahora bien, incluir un banner promocional en el que ponga «Compra ahora y paga dentro de tres meses» en una tienda en línea para indicar un plazo de pago particular puede ayudarte a atraer clientes y podría incentivar la compra.

¿Puedo definir un plazo de pago de siete días?

También puedes acordar con tu cliente un plazo de pago brevísimo de siete días. Al igual que con todos los demás plazos de pago, solo empieza a contar al entregar las mercancías o al terminar de prestar el servicio. Lo único importante es que comuniques este plazo antes de facturar, ya sea en tus condiciones de servicio o en un contrato con tu cliente. Legalmente, no resulta permisible que te limites a indicar en la factura un plazo de pago más corto que se desvíe del plazo de pago sin haberlo acordado antes con tu cliente. Se considerará nulo todo plazo de pago más corto que no se haya acordado por adelantado.

¿Por qué debes incluir siempre los pormenores del plazo de pago en las facturas?

Si no acuerdas claramente un plazo de pago con tu cliente, no podrás indicar una fecha específica como plazo de vencimiento del pago en caso de que inicies un procedimiento de reclamación de pago. Por lo tanto, existe el riesgo de entrar en una disputa sobre los intereses de demora adeudados. Para evitar este problema, lo mejor es asegurarse de que el plazo de pago se comunique con claridad para seguir la práctica comercial estándar.
De este modo, también podrás hacer un seguimiento más adecuado de las fechas de vencimiento de los pagos y gestionar mejor los recordatorios de pago o los avisos de reclamación de pago de forma profesional. En la factura debes indicar claramente todas las condiciones de pago, incluido el plazo de pago. De este modo, se evitan malentendidos y le brindas a tu cliente la máxima transparencia posible sobre el proceso de pago.

¿Cuándo comienza y termina el plazo de pago?

El plazo de pago comienza al recibir la factura, no a partir de la fecha de la factura. No obstante, en el caso de una entrega de mercancías, empieza con la recepción de los bienes en cuestión. Si envías una factura por correo postal, debes dejar un margen de tres días laborables para que llegue a su destino, ya que no se puede hacer un seguimiento de la entrega de correo ordinario. Por lo tanto, antes de enviar un recordatorio de pago o la primera carta de reclamación de pago a tus clientes si incurren en mora, debes sumar al menos tres días plazo de pago acordado inicial para incluir el plazo de entrega. De este modo, podrás tener la certeza de que tus clientes han incurrido de verdad en mora. Sería comprensible que, al recibir un recordatorio de pago o incluso una carta de reclamación de pago antes de la fecha de vencimiento del pago, tus clientes se molestaran y que vuestra relación comercial se viera perjudicada en el futuro.

Si la factura se envía por correo electrónico, la fecha de la factura suele ser la misma que la de recepción de esta, ya que la factura les llega a tus clientes en cuestión de segundos. No obstante, siempre existe la posibilidad de que una factura acabe en una carpeta de correo no deseado y que tu cliente no la reciba de forma efectiva. Por lo tanto, es recomendable solicitar un acuse de lectura si quieres cerciorarte de que tu cliente haya recibido la factura.

El plazo de pago vence al final del último día del período o de la fecha especificada, de conformidad con las disposiciones del código civil alemán (sección 193 del BGB). No obstante, ten en cuenta que, si la fecha de vencimiento del pago cae en sábado, domingo o festivo, el plazo de pago se prolongará al siguiente día laborable.

¿Qué significa «pagadera de inmediato» en una factura?

Según el código civil alemán, una factura siempre se tiene que pagar de inmediato, pero a cada cliente se le da un plazo de pago prescriptivo de 30 días. Por lo tanto, «pagadera de inmediato» significa, simplemente, que no hay ningún plazo de pago particular y, por consiguiente, se aplica el plazo de pago prescriptivo de 30 días. A pesar de la indicación «pagadera de inmediato», tus clientes solo incurren en mora una vez vencido el plazo de pago.

¿Qué debes hacer si tu cliente incumple el plazo de pago?

Si alguien de tus clientes deja que venza el plazo de pago de una factura que has emitido, lo primero que debes hacer es escribirle educadamente un recordatorio de pago y enviárselo para llamarle la atención sobre la factura pendiente. Si tu cliente no contesta, puedes enviarle una carta de reclamación de pago del importe pendiente de la factura. La carta de reclamación de pago debe indicar el nuevo plazo de pago. También puedes advertir a tu cliente que, en el caso de que no pague, incurrirá en mayores costes (comisiones de reclamación de pago, intereses de demora, etc.). Si, después de la primera carta de reclamación de pago, sigue sin pagar, debes enviar dos cartas de reclamación de pago más antes de iniciar el procedimiento reclamación de pago legal.

También puedes omitir el recordatorio de pago y enviarle una carta de reclamación de pago en el primer paso. No obstante, esto depende de tu relación con esa persona y, si vais a seguir colaborando en el futuro, suele ser preferible enviar en primer lugar un recordatorio de pago.

Antes de enviar una carta de reclamación de pago, conviene que intentes ponerte en contacto directamente con tu cliente que se ha demorado en el pago. De este modo, se puede aclarar con rapidez cualquier malentendido (p. ej., extravío de la factura o errores de contabilidad). El contacto personal también suele predisponer más a tu cliente a querer mantener una relación de confianza y saldar una factura pendiente con rapidez.

¿Cómo puedo procurar que mis clientes cumplan el plazo de pago?

Es importante que especifiques claramente el plazo de pago en la factura. Aunque, si no se indica ningún plazo de pago en concreto, se aplica el plazo de pago prescriptivo de 30 días, buena parte de la clientela ignora este detalle y no piensa que haya ningún plazo de pago. Sin embargo, si a tus clientes les dejas claro el plazo de pago desde el principio, mayor será la probabilidad de que lo cumplan y de que paguen la factura a tiempo.
También puedes ofrecerles un descuento en la factura, de forma que se beneficien de una rebaja en el precio si pagan dentro de un período especificado. El descuento estándar es del 2 % por pagar antes de que pasen siete días. De este modo, tus clientes suelen tener una mayor motivación para pagar la factura a tiempo.

¿Cómo se pueden gestionar con eficiencia los plazos de pago?

Las empresas deben utilizar un software de contabilidad para gestionar de forma profesional las cuentas por cobrar y los derechos de cobro. El software de contabilidad incorpora un programa de facturación que genera automáticamente números de factura y plazos de pago, y te avisa cuando los pagos han vencido. De este modo, siempre tienes una visión de conjunto completa de tus facturas y los plazos de pago acordados, lo que te ayuda a evitar cuellos de botella de liquidez y te permite cobrar los pagos de tus clientes con mayor rapidez.

Un programa de facturación te permite crear facturas, recordatorios de pago y cartas de reclamación de pago de forma automática. Usar un software de contabilidad resulta especialmente útil si tienes acuerdos particulares con tus clientes en lo tocante a los plazos de pago. De este modo, la gestión de las cuentas por cobrar y los derechos de cobro se vuelve más transparente y eficiente, lo que te ahorra un tiempo precioso a la hora de llevar la contabilidad y gestionar los plazos de pago.