สำหรับธุรกิจในเยอรมนี สิ่งสำคัญคือการแจ้งให้ลูกค้าทราบข้อกำหนดของการชำระเงินที่เกี่ยวข้องเมื่อออกใบแจ้งหนี้ โดยบทความนี้จะอธิบายข้อกำหนดของการชำระเงินที่กฎหมายบังคับใช้กับธุรกรรมกับบุคคลทั่วไปและธุรกรรมแบบ B2B รวมถึงสิ่งที่ต้องคำนึงถึงเมื่อเลือกข้อกำหนดการชำระเงินของคุณเอง

เนื้อหาหลักในบทความ

• ข้อกำหนดของการชำระเงินคืออะไร
  
• ข้อกำหนดของการชำระเงินตามกฎหมายคืออะไร และถูกกำหนดทางกฎหมายไว้อย่างไร
  
• ทำไมคุณต้องระบุรายละเอียดข้อกำหนดของการชำระเงินในใบแจ้งหนี้เสมอ
  
• "ชำระเงินได้ทันที" ในใบแจ้งหนี้หมายความว่าอย่างไร
  
• คุณควรทำอย่างไรหากลูกค้าไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของการชำระเงิน
  
• ข้อกำหนดการชำระเงินจะจัดการอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร
  

ข้อกำหนดของการชำระเงินคืออะไร

ข้อกำหนดของการชำระเงินเป็นหนึ่งในเงื่อนไขของการชำระเงินที่ธุรกิจและผู้ค้าควรระบุไว้บนใบแจ้งหนี้ เช่น "ชำระเงินได้ภายใน 30 วัน" แต่คุณยังสามารถกำหนดวันที่เฉพาะเจาะจงเป็นข้อกำหนดของการชำระเงินได้ หากคุณไม่ได้ระบุข้อกำหนดของการชำระเงินในใบแจ้งหนี้ จะมีระยะเวลาการชำระเงินตามกฎหมาย 30 วัน ทั้งนี้คุณยังสามารถตกลงข้อกำหนดการชำระเงินเฉพาะรายกับลูกค้าของคุณได้ด้วย

ข้อกำหนดของการชำระเงินตามกฎหมายคืออะไร และถูกกำหนดทางกฎหมายไว้อย่างไร

ใบแจ้งหนี้ถือว่าชำระได้ทันทีเสมอ อย่างไรก็ตาม ตามกฎหมายประมวลกฎหมายแพ่งของเยอรมนี (BGB) ระยะเวลาการชำระเงินตามกฎหมายคือ 30 วันนับจากวันที่ได้รับใบแจ้งหนี้หากเป็นบริการ หากเป็นการจัดส่งสินค้า กำหนดการชำระเงินจะเริ่มมีผลตั้งแต่วันที่จัดส่งสินค้า โดยมีเงื่อนไขว่าวันที่ส่งมอบนั้นเกิดขึ้นหลังจากวันที่ได้รับใบแจ้งหนี้ ผู้รับใบแจ้งหนี้ต้องชำระเงินภายในระยะเวลาดังกล่าว เมื่อผ่านวันครบกำหนดแล้ว ผู้รับจะถือว่าอยู่ในสถานะผิดนัดการชำระ หากคุณไม่ได้ระบุข้อกำหนดของการชำระเงินไว้ในใบแจ้งหนี้ ข้อกำหนดของการชำระเงินตามกฎหมาย 30 วันจะถูกบังคับใช้โดยอัตโนมัติ หากคุณเป็นผู้ค้าและส่งใบแจ้งหนี้ให้กับบุคคลทั่วไป คุณต้องระบุเงื่อนไขการชำระเงิน 30 วันบนใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตามไม่จำเป็นต้องระบุเงื่อนไขนี้ในกรณีที่ออกใบแจ้งหนี้ให้กับธุรกิจ (B2B)

การระบุข้อกำหนดของการชำระเงินในใบแจ้งหนี้จะแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงวันครบกำหนดของการชำระเงินและภาระหน้าที่ในการชำระเงิน โดยการแจ้งนี้จะทำให้ลูกค้าที่ชำระเงินล่าช้าถือว่าอยู่ในสถานะผิดนัดหากใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการชำระเงินภายในวันครบกำหนดที่ตกลงกันไว้ หลังจากนั้นควรจะส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินก่อน แล้วตามด้วยจดหมายการติดตามหนี้

ข้อกำหนดการชำระเงินใดที่คุณควรเลือกสำหรับใบแจ้งหนี้ของคุณ

กฎหมายของเยอรมนีระบุข้อกำหนดของการชำระเงินไว้ที่ 30 วัน ซึ่งปกติแล้วจะเป็นวันครบกำหนดที่ธุรกิจเลือกใช้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถตกลงกำหนดการชำระเงินที่สั้นลงหรือยาวขึ้นกับลูกค้าของคุณได้ ทั้งนี้ควรทราบว่าข้อกำหนดของการชำระเงินไม่ได้คำนวณจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ แต่นับจากวันที่จัดส่งหรือให้บริการเสร็จสิ้นแทน

ขอแนะนำให้กำหนดการชำระเงินที่น้อยกว่ากำหนดการชำระเงินตามกฎหมายที่ 30 วันหากคุณต้องการหลีกเลี่ยงปัญหาด้านสภาพคล่องและรับเงินได้เร็วขึ้น คุณสามารถระบุข้อกำหนดของการชำระเงินที่สั้นลงในข้อกำหนดการให้บริการหรือในสัญญาที่ทำกับพาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณ แล้วใส่หมายเหตุบนใบแจ้งหนี้ เช่น "ชำระเงินได้ภายใน 14 วัน"

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการมอบรางวัลจูงใจที่น่าดึงดูดแก่ลูกค้าด้วยเงื่อนไขการชำระเงิน คุณสามารถระบุข้อกำหนดของการชำระเงินที่ยาวนานขึ้นได้ถึง 60 วันหรือ 3 เดือนเป็นต้น คุณไม่จำเป็นต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับข้อกำหนดการชำระเงินที่ยาวนานขึ้นก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้ คุณสามารถระบุได้ในใบแจ้งหนี้ แต่การใส่แบนเนอร์ส่งเสริมการขายที่ระบุว่า "ซื้อตอนนี้ จ่ายภายใน 3 เดือน" ในร้านค้าออนไลน์ ซึ่งเป็นระบุข้อกำหนดของการชำระเงินของบุคคลทั่วไป ซึ่งอาจดึงดูดลูกค้าและอาจสร้างแรงจูงใจในการซื้อ

ฉันสามารถระบุข้อกำหนดของการชำระเงินเป็น 7 วันได้หรือไม่

คุณยังสามารถตกลงข้อกำหนดของการชำระเงินที่สั้นมากๆ แบบ 7 วันกับลูกค้าได้ เช่นเดียวกับข้อกำหนดของการชำระเงินอื่นๆ ซึ่งระยะเวลานี้จะเริ่มนับก็ต่อเมื่อมีการจัดส่งสินค้าหรือบริการเสร็จสิ้น สิ่งสำคัญคือคุณต้องแจ้งข้อกำหนดนี้ก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้ ทั้งในข้อกำหนดการให้บริการหรือในสัญญาที่ทำร่วมกับลูกค้าของคุณ ทั้งนี้ก็เป็นไปตามกฎหมายที่ไม่อนุญาตให้ระบุข้อกำหนดของการชำระเงินที่สั้นลงที่ต่างจากข้อกำหนดของการชำระเงินตามกฎหมายในใบแจ้งหนี้โดยไม่ได้รับการตกลงกับลูกค้า ข้อกำหนดของการชำระเงินที่สั้นลงนั้นถือว่าเป็นโมฆะ

ทำไมคุณต้องระบุรายละเอียดข้อกำหนดของการชำระเงินในใบแจ้งหนี้เสมอ

หากคุณไม่ได้ตกลงข้อกำหนดของการชำระเงินที่ชัดเจนกับลูกค้าของคุณ คุณจะไม่สามารถอ้างถึงวันที่เฉพาะเจาะจงว่าเป็นวันครบกำหนดของการชำระเงินได้ในกรณีที่ต้องดำเนินการติดตามหนี้ คุณก็อาจตกอยู่ในความเสี่ยงที่จะเกิดพิพาทเกี่ยวกับจำนวนดอกเบี้ยการชำระเงินล่าช้าที่ต้องชำระ เพื่อหลีกเลี่ยงเหตุการณ์นี้ คุณควรแจ้งข้อกำหนดของการชำระเงินไว้อย่างชัดเจนเพื่อปฏิบัติตามแนวทางมาตรฐานของธุรกิจ
นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตามการชำระเงินที่ครบกำหนดชำระและจัดการการแจ้งเตือนการชำระเงินและจดหมายการติดตามหนี้ได้อย่างเป็นมืออาชีพ คุณควรระบุเงื่อนไขการชำระเงินทั้งหมดไว้อย่างชัดเจน รวมถึงข้อกำหนดของการชำระเงินบนใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะช่วยป้องกันความเข้าใจผิดและมอบความโปร่งใสสูงสุดให้แก่ลูกค้าเกี่ยวกับขั้นตอนการชำระเงิน

ข้อกำหนดของการชำระเงินเริ่มต้นและสิ้นสุดเมื่อใด

ข้อกำหนดการชำระเงินจะเริ่มนับจากวันที่รับใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่วันที่ออกใบแจ้งหนี้ แต่ในกรณีที่มีการจัดส่งสินค้า ข้อกำหนดของการชำระเงินจะเริ่มนับจากวันที่ได้รับสินค้า หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์ คุณควรเผื่อเวลาส่งใบแจ้งหนี้สามวันทำการ เนื่องจากไม่สามารถติดตามการส่งของจดหมายแบบมาตรฐานได้ ดังนั้นก่อนที่คุณจะส่งใบแจ้งเตือนการชำระเงินหรือจดหมายการติดตามหนี้ครั้งแรกไปให้ลูกค้าที่ชำระเงินล่าช้า คุณควรเพิ่มเวลาอย่างน้อยสามวันจากเงื่อนไขการชำระเงินที่ตกลงกันไว้เดิมเพื่อเผื่อเวลาสำหรับการจัดส่ง วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าของคุณอยู่ในสถานะผิดนัดจริงๆ การส่งใบแจ้งเตือนการชำระเงินหรือจดหมายการติดตามหนี้ก่อนถึงกำหนดชำระอาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจและส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจในอนาคตได้

หากใบแจ้งหนี้ถูกส่งทางอีเมล ปกติแล้ววันที่ใบแจ้งหนี้จะเป็นวันเดียวกับที่ได้รับใบแจ้งหนี้ เนื่องจากใบแจ้งหนี้จะถูกส่งถึงลูกค้าภายในไม่กี่วินาที อย่างไรก็ตาม อาจเป็นไปได้ว่าใบแจ้งหนี้จะไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปมและลูกค้าจะไม่ได้รับใบแจ้งหนี้จริงๆ ดังนั้นขอแนะนำให้ขอการยืนยันการอ่านหากคุณต้องการมั่นใจว่าลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้จริงๆ

ข้อกำหนดของการชำระเงินจะหมดอายุเมื่อสิ้นสุดวันสุดท้ายของระยะเวลาหรือในวันที่ระบุตามข้อกำหนดของประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมนี (มาตรา 193 ของ BGB) อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าหากวันครบกำหนดของการชำระเงินเป็นวันเสาร์ วันอาทิตย์ หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ การชำระเงินจะถูกเลื่อนเป็นวันทำการถัดไป

"ชำระเงินได้ทันที" ในใบแจ้งหนี้หมายความว่าอย่างไร

ตามกฎหมายประมวลกฎหมายแพ่งของเยอรมนี ใบแจ้งหนี้จะนับว่าครบกำหนดชำระทันทีเสมอ แต่ลูกค้าทุกคนจะได้รับข้อกำหนดของการชำระเงินตามกฎหมายภายใน 30 วัน คำว่า"ชำระเงินได้ทันที" จึงหมายความว่าไม่มีข้อกำหนดในการชำระเงินสำหรับบุคคลทั่วไป ดังนั้นข้อกำหนดของการชำระเงินตามกฎหมายภายใน 30 วันจึงมีผลบังคับใช้ แม้ว่าลูกค้าจะได้รับการแจ้งว่า "ชำระเงินได้ทันที" ลูกค้าจะถือว่าผิดนัดการชำระก็ต่อเมื่อสิ้นสุดระยะเวลา 30 วันของข้อกำหนดของการชำระเงินแล้วเท่านั้น

คุณควรทำอย่างไรหากลูกค้าไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของการชำระเงิน

หากลูกค้าปล่อยให้ผ่านวันครบกำหนดการชำระเงินไป ผู้ออกใบแจ้งหนี้ควรส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินด้วยความสุภาพเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระอยู่ หากลูกค้าไม่ตอบกลับ คุณสามารถส่งจดหมายติดตามหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระเพื่อแจ้งจำนวนเงินที่ค้างชำระให้ลูกค้าทราบ จดหมายติดตามหนี้ควรระบุวันครบกำหนดการชำระเงินใหม่ และยังสามารถแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม (เช่น ค่าธรรมเนียมการติดตาม ดอกเบี้ยการชำระล่าช้า เป็นต้น) หากยังไม่มีการชำระหลังจากจดหมายการติดตามหนี้ฉบับแรก คุณควรส่งจดหมายติดตามหนี้อีกสองฉบับก่อนที่จะเริ่มกระบวนการติดตามหนี้ทางกฎหมาย

คุณสามารถข้ามการแจ้งเตือนการชำระเงินและส่งจดหมายติดตามหนี้ไปให้ลูกค้าเป็นขั้นตอนแรกได้ แต่ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้ารายนั้น และโดยทั่วไปแล้วการแจ้งเตือนการชำระเงินจะดีกว่าหากต้องการความร่วมมือในอนาคต

ก่อนที่จะส่งจดหมายติดตามหนี้ คุณควรพยายามติดต่อลูกค้าที่ชำระเงินล่าช้าโดยตรง เพื่อจัดการความเข้าใจผิดใดๆ ได้อย่างรวดเร็ว (เช่น ใบแจ้งหนี้ที่ตกหล่น ข้อผิดพลาดในการทำบัญชี) นอกจากนี้การติดต่อส่วนตัวมักทำให้ลูกค้ายินดีที่จะรักษาความเชื่อมั่นและชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระได้ทันที

ฉันจะแน่ใจได้อย่างไรว่าลูกค้าของฉันปฏิบัติตามข้อกำหนดของการชำระเงิน

สิ่งสำคัญคือคุณต้องระบุข้อกำหนดของการชำระเงินที่ชัดเจนบนใบแจ้งหนี้ แม้ว่าข้อกำหนดของการชำระเงินตามกฎหมายจะใช้เวลา 30 วันหากไม่มีข้อกำหนดของการชำระเงินที่เจาะจง ลูกค้าจำนวนมากก็จะไม่ทราบเรื่องนี้และไม่ได้คำนึงถึงกำหนดการชำระเงิน แต่หากคุณแจ้งข้อกำหนดของการชำระเงินให้ลูกค้าทราบตั้งแต่แรก พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดและมีโอกาสที่จะชำระใบแจ้งหนี้ได้ตรงเวลา
คุณยังสามารถเสนอส่วนลดเป็นเงินสดในใบแจ้งหนี้ได้ เช่น ลูกค้าจะได้รับส่วนลดหากชำระเงินภายในระยะเวลาที่กำหนด ส่วนลดมาตรฐานคือ 2% สำหรับการชำระเงินภายใน 7 วัน ซึ่งมักจะทำให้ลูกค้ารู้สึกจูงใจมากขึ้นที่จะชำระใบแจ้งหนี้ตรงเวลา

ข้อกำหนดการชำระเงินจะจัดการอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

ธุรกิจต่างๆ ควรใช้ซอฟต์แวร์การทำบัญชีสำหรับการจัดการลูกหนี้การค้าและหนี้การค้าแบบมืออาชีพ ซอฟต์แวร์การทำบัญชีจะรวมโปรแกรมการออกใบแจ้งหนี้ที่จะสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้และกำหนดเวลาการชำระเงินโดยอัตโนมัติ และแจ้งให้คุณทราบเมื่อครบกำหนดชำระเงิน ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีภาพรวมที่สมบูรณ์ของใบแจ้งหนี้ รวมถึงข้อกำหนดการชำระเงินที่ตกลงกันไว้เสมอ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาด้านสภาพคล่องและช่วยให้คุณเก็บการชำระเงินจากลูกค้าได้เร็วขึ้น

โปรแกรมการออกใบแจ้งหนี้ทำให้คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ การแจ้งเตือนการชำระเงิน และจดหมายการติดตามหนี้ได้โดยอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์การทำบัญชีมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณมีข้อตกลงเฉพาะกับลูกค้าเกี่ยวกับข้อกำหนดการชำระเงิน การจัดการลูกหนี้การค้าและการรับชำระของคุณจะมีความโปร่งใสและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งช่วยให้คุณสามารถประหยัดเวลาอันมีค่าในการทำบัญชีและการจัดการข้อกำหนดการชำระเงินต่างๆ ได้