Per le attività in Germania è importante che il cliente venga informato sui termini di pagamento applicabili al momento dell'emissione della fattura. In questo articolo vengono spiegati i diversi termini di pagamento applicabili per legge alle transazioni con privati ​​e alle transazioni B2B e cosa devi tenere presente quando scegli i tuoi termini di pagamento.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un termine di pagamento?
  
• Qual è il termine di pagamento legale e come viene definito legalmente?
  
• Perché in una fattura vanno inseriti sempre i dettagli dei termini di pagamento?
  
• Cosa significa "pagamento immediato" su una fattura?
  
• Cosa fare se il cliente non rispetta i termini di pagamento?
  
• Come è possibile gestire in modo efficiente i termini di pagamento?
  

Che cos'è un termine di pagamento?

Un termine di pagamento è una delle condizioni di pagamento che le attività e i venditori devono specificare in una fattura, ad esempio "Pagabile entro 30 giorni". Puoi tuttavia stabilire come termine di pagamento anche una data specifica. Se su una fattura non specifichi alcun termine di pagamento, si applica quello legale di 30 giorni. Puoi anche concordare condizioni di pagamento individuali con i tuoi clienti.

Qual è il termine di pagamento legale e come viene definito legalmente?

Le fatture sono sempre pagabili immediatamente. Tuttavia, secondo il codice civile tedesco (BGB), se una fattura è relativa a un servizio il termine di pagamento legale è di 30 giorni dalla data di ricezione. In caso di beni il termine decorre dalla consegna, a condizione che questa avvenga dopo la ricezione della fattura. Il destinatario della fattura è tenuto a effettuare il pagamento entro il termine previsto. Una volta superata la scadenza, il destinatario è considerato inadempiente. Se non specifichi un termine di pagamento in una fattura, si applica automaticamente il termine di pagamento legale di 30 giorni. Se sei un venditore che invia una fattura a un privato, devi indicare sulla fattura il termine di pagamento di 30 giorni. Questo requisito non è necessario quando si fattura un'attività (B2B).

L'indicazione del termine di pagamento sulla fattura informa il cliente sulla data di scadenza del pagamento e sull'obbligo di pagamento. Questa notifica pone legalmente i clienti ritardatari in condizione di inadempienza, qualora la fattura non venga pagata entro la scadenza concordata. È quindi consigliabile inviare prima un promemoria di pagamento e poi procedere con una o più lettere di sollecito.

Quale termine di pagamento scegliere per le tue fatture?

La legge tedesca prevede un termine di pagamento di 30 giorni, che di solito è la scadenza scelta dalle attività. Puoi tuttavia concordare con i tuoi clienti un termine di pagamento più breve o più lungo. Va tenuto presente che il termine di pagamento non decorre dalla data della fattura, bensì dalla data di consegna o di completamento del servizio.

Se vuoi evitare problemi di liquidità ed essere pagato prima, ti consigliamo di optare per termini di pagamento più brevi rispetto a quello legale di 30 giorni. Puoi specificare il termine di pagamento più breve nei termini di servizio o in un contratto con il tuo partner commerciale, quindi includere una nota sulla fattura come, ad esempio, "Pagabile entro 14 giorni".

Se tuttavia è per te più importante incentivare i clienti offrendo condizioni di pagamento interessanti, puoi anche stabilire un termine di pagamento esteso, ad esempio, a 60 o 90 giorni. Non devi informare i tuoi clienti in modo esplicito di un termine di pagamento più lungo prima della fatturazione, puoi semplicemente indicarlo sulla fattura. Ma inserire in un negozio online un banner promozionale con la dicitura "Acquista ora, paga tra tre mesi", indicando un termine di pagamento specifico, può contribuire ad attrarre clienti e a incentivarli all'acquisto.

Posso stabilire un termine di pagamento di sette giorni?

Puoi anche concordare con il cliente un termine di pagamento molto breve di sette giorni. Come per tutti gli altri termini di pagamento, questo è dovuto solo al momento della consegna dei beni o del completamento del servizio. L'unica cosa importante è comunicarlo prima della fatturazione, nei termini di servizio o in un contratto con i clienti. Non è consentito dalla legge indicare semplicemente sulla fattura un termine più breve, diverso da quello legale, senza previo accordo con il cliente. Un termine di pagamento più breve e non concordato in anticipo non sarebbe considerato valido.

Perché in una fattura vanno inseriti sempre i dettagli dei termini di pagamento?

Se non concordi con il cliente un termine di pagamento chiaro, in caso di procedura di sollecito non potrai fare riferimento a una data specifica come scadenza del pagamento. Ti esponi quindi al rischio di una contestazione in relazione agli interessi di mora dovuti. Per evitare una situazione del genere, è preferibile assicurarsi che i termini di pagamento siano comunicati chiaramente e seguire la pratica commerciale standard.
Potrai inoltre monitorare meglio la scadenza dei pagamenti e gestire i promemoria o i solleciti di pagamento in modo professionale. Sulla fattura dovresti indicare chiaramente tutte le condizioni di pagamento, inclusi i termini. In questo modo eviterai malintesi e offrirai ai tuoi clienti la massima trasparenza possibile per quanto riguarda la procedura di pagamento.

Da quando decorre e quando scade un termine di pagamento?

Il termine di pagamento decorre dalla ricezione e non dalla data della fattura. In caso di consegna di beni, tuttavia, la decorrenza inizia dal momento della ricezione. Se invii una fattura per posta, dovresti considerare tre giorni lavorativi necessari per la consegna, poiché questa non può essere tracciata per le lettere standard. Pertanto, prima di inviare un promemoria o la prima lettera di sollecito a un cliente in ritardo con il pagamento, tieni conto dei tempi di consegna aggiungendo almeno tre giorni al termine di pagamento originariamente concordato. In questo modo, puoi avere la certezza che i tuoi clienti siano effettivamente inadempienti. Ricevere un promemoria di pagamento o addirittura una lettera di sollecito prima della scadenza del pagamento potrebbe, comprensibilmente, infastidire i clienti e compromettere i rapporti commerciali futuri.

Se la fattura viene inviata via email, la data della fattura corrisponde solitamente alla data di ricezione, poiché la fattura viene consegnata ai clienti in pochi secondi. Tuttavia, esiste sempre la possibilità che una fattura finisca in una cartella spam e non raggiunga effettivamente il cliente. È quindi consigliabile richiedere la ricevuta di lettura se vuoi avere la certezza che i clienti abbiano ricevuto la fattura.

Il termine di pagamento scade alla fine dell'ultimo giorno del periodo o alla data specificata, secondo quanto previsto dal codice civile tedesco (sezione 193 del BGB). Tieni però presente che se la data di scadenza del pagamento cade di sabato, domenica o in un giorno festivo, il termine di pagamento sarà prorogato fino al giorno lavorativo successivo.

Cosa significa "pagamento immediato" su una fattura?

Secondo il codice civile tedesco una fattura è sempre esigibile immediatamente, ma ai clienti viene concesso un termine di pagamento legale di 30 giorni. "Pagamento immediato" significa quindi semplicemente che non esiste un termine di pagamento specifico e quindi si applica il termine legale di 30 giorni. Nonostante la dicitura "pagamento immediato", il cliente diventa inadempiente solo dopo la scadenza del termine.

Cosa fare se il cliente non rispetta i termini di pagamento?

Se un cliente non rispetta la scadenza di un pagamento, l'emittente della fattura dovrebbe prima inviare un promemoria di pagamento formulato in modo cortese per attirare l'attenzione del cliente sulla fattura in sospeso. Se il cliente non risponde, puoi inviare una lettera di sollecito per l'importo dovuto. La lettera di sollecito dovrà indicare la nuova data di scadenza del pagamento. Puoi anche avvisare il cliente che in caso di mancato pagamento dovrà sostenere ulteriori costi (commissioni di sollecito, interessi di mora, ecc.). Se dopo la prima lettera di sollecito il pagamento non viene ancora effettuato, devi inviare altre due lettere di sollecito prima di avviare la relativa procedura legale.

Puoi anche saltare il promemoria di pagamento e inviare al cliente come primo passo una lettera di sollecito. Ciò dipende tuttavia dal rapporto che hai con il cliente e, per una futura collaborazione, in genere è meglio inviare prima un promemoria.

Prima di inviare una lettera di sollecito, dovresti provare a contattare direttamente il cliente in ritardo con il pagamento. In questo modo è possibile chiarire rapidamente eventuali malintesi (ad es. mancata fattura, errori contabili). Inoltre, il contatto personale rende solitamente i clienti più interessati a mantenere un rapporto di fiducia e a saldare tempestivamente una fattura in sospeso.

Come posso assicurarmi che i clienti rispettino i termini di pagamento?

È importante che sulla fattura sia specificato chiaramente il termine di pagamento. Sebbene in assenza di un termine di pagamento specifico valga quello legale di 30 giorni, molti clienti non ne sono consapevoli e non hanno in mente una scadenza di pagamento precisa. Ma se chiarisci fin dall'inizio il termine di pagamento, è più probabile che i tuoi clienti lo rispettino e che la fattura venga pagata puntualmente.
Puoi anche optare per una strategia di sconto, ovvero applicare uno sconto ai clienti se pagano entro un determinato periodo di tempo. Lo sconto standard è del 2% per i pagamenti effettuati entro sette giorni. Questo generalmente incoraggia i clienti a pagare le fatture in modo puntuale.

Come è possibile gestire in modo efficiente i termini di pagamento?

È opportuno che le attività utilizzino un software di contabilità per la gestione professionale dei crediti e dei conti debitori. Un software di contabilità integra un programma di fatturazione che genera automaticamente i numeri di fattura e le scadenze di pagamento, avvisando quando i pagamenti sono dovuti. Questo ti consente di avere sempre una visione completa delle tue fatture e dei termini di pagamento concordati, il che contribuisce a evitare problemi di liquidità permettendoti di riscuotere i pagamenti più rapidamente.

Con un programma di fatturazione puoi creare fatture, promemoria di pagamento e lettere di sollecito in modo automatico. Un software di contabilità è particolarmente utile se con i tuoi clienti hai accordi specifici per quanto riguarda i termini di pagamento. La gestione dei crediti e dei conti debitori diventa più trasparente ed efficiente, facendoti risparmiare tempo prezioso nella contabilità e nella gestione dei termini di pagamento.