Zahlungsabwicklung kurz erklärt: Was ist das und funktioniert sie?

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  1. Einführung
  2. Was ist Zahlungsabwicklung?
  3. Warum ist die Zahlungsabwicklung für Unternehmen wichtig?
  4. Komponenten der Zahlungsabwicklung
  5. Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?
    1. 1. Einleitung einer Transaktion
    2. 2. Zahlungs-Gateway
    3. 3. Autorisierung von Transaktionen
    4. 4. Verifizierung durch die ausstellende Bank
    5. 5. Autorisierungsmitteilung
    6. 6. Abschluss der Transaktion
    7. 7. Transaktionsabwicklung
    8. 8. Finanzabgleich und -Reporting
  6. Best Practices bei der Zahlungsabwicklung für Unternehmen

Im Jahr 2023 werden die digitalen Zahlungen voraussichtlich 9,5 Billionen USD erreichen. Wenn Unternehmen – egal welcher Größen – wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen sie die komplexen Grundlagen der Zahlungsabwicklung verstehen und ihrer Kundschaft einfache, sichere und bequeme Zahlungsmöglichkeiten bieten.

Für Unternehmen, die Kundenzahlungen annehmen, spielt die Zahlungsabwicklung eine wichtige Rolle sowohl bei der Verwaltung des Cashflows als auch bei der Steigerung der Kundenzufriedenheit und bei der Minderung von Betrugsrisiken. Die Zahlungsverkehrsbranche entwickelt sich parallel zu den rasanten technologischen Fortschritten und dem sich ändernden Kundenverhalten kontinuierlich weiter. Daher müssen Unternehmen über Branchentrends, Vorschriften und Sicherheitsstandards auf dem Laufenden bleiben, um sich flexibel anpassen zu können.

Im Folgenden untersuchen wir verschiedene Aspekte der Zahlungsabwicklung, darunter die einzelnen Komponenten und die Funktionsweise der Zahlungsabwicklung sowie Best Practices für Unternehmen und die Auswahl des richtigen Anbieters, der Ihnen beim Aufbau und der Verwaltung eines effizienten Zahlungsabwicklungssystems hilft. Wenn Unternehmen diese Konzepte kennen und verstehen, können sie fundierte Entscheidungen über Strategien und Lösungen für die Zahlungsabwicklung treffen und ein Zahlungssystem anbieten, das positiv zum Unternehmenswachstum beiträgt.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist Zahlungsabwicklung?
  • Warum ist die Zahlungsabwicklung für Unternehmen wichtig?
  • Komponenten der Zahlungsabwicklung
  • Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?
  • Best Practices der Zahlungsabwicklung für Unternehmen

Was ist Zahlungsabwicklung?

Die Zahlungsabwicklung ist eine Abfolge von Vorgängen, die einen sicheren Transfer von Geldern zwischen einer Kundin oder einem Kunden und einem Zahlungsempfänger gewährleisten. In der Regel besteht dieser Prozess aus Autorisierung, Überprüfung und Abwicklung von Transaktionen über elektronische Zahlungssysteme.

Zahlungsabwicklungssysteme unterstützen verschiedene Transaktionstypen, darunter Kredit- und Debitkartenzahlungen, Electronic Funds Transfers (EFTs), Automated Clearing House (ACH) Überweisungen, mobile Zahlungen, Digital Wallets und Kryptowährungen. Eine Vielzahl von Akteuren – so etwa Banken, Finanzinstitute, Zahlungsabwickler, Technologieanbieter, Unternehmen und Aufsichtsbehörden – entwickeln und verwalten diese Systeme.

Warum ist die Zahlungsabwicklung für Unternehmen wichtig?

Eine breite Palette von Technologien, Dienstleistungen und Finanzinstrumenten (d. h. jedes für bargeldlose Transaktionen verwendete physische oder digitale Instrument, wie z. B. eine Kredit- oder Debitkarte) wirkt zusammen und gewährleistet somit einen schnellen und sicheren Geldtransfer zwischen Parteien. Zahlungsabwicklungssysteme erleichtern den Handel, unterstützen den E-Commerce und fördern das Wirtschaftswachstum. Die Zahlungsabwicklungslösungen, die ein Unternehmen einsetzt, entscheiden darüber, wie gut das Unternehmen mit seiner Kundschaft – und der Welt des Handels im Allgemeinen – interagieren kann.

Darüber hinaus sind Unternehmen jeder Größe für die Verwaltung des Cashflows, den Erhalt der Kundenzufriedenheit und den allgemeinen Geschäftsbetrieb auf eine effiziente und zuverlässige Zahlungsabwicklung angewiesen. Wenn Unternehmen eine Vielzahl von Zahlungsoptionen anbieten, können sie auf die unterschiedlichen Anforderungen ihrer Kundschaft eingehen und somit den Komfort erhöhen und das Vertrauen fördern. Zudem trägt ein gut funktionierendes Zahlungsabwicklungssystem dazu bei, das Betrugsrisiko zu verringern, die Datensicherheit zu gewährleisten und die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften und Branchenstandards sicherzustellen.

In den letzten Jahren haben sich Zahlungsabwicklungen durch technologische Fortschritte, verändertes Kundenverhalten und den Erfolg neuer Marktteilnehmer stark verändert. Diese Veränderungen haben zur Entwicklung innovativer Zahlungslösungen, zu einer besseren Zugänglichkeit von Finanzdienstleistungen und zu mehr Wettbewerb in der Branche geführt. So können Unternehmen und Kundschaft nun von Zahlungsabwicklungsoptionen profitieren, die schneller, sicherer und bequemer sind.

Komponenten der Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung umfasst mehrere zusammenwirkende Komponenten, die sichere und effiziente Transaktionen zwischen der Kundschaft und dem Unternehmen ermöglichen. Zu diesen Komponenten gehören die Folgenden:

  • Die Kundin oder der Kunde: die natürliche oder juristische Person, die die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen veranlasst.
  • Händler: das Unternehmen oder der Dienstleister, das/der die Zahlung von Kundinnen und Kunden annimmt.
  • Zahlungsmethode: die Methode, die eine Kundin oder ein Kunde für die Zahlung verwendet, so etwa Kreditkarten, Debitkarten, digital Wallets oder Kryptowährungen.
  • Das Point-of-Sale(POS)-System: Die physische oder digitale Plattform, auf der die Transaktion stattfindet, z. B. ein Terminal im Einzelhandel, eine E-Commerce-Website oder eine mobile App.
  • Das Zahlungs-Gateway: Ein Service, der Zahlungsinformationen auf sichere Weise erfasst und vom POS-System an den Zahlungsabwickler oder die akquirierende Bank überträgt. Die Verschlüsselung und die Sicherheit sensibler Daten während des Transaktionsprozesses werden hierbei gewährleistet.
  • Zahlungsabwickler: Ein Drittunternehmen, das sich um die technischen Aspekte der Transaktion kümmert. Dazu gehören die Validierung der Zahlungsinformationen, die Einholung der Autorisierung und die Verwaltung der Kommunikation zwischen der Händlerbank und der ausstellenden Bank.
  • Die Händlerbank, auch „Acquirer“ genannt: Das Finanzinstitut, das das Konto des Händlers führt, die Zahlung in dessen Namen entgegennimmt, die Transaktion verarbeitet und das Geld auf das Konto des Händlers überweist.
  • Das Kartennetzwerk: Unternehmen (z. B. Visa, Mastercard und American Express), die die Regeln und Standards sowie die Infrastruktur für die Verarbeitung von Transaktionen unter Verwendung der von ihnen bereitgestellten Zahlungsmittel festlegen.
  • Ausstellende Bank oder Aussteller: Das Finanzinstitut, das das Zahlungsmittel an die Kundin oder den Kunden ausgegeben hat und für die Autorisierung oder Ablehnung der Transaktion verantwortlich ist. Grundlage für Letzteres sind der Kontostand der Kundin oder des Kunden, die verfügbaren Mittel und andere Faktoren.
  • Zahlungssicherheit: Technologien und Standards – so etwa der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), Tokenisierung oder Verschlüsselung –, die die Sicherheit und Integrität von Zahlungsinformationen gewährleisten und vor Betrug und Datenschutzverletzungen schützen.
  • Zahlungsabwicklung und Abgleich: Anschließend folgen die Aktualisierung des Händlerkontos und die Erstellung von Transaktionsdatensätzen für die Kundin oder den Kunden und für den Händler.

Jede dieser Komponenten spielt eine bedeutende Rolle im Prozess und gewährleistet, dass die Transaktionen sicher, effizient und in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften und Branchenstandards abgewickelt werden.

Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?

Der Prozess umfasst mehrere Schritte. Es sind mehrere Parteien beteiligt. Im Folgenden wird erläutert, wie die Zahlungsabwicklung funktioniert:

1. Einleitung einer Transaktion

Die Kundin oder der Kunde veranlasst die Zahlung durch die Angabe ihrer/seiner Zahlungsinformationen (z. B. Kreditkarte, Debitkarte oder eine andere Zahlungsmethode) am Point of Sale in einem Ladengeschäft oder über eine Online-Plattform, so etwa eine E-Commerce-Website oder eine mobile App.

2. Zahlungs-Gateway

Nach Übermittlung der Zahlungsinformationen durch die Kundin oder den Kunden werden diese sicher an das Zahlungs-Gateway übermittelt, das als Schnittstelle zwischen der Kundin oder dem Kunden, dem Unternehmen und dem Zahlungsdienstleister fungiert. Das Zahlungs-Gateway ist die Instanz, bei der die Transaktionsdaten verschlüsselt und auf sichere Weise an den Zahlungsabwickler oder die anwerbende Bank übermittelt werden.

3. Autorisierung von Transaktionen

Der Zahlungsabwickler erhält die Transaktionsdaten vom Zahlungs-Gateway und prüft die Informationen. Anschließend werden die Transaktionsdetails an die Händlerbank weitergeleitet, die wiederum die Informationen zur Überprüfung und Autorisierung an das Kartennetzwerk weiterleitet.

4. Verifizierung durch die ausstellende Bank

Die Transaktionsdaten werden vom Kartennetzwerk an die ausstellende Bank weitergeleitet. Die ausstellende Bank überprüft den Kontostatus der Kundin oder des Kunden sowie das verfügbare Guthaben oder Kreditlimit und schätzt mögliche Risiken ein. Auf der Grundlage dieser Faktoren genehmigt die ausstellende Bank die Transaktion oder lehnt sie ab.

5. Autorisierungsmitteilung

Die ausstellende Bank sendet die Autorisierungsmitteilung – Genehmigung oder Ablehnung – über das Kartennetzwerk an die Händlerbank zurück. Diese leitet die Mitteilung dann an den Zahlungsabwickler weiter. Der Zahlungsabwickler sendet dann die Antwort an das Zahlungs-Gateway. Von hier aus wird sie an das POS-System oder die Online-Plattform des Unternehmens übermittelt.

6. Abschluss der Transaktion

Wird die Transaktion genehmigt, schließt das Unternehmen den Verkauf durch Lieferung der Waren oder Dienstleistungen an die Kundin oder den Kunden ab. Wird die Transaktion abgelehnt, kann das Unternehmen die Kundin oder den Kunden um eine alternative Zahlungsmethode bitten.

7. Transaktionsabwicklung

Jeweils am Tagesende sendet das Unternehmen einen Satz genehmigter Transaktionen zur Abrechnung an den Zahlungsabwickler oder die Händlerbank. Die Händlerbank fordert das Geld über das Kartennetzwerk bei der ausstellenden Bank an. Die ausstellende Bank überweist das Geld an die Händlerbank. Diese zahlt das Geld dann in der Regel innerhalb weniger Geschäftstage auf das Konto des Unternehmens ein.

8. Finanzabgleich und -Reporting

Das Unternehmen gleicht die abgerechneten Transaktionen mit seinen Umsatzdaten und etwaigen, vom Zahlungsabwickler, der Händlerbank oder anderen beteiligten Parteien erhobenen Transaktionsgebühren ab. Unternehmen und Kundin/Kunde erhalten Transaktionsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge.

Best Practices bei der Zahlungsabwicklung für Unternehmen

Best Practices bei der Zahlungsabwicklung können die Kundenerfahrung optimieren, zu einem geringeren Betrugsrisiko beitragen und die Einhaltung von Branchenvorschriften und -standards gewährleisten. Darüber hinaus ist die Einhaltung dieser Best Practices eine gute Möglichkeit zur Etablierung gut strukturierter interner Prozesse für den Zahlungsverkehr, was die effiziente Nutzung von Ressourcen und die Minimierung von Fehlern ermöglicht.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Best Practices für die Zahlungsabwicklung in Unternehmen:

  • Aufbau einer sicheren Zahlungsumgebung
    Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, wie etwa Verschlüsselung, Tokenisierung und SSL-Zertifikate (Secure Sockets Layer), damit sensible Zahlungsdaten während der Übertragung und Speicherung geschützt sind. Halten Sie den PCI DSS und andere wichtige Sicherheitsstandards ein, um eine sichere Zahlungsumgebung zu gewährleisten.

  • Bereitstellung von mehr Zahlungsoptionen
    Gehen Sie auf die unterschiedlichen Präferenzen Ihrer Kundschaft ein und optimieren Sie das Einkaufserlebnis, indem Sie mehrere Zahlungsoptionen anbieten, wie z. B. Kredit- und Debitkarten, Digital Wallets und alternative Zahlungsmethoden.

  • Wahl eines seriösen Zahlungsabwicklers
    Wählen Sie einen zuverlässigen und seriösen Zahlungsabwickler, der umfassende Lösungen für die Zahlungsabwicklung, ausgereifte Tools zur Betrugsprävention, wettbewerbsfähige Gebühren und einen herausragenden Kundensupport bietet.

  • Regelmäßige Aktualisierungen von Software und Hardware
    Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungsverarbeitungssoftware, Ihre Hardware und Integrationen auf dem neuesten Stand der Sicherheitspatches und des technologischen Fortschritts sind. So werden Schwachstellen reduziert und die Effizienz und Sicherheit Ihres Zahlungsverarbeitungssystems bleiben erhalten.

  • Schulung von Mitarbeitenden
    Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden zu Best Practices in Bezug auf Zahlungsabwicklung, Sicherheitsprotokolle und Maßnahmen zur Betrugsprävention. Stellen Sie sicher, dass sie die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens zur Zahlungsabwicklung kennen und dass sie potenzielle Sicherheitsbedrohungen erkennen und darauf reagieren können.

  • Tools zur Betrugsprävention implementieren
    Wenden Sie fortgeschrittene Tools zur Betrugsprävention an, wie z. B. Adressbestätigungs-Service-(AVS)- und Kartenprüfnummer-(CVV)-Prüfungen sowie 3D Secure-Authentifizierung, um das Risiko betrügerischer Transaktionen und Rückbuchungen zu minimieren.

  • Transaktionen überwachen
    Überwachen und überprüfen Sie Ihre Zahlungsvorgänge regelmäßig auf ungewöhnliche Muster oder Anzeichen von Betrug. Richten Sie Benachrichtigungen ein, die in Echtzeit über verdächtige Aktivitäten informieren.

  • Klare Rückerstattungs- und Rückbuchungsrichtlinien etablieren
    Erstellen und kommunizieren Sie klare Rückerstattungs- und Rückbuchungsrichtlinien für Ihre Kundschaft, um Rechtsstreitigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden. Bieten Sie einen umfassenden Kundenservice, damit Probleme umgehend gelöst werden und das Risiko von Rückbuchungen auf ein Minimum reduziert wird.

  • Optimierung von Finanzabgleich und -Reporting
    Etablieren Sie effiziente Abgleichs- und Reporting-Prozesse und gewährleisten Sie somit eine genaue Buchführung, eine zeitnahe Abrechnung von Geldern und eine effiziente Überwachung Ihrer Zahlungsaktivitäten.

  • Kenntnis der Branchentrends und -bestimmungen
    Die Zahlungsabwicklung entwickelt sich kontinuierlich weiter. Halten Sie sich auf dem Laufenden über Themen wie die neuesten Entwicklungen im Bereich der Zahlungsverarbeitungstechnologien, Best Practices der Branche und gesetzliche Änderungen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen gesetzeskonform agiert und wettbewerbsfähig bleibt.

Anbieter für die Zahlungsabwicklung – wie etwa Stripe – können diese Best Practices einhalten und bieten Unternehmen Zugang zu einem effizienten und funktionalen Zahlungsabwicklungssystem, ohne deren Ressourcen zu belasten. Weitere Informationen darüber, wie Stripe die komplexen Anforderungen moderner Unternehmen an Zahlungsabwicklungprozesse erfüllt, finden Sie hier.

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