En Allemagne, il est important pour les entreprises d'indiquer sur les factures qu'elles émettent à leurs clients les délais de paiement associés. Cet article vous présente les différents délais de paiement qui s'appliquent légalement aux transactions B2C et B2B et les éléments à prendre en compte lors du choix de vos propres modalités de paiement.

Sommaire

• Caractéristiques du délai de paiement
  
• Délai de paiement légal et réglementation relative
  
• Importance de la mention du délai de paiement sur une facture
  
• Signification de la mention « payable immédiatement » sur une facture
  
• Mesures à prendre en cas de défaut de paiement dans les délais
  
• Conseils pour optimiser la gestion des délais de paiement
  

Caractéristiques du délai de paiement

Le délai de paiement fait partie des modalités à indiquer par les entreprises et les marchands sur leurs factures. Il peut par exemple s'agir d'une mention du type « payable sous 30 jours ». Autrement, une date précise peut également être spécifiée. Lorsqu'il ne figure aucun délai de paiement sur une facture, le délai légal de 30 jours s'applique. Vous pouvez aussi convenir avec vos clients de délais personnalisés.

Délai de paiement légal et réglementation relative

Dans le principe, les factures sont toujours payables immédiatement. Conformément au Code civil allemand (BGB), le délai de paiement légal est toutefois de 30 jours à compter de la réception de la facture si celle-ci concerne une prestation de service. Pour les marchandises, le délai s'applique à compter de leur livraison, à condition que celle-ci intervienne après la réception de la facture. Le destinataire de la facture est tenu d'effectuer son paiement avant l'échéance prévue. Passé ce délai, il est considéré comme en défaut de paiement. Lorsqu'il ne figure aucun délai de paiement sur une facture, le délai légal de 30 jours s'applique automatiquement. En tant que marchand, vos factures émises à l'intention de particuliers doivent absolument mentionner ce délai de paiement de 30 jours. Il n'est toutefois pas nécessaire de l'indiquer pour vos factures destinées à des entreprises (transactions B2B).

La mention du délai de paiement sur une facture informe le client de la date d'échéance du paiement et de l'obligation qui lui incombe. Cette notification place légalement les clients retardataires en défaut de paiement si la facture n'a pas été réglée dans le délai convenu. Dans ce cas, il est conseillé d'envoyer un rappel de paiement, puis d'enchaîner avec une ou plusieurs lettres de relance, en fonction de l'évolution de la situation.

Choix du délai de paiement de vos factures

La loi allemande prévoit un délai de paiement de 30 jours, qui est généralement celui choisi par les entreprises. Vous pouvez toutefois convenir avec vos clients d'un délai de paiement plus ou moins long. À noter que ce délai ne prend pas effet à la date d'émission de la facture, mais qu'il est plutôt calculé à compter de la date de livraison d'un bien ou de finalisation d'une prestation.

Si vous souhaitez éviter les goulets d'étranglement en matière de liquidités et récupérer votre argent plus tôt, il est recommandé d'opter pour des délais de paiement plus courts que le délai légal de 30 jours. Vous pouvez faire figurer ce délai écourté dans les conditions d'utilisation de votre service ou dans le contrat établi avec votre partenaire commercial, et inclure une note sur la facture associée du type « Payable sous 14 jours ».

En revanche, si pour vous il est important de faire profiter à vos clients de conditions de paiement avantageuses et attractives, vous pouvez également fixer un délai de paiement étendu de 60 jours ou de trois mois, par exemple. Vous n'êtes nullement tenu d'informer explicitement en amont vos clients qu'ils bénéficient d'un délai de paiement étendu. Une simple mention sur la facture suffit. Toutefois, l'intégration à votre site e-commerce d'une bannière promotionnelle du genre « Achetez maintenant, payez dans trois mois », associée à une échéance de paiement précise, pourra contribuer à attirer les clients et les inciter à acheter.

Application d'un délai de paiement de sept jours

Il vous est également possible de convenir avec vos clients d'un délai de paiement très court de 7 jours. Comme pour tous les autres délais de paiement, celui-ci prend effet à partir du moment où les marchandises sont livrées ou une prestation de service est terminée. Le seul point auquel vous devez faire attention est que tout délai écourté doit être communiqué en amont, soit dans les conditions d'utilisation de votre service, soit dans le contrat établi avec vos clients. Vous n'êtes légalement pas autorisé à simplement faire figurer sur une facture un délai de paiement plus court que le délai de paiement légal sans que celui-ci ait fait l'objet d'un accord préalable avec le client. Tout délai de paiement écourté, non convenu à l'avance, sera considéré comme non valide.

Importance de la mention du délai de paiement sur une facture

En l'absence de délai de paiement clair, il vous sera impossible de faire référence à une date d'échéance précise en cas de procédure de relance. Vous vous exposez alors au risque de litige concernant le montant des intérêts de retard de paiement dus. Afin d'éviter une telle situation, il est préférable de vous assurer de communiquer clairement vos délais de paiement et de suivre les pratiques commerciales standard.
Cette approche vous permettra également de mieux suivre les dates d'échéance, et de gérer vos rappels et vos relances avec professionnalisme. Faites figurer sur vos factures l'ensemble de vos modalités de paiement, y compris les délais. Vous éviterez ainsi les malentendus et offrirez à vos clients un haut niveau de transparence concernant le processus de paiement.

Prise d'effet et expiration des délais de paiement

Les délais de paiement prennent effet à compter de la réception de la facture et non de sa date d'émission. Dans le cas de la livraison de marchandises, ces délais courent à partir de la réception des biens. Pour les factures envoyées par courrier postal, vous devez prévoir trois jours ouvrables pour l'acheminement, dans la mesure où ce dernier ne peut pas être suivi avec un affranchissement standard. Ainsi, avant d'envoyer un rappel ou la première lettre de relance à un client, ajoutez au moins trois jours au délai de paiement initialement convenu, de façon à couvrir l'acheminement. Vous serez ainsi assuré que vos clients sont bien en défaut de paiement. La réception d'un rappel ou même d'une lettre de relance avant la date limite de paiement pourrait contrarier, à raison, vos clients et causer du tort à vos relations commerciales futures.

Pour les factures envoyées par e-mail, la date d'émission est généralement la même que la date de réception, dans la mesure où l'envoi se fait en quelques secondes. Reste néanmoins toujours le risque qu'une facture atterrisse dans un dossier de courrier indésirable. Si vous voulez vous assurer que vos clients ont bien reçu leur facture, il est donc conseillé de leur demander d'en accuser réception.

Le délai de paiement expire à la fin du dernier jour de la période prévue ou à la date indiquée, conformément aux dispositions du Code civil allemand (article 193 du BGB). Notez toutefois que si la date d'échéance du paiement tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai de paiement sera prolongé jusqu'au jour ouvrable suivant.

Signification de la mention « payable immédiatement » sur une facture

Conformément au Code civil allemand (BGB), toute facture est toujours due immédiatement, mais chaque client bénéficie d'un délai légal de 30 jours pour réaliser le paiement. La mention « payable immédiatement » signifie donc simplement qu'il n'existe aucun délai de paiement personnalisé et que par conséquent le délai légal de 30 jours s'applique. En dépit de cette mention, un client n'est en défaut de paiement qu'une fois ce délai expiré.

Mesures à prendre en cas de défaut de paiement dans les délais

Dès lors qu'un client laisse passer une échéance, l'émetteur de la facture en question peut d'abord attirer son attention en lui envoyant un rappel de paiement formulé poliment. En l'absence de réponse du client, envoyez-lui une lettre de relance pour le montant dû. Cette lettre de relance doit indiquer une nouvelle échéance de paiement. Vous pouvez également informer le client qu'il encourt des frais supplémentaires en cas de non-paiement (frais de relance, intérêts de retard, etc.). Si aucun paiement n'est réalisé malgré la première lettre de relance, envoyez deux lettres supplémentaires avant de lancer la procédure de relance légale.

Vous pouvez également passer outre l'étape de rappel de paiement et émettre immédiatement une lettre de relance. L'approche à adopter dépend toutefois de la relation que vous entretenez avec le client. Si vous envisagez une collaboration future, il est généralement préférable d'envoyer d'abord un rappel de paiement.

Dans un premier temps, essayez de contacter directement le client avant de lui envoyer une lettre de relance. Vous dissiperez ainsi rapidement tout malentendu éventuel (facture passée à l'as, erreurs comptables). La prise personnelle de contact a par ailleurs généralement pour effet d'inciter vos clients à entretenir une relation de confiance et à régler rapidement leurs impayés.

Bonnes pratiques pour s'assurer le respect des délais de paiement

Il est essentiel de faire figurer sur vos factures un délai de paiement clair. Bien que le délai de paiement légal de 30 jours s'applique en l'absence de mention spécifique, de nombreux clients l'ignorent et n'ont pas de délai précis en tête. Si vous leur indiquez dès le départ un délai de paiement clair, ils seront plus susceptibles de l'honorer et vous aurez de meilleures chances de voir vos factures payées dans les temps.
Vous pouvez également opter pour la stratégie de l'escompte, qui consiste à appliquer une remise aux clients qui payent dans un délai bien précis. La remise standard est de 2 % pour les paiements réalisés dans les sept jours. Cet avantage incite généralement les clients à payer leurs factures à temps.

Conseils pour optimiser la gestion des délais de paiement

Il est recommandé aux entreprises d'utiliser un logiciel de comptabilité afin de rationaliser la gestion de leurs créances et de leurs comptes débiteurs. Les logiciels de comptabilité intègrent un programme de facturation qui définit automatiquement les numéros de facture et leurs échéances, et vous indique lorsque les paiements sont dus. Ces fonctionnalités permettent de disposer en permanence d'une visibilité complète sur vos factures et sur les délais de paiement convenus, ce qui contribue à éviter les goulets d'étranglement en matière de liquidités et à accélérer la collecte des paiements.

Par ailleurs, les programmes de facturation permettent de créer automatiquement les factures, les rappels et les lettres de relance. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité s'avère particulièrement utile si vous disposez d'accords distincts avec vos clients. Elle vous permet en effet de gagner en transparence et en efficacité dans la gestion de vos comptes débiteurs et de vos créances au profit d'une comptabilité accélérée et d'une meilleure gestion des délais.