Voor ondernemingen in Duitsland is het belangrijk dat de klant op de hoogte wordt gesteld van de toepasselijke betalingstermijn wanneer een factuur wordt uitgegeven. In dit artikel worden de verschillende betalingsvoorwaarden uitgelegd die wettelijk van toepassing zijn op transacties met particulieren en B2B-transacties, en waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van je eigen betalingsvoorwaarden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een betalingstermijn?
  
• Wat is de wettelijke betalingstermijn en hoe wordt deze juridisch gedefinieerd?
  
• Waarom moet je altijd informatie over de betalingstermijn op een factuur vermelden?
  
• Wat betekent 'direct te betalen' op een factuur?
  
• Wat moet je doen als de klant zich niet aan de betalingstermijn houdt?
  
• Hoe kunnen betalingstermijnen efficiënt worden beheerd?
  

Wat is een betalingstermijn?

Een betalingstermijn is een van de voorwaarden voor betaling die bedrijven en handelaren op een factuur moeten vermelden, bijvoorbeeld 'Te betalen binnen 30 dagen'. Je kunt echter ook een specifieke datum instellen als betalingstermijn. Als je geen betalingstermijn op een factuur opgeeft, geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Je kunt ook individuele betalingstermijnen overeenkomen met je klanten.

Wat is de wettelijke betalingstermijn en hoe wordt deze juridisch gedefinieerd?

Facturen zijn altijd onmiddellijk betaalbaar. Volgens het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) is de wettelijke betalingstermijn echter 30 dagen vanaf de ontvangst van een factuur als het gaat om een dienst. Bij levering van goederen geldt de termijn vanaf de levering van de goederen, mits dit plaatsvindt na ontvangst van de factuur. De factuurontvanger moet de betaling binnen deze termijn doen. Zodra de termijn is verstreken, wordt de ontvanger geacht in gebreke te zijn met betaling. Als je geen betalingstermijn op een factuur vermeldt, is de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen automatisch van toepassing. Als je een verkoper bent die een factuur naar een particulier stuurt, moet je de betalingstermijn van 30 dagen op de factuur vermelden. Dit is echter niet nodig bij facturatie van een onderneming (B2).

De specificatie van de betalingstermijn op de factuur informeert de klant over de vervaldatum van de betaling en de betalingsverplichting. Deze kennisgeving stelt klanten die te laat betalen, wettelijk in gebreke bij betaling als de factuur niet voor de overeengekomen deadline is betaald. Het is dan raadzaam om eerst een betalingsherinnering te sturen en gevolgd door een of meerdere aanmaningsbrieven.

Welke betalingstermijn moet je kiezen voor je facturen?

De Duitse wetgeving schrijft een betalingstermijn van 30 dagen voor, meestal de deadline die ondernemingen kiezen. Je kunt echter een kortere of langere betalingstermijn afspreken met je klanten. Houd er rekening mee dat de betalingstermijn niet wordt berekend vanaf de factuurdatum, maar vanaf de datum van levering of voltooiing van een dienst.

Als je liquiditeitsknelpunten wilt voorkomen en je geld sneller wilt ontvangen, wordt een kortere deadline dan de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen aanbevolen. Je kunt de kortere betalingstermijn specificeren in je servicevoorwaarden of in een contract met je onderneming en vervolgens een opmerking op de factuur opnemen met bijvoorbeeld 'Betaalbaar binnen 14 dagen'.

Als het echter belangrijker voor je is om je klanten een aantrekkelijke stimulans te bieden met je betalingstermijnen, kun je ook een verlengde betalingstermijn instellen van bijvoorbeeld 60 dagen of drie maanden. Je hoeft je klanten niet expliciet te informeren over een langere betalingstermijn vóór facturatie; je kunt deze gewoon op de factuur vermelden. Maar door een promotiebanner met de vermelding 'Koop nu, betaal over drie maanden' in een online winkel op te nemen, met vermelding van een particuliere betaling, kun je je klanten aanspreken en een stimulans creëren om te kopen.

Kan ik een betalingstermijn van zeven dagen instellen?

Je kunt ook een zeer korte betalingstermijn van zeven dagen afspreken met de klant. Net als bij alle andere betalingsvoorwaarden, vervalt deze alleen wanneer de goederen worden geleverd of een dienst is voltooid. Het enige belangrijke is dat je dit communiceert vóór facturatie, hetzij in je servicevoorwaarden of in een contract met je klanten. Het is wettelijk niet toegestaan om gewoon een kortere betalingstermijn die afwijkt van de wettelijke betalingstermijn op de factuur te vermelden zonder voorafgaand akkoord met de klant. Een kortere betalingstermijn die niet vooraf is overeengekomen, wordt beschouwd als ongeldig.

Waarom moet je altijd een betalingstermijn op een factuur vermelden?

Als je het niet eens bent over een duidelijke betalingstermijn met je klant, kun je in het geval van incassoactiviteiten niet verwijzen naar een specifieke datum als de betalingstermijn. Het risico bestaat dan dat je een chargeback aanvraagt over het bedrag van de verschuldigde achterstandsrente. Om dit te voorkomen, is het het beste om ervoor te zorgen dat de betalingstermijn duidelijk wordt gecommuniceerd volgens de standaard ondernemingspraktijk.
Je kunt ook beter bijhouden wanneer betalingen verschuldigd zijn en betalingsherinneringen of aanmaningsbrieven professioneel beheren. Je moet alle betalingsvoorwaarden, inclusief de betalingstermijn, duidelijk op de factuur vermelden. Dit voorkomt misverstanden en geeft je klanten de grootst mogelijke transparantie over de betalingsprocedure.

Wanneer begint en eindigt de betalingstermijn?

De betalingstermijn begint met de ontvangst van de factuur, niet met de factuurdatum. Bij een levering van goederen begint de termijn echter met de ontvangst van de goederen. Als je een factuur per post verstuurt, moet je drie werkdagen voor levering toestaan, aangezien de levering niet kan worden gevolgd voor standaardbrieven. Dus voordat je een betalingsherinnering of de eerste aanmaningsbrief stuurt naar een te laat betalende klant, moet je ten minste drie dagen toevoegen aan de oorspronkelijk overeengekomen betalingstermijn om levering mogelijk te maken. Op die manier kun je er zeker van zijn dat je klanten daadwerkelijk in gebreke zijn. Het ontvangen van een betalingsherinnering of zelfs een aanmaningsbrief voor de deadline zou, begrijpelijkerwijs, je klanten overstuur maken en de toekomstige onderneming onder druk zetten.

Als de factuur per e-mail wordt verzonden, is de factuurdatum meestal gelijk aan de datum van ontvangst van de factuur, omdat de factuur binnen enkele seconden bij je klanten wordt bezorgd. Het kan echter altijd zijn dat een factuur in een spammap terechtkomt en de klant niet bereikt. Het is daarom raadzaam om een leesbewijs aan te vragen als je er zeker van wilt zijn dat je klant de factuur heeft ontvangen.

De betaling verstrijkt aan het einde van de laatste dag van de termijn of op de opgegeven datum in overeenstemming met de bepalingen van het Duitse Burgerlijk Wetboek (§ 193 BGB). Houd er echter rekening mee dat als de vervaldatum van de betaling op een zaterdag, zondag of feestdag valt, de betaling wordt verlengd tot de volgende werkdag.

Wat betekent 'direct te betalen' op een factuur?

Volgens het Duitse Burgerlijk Wetboek is een factuur altijd onmiddellijk opeisbaar, maar krijgt elke klant een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. 'Direct te betalen' betekent dus eenvoudig dat er geen particuliere betaling is en dat daarom de wettelijke betaling van 30 dagen van toepassing is. Ondanks de verklaring 'direct te betalen' is een klant pas na het einde van de betalingstermijn in gebreke.

Wat moet je doen als de klant zich niet aan de betalingstermijn houdt?

Als een klant de deadline voor betaling laat verstrijken, moet de uitgever van de factuur eerst een beleefd geformuleerde betalingsherinnering sturen om de klant te wijzen op de openstaande factuur. Als de klant niet reageert, kun je een aanmaningsbrief sturen voor het bedrag van de openstaande factuur. In de aanmaningsbrief moet de nieuwe betalingstermijn worden vermeld. Je kunt de klant er ook op wijzen dat hij verdere kosten moet maken in geval van niet-betaling (incassoactiviteiten, rente voor te late betaling, enz.). Als de betaling na de eerste aanmaningsbrief nog steeds niet is gedaan, moet je nog twee aanmaningsbrieven sturen voordat je de juridische aanmaningsprocedure start.

Je kunt de betalingsherinnering ook overslaan en als eerste stap een aanmaningsbrief naar de klant sturen. Dit hangt echter af van je relatie met de klant en het is over het algemeen beter voor toekomstige samenwerking om eerst een betalingsherinnering te sturen.

Voordat je een aanmaningsbrief verstuurt, moet je proberen rechtstreeks contact op te nemen met de klant die te laat betaalt. Op die manier kunnen eventuele misverstanden (zoals gemiste factuur, boekhoudkundige fouten) snel worden opgelost. Persoonlijk contact zorgt er meestal ook voor dat je klanten eerder bereid zijn een vertrouwensrelatie te onderhouden en een openstaande factuur sneller vereffenen.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn klanten zich aan de betalingstermijn houden?

Het is belangrijk dat je een duidelijke betalingstermijn op de factuur vermeldt. Hoewel de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen van toepassing is als er geen specifieke betaling termijn wordt opgegeven, zijn veel klanten zich hier niet van bewust en hebben ze geen betalingstermijn in gedachten. Als je de betalingstermijn echter vanaf het begin duidelijk maakt aan je klanten, is de kans groter dat ze deze nakomen en is de kans groter dat de factuur op tijd wordt betaald.
Je kunt ook een contantkorting op de factuur aanbieden, dat wil zeggen dat de klant een korting krijgt als deze binnen een bepaalde periode betaalt. De standaardkorting is 2% voor betaling binnen zeven dagen. Dit maakt de klant meestal gemotiveerder om de factuur op tijd te betalen.

Hoe kunnen betalingstermijnen efficiënt worden beheerd?

Ondernemingen moeten boekhoudsoftware gebruiken voor professionele vorderingen en professioneel debiteurenbeheer. Boekhoudsoftware bevat een boekhoudprogramma dat automatisch factuurnummers en betalingsdeadlines genereert en je informeert wanneer betalingen verschuldigd zijn. Dit betekent dat je altijd een volledig overzicht hebt van je facturen en de overeengekomen betalingstermijnen, waardoor je liquiditeitsknelpunten kunt voorkomen en je sneller betalingen van je klanten kunt berekenen.

Met een boekhoudprogramma kun je automatisch facturen, betalingsherinneringen en aanmaningsbrieven maken. Boekhoudsoftware is vooral handig als je individuele afspraken hebt met je klanten over betalingsvoorwaarden. Je vorderingen en debiteurenbeheer worden transparanter en efficiënter, waardoor je kostbare tijd bespaart bij het boeken en beheren van betalingstermijnen.