Por un lado, las cuentas por pagar (AP) son la cantidad de dinero que una empresa debe a sus proveedores o acreedores por bienes o servicios comprados a crédito. Las cuentas por pagar se registran en el balance general de una empresa en el pasivo corriente. Por lo general, las cuentas por pagar son deudas a corto plazo que la empresa espera pagar dentro de un año o dentro de un periodo operativo, el que sea más largo.

Las cuentas por cobrar (AR), por otro lado, son el dinero que los clientes le deben a una empresa por bienes o servicios entregados pero que aún no se han pagado. AR representa una línea de crédito otorgada por la empresa que generalmente es recuperable en un período corto, como 30, 60 o 90 días. En el balance general de una empresa, las cuentas por cobrar se enumeran como un activo circulante, lo que indica que se espera que se conviertan en efectivo dentro de un año fiscal.

La fórmula de la tasa de rotación de cuentas por cobrar es:

Tasa de rotación de cuentas por cobrar = Ventas netas a crédito ÷ Cuentas por cobrar promedio

Esta tasa mide la eficiencia con la que una empresa cobra pagos a los clientes. Una tasa más alta indica que la empresa cobra efectivo rápidamente y tiene un flujo de caja saludable, mientras que una tasa más baja podría indicar cobros lentos o políticas de crédito demasiado indulgentes. Lo que cuenta como una tasa sólida puede variar según el sector.

A continuación, te explicaremos las diferencias entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar: qué son y cómo se manejan las cuentas, así como las mejores prácticas de contabilidad, herramientas y consejos que las empresas pueden usar para administrarlas. Esto es lo que debes saber:

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuáles son las diferencias entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar?
  
• Prácticas recomendadas para cuentas por pagar
  
• Prácticas recomendadas para cuentas por cobrar
  
• Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition
  

¿En qué se diferencian las cuentas por cobrar y cuentas por pagar?

Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar son conceptos contables importantes que a menudo se confunden, pero representan diferentes partes del proceso contable. Aquí hay una explicación de sus principales diferencias:

Significado de cuentas por cobrar y cuentas por pagar

• Cuentas por cobrar: Dinero que los clientes le deben a tu empresa por los bienes o servicios que compraron a crédito. Puedes considerarlo como el dinero que ingresa.
  
• Cuentas por pagar: Dinero que tu empresa le debe a los proveedores o vendedores por los bienes o servicios adquiridos a crédito. Este es el dinero que sale.
  

Cómo aparece cada una en el balance general

• Cuentas por cobrar: Se consideran un activo corriente en tu balance general debido a que se espera que se conviertan en dinero en efectivo en el lapso de un año.
  
• Cuentas por pagar: Se consideran un pasivo corriente en tu balance general debido a que son una deuda a corto plazo que se debe saldar en el lapso de un año.
  

Cómo las transacciones afectan cada importe

• Cuentas por cobrar: Aumentan cuando concretas ventas y disminuyen cuando cobras el pago en efectivo.
  
• Cuentas por pagar: Aumentan cuando haces compras y disminuyen cuando haces los pagos.
  

Cómo afectan las AP y las AR al flujo de caja de una empresa

Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar se ubican en lados opuestos de la ecuación de flujo de caja de una empresa. Cuando los clientes tardan más tiempo en pagar sus facturas, las cuentas por cobrar aumentan, pero hay menos dinero en efectivo en la empresa, lo que hace que resulte más difícil financiar las operaciones.

Por el contrario, las cuentas por pagar le dan a una empresa un margen de respiro: cuanto más se demore en pagarles a sus proveedores (dentro de las Condiciones acordadas), más dinero en efectivo conservará a corto plazo. Administrar ambos aspectos de manera eficaz es fundamental: una empresa saludable cobra las cuentas por cobrar de manera rápida y, al mismo tiempo, calcula de forma estratégica sus cuentas por pagar para mantener un flujo de caja que sea lo más sólido posible.

Saldo contable típico para cada cuenta

• Cuentas por cobrar: Suelen tener un saldo deudor porque, en la contabilidad de partida doble, los débitos aumentan las cuentas de activos. Como las cuentas por cobrar (AR) son un activo (dinero que se te debe), estas crecen con cada entrada de débito al hacer una venta a crédito.
  
• Cuentas por pagar: Suelen tener un saldo acreedor porque los créditos aumentan las cuentas de pasivos. Como las cuentas por pagar (AP) son un pasivo (dinero que una empresa le debe a otros), estas crecen con cada entrada de crédito al hacer una compra a crédito.
  

Por ejemplo, si tu empresa es una consultora que le emite una factura a un cliente tras completar un proyecto, la factura impaga se registra como una cuenta por cobrar. Si tu empresa recibe una factura de un contratista o un proveedor de software y la paga en una fecha posterior, esta se registra como una cuenta por pagar.

Prácticas recomendadas para las cuentas por pagar

Cuando se trata de manejar el proceso de cuentas por pagar, las empresas pueden implementar algunas prácticas recomendadas de contabilidad para garantizar precisión y eficiencia. Este es un resumen:

Automatiza y simplifica procesos

• Invierte en software de automatización de AP con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para el procesamiento de facturas, aprobaciones de flujos de trabajo electrónicos y coincidencia triple automatizada (como BILL, Tipalti o Rillion). Integra tecnología OCR para convertir diferentes formatos de facturas en datos digitales.
  
• Implementa una plataforma de AP unificada donde se puedan cargar, aprobar y pagar todas las facturas. Los flujos de trabajo digitales enrutan las facturas al personal correcto.
  
• Haz la transición a un sistema de procesamiento de facturas completamente digital y alienta a los proveedores a enviar facturas electrónicas con un sistema de envío y seguimiento en línea.
  

Administra proveedores y pagos estratégicamente

• Haz revisiones periódicas de rendimiento con proveedores clave. Negocia condiciones que incluyan períodos de pago extendidos, descuentos por volumen o mejores precios a cambio de pagos rápidos. También pídeles a los proveedores que ofrezcan descuentos por pagos anticipados.
  
• Implementa una escala móvil para descuentos dinámicos donde la tasa varía según qué tan pronto se hace el pago. Usa software de AP para ofrecer opciones automáticamente según criterios predefinidos.
  
• Trabaja con proveedores para extender los períodos de pago para mejorar el flujo de caja. Incorpora condiciones negociadas en tu sistema de AP para el cumplimiento y programación automáticos.
  
• Usa tarjetas virtuales para pagos B2B, que proporcionan un número seguro de uso único por transacción y ofrecen recompensas como reembolso en efectivo o puntos de viaje.
  

Mantén el control y el cumplimiento de la normativa

• Actualiza y prueba los controles internos con regularidad, incluida la separación de tareas. Confirma el cumplimiento de la normativa financiera global, incluidos los controles ALD (AML).
  
• Define roles específicos dentro del departamento de AP, implementa flujos de trabajo de aprobación automatizados y capacita regularmente al personal de AP en software y procedimientos actualizados.
  
• Concilia regularmente los registros de AP con extractos bancarios y entradas del libro mayor, y usa herramientas de conciliación dentro de tu software de AP para automatizar partes del proceso.
  
• Supervisa de cerca métricas como días de cuentas por pagar (DPO), que es cuánto tiempo tarda una empresa en pagar a sus proveedores, costo por factura y el porcentaje de facturas procesadas electrónicamente para identificar tendencias y áreas de mejora.
  

Usa tecnología y datos

• Implementa machine learning para analizar datos de pagos históricos, predecir tiempos de pago óptimos e identificar patrones que podrían indicar errores o fraude. El fraude de AP puede ocurrir a través de facturas falsas, pagos duplicados o manipulación de proveedores.
  
• Genera informes regulares sobre métricas clave de AP, como DPO, tiempo de procesamiento promedio y porcentaje de facturas procesadas sin intervención humana. Usa el análisis de tendencias para ajustar las estrategias de personal o pago e integra datos de AP en el sistema financiero más amplio de la empresa.
  
• Explora opciones de financiamiento o factoraje cuando sea apropiado. El factoraje te da efectivo inmediato porque le vendes tus cuentas por cobrar a un tercero. Pero el tercero, conocido como factor, cobra una comisión, por lo que cobras menos que el valor total de la factura.
  
• Mueve las operaciones de AP a una plataforma en la nube y elige software de automatización de AP con facturación electrónica, flujos de trabajo automatizados e informes en tiempo real que se integre con los sistemas financieros existentes.
  
• Mantente informado sobre tecnologías emergentes como la inteligencia artificial (IA) para la coincidencia inteligente de facturas o blockchain para transacciones seguras. Considera programas piloto antes de lanzar una implementación completa.
  

Prácticas recomendadas para las cuentas por cobrar

Garantizar que tu proceso de cuentas por cobrar funcione sin problemas puede ahorrarle tiempo a tu empresa y evitar informes financieros inexactos. A continuación, presentamos un resumen de cómo administrar mejor las cuentas por cobrar:

Automatiza la facturación y los recordatorios de pago

• Cambia a plataformas de facturación electrónica para lograr una entrega de facturas más eficiente y, a su vez, incorpora tecnología de OCR y captura de datos automatizados para reducir los errores. Implementa sistemas que se integren con las plataformas de ventas y servicios para generar una facturación en tiempo real.
  
• Diseña facturas que sean claras, con fechas de vencimiento visibles y las instrucciones de pago pertinentes. Utiliza varios canales de entrega, como el correo electrónico y los portales online, para adaptarte a las preferencias de los clientes y garantizar la recepción inmediata.
  
• Programa recordatorios automatizados por correo electrónico o SMS a medida que se acerquen las fechas de vencimiento a fin de minimizar los pagos atrasados y analizar las respuestas de los clientes para ajustar las estrategias de recordatorio en consecuencia.
  
• Implementa planes de pago automatizados y portales de autoservicio para facilitar el pago. Explora soluciones de machine learning e IA para aplicar estrategias de interacción con los clientes más sofisticadas.
  

Administra de manera eficaz a los clientes y el crédito

• Agrupa a los clientes en función de su historial de pagos y solvencia y, a su vez, utiliza datos para lograr una segmentación precisa. Personaliza tus estrategias de cobro y condiciones de crédito para cada segmento de modo que reflejen su valor y perfil de riesgo.
  
• Implementa un sistema de descuentos de escala móvil o recompensas para el pago anticipado y automatiza este proceso en tu sistema de AR (cuentas por cobrar).
  
• Acepta una variedad de opciones de pago, lo que incluye portales online, tarjetas de crédito, transferencias ACH y planes a plazos, e intégralas a tu sistema de cuentas por cobrar (AR).
  
• Centra los esfuerzos de cobro iniciales en las cuentas de alto valor con un historial de pagos atrasados mediante el uso de analíticas predictivas para guiar la priorización. Equilibra los cobros con el mantenimiento de las relaciones con los clientes.
  

Optimiza los cobros y mantén las relaciones

• Comienza con recordatorios amables y pasa a medidas más estrictas a medida que sea necesario.
  
• Interactúa de manera proactiva con los clientes, en especial con aquellos que tienen problemas de pago, para encontrar soluciones que resulten beneficiosas para ambas partes. Utiliza plataformas de administración de las relaciones con los clientes (CRM) a fin de gestionar y documentar las interacciones y lograr una estrategia informada y personalizada.
  
• Informa a los clientes acerca del estado de su cuenta y cualquier acción de cobro adoptada.
  
• Desarrolla programas de fidelidad o descuentos especiales para los pagos oportunos y constantes, e integra estos incentivos a la estrategia de AR.
  

Usa datos y análisis

• Recopila datos de clientes en todos los sistemas para facilitar la comunicación y el análisis eficientes. Utiliza soluciones basadas en la nube para lograr una administración y accesibilidad de datos centralizadas.
  
• Supervisa las métricas, como el período medio de cobro (DSO), las tasas de éxito de los cobros (con el objetivo de mejorar los plazos de cobro de AR) y los porcentajes de cancelaciones. Informa con regularidad acerca de estos aspectos a fin de evaluar la eficacia de las estrategias de AR y tomar decisiones a partir de los datos.
  
• Usa datos para analizar las tendencias de pago y el comportamiento de los clientes. Aplica esta información a fin de optimizar las estrategias de cobro, las políticas de crédito y la interacción de los clientes.
  

Reconoce y registra las cuentas por cobrar con precisión

• Registra las cuentas por cobrar inmediatamente luego de la entrega de bienes o servicios para que el balance general refleje las obligaciones pendientes verdaderas y los ingresos se reconozcan en el plazo correcto.
  
• Concilia los saldos de AR con regularidad respecto de los estados de cuenta de clientes y el libro mayor a fin de detectar las discrepancias de forma temprana y mantener informes financieros precisos.
  
• Mantén una programación de la antigüedad que categorice las facturas pendientes por cuánto tiempo han estado impagas para brindarles a las partes interesadas un panorama claro del riesgo de cobro.
  
• Realiza las cancelaciones periódicas de las cuentas genuinamente incobrables de forma oportuna a fin de evitar la sobreestimación de los activos y documenta el proceso minuciosamente.
  

Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition

Stripe Revenue Recognition convierte cálculos complejos de contabilidad de ejercicio en informes automatizados. Cierra tus libros el mismo día, con precisión y de acuerdo con las normas NIIF 15 y ASC 606 directamente desde el Dashboard de Stripe.

Revenue Recognition puede ayudarte a hacer lo siguiente:

• Obtén una vista centralizada de tus ingresos: En el Dashboard de Stripe, consulta todas tus transacciones de Stripe y los datos y condiciones de terceros importados.

• Automatiza para tu modelo de precios: Reconoce ingresos en más de 15 modelos de precios: que no requieren programación.

• Personalizar el reconocimiento para tu empresa: crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer los ingresos, que se ajusten a las prácticas contables de tu empresa.

• Auditoría en tiempo real: Cierra tus libros más rápido con informes de cuentas por cobrar rastreables y listos para usar, cascadas de ingresos y estados financieros.

Obtén más información sobre cómo Revenue Recognition puede ayudarte a cumplir con los principios contables internacionales o empieza hoy.