Para empresas na Alemanha, é importante que o cliente esteja ciente do prazo de pagamento aplicável quando uma fatura for emitida. Este artigo explica os diferentes prazos de pagamento que se aplicam por lei a transações com pessoas físicas e a transações B2B, e o que você precisa ter em mente ao escolher seu próprio termo de pagamento.

O que será abordado neste artigo?

• O que é um prazo de pagamento?
  
• O que é o prazo de pagamento legal e como ele é definido juridicamente?
  
• Por que sempre incluir os detalhes dos prazos de pagamento em uma fatura?
  
• O que significa "pagável imediatamente" em uma fatura?
  
• O que fazer se o cliente não cumprir os prazos de pagamento?
  
• Como os prazos de pagamento podem ser gerenciados de forma eficiente?
  

O que é um prazo de pagamento?

O prazo de pagamento é uma das condições de pagamento que as empresas e os comerciantes devem especificar em uma fatura, por exemplo, "A pagar em 30 dias". No entanto, você também pode definir uma data específica como o prazo de pagamento. Se você não especificar um prazo de pagamento em uma fatura, aplica-se o prazo legal de pagamento de 30 dias. você também pode acordar termos de pagamento individuais com seus clientes.

O que é o prazo de pagamento legal e como ele é definido juridicamente?

As faturas são sempre pagáveis imediatamente. No entanto, de acordo com o Código Civil Alemão (BGB), o prazo legal de pagamento é de 30 dias a partir do recebimento de uma fatura, se ela estiver relacionada a um serviço. Na entrega de mercadorias, o prazo se aplica a partir da entrega das mercadorias, desde que isso ocorra após o recebimento da fatura. O destinatário da fatura deve efetuar o pagamento dentro desse período e uma vez vencido o prazo, considera-se que o destinatário está inadimplente com o pagamento. Se você não especificar um prazo de pagamento em uma fatura, o prazo legal de pagamento de 30 dias será aplicado automaticamente. Se você for um comerciante que envia uma fatura para uma pessoa física, deverá declarar o prazo de pagamento de 30 dias na fatura. Entretanto, isso não é necessário quando você fatura para uma empresa (B2B).

A especificação do prazo de pagamento na fatura informa ao cliente a data de vencimento do pagamento e a obrigação de pagamento. Esse aviso coloca juridicamente os clientes que pagam com atraso em falta de pagamento se a fatura não for paga até o prazo acordado. É aconselhável que você envie primeiro um lembrete de pagamento e, em seguida, uma ou várias cartas de cobrança.

Que prazos de pagamento escolher para suas faturas?

A lei alemã especifica um prazo de pagamento de 30 dias, que geralmente é o prazo escolhido pelas empresas. No entanto, você pode acordar com seus clientes um prazo de pagamento mais curto ou mais longo. Deve-se observar que o prazo de pagamento não é calculado a partir da data da fatura, mas sim a partir da data de entrega ou conclusão de um serviço.

Um prazo mais curto do que o prazo legal de pagamento de 30 dias é recomendado se você quiser evitar gargalos de liquidez e receber seu dinheiro mais cedo. Você pode especificar o prazo de pagamento mais curto em seus termos de serviço ou em um contrato com seu parceiro de empresa e, em seguida, incluir uma nota na fatura dizendo "Pagável em 14 dias", por exemplo.

No entanto, se for mais importante para você oferecer aos clientes um incentivo atraente com suas condições de pagamento, também é possível definir um prazo de pagamento estendido de 60 dias ou três meses, por exemplo. Você não precisa informar explicitamente seus clientes sobre um prazo de pagamento mais longo antes de faturar; pode simplesmente declarar isso na fatura. Mas incluir um banner promocional dizendo "Compre agora, pague em três meses" em uma loja virtual, indicando um prazo de pagamento individual, pode ajudar a atrair seus clientes e criar um incentivo para a compra.

Posso definir um prazo de pagamento de sete dias?

Você também pode concordar com o cliente em um prazo de pagamento curtíssimo de sete dias. Como em todos os outros prazos de pagamento, o período de pagamento só inicia quando a mercadoria for entregue ou o serviço for concluído. A única coisa importante é que você comunique isso antes de faturar, seja em seus Termos de Serviço ou em um contrato com seus clientes. Não é juridicamente permitido simplesmente declarar um prazo de pagamento mais curto que se desvie do prazo legal de pagamento na fatura sem acordo prévio com o cliente. Um prazo de pagamento mais curto que não tenha sido acordado previamente seria considerado inválido.

Por que você deve sempre incluir detalhes dos termos de pagamento em uma fatura?

Se você não concordar com um prazo de pagamento claro com seu cliente, não poderá se referir a uma data específica como o prazo de pagamento no caso de um procedimento de cobrança. Há, então, o risco de você contestar o valor dos juros de mora devidos. Para evitar isso, é melhor que você se certifique de que o prazo de pagamento seja comunicado claramente para seguir as práticas recomendadas pela empresa.
Você também poderá manter um acompanhamento melhor de quando os pagamentos devem ser feitos e gerenciar os lembretes de pagamento ou as cobranças de forma profissional. Você deve declarar claramente todas as condições de pagamento, inclusive os termos de pagamento, na fatura. Isso evita mal-entendidos e dá aos seus clientes a maior transparência possível em relação ao processo de pagamento.

Quando começa e termina o prazo de pagamento?

Os prazos de pagamento começam com o recebimento da fatura, não com a data da fatura. No entanto, no caso de uma entrega de mercadorias, ele começa com o recebimento das mercadorias . Antes de enviar um lembrete de pagamento ou a primeira carta de cobrança a um cliente que está pagando com atraso, você deve acrescentar pelo menos três dias úteis ao prazo de pagamento originalmente acordado para permitir a entrega, uma vez que a entrega não pode ser rastreada para cartas padrão. Dessa forma, você pode ter certeza de que seus clientes estão realmente inadimplentes. Receber um lembrete de pagamento ou até mesmo uma carta de cobrança antes do prazo de pagamento poderia, compreensivelmente, irritar seus clientes e prejudicar o relacionamento comercial futuro.

Se a fatura for enviada por e-mail, a data da fatura geralmente é a mesma que a data do recibo, pois a fatura é entregue aos clientes em segundos. No entanto, sempre existe a possibilidade de uma fatura acabar em uma pasta de spam e não chegar ao cliente. Portanto, é aconselhável solicitar um recibo de recebimento se você quiser ter certeza de que seus clientes receberam a fatura.

O prazo de pagamento tem validade no final do último dia do período ou na data especificada, de acordo com os termos do Código Civil Alemão (Seção 193 do BGB). Entretanto, observe que se a data de vencimento do pagamento cair em um sábado, domingo ou feriado, o prazo de pagamento será prorrogado até o próximo dia útil.

O que significa "pagável imediatamente" em uma fatura?

De acordo com o Código Civil Alemão, uma fatura é sempre devida imediatamente, mas cada cliente tem um prazo legal de pagamento de 30 dias. Portanto, "pagável imediatamente" significa simplesmente que não há prazo de pagamento individual e, portanto, aplica-se o prazo legal de pagamento de 30 dias. Apesar da declaração "pagável imediatamente", um cliente só estará inadimplente com o pagamento após o término do prazo de pagamento.

O que fazer se o cliente não cumprir os prazos de pagamento?

Se um cliente deixar passar o prazo de pagamento, o emissor da fatura deve primeiro enviar um lembrete de pagamento com palavras educadas para chamar a atenção do cliente para a fatura pendente. Se o cliente não responder, você pode enviar uma carta de cobrança com o valor da fatura pendente. A carta de cobrança deve informar o novo prazo de pagamento. Você também pode informar ao cliente que ele incorrerá em custos adicionais em caso de não pagamento (tarifas de cobrança, juros de mora, etc.). Se o pagamento ainda não for feito após a primeira carta de cobrança, você deve enviar mais duas cartas de cobrança antes de iniciar o procedimento jurídico de cobrança.

Você também pode pular o lembrete de pagamento e enviar uma carta de cobrança ao cliente como primeira etapa. No entanto, isso depende do seu relacionamento com o cliente e, em geral, é melhor para a cooperação futura enviar um lembrete de pagamento primeiro.

Antes de enviar uma carta de cobrança, você deve tentar entrar em contato diretamente com o cliente que está pagando em atraso. Dessa forma, qualquer mal-entendido (por exemplo, fatura perdida, erros contábeis) pode ser rapidamente esclarecido. O contato pessoal também costuma deixar seus clientes mais dispostos a manter uma relação de confiança e a liquidar prontamente uma fatura pendente.

Como posso garantir que meus clientes cumpram os prazos de pagamento?

É importante que você especifique um prazo de pagamento claro na fatura. Embora o prazo legal de pagamento de 30 dias se aplique se nenhum prazo de pagamento específico for fornecido, muitos clientes não sabem disso e não têm um prazo de pagamento em mente. No entanto, se você deixar o prazo de pagamento claro para seus clientes desde o início, é mais provável que eles o honrem e há uma chance maior de que a fatura seja paga no prazo.
Você também pode oferecer um desconto na fatura, ou seja, o cliente recebe um desconto se pagar dentro de um período específico. O desconto padrão é de 2% para pagamento em até sete dias. Isso geralmente deixa o cliente mais motivado a pagar a fatura no prazo.

Como os termos de pagamento podem ser gerenciados de forma eficiente?

As empresas devem usar um software de contabilidade para gerenciar profissionalmente as contas a receber e os recebíveis. O software de contabilidade incorpora um programa de faturamento que gera automaticamente números de faturas e prazos de pagamento e notifica você quando os pagamentos são devidos. Isso significa que você sempre tem uma visão geral completa das suas faturas e dos prazos de pagamento acordados, o que ajuda a evitar gargalos de liquidez e permite recolher os pagamentos de seus clientes mais rapidamente.

Um programa de faturamento permite que você crie faturas, lembretes de pagamento e cartas de cobrança automaticamente. O software de contabilidade é especialmente útil se você tiver acordos individuais com seus clientes em relação aos termos de pagamento. O gerenciamento das contas a receber e dos recebíveis torna-se mais transparente e eficiente, poupando-lhe um tempo valioso na contabilidade e no gerenciamento dos termos de pagamento.