Traitement des paiements : le principe

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  1. Introduction
  2. Définition
  3. Limportance du traitement des paiements pour les entreprises
  4. Les différentes composantes du processus
  5. Le principe de fonctionnement
    1. 1. Le déclenchement de la transaction
    2. 2. Lintervention de la plateforme de paiement
    3. 3. La demande dautorisation
    4. 4. La vérification par la banque émettrice
    5. 5. La réponse à la demande dautorisation
    6. 6. La finalisation de la transaction
    7. 7. Le virement des fonds
    8. 8. Le rapprochement et la production de documents financiers
  6. Les bonnes pratiques pour les entreprises

Les paiements numériques devraient atteindre 9 500 milliards de dollars en 2023. Quelle que soit leur taille, les entreprises doivent maîtriser la mécanique complexe du traitement des paiements pour rester compétitives et offrir à leurs clients des moyens de paiement simples, sûrs et pratiques.

Dès lors qu'une entreprise accepte des paiements clients, leur traitement joue un rôle important dans la gestion de la trésorerie, la satisfaction de la clientèle et le diminution des risques de fraude. Or, le secteur des paiements évolue rapidement, au gré des progrès technologiques et des changements de comportement des clients. Dans un tel contexte, les entreprises doivent se tenir informées des tendances du marché, des réglementations et des normes de sécurité en vigueur afin de s'y adapter en permanence.

Nous allons examiner différents aspects du traitement des paiements, notamment ses éléments constitutifs, son fonctionnement et les bonnes pratiques à adopter. Nous verrons également l'importance de choisir un bon fournisseur pour mettre en place et maintenir un système de traitement des paiements efficace. Les concepts ainsi abordés aideront les entreprises à prendre des décisions stratégiques et technologiques en matière de traitement des paiements, l'idée étant de proposer une expérience de paiement propice à leur croissance.

Sommaire

  • Définition
  • L'importance du traitement des paiements pour les entreprises
  • Les différentes composantes du processus
  • Le principe de fonctionnement
  • Les bonnes pratiques pour les entreprises

Définition

Le traitement des paiements est la séquence d'actions qui permet de transférer des fonds de manière sécurisée entre un payeur et un bénéficiaire. En règle générale, il compte trois étapes : l'autorisation, la vérification et le règlement des transactions par le biais d'un système de paiement électronique.

Les systèmes de traitement des paiements gèrent différents types de transactions, notamment les cartes de crédit et de débit, les transferts électroniques de fonds (TEF), les transferts de l'ACH (Automated Clearing House), les paiements mobiles, les portefeuilles électroniques et les cryptomonnaies. Ces systèmes sont développés et gérés par divers acteurs : des banques, des institutions financières, des prestataires de services de paiement, des fournisseurs de technologie, des entreprises ou encore des organismes de réglementation.

L'importance du traitement des paiements pour les entreprises

Un large éventail de technologies, de services et d'instruments financiers (c'est-à-dire tout instrument physique ou numérique permettant d'effectuer des transactions dématérialisées, comme une carte de crédit ou de débit) fonctionnent en synergie pour assurer le transfert rapide et sécurisé de fonds entre deux parties. Les systèmes de traitement des paiements rendent les échanges possibles, favorisent l'e-commerce et encouragent la croissance économique. La capacité d'une entreprise à interagir avec ses clients (et plus généralement avec le monde du commerce) est déterminée par les solutions de traitement des paiements qu'elle adopte.

Par ailleurs, les PME comme les grandes entreprises ont besoin d'un système de traitement des paiements efficace et fiable pour gérer leur trésorerie, la satisfaction de leur clientèle et l'ensemble de leurs activités. Plus elles proposent de solutions de paiement, mieux elles sont à même de s'adapter aux préférences de leurs clients, ce qui améliore leur expérience et renforce leur confiance. Un système de traitement des paiements fonctionnel permet également de réduire le risque de fraude, de garantir la sécurité des données et de rester conforme aux réglementations et normes du secteur en vigueur.

Ces dernières années, le paysage du traitement des paiements a considérablement évolué, sous l'effet combiné des progrès technologiques, de la mutation du comportement des clients et de l'apparition de nouveaux acteurs sur le marché. Ces changements ont permis l'émergence de solutions de paiement innovantes et facilité l'accès aux services financiers, tout en renforçant la concurrence dans le secteur. Les entreprises et les clients ont maintenant à leur disposition des solutions de traitement des paiements plus rapides, plus sûres et plus pratiques.

Les différentes composantes du processus

Le traitement des paiements fait intervenir de multiples composantes qui interagissent de façon à sécuriser et optimiser les transactions entre le client et l'entreprise  :

  • Le client : l'individu ou l'entité à l'origine du paiement de biens ou de services.
  • Le marchand : l'entreprise ou le fournisseur de services qui accepte le paiement du client.
  • Le moyen de paiement : le moyen utilisé par le client pour effectuer le paiement. Exemples : carte bancaire, carte de débit, portefeuille électronique, cryptomonnaies.
  • Le système de point de vente (PDV) : la plateforme, physique ou numérique, sur laquelle a lieu la transaction. Exemples : terminal de magasin, site d'e-commerce, application mobile.
  • La plateforme de paiement : le service qui capture les informations de paiement et les transmet de manière sécurisée du système de PDV au prestataire de services de paiement ou à la banque acquéreuse, en assurant le chiffrement et la sécurité des données sensibles pendant le processus de transaction.
  • Le prestataire de services de paiement : l'entreprise tierce qui gère les aspects techniques de la transaction, notamment la validation des informations de paiement, la demande d'autorisation et la gestion de la communication entre la banque acquéreuse et la banque émettrice.
  • La banque acquéreuse, ou acquéreur : l'institution financière qui détient le compte du marchand, reçoit le paiement en son nom, traite la transaction et vire les fonds sur le compte du marchand.
  • Le réseau de cartes : les organisations qui établissent les règles, les normes et l'infrastructure relatives au traitement des transactions avec leurs propres instruments de paiement. Exemples : Visa, Mastercard, American Express.
  • La banque émettrice, ou émetteur : l'institution financière qui a délivré l'instrument de paiement au client et qui est responsable de l'autorisation ou du refus de la transaction, en fonction de l'état du compte du client, des fonds disponibles et d'autres facteurs.
  • La sécurité des paiements : les technologies et normes qui garantissent la sécurité et l'intégrité des informations de paiement et les protègent contre la fraude et les violations de données. Exemples : norme de sécurité de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS), tokenisation, chiffrement.
  • Le virement des fonds et le rapprochement : le processus de transfert de fonds entre la banque émettrice et la banque acquéreuse, suivi de la mise à jour du compte du marchand et de la création des registres de transactions du client et du marchand.

Chacune de ces composantes joue un rôle important dans le processus, en garantissant que les transactions sont effectuées de manière sûre, efficace et conforme aux réglementations et normes du secteur applicables.

Le principe de fonctionnement

Le processus de traitement des paiements comporte plusieurs étapes, au cours desquelles interviennent diverses parties. Il se déroule de la façon suivante :

1. Le déclenchement de la transaction

Le client procède au règlement en communiquant ses informations de paiement (par exemple sa carte bancaire, sa carte de débit ou un autre moyen de paiement), que ce soit au point de vente dans un magasin physique ou sur une plateforme en ligne comme un site d'e-commerce ou une application mobile.

2. L'intervention de la plateforme de paiement

Les informations de paiement sont transmises de manière sécurisée à la plateforme de paiement, qui fait le lien entre le client, l'entreprise et le prestataire de services de paiement. Elle est chargée de chiffrer les données de la transaction et de les protéger pendant leur transfert au prestataire de services de paiement ou à la banque acquéreuse.

3. La demande d'autorisation

Le prestataire de services de paiement reçoit les informations de transaction envoyées par la plateforme de paiement. Après les avoir validées, il les transmet à la banque acquéreuse, qui de son côté les transfère au réseau de cartes pour validation et autorisation.

4. La vérification par la banque émettrice

Le réseau de cartes transmet les données de la transaction à la banque émettrice. Celle-ci vérifie le statut du compte du client, contrôle le solde disponible ou la limite de crédit et évalue le niveau de risque. En fonction de ces facteurs, elle approuve ou refuse la transaction.

5. La réponse à la demande d'autorisation

Par l'intermédiaire du réseau de cartes, la banque émettrice renvoie la réponse à la demande d'autorisation (approbation ou refus) à la banque acquéreuse, qui la transmet ensuite au prestataire de services de paiement. Ce dernier adresse la réponse à la plateforme de paiement, puis le résultat est communiqué au système de PDV ou à la plateforme en ligne de l'entreprise.

6. La finalisation de la transaction

Si la transaction est approuvée, l'entreprise finalise la vente en fournissant au client les biens ou les services. En cas de refus, elle peut demander au client de changer de moyen de paiement.

7. Le virement des fonds

En fin de journée, l'entreprise envoie l'ensemble des transactions autorisées au prestataire de services de paiement ou à la banque acquéreuse en vue du virement des fonds. La banque acquéreuse demande ces fonds à la banque émettrice par l'intermédiaire du réseau de cartes. Une fois le transfert effectué, elle dépose l'argent sur le compte de l'entreprise, généralement dans un délai de quelques jours ouvrés.

8. Le rapprochement et la production de documents financiers

L'entreprise rapproche les transactions réglées de ses registres de vente et de tous les frais débités par le prestataire de services de paiement, la banque acquéreuse et les autres acteurs impliqués. Tant l'entreprise que le client reçoivent des registres de transactions (factures, reçus ou encore relevés de compte).

Les bonnes pratiques pour les entreprises

Le suivi des bonnes pratiques de traitement des paiements permet d'améliorer l'expérience des clients, de réduire le risque de fraude et de rester conforme aux réglementations et normes en vigueur dans le secteur. Il s'agit également d'un bon moyen de structurer les processus internes de gestion des paiements, gage d'une utilisation efficace des ressources et d'une réduction du risque d'erreurs.

Voici quelques-unes des bonnes pratiques les plus importantes en matière de traitement des paiements :

  • Bâtir un environnement de paiement sécurisé
    Appliquez des mesures de sécurité efficaces (chiffrement, tokenisation ou encore certificats SSL) pour protéger les données de paiement sensibles transmises et stockées. De même, conformez-vous à la norme PCI DSS et aux autres standards de sécurité pertinents afin d'offrir un environnement de paiement sécurisé.

  • Proposer plusieurs modalités de paiement
    Pour satisfaire autant que possible les préférences de vos clients et optimiser leur expérience d'achat, proposez-leur plusieurs options de paiement, telles que les cartes de crédit et de débit, les portefeuilles électroniques et les moyens de paiement alternatifs.

  • Faire appel à un prestataire de services de paiement réputé
    Choisissez un prestataire de services de paiement fiable et réputé qui offre des solutions complètes de traitement des paiements, des outils avancés de prévention de la fraude et un excellent service d'assistance client, le tout avec des frais compétitifs.

  • Mettre régulièrement à jour ses logiciels et son matériel
    Veillez à ce que votre logiciel de traitement des paiements, votre matériel et vos intégrations soient à jour en appliquant les nouveaux correctifs de sécurité et en exploitant les dernières avancées technologiques. Vous limiterez ainsi les vulnérabilités de votre système de traitement des paiements, et en préserverez l'efficacité et la sécurité.

  • Former ses employés
    Sensibilisez vos employés aux bonnes pratiques en matière de traitement des paiements, aux protocoles de sécurité et aux mesures de prévention de la fraude. Ils doivent connaître les politiques et procédures de votre entreprise dans le domaine, savoir repérer les cybermenaces et être capables d'y réagir.

  • Mettre en place des outils de prévention de la fraude
    Vous pouvez utiliser des outils avancés de prévention de la fraude, tels que le service de vérification d'adresse (AVS), le code de vérification de carte (CCV) ainsi que l'authentification 3D Secure pour minimiser le risque de transactions frauduleuses et de contestations de paiement.

  • Contrôler les transactions
    Surveillez régulièrement vos activités de traitement des paiements : vérifiez qu'elles ne suivent pas un schéma inhabituel et qu'elles ne montrent pas de signes de fraude. Configurez des notifications pour vous tenir au courant de toute activité suspecte en temps réel.

  • Appliquer des politiques claires de remboursement et de contestation de paiement
    Élaborez des politiques claires de remboursement et de contestation de paiement, puis communiquez-les à vos clients de façon à limiter les litiges et les malentendus. Proposez un service à la clientèle complet afin de résoudre rapidement les problèmes et, là encore, de réduire le risque de contestation.

  • Optimiser le rapprochement et la production de documents comptables
    Mettez en œuvre des processus efficaces de rapprochement et de production de rapports dans un triple objectif : la rigueur comptable, la rapidité de virement des fonds et l'efficacité du suivi de vos activités de traitement des paiements.

  • S'informer sur les tendances et les réglementations du secteur
    Le traitement des paiements est en perpétuelle évolution. Restez au fait des dernières avancées technologiques en la matière, des bonnes pratiques du secteur et des évolutions réglementaires afin de préserver la conformité et la compétitivité de votre entreprise.

Un prestataire de services de paiement comme Stripe est à même de garantir le respect de ces bonnes pratiques. Il permet aux entreprises d'accéder à un système de traitement des paiements efficace et fonctionnel sans grever leurs ressources. Pour savoir plus en détail comment Stripe répond aux besoins complexes des entreprises modernes en matière de traitement des paiements, cliquez ici.

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