Por un lado, las cuentas por pagar (AP) son la cantidad de dinero que una empresa debe a sus proveedores o acreedores por bienes o servicios comprados a crédito. Las cuentas por pagar se registran en el balance general de una empresa en el pasivo corriente. Por lo general, las cuentas por pagar son deudas a corto plazo que la empresa espera pagar dentro de un año o dentro de un periodo operativo, el que sea más largo.

Por otro lado, las cuentas por cobrar (AR) son el dinero que los clientes le deben a una empresa por bienes o servicios que ya se entregaron o brindaron, pero que todavía no se pagan. Las cuentas por cobrar representan una línea de crédito extendida por la empresa que, por lo general, es recuperable en un período corto, como 30, 60 o 90 días. En el balance general de una empresa, las cuentas por cobrar figuran como un activo corriente, lo que indica que se espera que se conviertan en efectivo dentro de un ejercicio contable.

A continuación, explicaremos las diferencias entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, en cuanto a qué son y cómo se gestionan, así como las prácticas recomendadas, herramientas y consejos que las empresas pueden utilizar para gestionarlas. Esto es lo que debes saber.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿En qué se diferencian las cuentas por cobrar y cuentas por pagar?
  
• Prácticas recomendadas para las cuentas por pagar
  
• Prácticas recomendadas para las cuentas por cobrar
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe?
  

¿En qué se diferencian las cuentas por cobrar y cuentas por pagar?

Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar son conceptos contables importantes que a menudo se confunden, pero representan diferentes partes del proceso contable. Aquí hay una explicación de sus principales diferencias:

Lo que representan

• Cuentas por cobrar: dinero que los clientes le deben a tu empresa por bienes o servicios que compraron a crédito. Puedes considerarlo como un ingreso de dinero.
  
• Cuentas por pagar: dinero que tu empresa debe a los proveedores o vendedores por bienes o servicios comprados a crédito. Es dinero que egresa.
  

Clasificación del balance

• Cuentas por cobrar: se considera un activo corriente en tu balance general porque se espera que se convierta en efectivo dentro de un año.
  
• Cuentas por pagar: se considera un pasivo corriente en tu balance general porque es una deuda a corto plazo que debe liquidarse dentro de un año.
  

Impacto en las transacciones

• Cuentas por cobrar: aumentan cuando realizas ventas y disminuyen cuando cobras el pago en efectivo.
  
• Cuentas por pagar: aumentan cuando realizas compras y disminuyen cuando realizas pagos.
  

Saldo normal

• Cuentas por cobrar: normalmente tiene un saldo deudor.
  
• Cuentas por pagar: normalmente tiene un saldo acreedor.
  

Por ejemplo, si tu empresa es un restaurante y un cliente pidió comida, pero no pagó de inmediato, ese importe sería una cuenta por cobrar. Sin embargo, si compraste ingredientes a un proveedor y no los pagaste de inmediato, ese importe sería una cuenta por pagar.

Prácticas recomendadas para las cuentas por pagar

Cuando se trata de manejar el proceso de cuentas por pagar, las empresas pueden implementar algunas de las prácticas recomendadas para garantizar la precisión y la eficiencia. A continuación, te presentamos un resumen:

Mejora la gestión de cuentas

• Soluciones automatizadas y transformación digital: invierte en software de automatización para las cuentas por pagar que ofrezca funcionalidades como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para el procesamiento de facturas, aprobaciones electrónicas del flujo de trabajo y coincidencia automatizada de tres vías (factura, orden de compra e informe de recepción. Implementa algoritmos de machine learning para analizar datos históricos de pagos, predecir los tiempos óptimos de pago e identificar patrones que podrían indicar errores o fraude.

• Gestión de la relación con los proveedores: realiza revisiones periódicas del desempeño con los proveedores clave para evaluar los plazos de entrega, la calidad de los bienes o servicios y el cumplimiento de las condiciones del contrato. Negocia las condiciones, que pueden incluir períodos de pago extendidos, descuentos por volumen o un mejor servicio o precios a cambio de pagos puntuales o por adelantado.

• Descuentos dinámicos: implementa una escala móvil para los descuentos dinámicos, en la que la tasa de descuento varíe en función de la antelación con la que se realiza el pago. Utiliza el software de cuentas por pagar para ofrecer automáticamente opciones de descuento dinámico a los proveedores en función de criterios predefinidos, como el importe de factura o la categoría del proveedor.

• Cumplimiento y controles internos estrictos: actualiza y prueba periódicamente los procedimientos de control interno, incluida la segregación de funciones (diferentes personas para la aprobación de factura, procesamiento de pagos y la conciliación). Confirma el cumplimiento de las normativas financieras internacionales, como el mantenimiento de la documentación adecuada para las auditorías y la implementación de controles contra el lavado de dinero (AML).

• Mejora los métodos de pago: analiza la rentabilidad de diferentes métodos de pago. Por ejemplo, los pagos ACH tienden a ser más baratos pero más lentos, mientras que las transferencias electrónicas son más rápidas pero más caras. Considera la posibilidad de utilizar tarjetas de crédito corporativas para transacciones más pequeñas con el fin de aprovechar los programas de reembolsos en efectivo o de recompensas.

• Análisis de datos e informes: genera informes regularmente sobre métricas clave de cuentas por pagar, como los días pendientes de pago (DPO), el tiempo promedio de procesamiento por factura y el porcentaje de facturas procesadas sin intervención humana. Utiliza el análisis de tendencias para identificar las variaciones estacionales en los volúmenes de facturación o los ciclos de pago, y ajusta la cantidad de personal o las estrategias de pago en consecuencia.

• Gestión del flujo de caja: integra los datos de cuentas por pagar en el sistema financiero más amplio de la empresa para obtener una visión holística, lo que permite una mejor previsión del flujo de caja y una mejor gestión del capital circulante. Explora las opciones de financiamiento o factoraje cuando corresponda para mejorar el flujo de efectivo sin que afecte negativamente las relaciones con los proveedores.

Agiliza tu flujo de trabajo

• Automatiza el procesamiento de facturas y la introducción de datos: integra la tecnología OCR para convertir diferentes formatos de facturas en datos digitales, lo que reduce la entrada manual. Implementa sistemas automáticos de captura de datos que puedan extraer detalles clave de las facturas, como nombres de proveedores, fechas e importes, e introducirlos en tu sistema financiero.

• Centraliza las aprobaciones y pagos de facturas: implementa una plataforma de cuentas por pagar unificada en la que todas las facturas se puedan cargar, aprobar y pagar para eliminar los procesos dispersos y agilizar el flujo de trabajo. Configura flujos de trabajo digitales para jerarquías de aprobación, lo que enruta automáticamente las facturas al personal correcto para su aprobación.

• Olvídate del papel: transiciona a un sistema de procesamiento de facturas totalmente digital, que ahorra espacio de almacenamiento físico y hace que la recuperación y auditoría de facturas sea mucho más eficiente. Alienta a los proveedores a enviar facturas electrónicas y establece un sistema en línea para el envío y seguimiento de facturas.

Ajusta tus pagos

• Implementa descuentos por pago anticipado: negocia con los proveedores para que ofrezcan descuentos por los pagos que realices antes de la fecha de vencimiento. Puede ser una escala móvil en función de la antelación del pago. Automatiza la detección de plazos de pago anticipado en el sistema de cuentas por pagar para garantizar que siempre se respeten estos descuentos.

• Negocia plazos de pago extendidos: trabaja con los proveedores para extender el período de pago y mejorar el flujo de caja de tu negocio. Esto podría implicar plazos de crédito más largos o pagos a plazos. Incorpora estas condiciones negociadas en tu sistema de cuentas por pagar para el cumplimiento y la programación automáticos.

• Utiliza pagos con tarjeta virtual: utiliza tarjetas virtuales para pagos de empresa a empresa (B2B), que proporcionan un número seguro de un solo uso para cada transacción, lo que aumenta la seguridad. Cuando lo hagas, también te beneficiarás de los programas de recompensas asociados con el uso de tarjetas virtuales, como los reembolsos en efectivo o puntos de viaje.

Aumenta la precisión y el control

• Establece controles internos claros: Define roles y responsabilidades específicos dentro del departamento de cuentas por pagar, incluida la segregación de funciones para prevenir el fraude. Implementa un flujo de trabajo de aprobación automatizado que aplique estos controles y realice un seguimiento de todas las interacciones con las facturas con fines de auditar.

• Concilia los registros de cuentas por pagar con regularidad: concilia regularmente los registros de las cuentas por pagar con los extractos bancarios y los asientos del libro mayor para detectar y corregir cualquier discrepancia con prontitud. Utiliza herramientas de conciliación dentro de tu software de cuentas por pagar para automatizar partes de este proceso.

• Supervisa las métricas clave de las cuentas por pagar: Observa de cerca métricas como el DPO, el costo por factura y el porcentaje de facturas procesadas electrónicamente. Utiliza estas métricas para identificar tendencias, comparar el rendimiento e identificar áreas para una mayor optimización.

• Capacita a los empleados sobre los procedimientos adecuados de cuentas por pagar: Capacita regularmente a los miembros del personal de cuentas por pagar para asegurarte de que sean competentes en el uso del software y comprendan los procedimientos y controles actualizados. Crea una biblioteca de recursos con materiales de capacitación y documentación de prácticas recomendadas como referencia.

Adopta la tecnología

• Invierte en un software de automatización de cuentas por pagar: Elige un software que ofrezca funciones integrales, como facturación electrónica, flujos de trabajo automatizados e informes en tiempo real. Busca un software que pueda funcionar con tus sistemas financieros para crear una experiencia de gestión financiera unificada.

• Utiliza plataformas basadas en la nube: Traslada tus operaciones de cuentas por pagar a una plataforma basada en la nube para beneficiarte de la accesibilidad remota, la seguridad mejorada y las actualizaciones automáticas. Selecciona un proveedor de nube que ofrezca capacidades de copia de seguridad de datos y recuperación ante desastres.

• Considera las tecnologías emergentes: Mantente informado sobre las nuevas tecnologías en el espacio de las cuentas por pagar, como la inteligencia artificial (IA) para la conciliación inteligente de facturas o la cadena de bloques para transacciones seguras y transparentes. Considera programas piloto con nuevas tecnologías para probar su eficacia e impacto en tus procesos de cuentas por pagar antes de la implementación a gran escala.

Prácticas recomendadas para las cuentas por cobrar

Asegúrate de que tu proceso de cuentas por cobrar funcione sin problemas ya que puede ahorrarle tiempo a tu empresa y evitar informes financieros inexactos. A continuación, te ofrecemos un resumen de cómo gestionar mejor las cuentas por cobrar:

Agiliza la facturación

• Adopta soluciones digitales: transiciona a plataformas de facturación electrónica para una entrega de facturas más eficiente, incorporando funciones como la captura automatizada de datos y la tecnología OCR para reducir los errores. Implementa sistemas que funcionen con plataformas de ventas y servicios para facturación en tiempo real.

• Mejora el diseño de las facturas: Diseña facturas que contengan una visualización destacada de las fechas de vencimiento e instrucciones de pago sencillas para obtener mayor claridad. Utiliza diversos canales de entrega (por ejemplo, correo electrónico y portales en línea) para adaptarse a las preferencias del cliente y garantizar la recepción inmediata.

• Automatiza recordatorios y notificaciones: Programa recordatorios automáticos por correo electrónico o SMS a medida que se acerquen las fechas de vencimiento para minimizar el atraso de los pagos. Analiza las respuestas de los clientes y ajusta las estrategias de recordatorio en consecuencia.

Mejora la gestión de las cuentas por cobrar

• Segmenta a los clientes estratégicamente: Agrupa a los clientes en función del historial de pagos y la solvencia crediticia. Para ello, utiliza datos para una segmentación precisa. Adapta las estrategias de cobro y las condiciones de crédito a cada segmento, para que refleje su perfil de riesgo y valor.

• Ofrece incentivos por pago anticipado: Implementa descuentos o recompensas de escala móvil por pago anticipado y automatiza este proceso en tu sistema de cuentas por cobrar.

• Implementa opciones de pago flexibles: Acepta una variedad de métodos de pago, incluidos portales en línea, tarjetas de crédito, transferencias ACH y planes de pago en cuotas, e intégralos en tu sistema de cuentas por cobrar.

Aumenta la eficiencia de las colecciones

• Prioriza las cuentas de manera efectiva: concentra los esfuerzos iniciales de cobro en cuentas de alto valor con un historial de pagos atrasados con análisis predictivos para guiar las prioridades. Recuerda equilibrar la necesidad de cobros con el mantenimiento de las relaciones con los clientes.

• Emplea un enfoque gradual: comienza con recordatorios amistosos y luego implementa medidas más asertivas según sea necesario, mientras mantiene la buena voluntad del cliente.

• Utiliza la tecnología para la automatización: Implementa planes de pago automatizados y portales de autoservicio para facilitar el pago. Explora soluciones de IA y machine learning para estrategias más sofisticadas de cobro de deudas e interacción con el cliente.

Construye relaciones sólidas con los clientes

• Mantén una comunicación abierta: Interactúa con los clientes de forma proactiva, especialmente con aquellos que enfrentan dificultades de pago, para encontrar soluciones mutuamente beneficiosas. Utiliza plataformas de CRM para gestionar y documentar estas interacciones, lo que elabora una estrategia personalizada e informada.

• Proporciona actualizaciones transparentes: Informa a los clientes sobre el estado de tu cuenta y sobre las medidas de cobro que se tomaron.

• Recompensa a los clientes leales: Desarrolla programas de lealtad o descuentos especiales para pagos constantes y oportunos, e integra estos incentivos en la estrategia de cuentas por cobrar.

Refina datos y análisis

• Estandariza los datos de los clientes: Recopila los datos de los clientes en todos los sistemas para facilitar una comunicación y un análisis de datos eficientes, y utiliza soluciones basadas en la nube para la gestión centralizada de los datos y la accesibilidad.

• Realiza un seguimiento de las métricas clave de las cuentas por cobrar: Supervisa métricas como los días de ventas pendientes (DSO), las tasas de éxito de cobro y los porcentajes de cancelación. Informa regularmente sobre estas métricas para evaluar la eficacia de las estrategias de las cuentas por cobrar y tomar decisiones basadas en datos.

• Analiza el comportamiento de los clientes: Utiliza los datos para llevar a cabo un análisis exhaustivo de las tendencias de pago y el comportamiento de los clientes. Aplica estos conocimientos para perfeccionar las estrategias de cobro, las políticas de crédito y la interacción con el cliente.

¿Cómo puede ayudarte Stripe?

Stripe Billing proporciona un sistema integral para gestionar las cuentas por cobrar a través de una facturación sencilla, gestión de suscripciones y cobros automatizados. Sus capacidades de generación de informes y análisis proporcionan a las empresas una comprensión detallada de tus operaciones financieras. Aunque Stripe Billing tiene una funcionalidad limitada para las cuentas por pagar, se integra con los sistemas de contabilidad y con las funciones de conciliación automatizada para gestionar indirectamente los procesos de cuentas por pagar.

Este es un resumen de lo que Stripe Billing ofrece a las empresas:

Características de las cuentas por cobrar

• Facturación: Stripe Billing permite a las empresas crear y gestionar facturas para pagos únicos directamente desde el Dashboard, así como personalizar y enviar facturas guardadas en Stripe en cuestión de minutos. La Facturación (API) y sus funciones avanzadas pueden automatizar el cobro y conciliar los pagos, lo que simplifica la gestión de cuentas por cobrar.

• Gestión de suscripciones: Para las empresas con modelos de facturación recurrente, Stripe Billing automatiza y gestiona las suscripciones y los pagos únicos. Esto puede incluir tarifas por usuario, facturación por uso y más, y es compatible con varios modelos de negocio recurrentes.

• Automatización de cuentas por cobrar: Stripe Billing ofrece funcionalidades como la conciliación y el cobro automáticos, que garantizan que las facturas se paguen y que esos pagos se contabilicen correctamente en los libros de la empresa.

• Admisión de varias monedas: Stripe permite ajustar la moneda facturable de un cliente, lo que admite transacciones en múltiples monedas y facturación global, y lo cual es importante para las empresas que operan a nivel internacional.

• Datos e informes: Con Stripe Billing, las empresas pueden acceder al software como servicio (SaaS) y al análisis de facturación, incluidos los informes basados en el lenguaje de consulta estructurado (SQL) y el vencimiento de las cuentas por cobrar. Estos datos ayudan a realizar un seguimiento y gestionar las cuentas por cobrar de forma eficaz.

Características de cuentas por pagar

• Conexiones financieras e integración de datos: Las conexiones e integraciones financieras de Stripe con el software de contabilidad pueden ayudar a conciliar las cuentas por pagar, lo que asegura que los pagos salientes se registren y gestionen con precisión.

• Conciliación automática: La función de conciliación automatizada puede confirmar que los pagos realizados coincidan con las transacciones registradas, un aspecto clave de la gestión de cuentas por pagar.

• Procesamiento de pagos: Las empresas pueden realizar pagos a los vendedores o proveedores de servicios a través de una variedad de métodos de pago ofrecidos por Stripe, incluidos ACH y pagos con tarjeta.