För företag i Tyskland är det viktigt att kunden informeras om den tillämpliga betalningsfristen när en faktura utfärdas. I den här artikeln förklarar vi de olika betalningsfristerna som gäller enligt lag för transaktioner med privatpersoner och B2B-transaktioner, och vad du behöver tänka på när du väljer din egen betalningsfrist.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en betalningsfrist?
  
• Vad är den lagstadgade betalningsfristen och hur definieras den juridiskt?
  
• Varför ska du alltid inkludera uppgifter om betalningsfrister på en faktura?
  
• Vad betyder ”betalas omedelbart” på en faktura?
  
• Vad ska du göra om kunden inte följer betalningsfristen?
  
• Hur kan betalningsfrister hanteras effektivt?
  

Vad är en betalningsfrist?

En betalningsfrist är ett av de villkor för betalning som företag och handlare ska ange på en faktura, till exempel ”Betalas inom 30 dagar”. Du kan dock också ange ett specifikt datum som betalningsfrist. Om du inte anger en betalningsfrist på en faktura gäller den lagstadgade betalningsfristen på 30 dagar. Du kan också komma överens om enskilda betalningsvillkor med dina kunder.

Vad är den lagstadgade betalningsfristen och hur definieras den juridiskt?

Fakturor ska alltid betalas omedelbart. Enligt den tyska civillagen (BGB) är den lagstadgade betalningsfristen dock 30 dagar från mottagande av en faktura om den avser en tjänst. Vid leverans av varor gäller tidsfristen från leveransen av varorna, förutsatt att detta sker efter mottagande av fakturan. Fakturans mottagare måste göra betalningen inom denna period. När tidsfristen har löpt ut anses mottagaren ha uteblivit med betalningen. Om du inte anger en betalningsfrist på en faktura gäller den lagstadgade betalningsfristen på 30 dagar automatiskt. Om du är en handlare som skickar en faktura till en privatperson måste du ange betalningsfristen på 30 dagar på fakturan. Detta är dock inte nödvändigt vid fakturering av ett företag (B2B).

Specifikationen av betalningsfristen på fakturan informerar kunden om betalningens förfallodatum och betalningsskyldighet. Detta meddelande utfäster att kunder som inte betalar fakturan enligt överenskommen betalningsfrist omfattas av utebliven betalning. Det rekommenderas då att först skicka en betalningspåminnelse och sedan följa upp med ett eller flera dunning-brev.

Vilken betalningsfrist ska du välja för dina fakturor?

I tysk lag anges en betalningsfrist på 30 dagar, vilket vanligtvis är den tidsfrist som företag väljer. Du kan dock komma överens om en kortare eller längre betalningsfrist med dina kunder. Observera att betalningsfristen inte beräknas från fakturadatumet, utan snarare från leveransdatumet eller slutförandet av en tjänst.

En kortare tidsfrist än den lagstadgade betalningsfristen på 30 dagar rekommenderas om du vill undvika flaskhalsar i likviditeten och få dina pengar tidigare. Du kan ange den kortare betalningsfristen i dina tjänstevillkor eller i ett avtal med din affärspartner och sedan inkludera en anmärkning på fakturan med till exempel ”Betalas inom 14 dagar”.

Men om det är viktigare för dig att erbjuda dina kunder ett attraktivt incitament med dina betalningsvillkor kan du också ställa in en förlängd betalningsfrist på 60 dagar eller tre månader, till exempel. Du behöver inte uttryckligen informera dina kunder om en längre betalningsfrist innan du fakturerar, du kan bara ange det på faktura. Men att inkludera en reklambanderoll med texten ”Köp nu, betala om tre månader” i en webbutik – som indikerar en individuell betalningsfrist – kan hjälpa till att locka kunder och skapa ett incitament för att köpa.

Kan jag ställa in en betalningsfrist på sju dagar?

Du kan också komma överens om en mycket kort betalningsfrist på sju dagar med kunden. Precis som med alla andra betalningsfrister förfaller den först när varorna levereras eller en tjänst har slutförts. Det enda viktiga är att du meddelar detta före faktureringen – antingen i dina tjänstevillkor eller i ett avtal med dina kunder. Det är inte juridiskt tillåtet att bara ange en kortare betalningsfrist som avviker från den lagstadgade betalningsfristen på fakturan utan att först ha kommit överens med kunden. En kortare betalningsfrist som inte har avtalats i förväg skulle betraktas som ogiltig.

Varför ska du alltid inkludera uppgifter om betalningsfrister på en faktura?

Om du inte samtycker till en tydlig betalningsfrist med din kund kan du inte hänvisa till ett visst datum som sista betalningsdag i händelse av en dunning. Det finns då en risk för att du hamnar i en tvist gällande den dröjsmålsränta som ska betalas. För att undvika detta är det bäst att se till att betalningsfristen kommuniceras tydligt i enlighet med standardförfaranden inom företagsverksamhet.
På så sätt kan du hålla reda på när betalningar har förfallit och hantera betalningspåminnelser eller dunning-meddelanden på ett professionellt sätt. Du bör tydligt ange alla betalningsvillkor, inklusive betalningsfrist, på fakturan. På så sätt kan du undvika missförstånd och ge dina kunder största möjliga insyn i hur betalningsprocessen funkar.

När börjar och slutar betalningsfristen?

Betalningsfristen börjar med mottagandet av fakturan, inte med fakturadatumet. När det gäller leverans av varor börjar det dock med mottagandet av varorna. Om du skickar en faktura via post bör du tillåta tre arbetsdagar för leverans eftersom leveransen inte kan spåras för standardbrev. Innan du skickar en betalningspåminnelse eller det första dunning-brevet till en kund med förfallen betalning bör du därför lägga till minst tre dagar till den ursprungligen överenskomna betalningsfristen för leverans. På så sätt kan du vara säker på att dina kunder faktiskt har uteblivit med betalningen. Att få en betalningspåminnelse eller till och med ett dunning-brev före betalningsfristen skulle förstås störa dina kunder och belasta den framtida affärsförbindelsen.

Om fakturan skickas via e-post är fakturadatumet vanligtvis detsamma som fakturamottagandet, eftersom fakturan levereras till dina kunder inom några sekunder. Det finns dock alltid en möjlighet att en faktura hamnar i en skräppostmapp och inte når kunden. Det är därför lämpligt att begära ett läskvitto om du vill vara säker på att dina kunder har fått fakturan.

Betalningsfristen löper ut i slutet av periodens sista dag eller på det angivna datumet i enlighet med bestämmelserna i den tyska civillagen (193 § BGB). Observera dock att om förfallodagen för betalningen infaller på en lördag, söndag eller helgdag förlängs betalningen till nästa arbetsdag.

Vad betyder ”betalas omedelbart” på en faktura?

Enligt den tyska civillagen förfaller en faktura alltid omedelbart, men varje kund får en lagstadgad betalningsfrist på 30 dagar. ”Betala omedelbart” innebär därför helt enkelt att det inte finns någon enskild betalningsfrist och därför gäller den lagstadgade betalningsfristen på 30 dagar. Trots uttalandet ”betala omedelbart” har en kund inte överskridit betalningsfristen förrän efter 30 dagar.

Vad ska du göra om kunden inte följer betalningsfrister?

Om en kund låter tidsfristen för betalning löpa ut bör fakturans utfärdare först skicka en artigt formulerad betalningspåminnelse för att uppmärksamma kunden om den utestående fakturan. Om kunden inte svarar kan du skicka ett dunning-brev för det utestående fakturabeloppet. I dunning-brevet bör den nya tidsfristen för betalning anges. Du kan också informera kunden om att de kommer att ådra sig ytterligare kostnader i händelse av utebliven betalning (dunning-avgifter, dröjsmålsränta osv.). Om betalningen fortfarande inte görs efter det första dunning-brevet bör du skicka ytterligare två dunning-brev innan du inleder den juridiska dunning-processen.

Du kan också hoppa över betalningspåminnelsen och skicka ett dunning-brev till kunden som ett första steg. Detta beror dock på din relation med kunden, och det är i allmänhet bättre för framtida samarbete att skicka en betalningspåminnelse först.

Innan du skickar ett dunning-brev bör du försöka kontakta den försenade kunden direkt. På så sätt kan eventuella missförstånd (t.ex. missad faktura, bokföringsfel) snabbt redas ut. Personlig kontakt gör också vanligtvis dina kunder mer villiga att upprätthålla en bra relation och avräkna en utestående faktura snabbt.

Hur kan jag se till att mina kunder följer betalningsfrister?

Det är viktigt att du anger en tydlig betalningsfrist på fakturan. Även om den lagstadgade betalningsfristen på 30 dagar gäller om ingen specifik betalningsfrist anges är många kunder inte medvetna om detta och har inte en betalningsfrist i åtanke. Men om du gör betalningsfristen tydlig för dina kunder redan från början är det mer sannolikt att de uppfyller det och vilket ger en högre chans att fakturan kommer att betalas i tid.
Du kan också erbjuda en kontantrabatt på fakturan, dvs. att kunden får rabatt om de betalar inom en viss period. Standardrabatten är 2 % för betalning inom sju dagar. Detta gör vanligtvis kunden mer motiverad att betala fakturan i tid.

Hur kan betalningsfrister hanteras effektivt?

Företag bör använda bokföringsprogram för professionell hantering av kund- och leverantörsreskontra. Bokföringsprogram innehåller ett faktureringsprogram som automatiskt genererar fakturanummer och betalningsfrister och meddelar dig när betalningar förfaller. Detta innebär att du alltid har en fullständig översikt över dina fakturor och de överenskomna betalningsfristerna, vilket hjälper dig att undvika flaskhalsar i likviditeten och gör att du kan samla in betalningar från dina kunder snabbare.

Med ett faktureringsprogram kan du skapa fakturor, betalningspåminnelser och dunning-brev automatiskt. Bokföringsprogram är särskilt användbart om du har enskilda avtal med dina kunder om betalningsfrister. Din hantering av kund- och leverantörsreskontra blir mer transparent och effektiv då du sparar värdefull tid när du bokför och hanterar betalningsfrister.