คาดการณ์กันว่าการชำระเงินแบบดิจิทัลจะมีมูลค่าถึง 9.5 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2023 ธุรกิจทุกขนาดจะต้องเข้าใจพื้นฐานที่ซับซ้อนของการประมวลผลการชําระเงินเพื่อให้แข่งขันกับคู่แข่งได้ และนำเสนอวิธีการชําระเงินที่ง่าย ปลอดภัย และสะดวกสบายให้แก่ลูกค้า

สำหรับธุรกิจที่รับชำระเงินจากลูกค้า การประมวลผลการชำระเงินมีบทบาทสําคัญในการจัดการกระแสเงินสด เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า และบรรเทาความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง ขณะที่อุตสาหกรรมการชําระเงินพัฒนาไปพร้อมกับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีอย่างรวดเร็วและพฤติกรรมลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไป ธุรกิจต่างๆ จึงต้องเท่าทันข่าวสารเกี่ยวกับแนวโน้มอุตสาหกรรม ระเบียบข้อบังคับ และมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยเพื่อให้มั่นใจว่าจะปรับตัวได้

ด้านล่างนี้ เราจะสำรวจการประมวลผลการชําระเงินในด้านต่างๆ รวมถึงองค์ประกอบ การทำงานของการประมวลผลการชําระเงิน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับธุรกิจ และความสําคัญของการเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสมเพื่อช่วยให้คุณสร้างและดูแลระบบประมวลผลการชําระเงินอย่างมีประสิทธิภาพ การเข้าใจแนวคิดเหล่านี้จะช่วยให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับกลยุทธ์และโซลูชันการประมวลผลการชําระเงินของตนได้อย่างมีข้อมูล และส่งมอบประสบการณ์การชําระเงินที่กระตุ้นการเติบโตได้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การประมวลผลการชําระเงินคืออะไร
  
• เหตุใดการประมวลผลการชําระเงินจึงสําคัญต่อธุรกิจ
  
• องค์ประกอบของการประมวลผลการชําระเงิน
  
• การประมวลผลการชําระเงินมีหลักการทํางานอย่างไร
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการประมวลผลการชําระเงินสําหรับธุรกิจ
  

การประมวลผลการชําระเงินคืออะไร

การประมวลผลการชําระเงินคือลําดับของการดําเนินการที่โอนเงินทุนระหว่างผู้ชําระเงินกับผู้รับเงินอย่างปลอดภัย โดยปกติแล้วจะประกอบด้วยการอนุมัติ การยืนยัน และการชําระเงินของรายการธุรกรรมผ่านระบบการชําระเงินอิเล็กทรอนิกส์

ระบบประมวลผลการชําระเงินรองรับธุรกรรมหลายประเภท เช่น บัตรเครดิตและบัตรเดบิต การโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (EFT) การโอนผ่านสํานักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) การชําระเงินผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ กระเป๋าเงินดิจิทัล และคริปโตเคอร์เรนซี โดยผู้มีส่วนเกี่ยวข้องหลากหลายกลุ่ม เช่น ธนาคาร สถาบันการเงิน ผู้ประมวลผลการชําระเงิน ผู้ให้บริการเทคโนโลยี ธุรกิจ และหน่วยงานกํากับดูแล เป็นผู้พัฒนาและจัดการระบบเหล่านี้

เหตุใดการประมวลผลการชําระเงินจึงสําคัญต่อธุรกิจ

เทคโนโลยี บริการ และเครื่องมือทางการเงินที่หลากหลาย (เครื่องมือทางการเงินหรือเครื่องมือดิจิทัลใดๆ ที่ใช้ทําธุรกรรมแบบไม่ใช้เงินสด เช่น บัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต) ทํางานร่วมกันเพื่อให้การโอนเงินระหว่างคู่สัญญาทําได้รวดเร็วและปลอดภัย ระบบประมวลผลการชําระเงินช่วยอํานวยความสะดวกด้านการค้า สนับสนุนอีคอมเมิร์ซ และส่งเสริมการเติบโตทางเศรษฐกิจ โซลูชันการประมวลผลการชําระเงินที่ธุรกิจเลือกใช้เป็นเครื่องกําหนดว่าธุรกิจนั้นจะสามารถโต้ตอบกับลูกค้าและธุรกิจการค้าในวงกว้างได้ดีเพียงใด

นอกจากนี้ ธุรกิจทุกขนาดต่างก็ต้องพึ่งพาการประมวลผลการชําระเงินที่มีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้ซึ่งจะช่วยจัดการกระแสเงินสด ความพึงพอใจของลูกค้า และการปฏิบัติงานทางธุรกิจโดยรวมด้วย การนำเสนอทางเลือกการชําระเงินที่หลากหลายช่วยให้ธุรกิจสามารถรองรับความต้องการที่หลากหลายของลูกค้า ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายและเสริมสร้างความเชื่อมั่นของลูกค้า อีกทั้งระบบประมวลผลการชําระเงินที่ทํางานได้ดียังช่วยลดความเสี่ยงจากการฉ้อโกง เพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูล และช่วยในการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับและมาตรฐานอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องอีกด้วย

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา สภาพการณ์ด้านการประมวลผลการชําระเงินเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากจากขับเคลื่อนด้วยความก้าวหน้าในเทคโนโลยี พฤติกรรมของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไป และการเติบโตของผู้ให้บริการรายใหม่ๆ ในตลาด การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ทําให้เกิดโซลูชันการชําระเงินที่เป็นนวัตกรรมใหม่ๆ การเข้าถึงบริการทางการเงินทำได้มากขึ้น และการแข่งขันในตลาดก็มากขึ้นด้วย ด้วยเหตุนี้ ปัจจุบันธุรกิจและลูกค้าจึงได้รับประโยชน์จากตัวเลือกการประมวลผลการชําระเงินที่รวดเร็ว ปลอดภัยมากขึ้น และสะดวกยิ่งขึ้น

องค์ประกอบของการประมวลผลการชําระเงิน

การประมวลผลการชําระเงินมีองค์ประกอบหลายรายการที่ทํางานร่วมกันเพื่อให้ธุรกรรมระหว่างลูกค้ากับธุรกิจทำได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ องค์ประกอบเหล่านี้ประกอบด้วย

• ลูกค้า: บุคคลหรือหน่วยงานที่เริ่มต้นการชําระเงินค่าสินค้าหรือบริการ
  
• ผู้ค้า: ธุรกิจหรือผู้ให้บริการที่รับการชําระเงินจากลูกค้า
  
• วิธีการชําระเงิน: วิธีที่ลูกค้าใช้ชําระเงิน เช่น บัตรเครดิต บัตรเดบิต กระเป๋าเงินอิเล็กทรอนิกส์ หรือคริปโตเคอร์เรนซี
  
• ระบบระบบบันทึกการขาย (POS): แพลตฟอร์มจริงหรือดิจิทัลที่มีการทําธุรกรรม เช่น เทอร์มินัลร้านค้าปลีก เว็บไซต์อีคอมเมิร์ซ หรือแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่
  
• เกตเวย์การชําระเงิน: บริการที่บันทึกและส่งข้อมูลการชําระเงินจากระบบ POS ไปยังผู้ประมวลผลการชําระเงินหรือธนาคารผู้รับบัตรอย่างปลอดภัย ช่วยให้มั่นใจในการเข้ารหัสและความปลอดภัยของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนระหว่างขั้นตอนการทําธุรกรรม
  
• ผู้ประมวลผลการชําระเงิน: บริษัทบุคคลที่สามที่ดูแลธุรกรรมในด้านเทคนิค ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบข้อมูลการชําระเงิน การขออนุญาต และการจัดการการสื่อสารระหว่างธนาคารผู้รับบัตรและธนาคารผู้ออกบัตร
  
• ธนาคารผู้รับบัตร หรือสถาบันผู้รับบัตร: สถาบันการเงินที่ถือบัญชีของผู้ค้า รับชําระเงินในนามของลูกค้า ประมวลผลธุรกรรม และชําระเงินในบัญชีของผู้ค้า
  
• เครือข่ายบัตร: องค์กร (เช่น Visa, Mastercard และ American Express) ที่ก่อตั้งกฎระเบียบ มาตรฐาน และโครงสร้างพื้นฐานสําหรับการประมวลผลธุรกรรม โดยใช้เครื่องมือการชําระเงินในแบรนด์ของตนเอง
  
• ธนาคารผู้ออกบัตรหรือสถาบันผู้ออกบัตร: สถาบันการเงินที่ออกเครื่องมือการชําระเงินให้กับลูกค้า และมีหน้าที่อนุมัติหรือปฏิเสธธุรกรรม โดยพิจารณาจากสถานะบัญชีของลูกค้า เงินทุนที่ใช้ได้ และปัจจัยอื่นๆ
  
• ระบบการรักษาความปลอดภัยในการชําระเงิน: เทคโนโลยีและมาตรฐาน เช่น มาตรฐานการรักษาความปลอดภัยข้อมูลสําหรับอุตสาหกรรมบัตรชําระเงิน (PCI DSS) การแปลงเป็นโทเค็น หรือการเข้ารหัส ซึ่งทำให้เกิดความปลอดภัยและความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูลการชําระเงินตลอดจนป้องกันการฉ้อโกงและการละเมิดข้อมูล
  
• การชําระเงินและการกระทบยอด: ขั้นตอนการโอนเงินระหว่างธนาคารผู้ออกบัตรและธนาคารผู้รับบัตร ตามด้วยการอัปเดตบัญชีของผู้ค้าและการสร้างบันทึกรายการธุรกรมของลูกค้าและผู้ค้า
  

องค์ประกอบแต่ละส่วนมีบทบาทสําคัญในขั้นตอน เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์อย่างปลอดภัย มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับและมาตรฐานอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง

How does payment processing work?

The process involves several steps and multiple parties. Here’s an explanation of how payment processing works:

1. Transaction initiation

The customer initiates the payment by providing their payment information (e.g., a credit card, debit card, or another payment method) at the point of sale in a physical store, or through an online platform like an ecommerce website or mobile app.

2. Payment gateway

Once the customer submits their payment information, it’s securely transmitted to the payment gateway, which acts as a bridge between the customer, the business, and the payment processor. The payment gateway is responsible for encrypting the transaction data and ensuring the data is transmitted securely to the payment processor or the acquiring bank.

3. Transaction authorization

The payment processor receives the transaction data from the payment gateway and validates the information. It then forwards the transaction details to the acquiring bank, which sends the information to the card network for validation and authorization.

4. Issuing-bank verification

The card network forwards the transaction details to the issuing bank. The issuing bank verifies the customer’s account status, checks the available balance or credit limit, and assesses any potential risks. Based on these factors, the issuing bank either approves or declines the transaction.

5. Authorization response

The issuing bank sends back the authorization response—approval or decline—through the card network to the acquiring bank, which then forwards the response to the payment processor. The payment processor then sends the response to the payment gateway, which communicates the result to the business’s POS system or online platform.

6. Transaction completion

If the transaction is approved, the business completes the sale by providing the customer with the goods or services. If the transaction is declined, the business may request an alternative payment method from the customer.

7. Transaction settlement

At the end of each day, the business sends a batch of approved transactions to the payment processor or the acquiring bank for settlement. The acquiring bank requests the funds from the issuing bank through the card network. The issuing bank transfers the funds to the acquiring bank, which then deposits the money into the business’s account, usually within a few business days.

8. Reconciliation and reporting

The business reconciles the settled transactions with its sales records and any transaction fees charged by the payment processor, acquiring bank, or other parties involved. Both the business and the customer receive transaction records, such as invoices, receipts, or account statements.

Payment processing best practices for businesses

Implementing payment processing best practices can enhance the customer experience, minimize the risk of fraud, and maintain compliance with industry regulations and standards. Additionally, upholding these best practices is a good way to cultivate a well-structured set of internal processes for payments, which will efficiently use resources and minimize errors.

Here are some key payment processing best practices for businesses:

• Build a secure payment environment
  Implement robust security measures, such as encryption, tokenization, and secure sockets layer (SSL) certificates, to protect sensitive payment data during transmission and storage. Comply with PCI DSS and other relevant security standards to ensure a secure payment environment.

• Offer diverse payment options
  Cater to the diverse preferences of your customers and enhance their shopping experience by offering multiple payment options, such as credit and debit cards, digital wallets, and alternative payment methods.

• Use a reputable payment processor
  Choose a reliable and reputable payment processor that offers comprehensive payment processing solutions, advanced fraud prevention tools, competitive fees, and excellent customer support.

• Regularly update software and hardware
  Ensure that your payment processing software, hardware, and integrations are up-to-date with the latest security patches and technology advancements. This reduces vulnerabilities and maintains the efficiency and security of your payment processing system.

• Train employees
  Educate your employees about payment processing best practices, security protocols, and fraud prevention measures. Ensure that they are aware of your company’s payment processing policies and procedures and can recognize and respond to potential security threats.

• Implement fraud prevention tools
  Employ advanced fraud prevention tools, such as address verification service (AVS), card verification value (CVV) checks, and 3D Secure authentication, to minimize the risk of fraudulent transactions and chargebacks.

• Monitor transactions
  Regularly monitor and review your payment processing activities for any unusual patterns or signs of fraud. Set up notifications to stay informed about any suspicious activity in real time.

• Maintain clear refund and chargeback policies
  Develop and communicate clear refund and chargeback policies to your customers, to reduce disputes and misunderstandings. Provide comprehensive customer service to resolve issues promptly, minimizing the risk of chargebacks.

• Streamline reconciliation and reporting
  Implement efficient reconciliation and reporting processes to ensure accurate accounting, timely settlement of funds, and effective monitoring of your payment processing activities.

• Stay informed about industry trends and regulations
  Payment processing is perpetually evolving. Keep up-to-date with the latest developments in payment processing technologies, industry best practices, and regulatory changes to ensure your business remains compliant and competitive.

A payment processing provider, such as Stripe, can maintain these best practices, giving businesses access to an efficient, functional payment processing system without straining their resources. For more information about how Stripe caters to the complex payment processing needs of modern businesses, start here.