Um relatório de contas vencidas a receber é uma lista de faturas não pagas e notas de crédito não utilizadas, categorizadas por data, separando os recebíveis conforme o tempo decorrido desde o vencimento em intervalos de 30 dias (por exemplo, 0 a 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias). Esse relatório ajuda a identificar faturas vencidas e a avaliar a saúde financeira dos recebíveis. Em 2022, uma análise de 250.000 faturas enviadas pelo software Devida revelou que 63% das faturas de pagamentos avulsos foram pagas até 30 dias após a emissão, ou seja: mais de um terço se qualificaria para um relatório de contas a receber vencidas.

Este guia explica contas vencidas a receber: como funcionam, como criar seus próprios relatórios e as vantagens de contas vencidas a receber.

Neste artigo:

• O que consta no relatório de contas vencidas de contas a receber?
  
• Criação e utilização de relatórios de contas vencidas a receber
  
• Como calcular contas vencidas a receber
  
• Vantagens de usar contas vencidas a receber
  

O que consta no relatório de contas vencidas de contas a receber?

Um relatório de contas vencidas a receber normalmente inclui os seguintes elementos:

• Dados do cliente: nome do cliente ou da empresa. Também pode incluir dados de contato ou um número de conta para referência.

• Dados da fatura: o número da fatura, a data em que foi emitida e o valor total devido.

• Categorias de vencimento: as categorias de vencimento indicam há quanto tempo a fatura está vencida. As categorias comuns são 0 a 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias e mais de 90 dias.

• Valores devidos: o valor devido em cada categoria de vencimento por cliente e o valor total devido em todas as categorias de vencimento por cliente. O relatório também pode fornecer um total geral de todos os recebíveis vencidos.

• Notas de crédito: os relatórios podem incluir detalhes de notas de crédito não utilizadas, que fornecem crédito sobre uma fatura.

• Comentários: os relatórios podem incluir uma seção de comentários ou notas detalhando tentativas de cobrança, acordos de pagamento ou outras informações relevantes.

Criação e utilização de relatórios de contas vencidas a receber

Criar o relatório

As empresas podem elaborar relatórios de contas vencidas manualmente com planilhas ou automatizá-los com um software de contabilidade ou cobrança que obtém dados diretamente do livro-razão de contas a receber. Esses softwares também podem enviar lembretes de pagamento automáticos para os clientes. Algumas empresas integram seus relatórios de contas vencidas com sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para combinar dados financeiros com dados de interação com o cliente.

Dependendo das necessidades da empresa, os relatórios podem ser personalizados com informações como termos de pagamento, cobranças anteriores ou anotações sobre a comunicação com o cliente. Etapas básicas da criação de um relatório de contas vencidas de contas a receber:

• Compilar faturas.
  
• Defina intervalos de categorização (por exemplo, 0 a 30 dias, 31 a 60 dias).
  
• Categorize as faturas pelo tempo de vencimento.
  
• Calcular os saldos dos clientes para cada categoria.
  
• Calcular saldos totais para cada categoria.
  

Atualize os relatórios regularmente (muitas empresas fazem relatórios mensais). Isso reflete o status atual das contas a receber e cria documentação importante para auditorias financeiras.

Analisar o relatório

Agende revisões frequentes do relatório de contas vencidas, geralmente semanais ou mensais, para acompanhar de perto os recebíveis e identificar precocemente contas vencidas. As empresas usam o relatório para avaliar as seguintes áreas:

• Contas inadimplentes: identifique quais clientes estão com pagamentos atrasados e há quanto tempo suas faturas estão vencidas. Concentre-se nas contas mais atrasadas. Essas são as contas problemáticas que precisam de atenção imediata.

• Políticas de crédito: avalie a eficácia das políticas e práticas de crédito, inclusive termos claros para pagamentos, multas para pagamentos atrasados e possíveis incentivos para pagamentos antecipados. Valores excessivos ou frequentes de atrasos nas categorias mais antigas podem indicar políticas muito frouxas ou falta de aplicação eficaz.

• Incobrável: avalie o risco de não recebimento. Quanto mais tempo uma fatura permanecer sem pagamento, menor a probabilidade de ela ser paga: a análise do Due 2022 descobriu que a probabilidade de uma fatura vencida há mais de 90 dias ser paga é muito baixa: apenas 18% serão pagas.

• Padrões ou tendências: procure tendências que indiquem problemas mais amplos, como atrasos frequentes de clientes específicos ou problemas com produtos ou serviços específicos que resultem em contestações e atrasos nos pagamentos. Observe quais períodos de vencimento estão acumulando mais recebíveis não pagos.

Agir conforme o relatório

Use os insights de relatórios de contas vencidas antigos para refinar políticas de crédito, melhorar as estratégias de comunicação com o cliente e os processos gerais de gerenciamento de contas a receber. Com base no relatório, as empresas podem tomar as seguintes medidas:

• Priorizar a cobrança: use o relatório para priorizar suas atividades de cobrança. Concentre-se primeiro nas dívidas mais antigas, onde o risco de inadimplência definitiva é maior.

• Enviar lembretes de pagamento: entre em contato com clientes com contas vencidas. Resolva problemas, como faturas contestadas.

• Buscar ações judiciais: após um certo prazo, se apesar de seus esforços as contas continuarem sem pagamento, considere se vale a pena buscar a via judicial. Isso deve ser um último recurso, pois pode ser caro e demorado.

• Negociar planos de pagamento: as empresas podem negociar planos de pagamento com os clientes para recuperar gradualmente os valores devidos.

• Ajuste as políticas de crédito: se você notar um padrão de pagamentos atrasados de determinados clientes ou setores, talvez seja hora de revisar suas condições de crédito para esses grupos. É possível reduzir os prazos para pagamento ou exigir pagamento adiantado ou à vista.

• Previsão de fluxo de caixa: ajuste sua previsão financeira com base na quantia que o relatório indica como recebível.

• Amortização de dívidas incobráveis: se a dívida for considerada irrecuperável, a empresa pode decidir abater o valor como despesa de dívida incobrável.

• Implementar medidas proativas: considere medidas proativas, como análises de crédito de novos clientes ou exigir depósitos ou adiantamentos parciais para pedidos ou serviços de maior valor.

Como calcular contas vencidas a receber

• Coletar dados da fatura
  Colete todas as faturas pendentes. Documente a data da fatura, o nome do cliente e o valor devido.

• Determinar os períodos de vencimento
  Escolha os prazos que você deseja usar para categorizar os recebíveis.

• Categorizar cada fatura
  Calcule há quantos dias cada fatura está vencida. Insira-a no período de vencimento correto.

• Calcule o total por cliente
  Organize faturas por cliente e período de vencimento. Calcule o valor total devido por cada cliente para cada período de vencimento.

• Crie o relatório
  Prepare uma tabela ou planilha os clientes no eixo vertical e as categorias de vencimento no eixo horizontal. Preencha a tabela com os valores somados para cada cliente e categoria. Adicione um total na parte inferior de cada coluna para ver o total de recebíveis em cada categoria de vencimento.

Exemplo de cálculo

Para este exemplo de cálculo, imagine uma empresa com três faturas pendentes:

• Fatura A: US$ 1.000, emitida há 20 dias

• Fatura B: US$ 2.000, emitida há 40 dias

• Fatura C: US$ 3.000, emitida há 75 dias

O cálculo de vencimento colocaria a fatura A na categoria de 0 a 30 dias, a fatura B na categoria de 31 a 60 dias e a fatura C na categoria de 61 a 90 dias. O relatório refletiria essas categorizações e somaria os valores de cada categoria, totalizando US$ 1.000 devidos de 0 a 30, US$ 2.000 devidos de 31 a 60 e US$ 3.000 devidos de 61 a 90.

Vantagens do vencimento do contas a receber

• Melhoria na gestão do fluxo de caixa: acompanhando as faturas vencidas, é possível garantir a disponibilidade dos fundos necessários para operações e investimentos.

• Redução de incobráveis: identificando e agindo prontamente sobre contas vencidas, as empresas podem reduzir a probabilidade de contas incobráveis.

• Verificações de crédito de clientes: o relatório de contas vencidas permite avaliar o crédito e ajustar condições de crédito dos clientes.

• Processo de cobrança mais eficiente: os relatórios de contas vencidas a receber permitem implementar processos estratégicos de cobrança que priorizem as contas vencidas há mais tempo.

• Planejamento financeiro informado: o relatório de contas vencidas esclarece os fluxos de caixa esperados de recebíveis, informando o planejamento financeiro.

• Conformidade regulatória e relatórios: os relatórios de contas vencidas a receber ajudam as empresas a demonstrar conformidade e cumprir requisitos de relatórios.

• Melhor gestão de relacionamento: as empresas podem usar relatórios de contas vencidas a receber para identificar clientes que podem estar com dificuldades financeiras e comunicar-se com eles para encontrar soluções mutuamente benéficas, contribuindo para um relacionamento positivo com o cliente.