I debiti verso fornitori sono le somme di denaro che un'attività deve ai fornitori, o creditori, per beni o servizi acquistati a credito. I debiti sono registrati nel bilancio dell'attività tra le passività correnti. In genere, si tratta di debiti a breve termine che l'attività prevede di pagare entro un anno o entro un ciclo operativo, se più lungo.

I crediti commerciali (AR), d'altra parte, sono il denaro dovuto a un'attività dai suoi clienti per beni o servizi consegnati ma non ancora pagati. I crediti commerciali rappresentano una linea di credito estesa dall'attività che di solito è recuperabile entro un breve periodo, ad esempio 30, 60 o 90 giorni. Nel bilancio di un'attività, i crediti commerciali sono elencati come un'attività corrente, a indicare che si prevede vengano trasformati in contanti entro un anno fiscale.

La formula per l'indice di rotazione dei crediti commerciali è:

Indice di rotazione dei crediti commerciali = Vendite nette a credito ÷ Crediti commerciali medi

Questo rapporto misura l'efficienza con cui un'azienda riscuote i pagamenti dai clienti. Un rapporto più alto indica che l'azienda riscuote rapidamente i contanti e ha un flusso di cassa sano, mentre un rapporto più basso potrebbe segnalare incassi lenti o politiche di credito eccessivamente permissive. Ciò che conta come un rapporto solido può variare a seconda del settore.

Di seguito, spiegheremo le differenze tra la contabilità fornitori e i crediti commerciali (in cosa consistono e come vengono gestiti i conti), nonché le best practice contabili, gli strumenti e i suggerimenti che le attività possono utilizzare per gestirli. Ecco cosa devi sapere.

Contenuto dell'articolo

• Quali sono le differenze tra i crediti commerciali e la contabilità fornitori?
  
• Best practice per la contabilità fornitori
  
• Best practice per i crediti commerciali
  
• In che modo Stripe Revenue Recognition può essere d'aiuto
  

Quali sono le differenze tra debiti verso fornitori e crediti verso clienti?

I crediti verso clienti e i debiti verso fornitori sono concetti importanti nella contabilità, che spesso vengono confusi, ma che rappresentano parti diverse del processo contabile. Ecco una spiegazione delle differenze principali:

Significato di crediti commerciali e debiti commerciali

• Crediti commerciali: denaro dovuto all'attività dai clienti per beni o servizi acquistati a credito. Si può pensare al denaro in entrata come a crediti commerciali.
  
• Debiti commerciali: denaro che l'attività deve a fornitori o venditori per beni o servizi acquistati a credito. È il denaro in uscita.
  

Come appaiono nello stato patrimoniale

• Crediti commerciali: considerati un'attività corrente nello stato patrimoniale perché si prevede che vengano convertiti in contanti entro un anno.
  
• Debiti commerciali: considerati una passività corrente nello stato patrimoniale perché sono debiti a breve termine che devono essere saldati entro un anno.
  

Come le transazioni influiscono su ogni importo

• Crediti commerciali: aumentano quando si effettuano le vendite e diminuiscono quando si riscuote il pagamento in contanti.
  
• Debiti commerciali: aumentano quando si effettuano gli acquisti e diminuiscono quando si effettuano i pagamenti.
  

L'impatto dei debiti commerciali e dei crediti commerciali sul flusso di cassa di un'attività

Crediti commerciali e debiti commerciali si trovano su lati opposti dell'equazione del flusso di cassa di un'attività. Quando i clienti impiegano più tempo a pagare le fatture, i crediti aumentano, ma c'è meno liquidità nell'attività e di conseguenza è più difficile finanziare le operazioni.

D'altra parte, i debiti commerciali danno respiro all'azienda: più si ritarda il pagamento dei fornitori (entro i Termini concordati), più liquidità si conserva a breve termine. Gestire in modo efficace entrambi è fondamentale: un'attività in salute riscuote rapidamente i crediti commerciali mentre programma strategicamente i debiti commerciali per mantenere il flusso di cassa il più solido possibile.

Saldo contabile tipico per ciascun conto

• Crediti commerciali: normalmente hanno un saldo in addebito, in quanto nella contabilità a partita doppia gli addebiti aumentano i conti patrimoniali. Poiché il credito commerciale è un'attività (denaro che ti è dovuto), cresce con ogni voce di addebito quando una vendita viene effettuata a credito.
  
• Debiti commerciali: normalmente hanno un saldo in accredito, in quanto gli accrediti aumentano i conti di passività. Poiché i debiti commerciali sono una passività (denaro che un'attività deve a terzi), crescono con ogni voce di accredito quando un acquisto viene effettuato a credito.
  

Ad esempio, se l'attività è un'azienda di consulenza che emette fattura a un client dopo aver completato un progetto, la fattura non pagata è registrata come crediti commerciali. Se l'attività riceve una fattura da un fornitore di software o da un appaltatore e la paga in una data successiva, tale ricevuta non pagata viene registrata come debiti commerciali.

Best practice per i debiti verso fornitori

Quando si tratta di gestire la procedura della contabilità fornitori, le attività possono implementare alcune best practice contabili per garantire precisione ed efficienza. Ecco un riepilogo:

Automatizza e semplifica le procedure

• Investi in software di automazione AP con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per elaborare le fatture, approvazioni del flusso di lavoro elettronico e abbinamento a tre vie automatizzato (come BILL, Tipalti o Rillion). Integra la tecnologia OCR per convertire i diversi formati di fattura in dati digitali.
  
• Implementa una piattaforma AP unificata in cui tutte le fatture possano essere caricate, approvate e pagate. I flussi di lavoro digitali instradano le fatture al personale corretto.
  
• Passa a un sistema per elaborare le fatture completamente digitale e incoraggia i fornitori a inviare fatture elettroniche con un sistema di invio e monitoraggio online.
  

Gestisci i fornitori e i pagamenti in modo strategico

• Conduci revisioni periodiche delle prestazioni con i fornitori chiave. Negozia termini che includano periodi di pagamento prolungati, sconti sui volumi o prezzi migliori in cambio di pagamenti tempestivi. Chiedi inoltre ai fornitori di offrire sconti per i pagamenti anticipati.
  
• Implementa una scala progressiva per sconti dinamici in cui la tariffa varia a seconda di quanto anticipatamente viene effettuato il pagamento. Usa il software AP per offrire automaticamente opzioni basate su criteri predefiniti.
  
• Lavora con i fornitori per prolungare i periodi di pagamento per migliorare il flusso di cassa. Incorpora i termini negoziati nel tuo sistema AP per la conformità e la programmazione automatiche.
  
• Usa carte virtuali per i pagamenti B2B, che forniscono un numero monouso sicuro per ogni transazione e offrono premi come cashback o punti viaggio.
  

Mantieni il controllo e la compliance

• Aggiorna e testa regolarmente i controlli interni, inclusa la separazione dei compiti. Conferma la compliance alle normative finanziarie globali, inclusi i controlli AML.
  
• Definisci ruoli specifici all'interno del reparto AP, implementa flussi di lavoro di approvazione automatizzati e forma regolarmente il personale AP sul software e sulle procedure aggiornate.
  
• Riconcilia regolarmente i record AP con gli estratti conto bancari e le voci della contabilità generale, usando gli strumenti di riconciliazione all'interno del tuo software AP per automatizzare parti della procedura.
  
• Monitora attentamente le metriche come i giorni di dilazione dei pagamenti (DPO), che è il tempo impiegato da un'azienda per pagare i propri fornitori, il costo per fattura e la percentuale di fatture elaborate elettronicamente per identificare le tendenze e le aree di miglioramento.
  

Usa tecnologia e dati

• Implementa il machine learning per analizzare i dati dei pagamenti storici, prevedere i tempi di pagamento ottimali e identificare modelli che potrebbero indicare errori o frode. Le frodi AP possono verificarsi tramite fatture false, pagamenti duplicati o manipolazione da parte del fornitore.
  
• Genera regolarmente report sulle principali metriche AP, come il DPO, il tempo di elaborazione medio e la percentuale di fatture elaborate senza intervento umano. Usa l'analisi delle tendenze per adeguare il personale o le strategie di pagamento e integrare i dati AP nel sistema finanziario più ampio dell'azienda.
  
• Esplora le opzioni di finanziamento o factoring ove opportuno. Il factoring ti dà contanti immediati perché vendi i tuoi crediti a terzi. Ma la terza parte, nota come factor, addebita una commissione, quindi incassi meno dell'intero valore della fattura.
  
• Sposta le operazioni AP su una piattaforma basata su cloud e scegli un software di automazione AP con fatturazione elettronica, flussi di lavoro automatizzati e report in tempo reale che si integra con i sistemi finanziari esistenti.
  
• Tieniti al corrente sulle tecnologie emergenti come l'intelligenza artificiale (IA) per l'abbinamento intelligente delle fatture o la blockchain per le transazioni sicure. Prendi in considerazione programmi pilota prima di lanciare un'implementazione completa.
  

Best practice per i crediti verso clienti

Assicurarsi che la procedura dei crediti commerciali si svolga senza intoppi può far risparmiare tempo all'attività ed evitare report finanziari inesatti. Ecco una Panoramica di come gestire al meglio i crediti commerciali:

Automatizzare la fatturazione e i promemoria di pagamento

• Passare alle piattaforme di fatturazione elettronica per un invio più efficiente delle fatture, integrando l'acquisizione automatizzata dei dati e la tecnologia OCR per ridurre gli errori. Implementare sistemi che si integrano con le piattaforme di vendita e assistenza per la fatturazione in tempo reale.
  
• Progettare fatture chiare con date di scadenza in evidenza e istruzioni di pagamento inequivocabili. Utilizzare diversi canali di invio, come email e portali online, per soddisfare le preferenze dei clienti e garantire la ricezione immediata.
  
• Programmare promemoria automatizzati via email o SMS all'avvicinarsi della data di scadenza per ridurre al minimo i ritardi di pagamento e analizzare le risposte dei clienti per adattare le strategie di conseguenza.
  
• Implementare piani di pagamento automatizzati e portali self-service per semplificare i pagamenti. Esplorare soluzioni di IA e machine learning per strategie di interazione con i clienti più sofisticate.
  

Gestire efficacemente i clienti e il credito

• Raggruppare i clienti in base alla cronologia dei pagamenti e all'affidabilità creditizia, utilizzando i dati per una segmentazione precisa. Personalizzare le strategie di riscossione e le condizioni di credito per ciascun segmento in modo da rifletterne il profilo di rischio e il valore.
  
• Implementare sconti o premi decrescenti per il pagamento anticipato e automatizzare questa procedura nel sistema per i crediti commerciali.
  
• Accettare una serie di opzioni di pagamento, inclusi portali online, carte di credito, trasferimenti ACH e piani di pagamento a rate, e integrarli nel sistema per i crediti commerciali.
  
• Concentrare le prime attività di riscossione sugli account di alto valore con uno storico di ritardi di pagamento, utilizzando l'analisi predittiva per definire le priorità. Bilanciare la riscossione con il mantenimento delle relazioni con i clienti.
  

Ottimizzare la riscossione e mantenere le relazioni

• Iniziare con promemoria amichevoli e passare a misure più decise, se necessario.
  
• Coinvolgere proattivamente i clienti, specialmente quelli che affrontano difficoltà di pagamento, per trovare soluzioni reciprocamente vantaggiose. Utilizzare piattaforme CRM (Customer Relationship Management) per gestire e documentare le interazioni per una strategia personalizzata e informata.
  
• Informare i clienti sullo stato del loro conto e sulle eventuali azioni di riscossione intraprese.
  
• Sviluppare programmi di fidelizzazione o sconti speciali per i pagamenti regolari e puntuali, e integrare questi incentivi nella strategia per i crediti commerciali.
  

Utilizza dati e strumenti di analisi

• Raccogliere i dati dei clienti in vari sistemi per facilitare comunicazioni e analisi efficaci. Utilizzare soluzioni basate su cloud per la gestione dei dati e l'accessibilità centralizzate.
  
• Monitorare metriche quali giorni di incasso dei crediti (DSO), tassi di successo della riscossione (con l'obiettivo di migliorare i tempi di riscossione dei crediti commerciali) e percentuali di inesigibilità. Segnalarle regolarmente per valutare l'efficacia delle strategie per i crediti commerciali e prendere decisioni basate sui dati.
  
• Utilizzare i dati per analizzare le tendenze di pagamento e il comportamento dei clienti. Applicare queste informazioni per affinare le strategie di riscossione, le politiche di credito e l'impegno nei confronti dei clienti.
  

Riconoscere e registrare in modo accurato i crediti commerciali

• Registrare i crediti non appena vengono consegnati i beni o i servizi, in modo che lo stato patrimoniale rifletta i reali obblighi in sospeso e che i ricavi siano riconosciuti nel periodo corretto.
  
• Riconciliare regolarmente i saldi dei crediti commerciali con il libro mastro e gli estratti conto dei clienti per rilevare tempestivamente le discrepanze e mantenere report finanziari accurati.
  
• Mantenere un piano di anzianità del credito che classifichi le fatture in sospeso in base al tempo di mancato pagamento per fornire agli stakeholder un quadro chiaro del rischio di riscossione.
  
• Eseguire lo storno periodico degli account effettivamente inesigibili in modo tempestivo per evitare di sovrastimare le attività e documentare accuratamente la procedura.
  

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