Uno scadenzario dei crediti riporta le fatture clienti non pagate e le note di credito non utilizzate per intervalli di date, classificando i crediti in base alla relativa anzianità e suddividendoli in intervalli di 30 giorni (ad es. 0-30 giorni, 31-60 giorni, 61-90 giorni). Questo report aiuta le attività a individuare le fatture scadute e a valutare la salute finanziaria dei propri crediti. Secondo un'analisi condotta nel 2022 su 250.000 fatture inviate utilizzando il software Due, il 63% delle fatture per pagamenti una tantum è stato pagato entro 30 giorni dall'emissione, il che significa che più di un terzo era idoneo per l'inserimento in uno scadenzario dei crediti.

Questa guida illustra quello che le attività devono sapere sullo scadenzario dei crediti: come funziona, quali vantaggi offre e come creare i relativi report.

Contenuto dell'articolo

• Cosa è incluso in uno scadenzario dei crediti?
  
• Creazione e utilizzo di scadenzari dei crediti
  
• Come calcolare l'anzianità del credito
  
• Vantaggi dello scadenzario dei crediti
  

Cosa è incluso in uno scadenzario dei crediti?

Uno scadenzario dei crediti contiene in genere i seguenti elementi:

• Informazioni sul cliente: il nome o la ragione sociale del cliente. Le informazioni possono comprendere anche i dati di contatto o un codice cliente come riferimento.

• Dettagli della fattura: il numero della fattura, la data di emissione e l'importo totale dovuto.

• Categorie di anzianità: le categorie di anzianità riflettono da quanto tempo una fattura è in sospeso. Le categorie sono solitamente 0-30 giorni, 31-60 giorni, 61-90 giorni e più di 90 giorni.

• Importo dovuto: l'importo dovuto per cliente in ciascuna categoria di anzianità e l'importo totale dovuto per cliente in tutte le categorie di anzianità. Il report potrebbe anche fornire un totale complessivo di tutti i crediti dovuti.

• Note di credito: gli scadenzari possono includere dettagli relativi a note di credito non utilizzate, che forniscono un credito su una fattura.

• Commenti: i report possono includere una sezione di commenti o note con dettagli relativi a tentativi di riscossione, accordi di pagamento o altre informazioni pertinenti.

Creazione e utilizzo di scadenzari dei crediti

Creazione dello scadenzario

La preparazione degli scadenzari può essere effettuata manualmente tramite fogli di calcolo oppure si può automatizzare utilizzando un software di addebito o di contabilità, che estrae i dati direttamente dal libro dei crediti e che potrebbe anche essere in grado di inviare promemoria di pagamento automatici ai clienti. In alcuni casi può anche essere possibile integrare gli scadenzari con i propri sistemi CRM (Customer Relationship Management) per combinare i dati finanziari con le informazioni relative alle interazioni con i clienti.

A seconda delle esigenze, gli scadenzari possono essere personalizzati per includere informazioni aggiuntive come termini di pagamento, precedenti tentativi di riscossione o note sulle comunicazioni con il cliente. Riportiamo di seguito i passaggi fondamentali per la creazione di uno scadenzario dei crediti:

• Compilazione delle fatture;
  
• Impostazione degli intervalli di tempo per la categorizzazione (ad es. 0-30 giorni, 31-60 giorni);
  
• Categorizzazione delle fatture in base all'anzianità del credito;
  
• Calcolo dei saldi dei clienti per ciascuna categoria;
  
• Calcolo dei saldi totali per ciascuna categoria.
  

Questi report vanno aggiornati regolarmente (molte attività scelgono una cadenza mensile) per far sì che riflettano lo stato attuale dei crediti e per creare una documentazione preziosa in caso di audit finanziari.

Analisi dello scadenzario

Occorre programmare revisioni costanti dello scadenzario, in genere su base settimanale o mensile, per tenere sotto controllo i crediti e individuare tempestivamente eventuali scaduti. Le attività utilizzano questo report per valutare le seguenti criticità:

• Account inadempienti: individuare i clienti in ritardo con i pagamenti e da quanto tempo sono scadute le loro fatture, concentrandosi sui crediti scaduti da una quantità di tempo significativa: sono questi gli account problematici che richiedono immediata attenzione.

• Politiche di credito: valutare l'efficacia delle politiche e delle pratiche di credito, che comprendano termini di pagamento chiari, sanzioni per pagamenti in ritardo e potenziali incentivi per pagamenti anticipati. Saldi frequenti o elevati nelle categorie più vecchie potrebbero indicare politiche eccessivamente indulgenti o non applicate in modo efficace.

• Crediti inesigibili: valutare il rischio di crediti inesigibili. Quanto più a lungo una fattura rimane non pagata, tanto meno probabile sarà il pagamento: l'analisi di DUE del 2022 ha rilevato che, se una fattura non viene pagata entro 90 giorni dal ricevimento, la probabilità che venga saldata è estremamente bassa, ovvero solo del 18%.

• Modelli o tendenze: individuare tendenze che potrebbero indicare problematiche di più ampia portata, come ad esempio ritardi frequenti da parte di clienti specifici o problemi con particolari prodotti o servizi che causano contestazioni e ritardi nei pagamenti. Prendere nota delle classi temporali di scaduto che presentano la maggior parte dei crediti non pagati.

Azioni da intraprendere in base allo scadenzario

Utilizzare le informazioni acquisite dagli scadenzari per perfezionare le politiche di credito, migliorare le strategie di comunicazione con i clienti e ottimizzare i processi complessivi di gestione dei crediti. Sulla base dello scadenzario, le attività possono mettere in atto le seguenti azioni:

• Dare priorità ai tentativi di riscossione: utilizzare il report per dare priorità alle iniziative di riscossione, focalizzandosi prima sui crediti più vecchi in quanto maggiormente a rischio di trasformarsi in inesigibili.

• Inviare solleciti di pagamento: contattare i clienti con pagamenti scaduti e intervenire su eventuali problemi che emergono, come ad esempio contestazioni sulle fatture.

• Agire per vie legali: in caso di crediti che restano insoluti per un lungo periodo nonostante i tentativi di riscossione, valutare l'opportunità di intraprendere un'azione legale per recuperare i fondi. Questa dovrebbe essere l'ultima opzione possibile, poiché può risultare dispendiosa in termini di costi e tempi.

• Negoziare piani di pagamento: per recuperare gradualmente gli importi dovuti è possibile negoziare con i clienti dei piani di pagamento.

• Adeguare le politiche di credito: se si nota uno schema ricorrente di ritardi nei pagamenti da parte di determinati clienti o settori, potrebbe essere il momento di rivedere ed eventualmente adeguare i termini di credito per tali gruppi. Si possono modificare i termini di credito per richiedere pagamenti più rapidi o passare a termini di pagamento anticipato o in contrassegno.

• Prevedere il flusso di cassa: modificare le previsioni finanziarie in base alle entrate previste nello scadenzario.

• Cancellare i crediti inesigibili: se il credito è ritenuto irrecuperabile, è possibile decidere di cancellare l'importo come costo per crediti inesigibili.

• Implementare misure proattive: prendere in considerazione l'adozione di misure proattive come l'esecuzione di verifiche di solvibilità sui nuovi clienti o la richiesta di depositi o pagamenti parziali anticipati per ordini o servizi di grandi dimensioni.

Come calcolare l'anzianità del credito

• Raccogliere i dati delle fatture
  Raccogliere tutte le fatture in sospeso, annotando la data della fattura, il nome del cliente e l'importo dovuto.

• Determinare le classi temporali di scaduto
  Decidere quali intervalli di tempo si desidera utilizzare per quanto riguarda l'anzianità dei crediti.

• Categorizzare ogni fattura
  Calcolare da quanti giorni è in sospeso ogni fattura e classificarla nella categoria di anzianità appropriata.

• Calcolare i totali per cliente
  Organizzare le fatture per cliente e categoria di anzianità, quindi calcolare l'importo totale dovuto da ciascun cliente per ciascuna categoria di anzianità.

• Creare lo scadenzario
  Preparare una tabella o un foglio di calcolo che riporti ciascun cliente lungo l'asse verticale e le categorie di anzianità lungo l'asse orizzontale. Compilare la tabella con gli importi sommati per ogni cliente e categoria, quindi aggiungere un totale in fondo a ogni colonna per visualizzare l'importo totale dei crediti in ciascuna categoria di anzianità.

Esempio di calcolo

Per questo calcolo di esempio, immaginiamo un'azienda con tre fatture in sospeso:

• Fattura A: 1.000 $, emessa 20 giorni fa

• Fattura B: 2.000 $, emessa 40 giorni fa

• Fattura C: 3.000 $, emessa 75 giorni fa

Il calcolo dell'anzianità collocherebbe la fattura A nella categoria 0-30 giorni, la fattura B nella categoria 31-60 giorni e la fattura C nella categoria 61-90 giorni. Lo scadenzario rifletterebbe queste categorizzazioni e sommerebbe gli importi per ciascuna categoria per un totale di 1.000 $ dovuti nella fascia 0-30, 2.000 $ dovuti nella fascia 31-60 e 3.000 $ dovuti nella fascia 61-90.

Vantaggi dello scadenzario dei crediti

• Migliore gestione del flusso di cassa: tenendo sotto controllo le fatture scadute, le attività possono assicurarsi di disporre dei fondi necessari per operazioni e investimenti.

• Riduzione dei crediti inesigibili: individuando e intervenendo tempestivamente sui crediti, le attività possono ridurre la probabilità che diventino inesigibili.

• Verifiche del credito dei clienti: lo scadenzario consente alle attività di valutare il credito dei clienti e di adeguare di conseguenza i propri termini di credito.

• Processo di riscossione più efficiente: gli scadenzari consentono alle attività di implementare processi di riscossione strategici che danno priorità ai crediti scaduti da maggior tempo.

• Pianificazione finanziaria informata: lo scadenzario fornisce un quadro chiaro dei flussi di cassa attesi dai crediti, informando la pianificazione finanziaria.

• Conformità normativa e reportistica: gli scadenzari dei crediti aiutano le attività a dimostrare la propria conformità e a soddisfare i requisiti di reportistica.

• Migliore gestione delle relazioni: le attività possono utilizzare gli scadenzari dei crediti per individuare i clienti che potrebbero trovarsi in difficoltà finanziarie e comunicare con loro per trovare soluzioni reciprocamente vantaggiose, contribuendo così a mantenere relazioni positive con la clientela.