未付账单是指企业已向客户开具但尚未支付的账单。这些账单会被视作企业的应收账款，意味着企业预期可以获得且有权获得的未来现金流入。未付账单会影响公司的财务健康状况：2024 年的一项研究发现，美国企业开具的 50% 账单已逾期。追讨未付账单非常重要，因为尚未以现金形式实现的收入，会影响企业管理财务和投资增长或运营的能力。

下面，我们将讨论未付账单及其对业务的影响：造成未付账单的原因、早期指标、如何防止未付账单以及发生未付账单时如何应对。

本文内容

• 未付账单如何影响业务健康状况
  
• 如何防止未付账单
  
• 如何让您的客户支付逾期账单
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

未付账单如何影响业务健康状况

未支付账单可以通过以下方式影响企业的财务状况：

• 现金流：企业依靠稳定的现金流入来支付工资、租金和水电费等运营成本。当付款延迟时，可能会造成现金流缺口，使企业难以履行其金融债务。

• 资源分配：管理未付账单通常需要额外资源，例如时间和人员，以跟进客户并尝试收取未结款项。这项工作会分散资源，可能影响整体业务效率。

• 预算管理：未收回的未付账单带来的收入会使企业难以准确预测其财务状况，从而使预算和财务规划复杂化，更难以有效地为未来项目或投资分配资源。

• 信用：企业的运营和发展通常依赖于信用额度或贷款。大量未付账单会影响企业的信用状况，增加融资难度或成本。

• 投资与增长：未付账单带来的不确定性和财务压力，会限制企业投资新机遇或增长领域的能力。没有稳定的现金流，将难以开展创新、拓展业务，或是增聘人员。

• 供应商关系：未付账单可能会影响公司按时向供应商付款的能力，这可能会损害业务关系，并导致未来获得优惠条款的机会减少。

如何防止未付账单

频繁出现未付账单，不仅会直接影响财务健康状况，也能暴露出企业内部存在的更深层问题，例如产品或服务质量、客户满意度或企业信用管控流程的有效性。企业既要减轻未付账单的即时影响，又要理解其发生的根本原因。

原因与警告

识别常见原因（及警示信号）的企业可以采取积极措施，降低未付账单带来的风险。以下是一些客户可能无法按时甚至根本不付款的原因和警示信号。

未付款的潜在原因

• 沟通不畅：客户可能因对付款条款或产品或服务细节的误解或不清楚，而导致未支付账单。

• 有争议的费用：如果客户不同意费用或对收到的商品或服务不满意，他们可能不会支付账单。

• 开单不准确：开单错误，例如金额错误、向错误客户开具账单，或未列明服务，可能导致付款延迟。

• 复杂的付款流程：如果付款流程复杂，客户可能会因不便而延迟付款。

• 客户财务困难：客户可能有自己的现金流问题，影响其按时付款的能力。

• 缺乏跟进：如果企业没有及时提醒或跟进，客户可能会忘记付款或不优先付款。

潜在的未付款预警信号

• 逾期付款记录：如果客户过去有延迟付款或付款不一致的记录，那么这种模式很有可能继续下去。监控付款记录有助于识别这些趋势。

• 沟通不畅：如果客户反应迟钝或总是回避沟通，尤其是在账单或付款查询方面，就可能面临未付款的风险。难以联系到合适的人或部门处理付款事宜也可能是一个危险信号。

• 财务不稳定：注意客户可能遇到财务困难的迹象。这可能包括有关裁员、公共财政损失或行业衰退的消息，这些都可能影响客户的付款能力。

• 争议和投诉：经常出现的账单纠纷或对商品或服务的投诉，即使看起来很轻微，也可能是未付款的前兆。这些都可能成为以后扣留付款的理由。

• 订单模式的突然变化：没有明确原因的订单突然增加或减少可能是麻烦的征兆。例如，一个不寻常的大订单可能表明客户超出了他们的经济承受能力。

• 不愿提供财务信息：在 B2B 交易中，若客户不愿提供资信证明或财务相关资料，往往预示其存在潜在支付风险。

• 联系方式变更：在未进行明确沟通的情况下，频繁更改账单地址、联系电话或主要人员，均属于不良信号，表明客户可能试图逃避付款责任。

• 异常紧迫：如果新客户异常急切地要求赶工，但又不愿意支付赶工费或预付款，这可能表明他们打算不付款就接受服务或产品。

• 交货后协商付款条件：如果客户在收到货物或服务后试图重新协商付款条件，可能是在想方设法拖延或减少付款。

• 部分付款：虽然部分付款有时可能是为结算账单而做出的善意努力，但也可能表明客户无力支付全额。

及早识别这些警告信号有助于企业采取适当的措施，例如要求预付款、调整信用条款或增加监控和跟进工作，以最大限度地降低不付款的风险，保护财务健康。

防止未付账单的最佳实践

使用实时报告并设置警报

使用提供实时管理平台的软件，显示应收账款的状态，包括未结账单、已付账单和账龄报告。

沟通

与客户清楚沟通付款条款、截止日期以及所提供商品或服务的细节。提供客户门户，客户可以查看账单历史、支付未结账单，并与您的财务团队沟通。在沟通账单时，要以理解和同理心的态度对待每一次互动。要认识到客户可能面临暂时的财务问题，并愿意协商切实可行的付款方案，同时确保企业的需求得到满足。

在线支付

使用允许客户直接在线支付账单的平台。例如，Stripe 提供了一套支付处理工具，可以集成到您的账单系统中，让客户能够通过信用卡、银行转账或其他方式付款。

自动账单生成

使用软件自动生成并发送账单给客户。这确保了及时计费并减少人工错误。

付款条款与滞纳金

在开始工作前，明确列出付款条款，包括到期日、可接受的支付方式，以及任何可能的滞纳金。让客户以书面形式确认这些条款。考虑根据客户信用调整付款条款，或要求对高风险客户缩短付款期限或预付款。

替代支付选项

尽可能提供非传统的支付选项。尤其是在线支付，为客户提供了从 ACH 转账到先买后付 (BNPL) 的多种支付选项。

技术集成与 API

将应收账款管理软件与现有的企业资源规划和客户关系管理系统集成，实现客户互动和财务数据的一体化视图。这有助于您了解哪些账单未支付，以及您的企业与客户的历史记录。应用程序接口 (API) 可以连接不同系统并实现数据传输自动化。例如，Stripe 的 API 便于与其他财务或业务管理工具集成，实现了连贯的工作流程。

逾期付款跟进

一旦逾期付款，立即联系。第一次提醒应表现出友好，假设可能是疏忽或小问题。然后，制定系统化的跟进方法，包括通过各种沟通渠道（如电子邮件、电话和信件）进行提醒的时间表。考虑使用自动提醒逾期付款的开单软件，追踪所有沟通。

如何让您的客户支付逾期账单

当客户尚未支付账单时，按顺序采取以下步骤：

发送提醒邮件

在这封邮件中，避免使用对抗性的语言，专注于寻找解决方案。即使在困难情况下，也要保持专业。在沟通中强调业务关系的重要性，表明您重视这份持续的合作关系，而不仅仅是交易本身。

收取逾期付款费用

在开始工作前，应以书面形式确定滞纳金，这样当发生逾期付款时，客户已经有了熟悉的流程。

催款函

在启动正式法律诉讼程序前，通常会向债务人发送催款函。函件中会列明未结清款项金额、过往所有催收记录，以及最终付款期限；同时明确告知，若未能在指定日期前收到款项，将采取法律诉讼途径。

启动法律诉讼程序

若您的企业已穷尽内部所有催款手段，仍面临客户长期拖欠账单款项的情况，则可考虑通过法律途径追回欠款。不同情境对应不同的方案。例如，若债务人位于境外，欠款追偿的复杂程度将会上升：企业需遵循多国法律体系开展追偿工作，且可能需要与专业处理跨境债务的法律机构或债务催收机构合作。在整个债务追偿过程中，企业务必遵守当地各项法律法规。以美国《公平债务催收行为法》 (FDCPA) 为例，该法案明确了对待债务人的行为规范，并禁止各类不当催收行为。

在采取法律诉讼程序前，评估法律程序的成本效益，考虑律师费、诉讼费用以及债务人的偿还能力。咨询专门从事债务催收或商业法的律师，了解您的选择。以下列出了可能的法律追偿途径：

• 小额索赔法院：对于相对较小的金额，企业可以在小额索赔法庭提起诉讼。可申索的最高金额因管辖区而异，范围从 2500 美元到 2.5 万美元不等。这一过程通常比高等法院更快且不那么正式，且在许多情况下，无需法律代理。

• 民事诉讼：如果金额超过小额索赔门槛，下一步就是向民事法庭提起诉讼。这一程序更为正式和复杂，通常需要法律代表。如果索赔成功，法院有权对债务人做出判决。

• 调解或仲裁：在法律程序之前或期间，当事人可能会同意采用调解或仲裁等替代性争议解决方法，这两种方法都有中立的第三方参与。这些方法可能更快、更具成本效益，无需法庭审判即可达成双方都同意的解决方案。

如果您确实诉诸法庭并获得了对您有利的判决，追讨债务仍然是一项挑战。可以采取以下步骤来执行判决：

• 执行令状：该法院命令允许扣押属于债务人的资产或银行账户以偿还债务。

• 扣押：这一法律程序允许债权人截留债务人应得的资金（如工资）以偿还债务。

• 留置权：在债务人的财产上设置留置权，可确保在出售财产时偿还债务。

Stripe Invoicing 如何提供帮助

Stripe Invoicing 简化了从创建账单到款项回收的应收账款 (AR) 流程。无论您是管理一次性账单还是定期计费，Stripe 都能帮助企业加快收款并简化运营：

• 自动化应收账款：轻松创建、自定义和发送专业账单——无需代码。Stripe 会自动跟踪账单状态、发送付款提醒并处理退款，助您随时掌握现金流。

• 加速现金流：通过集成的全球支付、自动提醒和 AI 驱动的催款工具，缩短应收账款周转天数 (DSO)，并加快收款速度，帮助您收回更多收入。

• 增强客户体验：提供现代化的支付体验，支持 25 种以上语言、135 种以上货币和 100 种以上支付方式。客户可通过自助客户门户轻松访问并支付账单。

• 减少后台工作量：在几分钟内生成账单，并通过自动提醒和 Stripe 托管账单支付页面减少催款时间。

• 与现有系统集成：Stripe Invoicing 与流行的会计和企业资源规划 (ERP) 软件集成，助您保持系统同步，减少手动数据录入。

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