ドイツの事業者の場合、請求書の発行時に、適切な支払い期日を顧客に知らせることが重要です。この記事では、個人との取引や B2B 取引に対して法律によって適用されるさまざまな支払い期日と、支払い期日を選択する際に留意すべき点をご説明します。

この記事の内容

• 支払い期日とは
  
• 法定支払い期日の概要と、法的な規定
  
• 請求書に支払い期日の詳細を必ず記載しなければならない理由
  
• 請求書の「即時支払い可能」の意味
  
• 顧客が支払い期日に従わない場合の対応方法
  
• 支払い期日を効率的に管理する方法
  

支払い期日とは

支払い期日とは、企業や加盟店が請求書に指定すべき支払い条件の 1 つです。たとえば「30 日以内に支払い」などです。ただし、支払い期日として特定の日付を設定することもできます。請求書で支払い期日を指定しない場合は、30 日の法定支払い期日が適用されます。個別の支払い期日について顧客と合意することもできます。

法定支払い期日の概要と、法的な規定

請求書は常に即時の支払いが可能です。しかし、ドイツ民放 (BGB) によると、サービスに関連する請求書の場合、法定支払い期日は請求書の受領から 30 日です。請求書の受領後に商品が配達される場合は、商品の配達時点から支払い期限が適用されます。請求書の受取人は、この期間内に支払う必要があります。期限を超えると、受取人は支払いが延滞していると見なされます。請求書に支払い期日を指定しない場合、30 日の法定支払い期日が自動的に適用されます。個人に請求書を送付する加盟店は、請求書に 30 日の支払い期日を記載しなければなりません。ただし、企業に請求書を発行する場合 (B2B) は、必要ありません。

請求書に支払い期日を明記すると、顧客に支払い期限と支払い義務を通知することになります。合意された期限までに請求書の支払いが行われなかった場合、支払いが遅れた顧客は、この通知によって法的に支払い不履行となります。このような場合はまず、支払いのリマインド通知を送り、その後 1 通、または複数の督促状で念を押すことをお勧めします。

請求書に選択すべき支払い期日

ドイツ法では 30 日の支払い期日を指定しており、事業者は通常、この条件を選択します。ただし顧客との合意に基づき、期間を短縮または延長できます。注目すべきことは、支払い期日は請求書の日付ではなく、サービスの提供日または完了日を基準に計算されるということです。

資金流動性の問題を回避し、売上をより早く受け取りたい場合は、期限を法定支払い期日の 30 日より短くすることを推奨します。利用規約またはビジネスパートナーとの契約で短い支払い期日を指定し、たとえば「14 日以内に支払い」と記載したメモを請求書に追加できます。

ただし、支払い期日で魅力的なインセンティブを顧客に提供することの方が重要な場合は、支払い期日を 60 日、あるいは 3 カ月に延長することもできます。請求書を発行する前に、支払い期日が延長されることを顧客に明示的に通知する必要はありません。請求書に記載するだけで十分です。ただし「今すぐ購入、支払いは 3 カ月後」という販促用バナーをオンラインストアに追加し、個々の支払い期日を示すことで、顧客にアピールしやすくなり、購入動機を生み出すことができます。

7 日間の支払い期日を設定できるか

7 日間という非常に短い支払い期日についても、顧客と合意することができます。他のすべての支払い期日と同様に、この支払い期日も、商品が配達されたとき、またはサービスが完了したときから適用されます。ただ 1 つ重要なのは、請求書の発行前に、利用規約または顧客との契約のいずれかでその旨を伝えることです。顧客との事前の合意なしに、請求書の法定支払い期日から逸脱する短い支払い期日を提示するだけでは、法的に許可されません。事前に合意されていない短い支払い期日は、無効と見なされます。

支払い期日の詳細を必ず請求書に記載しなければならない理由

明確な支払い期日について顧客と合意していない場合は、督促手続きの際に特定の日付を支払い期限に指定することはできません。そのため、支払い遅延利息の金額について争いが起きるリスクがあります。これを回避する最善の方法は、支払い期日を明確に伝えて、標準的な商慣習に従うことです。
また、支払い期日を正確に把握したり、支払いのリマインド通知や督促状を効率的に管理したりすることも役立ちます。請求書には、支払い期日を含む支払いのあらゆる条件を明記する必要があります。これにより誤解を防ぎ、顧客は決済プロセスを最大限把握できるようになります。

支払い期日の開始と終了

支払い期日は、請求書の日付ではなく、請求書の受領日に開始されます。ただし、商品を配達する場合は、商品の受領日に開始されます。請求書を郵送する場合、通常の書簡では配達を追跡できないため、配達日数に 3 営業日の余裕を持たせるべきです。そのため、支払いが遅れた顧客に支払いのリマインド通知や最初の督促状を送る前に、配達日数を考慮して、最初に合意した支払い期日に少なくとも 3 日を追加する必要があります。そうすれば、顧客が実際に支払い不履行であるという確信を得られます。支払い期限の前に支払いのリマインド通知や督促状を受け取ると、当然のことながら、顧客は気分を害し、将来の取引関係に影響を及ぼします。

請求書をメールで送信する場合、請求書は数秒以内に顧客に届くため、請求書の日付は通常、請求書の受領日と同じ日になります。しかし、請求書がスパムフォルダーに入り、実際に顧客に届かない可能性は常に存在します。したがって、顧客が請求書を受け取ったことを確認したい場合は、開封確認をリクエストすることをお勧めします。

支払い期日は、期間の最終日の終了時、またはドイツ民法 (BGB 第 193 条) の規定に基づいて指定された日に終了します。ただし、支払い期日が土、日、祝日になる場合、支払い期日は翌営業日まで延長されますのでご注意ください。

請求書の「即時支払い可能」の意味

ドイツ民法によると、請求書は常に即時に支払うべきものですが、すべての顧客に 30 日の法定支払い期日が与えられています。したがって、「即時支払い可能」とは、個別の支払い期日が存在しないことから、 30 日の法定支払い期日が適用されることを意味するにすぎません。「即時支払い可能」と記載されていても、支払い期日が終了するまで、顧客は支払い不履行とはみなされません。

顧客が支払い期日に従わない場合の対応方法

支払い期日が過ぎた場合、請求書発行者はまず、丁寧な言葉で作成された支払いのリマインド通知を送り、未払い請求書に顧客の注意を向ける必要があります。顧客から返信がない場合は、未払い請求金額に対する督促状を送付できます。督促状には、新しい支払い期限を記載する必要があります。不払いの場合は追加費用 (督促の手数料、支払い遅延利息など) が発生することを顧客に通知することもできます。最初の督促状を送付しても依然として支払いが行われない場合は、法的な督促手続きを開始する前に、さらに 2 通の督促状を送付する必要があります。

支払いのリマインド通知を省略して、最初から顧客に督促状を送ることもできます。ただし、これは顧客との関係に左右されます。通常は、今後の協力関係のためにも、最初に支払いのリマインド通知を送ることをお勧めします。

督促状を送る前に、支払いが遅れている顧客に直接連絡を取るようにしてください。そうすることで、誤解 (請求書の紛失、経理上のミスなど) が早急に解消される可能性があります。個人的に連絡することで、通常、顧客は積極的に信頼関係を維持し、速やかに未払い請求書の支払いを行うようになります。

顧客に支払い期日を守ってもらうための方法

重要なのは、請求書に明確な支払い期日を指定することです。特定の支払い期日が指定されていなければ、法定支払い期日の 30 日が適用されますが、多くの顧客はこのことに気付いておらず、支払い期限を覚えていません。しかし、最初から支払い期日を明確に示しておけば、顧客が決済期日を守り、請求書が期日通りに支払われる可能性が高くなります。
また、請求書で現金割引を提供して、指定期間内に支払った顧客に、割引に適用するということも可能です。7 日以内の支払いでの標準割引率は 2% です。これにより、通常、期日までに請求書の支払いをしようという顧客の意欲が高まります。

支払い期日を効率的に管理する方法

企業は、売掛債権や売掛金勘定を適切に管理するためには、会計ソフトウェアを使用する必要があります。会計ソフトウェアには、請求書番号と支払い期日を自動的に生成し、支払い期限が来たときに通知する請求書プログラムが組み込まれています。請求書と合意された支払い期日の概要を常に完全に把握できるため、資金流動性の問題を回避し、顧客からさらにスピーディーに支払いを回収することができます。

請求書プログラムを使用すると、請求書、支払いのリマインド通知、督促状を自動的に作成できます。支払い期日に関して顧客と個別の合意がある場合は、会計ソフトウェアが特に役立ちます。売掛債権や売掛金勘定の管理の透明性と効率性が高まることで、記帳や支払い期日の管理にかかる貴重な時間が節約されます。