Unternehmen jeder Größe müssen die komplexen Grundlagen der Zahlungsabwicklung verstehen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihren Kundinnen und Kunden einfache, sichere und bequeme Zahlungsmöglichkeiten anzubieten. Dies gilt insbesondere in Anbetracht der Tatsache, dass das globale Transaktionsvolumen im E-Commerce bis 2027 voraussichtlich auf 25 Billionen US-Dollar steigen wird.

Für Unternehmen, die Kundenzahlungen annehmen, spielt die Zahlungsabwicklung eine wichtige Rolle sowohl bei der Verwaltung des Cashflows als auch bei der Steigerung der Kundenzufriedenheit und bei der Minderung von Betrugsrisiken. Die Zahlungsverkehrsbranche entwickelt sich parallel zu den rasanten technologischen Fortschritten und dem sich ändernden Kundenverhalten kontinuierlich weiter. Daher müssen Unternehmen über Branchentrends, Vorschriften und Sicherheitsstandards auf dem Laufenden bleiben, um sich flexibel anpassen zu können.

Im Folgenden behandeln wir verschiedene Aspekte der Zahlungsabwicklung, darunter die einzelnen wichtigen Komponenten und die Funktionsweise der Zahlungsabwicklung sowie Best Practices für Unternehmen und die Auswahl des richtigen Anbieters, der Ihnen beim Aufbau und der Verwaltung eines effizienten Zahlungsabwicklungssystems hilft. Wenn Unternehmen diese Konzepte kennen und verstehen, können sie fundierte Entscheidungen über Strategien und Lösungen für die Zahlungsabwicklung treffen und Kundinnen und Kunden ein Bezahlsystem anbieten, das positiv zum Unternehmenswachstum beiträgt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Zahlungsabwicklung?
  
• Warum ist die Zahlungsabwicklung für Unternehmen wichtig?
  
• Wichtige Komponenten der Zahlungsabwicklung
  
• Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?
  
• Kosten und Gebühren der Zahlungsabwicklung
  
• Wie entscheiden Sie sich für einen Zahlungsabwickler?
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Was ist Zahlungsabwicklung?

Bei der Zahlungsabwicklung handelt es sich um eine Abfolge von Aktionen, die Mittel sicher zwischen einem Zahler/einer Zahlerin und einem Zahlungsempfänger/einer Zahlungsempfängerin übertragen. In der Regel umfasst sie die Autorisierung, Verifizierung und Abwicklung von Transaktionen über elektronische Zahlungssysteme.

Zahlungsabwicklungssysteme unterstützen verschiedene Transaktionsarten, darunter Kredit- und Debitkarten, elektronische Überweisungen (Electronic Funds Transfers, EFTs), Überweisungen per automatisiertem Clearinghouse (ACH), Mobilzahlungen, digitale Wallets und Kryptowährungen. Eine vielfältige Gruppe von Akteuren – darunter Banken, Finanzinstitute, Zahlungsabwickler, Technologieanbieter, Unternehmen und Regulierungsbehörden – entwickelt und verwaltet diese Systeme.

Warum ist die Zahlungsabwicklung für Unternehmen wichtig?

Eine breite Palette von Technologien, Dienstleistungen und Finanzinstrumenten (jedes physische oder digitale Instrument, das für bargeldlose Transaktionen verwendet wird, z. B. eine Kredit- oder Debitkarte) arbeiten zusammen, um eine schnelle und sichere Übertragung von Geldern zwischen den Parteien zu gewährleisten.

Zahlungsabwicklungssysteme leisten für Unternehmen Folgendes:

• Erleichterung von Handel und wirtschaftlem Wachstum
  Die Zahlungsabwicklungslösungen, die ein Unternehmen einführt, bestimmen, wie gut das Unternehmen in der Lage ist, mit Kundinnen und Kunden und der breiteren Handelswelt zu interagieren.

• Unterstützung von Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Abläufe
  Unternehmen jeder Größe sind auf eine effiziente und zuverlässige Zahlungsabwicklung angewiesen, um den Cashflow, die Kundenzufriedenheit und den gesamten Geschäftsbetrieb zu verwalten.

• Erfüllung von Kundenpräferenzen und -bedürfnissen
  Durch das Angebot verschiedener Zahlungsoptionen können Unternehmen auf die unterschiedlichen Vorlieben ihrer Kundinnen und Kunden eingehen, was den Komfort erhöht und das Vertrauen fördert.

• Reduzierung von Betrug und Wahrung der Compliance
  Ein gut funktionierendes Zahlungsabwicklungssystem hilft auch, das Betrugsrisiko zu reduzieren, die Datensicherheit zu gewährleisten und die Einhaltung relevanter Vorschriften und Branchenstandards aufrechtzuerhalten.

Die Zahlungsabwicklungslandschaft hat sich in den letzten Jahren aufgrund des technologischen Fortschritts, des veränderten Kundenverhaltens und des Aufstiegs neuer Marktteilnehmer erheblich weiterentwickelt.

Diese Änderungen haben zur Entstehung innovativer Zahlungslösungen, einem besseren Zugang zu Finanzdienstleistungen und einem verstärkten Wettbewerb in der Branche geführt. Infolgedessen können Unternehmen sowie Kundinnen und Kunden nun von Zahlungsabwicklungsoptionen profitieren, die schneller, sicherer und bequemer sind.

Wichtige Komponenten der Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung umfasst mehrere zusammenwirkende Komponenten, die sichere und effiziente Transaktionen zwischen der Kundschaft und dem Unternehmen ermöglichen. Zu diesen Komponenten gehören die Folgenden:

• Die Kundin oder der Kunde: die natürliche oder juristische Person, die die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen veranlasst.
  
• Der/die Händler/in: das Unternehmen oder der Dienstleister, das/der die Zahlung von Kundinnen und Kunden annimmt.
  
• Die Zahlungsmethode: die Methode, die eine Kundin oder ein Kunde für die Zahlung verwendet, so etwa Kreditkarten, Debitkarten, digital Wallets oder Kryptowährungen.
  
• Das Point of Sale (POS)-System: die physische oder digitale Plattform, auf der die Transaktion stattfindet, z. B. ein Einzelhandels-Datenterminal, eine E-Commerce-Website oder eine mobile App.
  
• Das Zahlungsgateway: Ein Service, der Zahlungsinformationen auf sichere Weise erfasst und vom POS-System an den Zahlungsabwickler oder die akquirierende Bank überträgt. Die Verschlüsselung und die Sicherheit sensibler Daten während des Transaktionsprozesses werden hierbei gewährleistet.
  
• Der Zahlungsabwickler: Ein Drittunternehmen, das sich um die technischen Aspekte der Transaktion kümmert. Dazu gehören die Validierung der Zahlungsinformationen, die Einholung der Autorisierung und die Verwaltung der Kommunikation zwischen der Händlerbank und der ausstellenden Bank.
  
• Der Acquirer (Händlerbank): Das Finanzinstitut, das das Konto des Händlers/der Händlerin führt, die Zahlung in seinem/ihrem Namen empfängt, die Transaktion abwickelt und das Guthaben auf dem Konto des Händlers/der Händlerin begleicht.
  
• Das Kartennetzwerk: Organisationen (z. B. Visa, Mastercard und American Express), die die Regeln, Standards und Infrastruktur für die Abwicklung von Transaktionen unter Verwendung ihrer markeneigenen Zahlungsinstrumente festlegen.
  
• Die ausstellende Bank oder der Aussteller: Das Finanzinstitut, das das Zahlungsmittel an die Kundin oder den Kunden ausgegeben hat und für die Autorisierung oder Ablehnung der Transaktion verantwortlich ist. Grundlage für Letzteres sind der Kontostand der Kundin oder des Kunden, die verfügbaren Mittel und andere Faktoren.
  
• Zahlungssicherheit: Technologien und Standards, wie der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), Tokenisierung oder Verschlüsselung, die die Sicherheit und Integrität von Zahlungsinformationen gewährleisten und vor Betrug und Datenschutzverletzungen schützen.
  
• Die Zahlungsabwicklung und der Abgleich: Anschließend folgen die Aktualisierung des Händlerkontos und die Erstellung von Transaktionsdatensätzen für die Kundin oder den Kunden und für den/die Händler/in.
  

Jede dieser Komponenten spielt eine bedeutende Rolle im Prozess und gewährleistet, dass die Transaktionen sicher, effizient und in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften und Branchenstandards abgewickelt werden.

Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?

Das Verfahren umfasst mehrere Schritte und mehrere Parteien. So funktioniert die Zahlungsabwicklung:

1. Der Kunde/die Kundin initiiert die Zahlung und übermittelt die Kartenangaben
   Der Kunde/die Kundin leitet die Zahlung ein, indem er/sie seine/ihre Zahlungsinformationen (z. B. eine Kreditkarte, Debitkarte oder eine andere Zahlungsmethode) am Point of Sale in einem Ladengeschäft oder über eine Online-Plattform wie eine E-Commerce-Website oder eine mobile App angibt.

2. Das Zahlungsgateway verschlüsselt und überträgt die Daten
   Sobald der Kunde/die Kundin seine/ihre Zahlungsinformationen übermittelt, werden diese sicher an das Zahlungsgateway übertragen, das als sichere Brücke zwischen dem Kunden/der Kundin, dem Unternehmen und dem Zahlungsabwickler fungiert.

3. Der Zahlungsabwickler und das Kartennetzwerk fordern die Autorisierung bei der ausstellenden Bank an
   Der Zahlungsabwickler empfängt die Transaktionsdaten vom Zahlungsgateway und validiert die Informationen. Anschließend werden die Transaktionsdaten an die Händlerbank weitergeleitet, die die Daten zur Validierung und Autorisierung an das Kartennetzwerk sendet.

4. Die ausstellende Bank genehmigt die Transaktion oder lehnt sie ab und sendet eine Antwort
   Die ausstellende Bank sendet die Autorisierungsantwort über das Kartennetzwerk an die Händlerbank zurück, die die Antwort dann an den Zahlungsabwickler weiterleitet. Der Zahlungsabwickler sendet die Antwort dann an das Zahlungsgateway, das das Ergebnis an das POS-System oder die Online-Plattform des Unternehmens übermittelt.

5. Genehmigte Beträge werden erfasst und auf das Konto des Händlers/der Händlerin abgewickelt
   Wenn die Transaktion genehmigt wird, schließt das Unternehmen den Verkauf ab, indem es dem Kunden/der Kundin die Waren oder Dienstleistungen bereitstellt. Am Ende jedes Tages sendet das Unternehmen einen Stapel genehmigter Transaktionen zur Zahlungsabwicklung an den Zahlungsabwickler oder die Händlerbank. Die Händlerbank fordert die Mittel von der ausstellenden Bank über das Kartennetzwerk an.

Kosten und Gebühren der Zahlungsabwicklung

Um die Kosten der Zahlungsabwicklung zu verstehen, muss man sich den Gesamtprozentsatz und die Pauschalgebühr ansehen, die ein Unternehmen für jede Transaktion zahlt. Diese Summe setzt sich in der Regel aus drei Hauptkomponenten zusammen:

• Abwicklungsgebühren
  Verrechnungskosten werden von den Kartennetzwerken wie Visa und Mastercard festgelegt, aber an die ausstellende Bank gezahlt. Diese Gebühren decken das Risiko der Bank und die Kosten für die Kontoführung und können je nach Kartentyp, Branche und dem mit einer Transaktion verbundenen Risiko variieren.

• Bewertungsgebühren
  Bewertungsgebühren werden für die Nutzung ihres Netzwerks und ihrer Marke direkt an die Kartennetzwerke gezahlt. Diese sind in der Regel viel niedriger als Verrechnungskosten und für den Händler/die Händlerin nicht verhandelbar.

• Abwicklergebühren
  Im Gegensatz zu Abwicklungs- und Bewertungsgebühren ist dies der einzige Teil der Kosten, der möglicherweise verhandelbar ist. Dies deckt die Gemeinkosten, die Technologie und den Kundensupport des Abwicklers ab.

Abwickler bündeln diese drei Kosten in der Regel in eine der folgenden Preisstrukturen:

• Pauschaltarife
  Der Händler/die Händlerin zahlt für jede Transaktion einen festen Prozentsatz (z. B. 2,9 % + 0,30 US-Dollar), unabhängig von den tatsächlichen Verrechnungskosten. Dies ist einfach und vorhersehbar, kann jedoch für Unternehmen mit hohem Volumen teurer sein.

• Interchange-Plus-Preismodell
  Der Abwickler berechnet die tatsächlichen Abwicklungs- und Bewertungskosten sowie eine transparente, separate Transaktionsgebühr (z. B. Abwicklung + 0,20 % + 0,10 US-Dollar). Dies ist oft das transparenteste und kostengünstigste Modell für wachsende Unternehmen.

• Gestaffeltelte Preisgestaltung
  Transaktionen werden basierend auf dem Risiko als „qualifiziert“, „mittelqualifiziert“ oder „nicht qualifiziert“ kategorisiert. Dieses Modell ist oft am wenigsten transparent, da es schwierig sein kann, vorherzusagen, in welche Stufe eine bestimmte Karte fallen wird.

Auswahl eines Zahlungsabwicklers

Die Wahl des besten Zahlungsabwicklers für Ihr Unternehmen hängt von Ihren Anforderungen, Ihrer Branche, Ihrer Größe und anderen Faktoren ab. Folgendes sollten Sie bei der Auswahl eines Zahlungsabwicklers beachten:

1. Definieren Sie Ihre Vertriebskanäle
   Legen Sie fest, wo Sie Zahlungen akzeptieren möchten. Wenn Sie ausschließlich im E-Commerce tätig sind, benötigen Sie einen Abwickler mit einem robusten Online-Gateway. Wenn Sie ein Ladengeschäft haben, benötigen Sie einen, der integrierte POS-Hardware anbietet. Suchen Sie für Omnichannel-Unternehmen nach einem Unified Commerce-Anbieter, der Daten zwischen Online- und Offline-Verkäufen synchronisieren kann.

2. Bewerten Sie Integration, Benutzerfreundlichkeit und Support
   Prüfen Sie, ob der Abwickler direkt in die Tools integriert werden kann, die Sie bereits verwenden, z. B. in Ihre Buchhaltungssoftware oder E-Commerce-Plattform. Ein Abwickler, der eine benutzerdefinierte Codierung erfordert, kann teuer sein, wohingegen eine Plug-and-Play-Lösung Zeit spart. Suchen Sie nach einem Abwickler, der rund um die Uhr menschlichen Support per Telefon oder Live-Chat bietet. Sich ausschließlich auf ein E-Mail-Ticketing-System zu verlassen, kann zu kostspieligen Ausfallzeiten führen, wenn Ihre Fähigkeit, Zahlungen entgegenzunehmen, unterbrochen wird.

3. Vergleichen Sie Preismodelle mit Ihrem Volumen
   Wählen Sie eine Preisstruktur, die Ihrem Transaktionsvolumen entspricht. Kleinunternehmen mit geringen monatlichen Umsätzen profitieren oft von der Vorhersehbarkeit einer pauschalen Preisgestaltung. Unternehmen mit höherem Volumen können in der Regel viel Geld sparen, wenn sie sich für Interchange-Plus-Preise entscheiden, die mehr Transparenz und geringere Margen bieten.

4. Priorisieren Sie Sicherheit und Compliance
   Stellen Sie sicher, dass der Abwickler PCI DSS-konform ist und erweiterte Tools zur Betrugsvorbeugung wie Tokenisierung und End-to-End-Verschlüsselung anbietet. Dies reduziert Ihre Haftung und schützt die sensiblen Daten Ihrer Kundinnen und Kunden, ohne dass Sie die Sicherheitsinfrastruktur selbst verwalten müssen.

5. Überprüfen Sie die Auszahlungsgeschwindigkeiten
   Der Cashflow ist das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Überprüfen Sie den Abwicklungsplan des Abwicklers. Einige Anbieter bieten Auszahlungen am nächsten Tag oder sogar sofortige Auszahlungen an, während andere das Guthaben für 2 bis 3 Werktage einbehalten. Achten Sie darauf, zu prüfen, ob mit dem schnelleren Zugriff auf Ihr Geld zusätzliche Gebühren verbunden sind. Best Practices zur Zahlungsabwicklung für Unternehmen

Best Practices bei der Zahlungsabwicklung können die Kundenerfahrung optimieren, zu einem geringeren Betrugsrisiko beitragen und die Einhaltung von Branchenvorschriften und -standards gewährleisten. Darüber hinaus ist die Einhaltung dieser Best Practices eine gute Möglichkeit zur Etablierung gut strukturierter interner Prozesse für den Zahlungsverkehr, was die effiziente Nutzung von Ressourcen und die Minimierung von Fehlern ermöglicht.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Best Practices für die Zahlungsabwicklung in Unternehmen:

• Bauen Sie eine sichere Zahlungsumgebung auf
  Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Tokenisierung und SSL-Zertifikate (Secure Sockets Layer), um sensible Zahlungsdaten während der Übertragung und Speicherung zu schützen. Halten Sie PCI DSS und andere relevante Sicherheitsstandards ein, um eine sichere Zahlungsumgebung zu gewährleisten.

• Bieten Sie verschiedene Zahlungsoptionen an
  Gehen Sie auf die unterschiedlichen Vorlieben Ihrer Kundinnen und Kunden ein und verbessern Sie ihr Einkaufserlebnis, indem Sie mehrere Zahlungsoptionen anbieten, z. B. Kredit- und Debitkarten, digitale Wallets und alternative Zahlungsmethoden.

• Wählen Sie einen seriösen Zahlungsabwickler
  Wählen Sie einen zuverlässigen und seriösen Zahlungsabwickler, der umfassende Zahlungsabwicklungslösungen, erweiterte Tools zur Betrugsvorbeugung, wettbewerbsfähige Gebühren und einen hervorragenden Kundensupport anbietet.

• Aktualisieren Sie Software und Hardware regelmäßig
  Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungsverarbeitungssoftware, Ihre Hardware und Integrationen auf dem neuesten Stand der Sicherheitspatches und des technologischen Fortschritts sind. So werden Schwachstellen reduziert und die Effizienz und Sicherheit Ihres Zahlungsverarbeitungssystems bleiben erhalten.

• Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden
  Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden zu Best Practices in Bezug auf Zahlungsabwicklung, Sicherheitsprotokolle und Maßnahmen zur Betrugsprävention. Stellen Sie sicher, dass sie die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens zur Zahlungsabwicklung kennen und dass sie potenzielle Sicherheitsbedrohungen erkennen und darauf reagieren können.

• Implementieren Sie Instrumente zur Betrugsprävention
  Setzen Sie erweiterte Tools zur Betrugsvorbeugung ein, z. B. Adressüberprüfung (Address Verification Service, AVS), Kartenprüfnummer (Card-Verification-Value, CVV) und 3D Secure-Authentifizierung, um das Risiko betrügerischer Transaktionen und Rückbuchungen zu minimieren.

• Überwachen Sie Transaktionen
  Überwachen und überprüfen Sie Ihre Zahlungsvorgänge regelmäßig auf ungewöhnliche Muster oder Anzeichen von Betrug. Richten Sie Benachrichtigungen ein, die in Echtzeit über verdächtige Aktivitäten informieren.

• Etablieren Sie klare Rückerstattungs- und Rückbuchungsrichtlinien
  Erstellen und kommunizieren Sie klare Rückerstattungs- und Rückbuchungsrichtlinien für Ihre Kundschaft, um Rechtsstreitigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden. Bieten Sie einen umfassenden Kundenservice, damit Probleme umgehend gelöst werden und das Risiko von Rückbuchungen auf ein Minimum reduziert wird.

• Optimieren Sie Finanzabgleich und -Reporting
  Etablieren Sie effiziente Abgleichs- und Reporting-Prozesse und gewährleisten Sie somit eine genaue Buchführung, eine zeitnahe Abrechnung von Geldern und eine effiziente Überwachung Ihrer Zahlungsaktivitäten.

• Bleiben Sie über Branchentrends und -bestimmungen auf dem Laufenden
  Die Zahlungsabwicklung entwickelt sich kontinuierlich weiter. Halten Sie sich auf dem Laufenden über Themen wie die neuesten Entwicklungen im Bereich der Zahlungsverarbeitungstechnologien, Best Practices der Branche und gesetzliche Änderungen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen gesetzeskonform agiert und wettbewerbsfähig bleibt.

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