Pour les entreprises allemandes, il est important que le client soit informé des conditions de paiement applicables lors de l’émission d’une facture. Cet article explique les différentes conditions de paiement qui s’appliquent légalement aux transactions avec les particuliers et aux transactions interentreprises, et ce que vous devez prendre en compte lorsque vous choisissez vos propres conditions de paiement.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’une condition de paiement?
  
• Quelles sont les conditions de paiement légales et comment sont-elles définies juridiquement?
  
• Pourquoi devez-vous toujours indiquer les conditions de paiement sur une facture?
  
• Que signifie la mention « payable immédiatement » sur une facture?
  
• Que devez-vous faire si le client ne respecte pas les conditions de paiement?
  
• Comment gérer efficacement les conditions de paiement?
  

Qu’est-ce qu’une condition de paiement?

Un délai de paiement est l’une des conditions de paiement que les entreprises et les marchands doivent spécifier sur une facture - par exemple, « Payable dans les 30 jours ». Toutefois, vous pouvez également fixer une date spécifique comme délai de paiement. Si vous n’indiquez pas de délai de paiement sur une facture, c’est le délai de paiement légal de 30 jours qui s’applique. Vous pouvez également convenir sur des conditions de paiement particulières avec vos clients.

Quelles sont les conditions de paiement légales et comment sont-elles définies juridiquement?

Les factures sont toujours payables immédiatement. Toutefois, conformément au Code civil allemand (BGB), le délai de paiement légal est de 30 jours à compter de la réception d’une facture si celle-ci concerne un service. S’il s’agit d’une livraison de marchandises, le délai s’applique à partir de la livraison de celles-ci, à condition qu’elle ait lieu après réception de la facture. Le destinataire de la facture doit effectuer le paiement dans ce délai. Une fois le délai écoulé, le destinataire est considéré comme étant en défaut de paiement. Si vous n’indiquez pas de conditions de paiement sur une facture, le délai de paiement légal de 30 jours s’applique automatiquement. Si vous êtes un marchand et que vous envoyez une facture à un particulier, vous devez mentionner le délai de paiement de 30 jours sur la facture. Cette mention n’est toutefois pas nécessaire lorsque vous adressez une facture à une entreprise (interentreprises).

L’indication du délai de paiement sur la facture informe le client de la date d’échéance de celui-ci et de l’obligation de paiement. Cette mention place juridiquement les clients retardataires en situation de défaut de paiement si la facture n’a pas été réglée à l’échéance convenue. Il est alors conseillé d’envoyer d’abord un rappel de paiement, puis de faire suivre d’une, ou de plusieurs, lettres de relance.

Quelles conditions de paiement choisir pour vos factures?

La loi allemande prévoit un délai de paiement de 30 jours, ce qui est généralement le délai choisi par les entreprises. Vous pouvez toutefois convenir d’un délai de paiement plus court ou plus long avec vos clients. Il convient de noter que le délai de paiement n’est pas calculé à partir de la date de la facture, mais à partir de la date de livraison ou d’exécution du service.

Il est recommandé de fixer un délai plus court que le délai de paiement légal de 30 jours si vous voulez éviter les goulots d’étranglement en matière de liquidités et obtenir votre argent plus rapidement. Vous pouvez indiquer le délai de paiement le plus court dans vos conditions d’utilisation du service ou dans un contrat avec votre interentreprises, puis ajouter une note sur la facture indiquant par exemple « Payable dans les 14 jours ».

Toutefois, s’il est plus important pour vous d’offrir à vos clients une incitation attrayante avec vos conditions de paiement, vous pouvez également fixer un délai de paiement prolongé de 60 jours ou de trois mois, par exemple. Il n’est pas nécessaire d’informer explicitement vos clients d’un délai de paiement plus long avant la facturation; vous pouvez simplement l’indiquer sur la facture. Toutefois, l’insertion d’une bannière promotionnelle « Achetez maintenant, payez dans trois mois » dans une boutique en ligne - indiquant une condition de paiement particulière - peut attirer vos clients et les inciter à acheter.

Puis-je fixer un délai de paiement de sept jours?

Vous pouvez également convenir avec le client sur un délai de paiement très court de sept jours. Comme pour toutes les autres conditions de paiement, ce délai n’est exigible qu’au moment de la livraison des marchandises ou de l’exécution du service. La seule chose importante est que vous le communiquiez avant la facturation, soit dans vos conditions d’utilisation du service, soit dans un contrat avec vos clients. Il n’est pas juridiquement permis d’indiquer simplement sur la facture un délai de paiement plus court que le délai de paiement légal sans accord préalable avec le client. Un délai de paiement plus court qui n’a pas fait l’objet d’un accord préalable est considéré comme non valable.

Pourquoi devez-vous toujours indiquer les conditions de paiement sur une facture?

Si vous ne convenez pas sur des conditions de paiement claires avec votre client, vous ne pouvez pas mentionner une date précise comme date limite de paiement en cas de procédure de relance. Vous risquez alors de contester le montant des intérêts de paiement retard dû. Pour éviter cela, il est préférable de s’assurer que les conditions de paiement sont communiquées clairement afin de respecter les pratiques interentreprises habituelles.
Vous serez également en mesure de suivre les dates d’échéances de paiements et de gérer les rappels de paiement ou les relances de manière professionnelle. Vous devez indiquer clairement sur la facture toutes les conditions de paiement, y compris le délai de paiement. Vous éviterez ainsi les malentendus et offrirez à vos clients la plus grande transparence possible quant au processus de paiement.

Quand les conditions de paiement commencent-elles et se terminent-elles?

Le délai de paiement commence à la réception de la facture et non à la date de la facture. En revanche, dans le cas d’une livraison de marchandises, il commence à la réception de celles-ci. Si vous expédiez une facture par la poste, vous devez prévoir un délai de livraison de trois jours ouvrables, car la livraison ne peut pas être suivie pour les lettres standard. Par conséquent, avant d’envoyer un rappel de paiement ou la première lettre de relance à un client en retard de paiement, vous devez ajouter au moins trois jours aux conditions de paiement initialement convenues pour prendre en compte la livraison. De cette façon, vous pouvez être sûr que vos clients sont effectivement en défaut de paiement. La réception d’un rappel de paiement ou même d’une lettre de relance avant la date limite de paiement contrarierait, à juste titre, vos clients et mettrait à rude épreuve les relations interentreprises futures.

Si la facture est envoyée par courriel, la date de facturation est généralement la même que celle de réception de la facture, car la facture est remise à vos clients en quelques secondes. Cependant, il est toujours possible qu’une facture atterrisse dans un dossier spam et ne parvienne pas réellement au client. Il est donc conseillé de requérir un reçu de lecture si vous voulez être sûr que vos clients ont bien reçu la facture.

Le délai de paiement expire à la fin du dernier jour de la période, ou à la date spécifiée conformément aux dispositions du Code civil allemand (article 193 du BGB). Notez toutefois que si la date d’échéance du paiement tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai de paiement sera prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant.

Que signifie la mention « payable immédiatement » inscrite sur une facture?

Selon le Code civil allemand, une facture est toujours exigible immédiatement, mais chaque client dispose d’un délai de paiement légal de 30 jours. La mention « payable immédiatement » signifie donc simplement qu’il n’y a pas de conditions de paiement particulières et que le délai de paiement légal de 30 jours s’applique. Malgré la mention « payable immédiatement », un client n’est en retard de paiement qu’après l’expiration du délai de celui-ci.

Que devez-vous faire si le client ne respecte pas les conditions de paiement?

Si un client ne respecte pas la date limite de paiement, l’émetteur de la facture doit d’abord envoyer un rappel de paiement formulé poliment pour attirer l’attention de celui-ci sur la facture impayée. Si le client ne réagit pas, vous pouvez lui envoyer une lettre de relance lui informant du montant de la facture impayée. La lettre de relance doit indiquer le nouveau délai de paiement. Vous pouvez également informer celui-ci qu’il devra endosser des frais supplémentaires en cas de non-paiement (frais de relance, intérêts sur le paiement en retard, etc.). Si le paiement n’est toujours pas effectué après la première lettre de relance, vous devez envoyer deux autres lettres de relance avant d’entamer la procédure de relance juridique.

Vous pouvez également lui faire parvenir le rappel de paiement et commencer par lui envoyer une lettre de relance. Cependant, cela dépend de votre relation avec le client et il est généralement préférable, dans le but de préserver une coopération future, d’envoyer d’abord un rappel de paiement.

Avant d’envoyer une lettre de relance, essayez de contacter directement le client qui accuse un retard de paiement. De cette manière, tout malentendu (par exemple :facture en retard de paiement, erreur de compte, etc.) peut être rapidement dissipé. En outre, un contact personnel rend généralement vos clients plus enclins à entretenir une relation de confiance et à régler rapidement une facture impayée.

Comment puis-je m’assurer que mes clients respectent les conditions de paiement?

Il est important que vous indiquiez clairement les conditions de paiement sur la facture. Bien que le délai de paiement légal de 30 jours s’applique en l’absence de conditions de paiement spécifiques, de nombreux clients l’ignorent et n’ont pas de délai de paiement à l’esprit. Toutefois, si vous indiquez clairement à vos clients les conditions de paiement dès le départ, ils seront plus enclins à les respecter et il y a plus de chances que celle-ci soit payée à temps.
Vous pouvez également proposer un escompte sur la facture, c’est-à-dire que le client bénéficie d’une réduction s’il paie dans un délai déterminé. L’escompte standard est de 2 % pour un paiement effectué dans les sept jours. En général, le client est ainsi plus motivé pour payer la facture à temps.

Comment gérer efficacement les conditions de paiement?

Les entreprises devraient utiliser un logiciel de comptabilité pour une gestion professionnelle des comptes clients et des créances. Les logiciels de comptabilité intègrent un programme de facturation qui génère automatiquement des numéros de facture et des délais de paiement, et qui vous avertit lorsque les paiements sont dus. Vous avez ainsi toujours un aperçu complet de vos factures et des conditions de paiement convenues, ce qui vous permet d’éviter les goulots d’étranglement en matière de liquidités et de collecter plus rapidement les paiements de vos clients.

Un programme de facturation vous permet de créer automatiquement des factures, des rappels de paiement et des lettres de relance. Un logiciel de comptabilité est particulièrement utile si vous avez conclu des accords particuliers avec vos clients concernant les conditions de paiement. La gestion de vos comptes clients et de vos créances devient plus transparente et plus efficace, ce qui vous permet de gagner un temps précieux lors de la tenue de la comptabilité et de la gestion des conditions de paiement.