Für Unternehmen in Deutschland ist es wichtig, der Kundschaft eine eindeutige Zahlungsfrist auf der Rechnung zu kommunizieren. Dieser Artikel erklärt Ihnen, welche unterschiedlichen Zahlungsfristen bei Geschäften mit Privatpersonen und bei B2B-Geschäften gesetzlich gelten und was Sie beim Festlegen einer individuellen Zahlungsfrist beachten müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was versteht man unter einer Zahlungsfrist?
  
• Was ist die gesetzliche Zahlungsfrist und wie ist die Rechtslage?
  
• Warum sollten Sie auf der Rechnung immer eine Zahlungsfrist angeben?
  
• Was bedeutet auf einer Rechnung der Hinweis "Sofort zahlbar“?
  
• Was tun, wenn Kundschaft die Zahlungsfrist nicht einhält?
  
• Wie lassen sich Zahlungsfristen effizient verwalten?
  

Was versteht man unter einer Zahlungsfrist?

Eine Zahlungsfrist, oft auch Zahlungsziel genannt, gehört zu den Zahlungsbedingungen, die Unternehmen und Händler/innen auf einer Rechnung angeben sollten – beispielsweise „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen“. Sie können selbstverständlich auch ein konkretes Datum als Zahlungsziel benennen. Wenn Sie keine Zahlungsfrist auf einer Rechnung angeben, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Davon unabhängig können Sie auch individuelle Zahlungsfristen mit Ihren Kundinnen und Kunden vereinbaren.

Was ist die gesetzliche Zahlungsfrist und wie ist die Rechtslage?

Rechnungen sind grundsätzlich immer sofort fällig. Die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt laut BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) jedoch 30 Tage ab Erhalt einer Rechnung, wenn es sich um eine Dienstleistung handelt. Bei einer Warenlieferung gilt die Frist ab Lieferung der Ware, sofern diese nach dem Erhalt der Rechnung liegt. Innerhalb dieser Zeitspanne ist ein/e Rechnungsempfänger/in zur Zahlung verpflichtet. Erst nach Ablauf dieser Frist kommt der/die Empfänger/in in Zahlungsverzug. Wird auf einer Rechnung keine konkrete Zahlungsfrist angegeben, gilt automatisch die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Wenn Sie als Händler/in eine Rechnung an eine Privatperson versenden, müssen Sie das Zahlungsziel von 30 Tagen auf der Rechnung angeben – einem Unternehmen gegenüber (B2B) ist dies nicht erforderlich.

Die Angabe einer Zahlungsfrist auf der Rechnung informiert eine Kundin bzw. einen Kunden über das Zahlungsziel und weist auf die Zahlungspflicht hin. Durch diesen Hinweis wird säumige Kundschaft rein rechtlich in Zahlungsverzug gesetzt, wenn die Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Frist beglichen worden ist. Dann empfiehlt es sich, zunächst mit einer Zahlungserinnerung und danach mit einem oder mehreren Mahnschreiben zu reagieren.

Welche Zahlungsfrist sollten Sie für Ihre Rechnungen wählen?

Der Gesetzgeber räumt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen ein, die üblicherweise von Unternehmen auch so veranschlagt wird. Sie können alternativ eine kürzere oder längere Zahlungsfrist mit Ihrer Kundschaft vereinbaren. Dabei sollten Sie beachten, dass die Zahlungsfrist nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern erst ab Lieferung bzw. ab Fertigstellung einer Dienstleistung beginnt.

Eine kürzere Frist als die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen empfiehlt sich, wenn Sie Liquiditätsengpässe vermeiden und Ihr Geld früher einfordern wollen. Eine kürzere Zahlungsfrist können Sie in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder in einem Vertrag mit Ihrer Geschäftspartnerin bzw. Ihrem Geschäftspartner festlegen. Auf der Rechnung muss dann beispielsweise der Hinweis „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen” stehen.

Ist es Ihnen jedoch wichtiger, Ihrer Kundschaft einen zusätzlichen Bonus bezüglich Ihrer Zahlungsbedingungen zu gewähren, können Sie auch eine verlängerte Zahlungsfrist von beispielsweise 60 Tagen oder 3 Monaten einräumen. Eine längere Zahlungsfrist müssen Sie vor der Rechnungsstellung Ihrer Kundschaft nicht ausdrücklich kommunizieren. Es reicht aus, diese einfach auf der Rechnung anzugeben. Auch der werbliche Hinweis „Kaufen Sie jetzt, bezahlen Sie in 3 Monaten“ – in einem Online-Shop beispielsweise – gibt ein individuelles Zahlungsziel an, mit dem Sie Ihrer Kundschaft entgegenkommen und unter Umständen einen Kaufanreiz schaffen.

Darf man auch eine Zahlungsfrist von 7 Tagen ansetzen?

Sie können auch eine sehr kurze Zahlungsfrist von 7 Tagen mit der Kundschaft vereinbaren. Diese wird, wie alle Zahlungsfristen, erst mit der Zustellung der Ware bzw. mit Abschluss einer Dienstleistung fällig. Wichtig ist nur, dass Sie das vor der Rechnungsstellung kommunizieren – entweder in Ihren AGB oder in einem Vertrag mit Ihrer Kundschaft. Rechtlich ist es nicht zulässig, eine von der gesetzlichen Zahlungsfrist abweichende, kürzere Zahlungsfrist ohne vorherige Absprache mit der Kundschaft einfach auf der Rechnung anzugeben. Eine solche nicht abgesprochene, kürzere Zahlungsfrist wäre ungültig.

Warum sollten Sie auf der Rechnung immer eine Zahlungsfrist angeben?

Wenn Sie kein klares Zahlungsziel mit Ihrer Kundschaft vereinbaren, können Sie sich bei einem möglichen Mahnverfahren nicht auf ein konkretes Datum als Zahlungsziel beziehen. Dann besteht die Gefahr, beispielsweise über die Höhe der Verzugszinsen in Streit zu geraten. Am besten ist es daher, wenn Sie ein klares Zahlungsziel kommunizieren, was das übliche Vorgehen bei der Rechnungsstellung ist.

Sie behalten außerdem besser den Überblick über die Fälligkeit von Zahlungen und können professionell mit Zahlungserinnerungen oder Mahnungen umgehen. Stellen Sie alle Zahlungsbedingungen, zu denen auch die Zahlungsfrist gehört, auf der Rechnung übersichtlich dar. Das schließt Missverständnisse aus und Sie geben Ihrer Kundschaft größtmögliche Transparenz hinsichtlich des Zahlungsvorgangs.

Wann beginnt und endet eine Zahlungsfrist?

Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Erhalt der Rechnung, nicht mit dem Rechnungsdatum, bei einer Warenlieferung hingegen mit dem Erhalt der Ware. Schicken Sie eine Rechnung per Post, sollten Sie mit einer Zustellungsdauer von drei Werktagen rechnen – da bei Standardbriefen die Zustellung nicht nachverfolgt werden kann. Bevor Sie also eine Zahlungserinnerung oder eine erste Mahnung an eine säumige Kundschaft verschicken, sollten Sie zur ursprünglich vereinbarten Zahlungsfrist mindestens 3 Tage für den Versand hinzurechnen. Dann können Sie sichergehen, dass Ihre Kundschaft auch tatsächlich in Verzug geraten ist. Eine Zahlungserinnerung oder gar Mahnschreiben vor Ablauf der Zahlungsfrist würde Ihre Kundschaft zu Recht verärgern und die Geschäftsbeziehung für die Zukunft belasten.

Bei Versand der Rechnung per E-Mail fallen Rechnungsdatum und Rechnungserhalt in der Regel zusammen, da die Rechnung Ihrer Kundschaft innerhalb von Sekunden zugestellt wird. Allerdings besteht dabei immer auch die Möglichkeit, dass eine Rechnung im Spam-Ordner landet und Ihre Kundschaft tatsächlich nicht erreicht. Es ist deshalb empfehlenswert, eine Lesebestätigung anzufordern, wenn Sie sicher sein wollen, dass Ihre Kundschaft die Rechnung bekommen hat.

Die Zahlungsfrist endet nach den Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuches (§ 193 BGB) mit dem Ablauf des letzten Tages der Frist. Beachten Sie jedoch Folgendes: Fällt das Ende der Zahlungsfrist auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet die Frist erst am darauffolgenden Werktag.

Was bedeutet auf einer Rechnung der Hinweis "Sofort zahlbar“?

Laut BGB ist eine Rechnung zwar grundsätzlich immer sofort fällig, jeder Kundin/jedem Kunden wird jedoch eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen eingeräumt. Der Hinweis „Sofort zahlbar“ bedeutet daher lediglich, dass keine individuelle Zahlungsfrist festgesetzt wird und deshalb die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen gelten soll. Trotz des Hinweises „Sofort zahlbar“ kommt also eine Kundin/ein Kunde erst nach Ablauf dieser Zahlungsfrist in Zahlungsverzug.

Was tun, wenn Kundschaft die Zahlungsfrist nicht einhält?

Lässt eine Kundin bzw. ein Kunde die Zahlungsfrist verstreichen, sollten Rechnungssteller/innen zunächst mit einer höflich formulierten Zahlungserinnerung auf die offene Rechnung hinweisen. Wenn die säumige Kundschaft darauf nicht reagiert, können Sie den offenen Rechnungsbetrag anmahnen. Sie sollten im Mahnschreiben dann ein neues Zahlungsziel festsetzen. Hier können Sie Ihre Kundschaft zusätzlich darauf hinweisen, dass bei einer ausbleibenden Zahlung weitere Kosten entstehen (Mahngebühren, Verzugszinsen etc.). Nach der ersten Mahnung verschicken Sie bei fortbestehendem Zahlungsverzug noch zwei weitere Mahnungen, bevor Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Sie können auf eine Zahlungserinnerung auch verzichten und gleich ein Mahnschreiben an die säumige Kundschaft verschicken. Das hängt von Ihrem Verhältnis zu dieser Kundschaft ab – in der Regel ist es für eine zukünftige Zusammenarbeit besser, zunächst mit einer Zahlungserinnerung auf den Zahlungsverzug zu reagieren.

Bevor Sie eine Mahnung verschicken, sollten Sie den Versuch unternehmen, mit der säumigen Kundschaft direkt Kontakt aufzunehmen. Im persönlichen Gespräch lassen sich eventuelle Missverständnisse (Übersehen der Rechnung, Buchhaltungsfehler etc.) schnell klären. Außerdem steigt durch den persönlichen Kontakt normalerweise die Bereitschaft bei Ihrer Kundschaft, das Vertrauensverhältnis nicht zu gefährden und eine offene Rechnung zeitnah zu begleichen.

Wie kann ich dazu motivieren, die Zahlungsfrist einzuhalten?

Wichtig ist, dass Sie in der Rechnung eine eindeutige Zahlungsfrist vorgeben. Zwar gilt bei Nichtangabe einer Zahlungsfrist die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen, aber viele Kundinnen und Kunden wissen das nicht und das Zahlungsziel bleibt unklar. Wenn Sie Ihrer Kundschaft jedoch von Anfang an ein klares Zahlungsziel kommunizieren, wird sie Ihre Fristsetzung eher ernst nehmen und Sie haben bessere Chancen, dass die Rechnung fristgerecht beglichen wird.
Zusätzlich können Sie in der Rechnung auch Skonto gewähren. Damit geben Sie Ihrer Kundschaft einen Preisnachlass bei Zahlung innerhalb einer von Ihnen vorgegebenen Frist. Üblich sind hier 2 % Rabatt bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen. Das bewirkt in der Regel eine stärkere Motivation für ein fristgerechtes Begleichen der Rechnung.

Wie lassen sich Zahlungsfristen effizient verwalten?

Unternehmen sollten eine Buchhaltungssoftware für ein professionelles Debitoren- und Forderungsmanagement nutzen. Eine Buchhaltungssoftware enthält ein Rechnungsprogramm, das automatisch Rechnungsnummer und Zahlungsziel vergibt und Sie auf die Fälligkeit von Zahlungen hinweist. Sie haben damit jederzeit den vollen Überblick über Ihre Rechnungen mit den vereinbarten Zahlungsfristen. Dadurch vermeiden Sie Liquiditätsengpässe und können von Ihrer Kundschaft Zahlungen schneller einfordern.

Mit einem Rechnungsprogramm können Sie Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisiert erstellen. Insbesondere wenn Sie mit Ihrer Kundschaft individuelle Regelungen bezüglich der Zahlungsfrist treffen, erleichtert Ihnen eine Buchhaltungssoftware die gesamte Verwaltungsarbeit. Ihr Debitoren- und Forderungsmanagement wird transparenter und effizienter – Sie sparen wertvolle Zeit bei der Buchhaltung und der Verwaltung von Zahlungsfristen.