Le fatture non pagate sono fatture o ricevute emesse da un'attività ai propri clienti ma che non sono state ancora saldate. Queste fatture sono considerate crediti per l'attività, ovvero flussi di cassa futuri attesi che l'attività ha diritto a ricevere. Le fatture non pagate possono incidere sulla salute finanziaria di un'azienda e uno studio del 2022 ha rilevato che il 49% delle fatture emesse da attività statunitensi non viene saldato alla scadenza. Riscuotere le fatture non pagate è importante poiché i ricavi non ancora monetizzati possono influire sulla capacità dell'attività di gestire le proprie finanze e investire nella crescita o nelle operazioni.

In questo articolo parleremo delle fatture non pagate e delle loro implicazioni per il business: cosa le causa, indicatori precoci, come prevenirle e come intervenire quando si verificano. Ecco tutto quello che devi sapere.

Contenuto dell'articolo

• Impatto delle fatture non pagate sulla salute delle attività
  
• Cause comuni delle fatture non pagate e come prevenirle
  
• Segnali di allarme di mancato pagamento
  
• Best practice per la riscossione delle fatture
  
• Vie legali per il recupero delle fatture non pagate
  
• Come utilizzare la tecnologia per la gestione dei crediti
  

Impatto delle fatture non pagate sulla salute delle attività

Le fatture non pagate possono incidere sulla salute finanziaria di un'attività nei seguenti modi:

• Flusso di cassa: le attività fanno affidamento su un flusso costante di liquidità per coprire costi operativi come stipendi, affitto e utenze. Quando i pagamenti vengono ritardati si possono creare lacune di liquidità che minano la capacità dell'attività di far fronte ai propri obblighi finanziari.

• Allocazione di risorse: la gestione delle fatture non pagate spesso richiede risorse aggiuntive in termini di tempo e personale per contattare i clienti e tentare di riscuotere i pagamenti in sospeso. Questo sforzo distoglie risorse da altre attività produttive, con potenziale impatto sull'efficienza aziendale complessiva.

• Pianificazione del budget: per le attività, i ricavi non riscossi per fatture non pagate possono rendere difficile effettuare previsioni finanziare accurate, complicando la pianificazione del budget e l'allocazione efficace di risorse per progetti o investimenti futuri.

• Credito: le attività spesso fanno affidamento su linee di credito o prestiti per le loro operazioni e la loro crescita. Livelli elevati di fatture non pagate possono incidere sull'affidabilità creditizia di un'azienda, rendendo più complicato o costoso l'ottenimento di finanziamenti.

• Investimenti e crescita: l'incertezza e la pressione finanziaria causate dalle fatture non pagate possono limitare la capacità di un'attività di investire in nuove opportunità o aree di crescita. Senza un flusso di cassa affidabile è difficile finanziare l'innovazione, espandere le operazioni o assumere altro personale.

• Rapporti con i fornitori: le fatture non pagate possono mettere a dura prova la capacità di un'attività di pagare puntualmente i propri fornitori, il che può danneggiare i rapporti commerciali e comportare termini meno favorevoli in futuro.

Cause comuni delle fatture non pagate e come prevenirle

Frequenti fatture non pagate possono avere un impatto diretto sulla salute finanziaria e indicare problematiche più profonde all'interno dell'attività, ad esempio problemi di qualità di prodotti o servizi, di soddisfazione dei clienti o di efficacia dei processi aziendali di controllo del credito. Le attività dovrebbero sia mitigare gli effetti immediati delle fatture non pagate sia cercare di comprenderne le ragioni. Ecco le cause più comuni delle fatture non pagate, con alcuni suggerimenti per prevenirle.

• Scarsa comunicazione: i clienti potrebbero non pagare le fatture per incomprensioni o mancanza di chiarezza sui termini di pagamento o sui dettagli dei prodotti o dei servizi.

  • Prevenzione: comunicare chiaramente ai clienti i termini di pagamento, le scadenze e i dettagli dei beni o dei servizi forniti. Verificare che la fattura includa tutte le informazioni necessarie e che venga inviata alla persona o al dipartimento giusto.
    

• Contestazioni di addebiti: è possibile che i clienti non paghino una fattura se non sono d'accordo con gli addebiti o se sono insoddisfatti dei beni o dei servizi ricevuti.

  • Prevenzione: fornire prodotti o servizi di qualità elevata per evitare contestazioni. Predisporre una procedura chiara per gestire i reclami o le contestazioni in modo rapido ed efficace.
    

• Fatturazione imprecisa: errori di fatturazione, come importi inesatti, addebiti al cliente sbagliato o mancanza di dettaglio dei servizi possono comportare ritardi nei pagamenti.

  • Prevenzione: implementare controlli approfonditi per garantire che tutte le fatture siano accurate e complete prima di inviarle. Utilizzare un software di fatturazione per ridurre il rischio di errore umano.
    

• Procedure di pagamento complesse: una procedura di pagamento complicata può creare difficoltà ai clienti e causare ritardi nel pagamento.

  • Prevenzione: semplificare al massimo la procedura di pagamento, fornendo più opzioni per effettuarlo e istruzioni chiare e semplici.
    

• Difficoltà finanziarie dei clienti: anche i clienti potrebbero avere problemi di flusso di cassa che incidono sulla loro capacità di pagare puntualmente.

  • Prevenzione: se fattibile, effettuare verifiche di solvibilità in caso di nuovi clienti o ordini cospicui. Valutare l'opportunità di richiedere depositi o pagamenti parziali anticipati per progetti più grandi.
    

• Mancanza di follow-up: senza solleciti tempestivi o follow-up da parte dell'attività i clienti potrebbero dimenticare o non dare priorità al pagamento.

  • Prevenzione: implementare un processo sistematico di follow-up per le fatture non pagate. Inviare promemoria prima della data di scadenza e dare tempestivamente seguito al sollecito se un pagamento è in ritardo.
    

Segnali di allarme di mancato pagamento

Le attività che riconoscono dei segnali di mancato pagamento possono adottare alcune misure proattive e mitigare i rischi associati alle fatture non pagate. Ecco alcuni segnali di allarme che indicano che un cliente potrebbe non pagare puntualmente o non pagare affatto.

• Storia di pagamenti in ritardo: se in passato un cliente ha ripetutamente pagato in ritardo o in modo irregolare, è abbastanza probabile che questa abitudine continui. Monitorare la storia dei pagamenti può aiutare a identificare queste tendenze.

• Scarsa comunicazione: un cliente che non risponde o evita costantemente le comunicazioni, soprattutto per quanto riguarda fatture o richieste di pagamento, potrebbe essere a rischio di non pagare. Anche la difficoltà a raggiungere la persona o il dipartimento giusto per questioni relative ai pagamenti può essere un segnale di allarme.

• Instabilità finanziaria: prestare attenzione ai segnali che indicano che un cliente potrebbe trovarsi in difficoltà finanziarie, come ad esempio notizie di licenziamenti, perdite finanziarie pubbliche o recessioni del settore che potrebbero incidere sulla capacità di pagamento del cliente.

• Contestazioni e reclami: anche se apparentemente di lieve entità, frequenti contestazioni su fatture o reclami su prodotti o servizi possono preludere a un mancato pagamento, in quanto potrebbero essere utilizzati come motivazioni per non procedere con il successivo saldo.

• Cambiamenti improvvisi nelle tipologie di ordini: un inatteso aumento o decremento degli ordini senza una ragione chiara può essere un segnale di difficoltà. Ad esempio, un insolito ordine di grandi dimensioni potrebbe indicare che un cliente sta andando oltre le proprie possibilità.

• Riluttanza a fornire informazioni finanziarie: se in una transazione business-to-business (B2B) un cliente esita a fornire referenze di credito o informazioni finanziarie, ciò potrebbe indicare potenziali problemi di pagamento.

• Modifica delle informazioni di contatto: frequenti variazioni degli indirizzi di fatturazione, dei numeri di contatto o del personale chiave senza una comunicazione chiara possono essere un brutto segno e indicare un possibile tentativo di eludere le responsabilità di pagamento.

• Urgenza insolita: se un nuovo cliente spinge in modo insolitamente pressante per un lavoro urgente senza voler accettare tariffe di urgenza o il pagamento anticipato, questo potrebbe essere un segno della sua intenzione di ricevere il servizio o il prodotto senza pagare.

• Negoziazione dei termini di pagamento dopo la consegna: un cliente che tenta di rinegoziare i termini di pagamento dopo aver ricevuto prodotti o servizi potrebbe cercare un modo per ritardare o ridurre il pagamento.

• Pagamenti parziali: anche se a volte i pagamenti parziali possono rappresentare uno sforzo in buona fede per saldare una fattura, potrebbero anche indicare l'incapacità di un cliente di pagare l'intero importo.

Riconoscere tempestivamente questi segnali d'allarme può aiutare le attività a mettere in atto misure adeguate, come ad esempio la richiesta di pagamenti anticipati, l'adeguamento dei termini di credito o l'aumento degli sforzi di monitoraggio e follow-up, per ridurre al minimo il rischio di mancato pagamento e proteggere la propria salute finanziaria.

Best practice per la riscossione delle fatture

Termini e condizioni di pagamento

• Definire in anticipo i termini di pagamento: prima di iniziare il lavoro delineare chiaramente i termini di pagamento, comprese date di scadenza, modalità di pagamento accettabili ed eventuali penali in caso di ritardo, chiedendo al cliente di accettare i termini per iscritto.

• Personalizzare i termini in base alla valutazione del rischio: adattare i termini di pagamento in base al credito del cliente. Valutare l'opportunità di richiedere termini più brevi o pagamenti anticipati in caso di clienti ad alto rischio.

• Inserire i termini di pagamento nei contratti: incorporare i termini di pagamento nei contratti per conferire valore legale alle proprie aspettative in merito ai pagamenti.

• Emettere fatture trasparenti: inviare fatture circostanziate che riportino in dettaglio i prodotti o i servizi forniti e istruzioni relative alle modalità di pagamento.

Follow-up dei pagamenti scaduti

• Comunicare in modo tempestivo: avviare un contatto non appena un pagamento è scaduto. Il primo sollecito dovrebbe essere amichevole, supponendo che possa trattarsi di una svista o di un problema di poca importanza.

• Dare seguito con regolarità: adottare un approccio sistematico per il follow-up, che comprenda una pianificazione dei solleciti attraverso vari canali di comunicazione (ad es. email, telefonate e lettere). Considerare l'utilizzo di un software di fatturazione che invia automaticamente solleciti per i pagamenti scaduti, tenendo traccia di tutte le comunicazioni.

• Mettere in atto una procedura di escalation: la procedura di escalation per i pagamenti scaduti deve includere le tempistiche per la cessazione del lavoro in corso, il coinvolgimento di agenzie di recupero crediti o il ricorso ad azioni legali.

• Documentare tutte le comunicazioni: conservare dettagliata traccia documentale di tutte le interazioni con il cliente relative al follow-up dei pagamenti. Questo può risultare importante in caso di un eventuale procedimento legale.

Relazioni con i clienti

• Comunicare empaticamente: approcciare ogni interazione con comprensione ed empatia. Riconoscere che i clienti possano trovarsi in temporanee condizioni di difficoltà finanziaria ed esprimere disponibilità a collaborare.

• Negoziare piani di pagamento: se un cliente sta attraversando reali difficoltà finanziarie è opportuno essere disponibili a negoziare piani di pagamento realistici, assicurandosi allo stesso tempo di soddisfare anche le esigenze della propria attività.

• Mantenere professionalità: anche in situazioni difficili, mantenere un comportamento professionale. Evitare un linguaggio conflittuale e concentrarsi nella ricerca di soluzioni.

• Dare valore alla relazione: nelle comunicazioni sottolineare l'importanza della relazione professionale, mostrando apprezzamento per la collaborazione esistente al di là della transazione in sé.

• Richiedere feedback: una volta risolti i problemi di pagamento, sollecitare un feedback su come è stata gestita la situazione e su cosa potrebbe essere migliorato. Questo può portare a un miglioramento delle proprie procedure e delle relazioni con i clienti.

Vie legali per il recupero delle fatture non pagate

Qualora i mancati pagamenti delle fatture persistano nonostante i notevoli sforzi interni per riscuoterle, potrebbe essere necessario valutare il ricorso alle vie legali. Le opzioni possibili varieranno in base ai diversi scenari che si presentano. Ad esempio, se il debitore ha sede in un paese diverso il processo di recupero crediti sarà più complesso: si dovrà navigare nei sistemi legali di più paesi e potrebbe essere necessario collaborare con persone giuridiche o agenzie specializzate in recupero crediti internazionali. Durante tutto il processo di recupero crediti è importante rispettare le leggi e le normative locali, come ad esempio il Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) negli Stati Uniti, che stabilisce standard per il trattamento dei debitori e vieta pratiche di riscossione aggressive.

Prima di perseguire un'azione legale è opportuno valutare il rapporto costo-efficacia di questi procedimenti, considerando le spese legali e processuali nonché la capacità di pagamento del debitore. A volte, cancellare il debito o accordarsi per il pagamento di un importo inferiore potrebbe essere più pragmatico. Prima di intraprendere qualsiasi azione in autonomia, consultare un avvocato specializzato in recupero crediti o diritto commerciale per conoscere le opzioni possibili e le probabilità di successo in base alle circostanze.

Le possibili vie legali per il recupero crediti sono descritte di seguito:

• Lettera di richiesta: spesso, prima di avviare formalmente un'azione legale, al debitore viene inviata una lettera di richiesta che riporta l'importo non pagato, la cronologia dei tentativi di riscossione e una scadenza finale per il pagamento. In questa comunicazione viene spesso specificata l'intenzione di intraprendere un'azione legale se il pagamento non avviene entro la data specificata.

• Tribunale per controversie di modesta entità: per importi relativamente piccoli, le attività possono fare ricorso a un tribunale per controversie di modesta entità. L'importo massimo che può essere richiesto varia a seconda della giurisdizione: da 2.500 a 25.000 dollari negli Stati Uniti. Questo procedimento è generalmente più rapido e meno formale rispetto a quello dei tribunali superiori e in molti casi non è necessaria l'assistenza di un legale.

• Causa civile: se l'importo supera la soglia per le controversie di modesta entità, il passo successivo è avviare una causa dinanzi a un tribunale civile. Questo procedimento è più formale e complesso e in genere richiede l'assistenza di un legale. Se la richiesta viene accolta, il tribunale ha il potere di emettere una sentenza contro il debitore.

• Mediazione o arbitrato: prima o durante il procedimento legale, le parti potrebbero concordare metodi alternativi di risoluzione della controversia, come ad esempio la mediazione o l'arbitrato, con il coinvolgimento di una terza parte neutrale. Questi metodi possono risultare più rapidi ed economici, in quanto consentono di giungere a una soluzione reciprocamente accettabile senza un processo in tribunale.

Se si ricorre al tribunale e si riceve una sentenza a proprio favore, la riscossione del credito può risultare comunque difficile. Per eseguire la sentenza è possibile adottare le seguenti misure:

• Mandato di esecuzione: questo ordine del tribunale consente il sequestro di beni o conti bancari appartenenti al debitore per soddisfare il debito.

• Pignoramento: questo procedimento legale consente al creditore di intercettare i fondi del debitore, come ad esempio gli stipendi, per estinguere il debito.

• Vincolo di garanzia: l'imposizione di un vincolo sulla proprietà del debitore garantisce l'estinzione del debito quando la proprietà verrà venduta.

Come utilizzare la tecnologia per la gestione dei crediti

L'utilizzo della tecnologia per la gestione dei crediti può semplificare il processo, ridurre gli errori e migliorare l'efficienza. Ecco come le attività possono utilizzare la tecnologia per gestire i propri crediti:

Fatture

• Generazione automatizzata delle fatture: utilizzare software per generare e inviare automaticamente le fatture ai clienti. Ciò garantisce una gestione tempestiva degli addebiti e riduce gli errori manuali.

• Consegna digitale delle fatture: inviare le fatture elettronicamente via e-mail o tramite portali online per velocizzarne la consegna e semplificarne il monitoraggio.

Pagamenti online

• Sistemi di pagamento integrati: utilizzare piattaforme che consentono ai clienti di pagare le fatture direttamente online. Ad esempio, Stripe offre una suite di strumenti per l'elaborazione dei pagamenti che possono essere integrati nel sistema di fatturazione e che consentono ai clienti di pagare con carte di credito, bonifici bancari o altre modalità.

• Modalità di pagamento alternative: i pagamenti online offrono ai clienti una più ampia varietà di opzioni di pagamento, dai bonifici ACH al pagamento a rate.

Reportistica in tempo reale

• Dashboard: utilizzare un software che fornisca dashboard in tempo reale che mostrano lo stato dei crediti, tra cui fatture in sospeso, fatture pagate e scadenzario.
  

Avvisi

• Avvisi personalizzati: impostare avvisi per fatture scadute, conferme di pagamento e altre metriche chiave per rimanere informati e intervenire rapidamente in caso di problemi.
  

Strumenti di comunicazione

• Promemoria automatizzati: implementare sistemi che inviino automaticamente promemoria di pagamento ai clienti all'avvicinarsi delle scadenze o quando le fatture sono scadute.

• Portali cliente: fornire un portale in cui i clienti possano visualizzare la cronologia delle fatture, pagare le fatture in sospeso e comunicare con il team finanziario dell'attività.

Integrazioni e API

• Integrazione di ERP e CRM: integrare il proprio software di gestione dei crediti con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management) esistenti per una visione unificata delle interazioni con i clienti e dei dati finanziari.

• API: utilizzare interfacce API (Application Programming Interface) per collegare sistemi diversi e automatizzare il trasferimento dei dati. Ad esempio, le API di Stripe consentono una facile integrazione con altri strumenti di gestione finanziaria o aziendale, garantendo un flusso di lavoro omogeneo.

Piattaforme basate su cloud

• Accessibilità: utilizzare piattaforme basate su cloud per accedere ai dati della contabilità clienti da qualsiasi luogo, consentendo così al proprio team di gestire e monitorare la fatturazione e i pagamenti da remoto.
  

I vantaggi di Stripe

• Fatturazione automatizzata: il sistema di fatturazione automatizzata di Stripe può generare e inviare automaticamente le fatture, monitorarne lo stato e facilitare il saldo diretto tramite la fattura, accelerando il processo di pagamento e riducendo gli oneri amministrativi associati a questi processi.

• Pagamenti automatizzati: Stripe dispone inoltre di strumenti per l'automazione dei pagamenti ricorrenti per modelli basati su abbonamento e di supporto per la riconciliazione e la reportistica.

• Modalità di pagamento diversificate: la piattaforma di pagamento di Stripe supporta un'ampia varietà di modalità di pagamento per offrire ai clienti la massima flessibilità nel completamento dei pagamenti.

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