La conciliación de pagos muestra la realidad financiera de una empresa, ya que proporciona información valiosa sobre las transacciones, las comisiones y los flujos de caja. Ayuda a detectar el fraude, gestionar las disputas y garantizar la precisión de los informes financieros. En el caso de las empresas de comercio digital, este proceso no se trata solo de hacer coincidir números, sino que es una herramienta de gestión esencial que respalda la toma de decisiones informadas, la mitigación de riesgos y el fomento de la confianza con clientes y socios.

Cubriremos por qué es importante la conciliación de pagos, las mejores prácticas a seguir y cómo trabajar con plataformas de pago como Stripe puede optimizar el proceso. Tanto si eres una empresa consolidada como un recién llegado al comercio digital, entender e implementar la conciliación de pagos de forma eficaz es fundamental para mantener la estabilidad financiera y la integridad operativa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la conciliación de pagos en ecommerce?
  
• ¿Cómo funciona la conciliación de pagos en ecommerce?
  
• Por qué es importante la conciliación de las facturas para las empresas
  
• Mejores prácticas para la conciliación de pagos en ecommerce
  
• Conciliación de pagos en ecommerce con Stripe
  

¿Qué es la conciliación de pagos en ecommerce?

La conciliación de pagos en ecommerce es un proceso financiero importante que implica hacer coincidir y verificar los registros de transacciones de una empresa de comercio electrónico con los datos de pago recibidos de pasarelas de pago, bancos u otras instituciones financieras. El objetivo de la conciliación de pagos en ecommerce es garantizar que las transacciones que registra la empresa coincidan con los importes depositados o adeudados en la cuenta bancaria de la empresa, e identificar y resolver cualquier discrepancia.

Las empresas de comercio digital suelen recibir pagos a través de diferentes canales, entre los que se incluyen la web y el móvil, a través de una variedad de métodos de pago como las tarjetas de crédito y débito, las carteras digitales y las transferencias bancarias. El proceso de conciliación ayuda a garantizar que los registros de la empresa capturen y reflejen con precisión todos los pagos de los clientes.

¿Cómo funciona la conciliación de pagos en ecommerce?

Aquí hay un resumen paso a paso del proceso de conciliación de pagos en ecommerce:

Recolección de datos

• Reunir los datos de las transacciones: empieza por recoger todos los datos de las transacciones de tu plataforma de ecommerce. Esto incluye los importes de las transacciones, las fechas, la información del cliente y los métodos de pago.

• Reunir los estados financieros: consigue los extractos bancarios, los informes de la pasarela de pagos y cualquier otro documento financiero relevante. Estos extractos deben cubrir el mismo período de tiempo que los datos de transacción que reuniste de tu plataforma de ecommerce.

Cotejo de las transacciones

• Emparejar los registros: revisa cada transacción registrada en tu plataforma de ecommerce y busca la entrada correspondiente en el extracto bancario o del procesador de pagos. Cotéjalos en función del importe, la fecha y cualquier otro detalle relevante.

• Hacer un seguimiento de las comisiones: asegúrate de tener en cuenta las comisiones de las transacciones, las comisiones de procesamiento o cualquier otro cargo que la pasarela de pago o el banco adquirente pueda haber deducido.

Identificación de las discrepancias

• Detectar los errores de coincidencia: si encuentras alguna transacción que no coincida cuando compares los dos conjuntos de registros, márcala para una investigación más profunda.

• Gestionar los desfases de tiempo: a veces, las transacciones no se reflejan inmediatamente en los extractos bancarios. Ten en cuenta los posibles desfases de tiempo y contabilízalos adecuadamente.

Investigación y resolución

• Comprender la causa: investiga cada discrepancia para hallar la causa. El motivo podrían ser errores de procesamiento, los contracargos, los reembolsos o el fraude.

• Comunicarse con las partes relevantes: para comprender las particularidades de ciertas transacciones, es posible que tengas que comunicarte con tu procesador de pagos, tu proveedor de cuentas de comerciante, o tu pasarela de pagos.

• Corregir los errores: una vez que comprendas la causa de una discrepancia, corrige los errores en tus registros o comunícate con el banco o el procesador de pagos si el error es suyo.

Informes

• Crear resúmenes: crea informes del resumen del proceso de conciliación, que incluyan los detalles de las transacciones coincidentes, las discrepancias que hayas identificado y los ajustes que hayas realizado.

• Compartir los informes: dependiendo de las prácticas de tu organización, es posible que debas compartir estos informes con la gerencia, el equipo de finanzas u otras partes interesadas.

Mantenimiento de registros

• Documentación: conserva un registro detallado de cada paso del proceso de conciliación, incluida cualquier comunicación con proveedores de servicios de pago externos y las correcciones que hayas realizado.

• Archivado: archiva todos los documentos de respaldo de forma segura, asegurándote de que sean fácilmente recuperables para futuras referencias o auditorías.

Mejora del proceso

• Analizar las tendencias: analiza las tendencias y los patrones de las discrepancias y los problemas que hayas identificado durante el proceso de conciliación.

• Implementar mejoras: utiliza este análisis para identificar las áreas en las que puedas hacer que el proceso sea más eficaz e implementa los cambios correspondientes.

• Automatización: considera la posibilidad de utilizar herramientas o servicios de software que puedan automatizar partes del proceso de conciliación, lo que reducirá el esfuerzo manual necesario y minimizará los posibles errores.

Recuerda que la conciliación de pagos en ecommerce no es una actividad que se realiza una sola vez, sino un proceso continuo que respalda la salud financiera y la integridad de tu empresa. La conciliación periódica de tus transacciones te ayuda a mantener registros financieros precisos, detectar y responder al fraude rápido y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales e impositivos en todos los lugares en los que opera tu empresa.

Por qué es importante la conciliación de facturas para las empresas

La conciliación de pagos en ecommerce tiene un gran impacto en las diferentes facetas de una empresa. Estas son algunas de las áreas a las que afecta:

• Precisión financiera
  La base de cualquier sistema de gestión financiera sólido son los libros de contabilidad precisos. La conciliación garantiza que no haya discrepancias entre las transacciones que ha registrado la plataforma de ecommerce y los importes recibidos o pagados a través de los proveedores de procesamiento de pagos. Para las empresas, esta precisión es esencial para evaluar la salud financiera y tomar decisiones bien informadas.

• Gestión del flujo de caja
  El monitoreo y la gestión de los flujos de caja son necesarios para la liquidez y la solvencia de una empresa. La conciliación ayuda a las empresas a contabilizar todas las entradas y salidas de fondos. Esto ayuda a las empresas a comprender qué fondos están disponibles para gastos operativos, gastos de capital o inversiones, y es esencial para la planificación financiera a corto y largo plazo.

• Detección y prevención del fraude
  En el ámbito del comercio digital, el riesgo de fraude está en todos lados. La conciliación periódica sirve de comprobación para detectar transacciones no autorizadas o sospechosas. Gracias a la identificación a tiempo de las anomalías, una empresa puede iniciar medidas de investigación e implementar controles para mitigar y prevenir futuros casos de fraude.

• Cumplimiento de la normativa y auditoría
  Las empresas tienen la obligación fundamental de cumplir con las normas contables y los requisitos de la normativa. La conciliación de pagos en ecommerce desempeña una función fundamental para garantizar que las empresas sigan cumpliendo con los mandatos legales, incluidas las declaraciones fiscales. Los registros precisos también son esenciales durante las auditorías, tanto internas como externas, para respaldar los estados financieros.

• Confianza y satisfacción del cliente
  Una piedra angular de la satisfacción del cliente es procesar las transacciones de forma precisa y segura. La conciliación de pagos en ecommerce ayuda a garantizar que las transacciones de los clientes, como los pagos, los reembolsos y los contracargos se gestionan correctamente. Esto no solo minimiza las disputas, sino que también mejora la confianza del cliente en la empresa.

• Resolución de disputas y gestión de los contracargos
  La gestión de los contracargos y las disputas de manera eficiente es un aspecto importante de la gestión de las relaciones con los clientes para las empresas de comercio electrónico. La conciliación de pagos ayuda a identificar rápidamente los contracargos, lo que a su vez facilita resoluciones oportunas y adecuadas.

• Operaciones optimizadas
  La conciliación de pagos puede ser una herramienta de diagnóstico para identificar ineficiencias en el procesamiento de pagos. Gracias al análisis de los datos de la conciliación, una empresa puede detectar problemas recurrentes o cuellos de botella en el proceso de pago y realizar correcciones, lo que puede mejorar los tiempos de respuesta, reducir los errores y mejorar la eficiencia operativa.

• Relaciones con proveedores y socios
  Los pagos oportunos y precisos son esenciales para mantener relaciones saludables con proveedores y socios. La conciliación garantiza que los pagos se realicen en función de los acuerdos preexistentes y que cualquier discrepancia se identifique y resuelva de manera oportuna.

• Toma de decisiones estratégicas
  Los datos financieros a menudo sirven como base para las decisiones estratégicas. A través de la conciliación, las empresas pueden asegurarse de que estos datos sean precisos y fiables, lo que permite a la gerencia tomar decisiones con confianza. Ya sea que los datos se utilicen para evaluar nuevas oportunidades de inversión, ingresar a nuevos mercados o evaluar cambios operativos, la precisión es importante.

• Gestión de riesgos
  La conciliación es una herramienta importante de gestión de riesgos. Al garantizar la precisión financiera y detectar anomalías, la conciliación ayuda a evaluar diversos riesgos financieros, incluidos los riesgos crediticios, los de fraude y los operativos. Esto permite a una empresa implementar estrategias efectivas de gestión de riesgos.

Estas áreas de impacto muestran lo importante que es la conciliación de pagos en ecommerce, no solo como una formalidad contable, sino como una práctica fundamental que afecta la salud financiera, la eficiencia operativa, las relaciones con los clientes, el cumplimiento y la dirección estratégica de una empresa.

Mejores prácticas para la conciliación de pagos en ecommerce

Un enfoque reflexivo e intencionado de la conciliación de pagos en ecommerce garantiza que los registros financieros sean precisos y contribuya a que las operaciones sean ajustadas y fiables, a una gestión eficaz de los riesgos y al cumplimiento de los requisitos legales. A continuación, te indicamos algunas de las mejores prácticas básicas que las empresas pueden seguir cuando se trata de la conciliación de pagos en ecommerce:

• Cronograma regular
  Llevar a cabo la conciliación en un cronograma regular es esencial. Ya sea diaria, semanal o mensual, un cronograma constante te permite detectar discrepancias, lo que reduce los riesgos asociados con la acción tardía. También facilita el mantenimiento de registros financieros actualizados, una herramienta útil en la toma de decisiones.

• Automatización
  El volumen de transacciones en el comercio digital puede ser abrumador. Aprovechar la tecnología para automatizar el proceso de conciliación puede reducir significativamente los errores manuales y mejorar la eficiencia. Existen varios tipos de software y herramientas de conciliación que se integran con las plataformas de comercio digital y los sistemas bancarios. A continuación, trataremos cómo Stripe admite la conciliación automatizada de transacciones para empresas de comercio digital.

• Políticas y procedimientos claros
  Desarrolla y documenta políticas y procedimientos claros para el proceso de conciliación. Esto debe incluir pasos detallados para cotejar las transacciones, identificar e investigar las discrepancias y resolver los problemas. Asegúrate de que el personal involucrado en la conciliación esté familiarizado y se sienta cómodo con estas políticas.

• Segregación de funciones
  Para reducir el riesgo de fraude y errores, es aconsejable segregar las funciones entre el personal que participa en el proceso de conciliación. Por ejemplo, la persona responsable de registrar las transacciones no debe ser la misma persona que realiza la conciliación. Esta segregación proporciona otra capa de control interno.

• Informes de conciliación
  Genera informes de conciliación detallados que incluyan el estado de las transacciones coincidentes, las discrepancias que hayas identificado y los ajustes que hayas realizado. La gerencia o el personal de supervisión deben revisar estos informes para su supervisión.

• Comprensión de las particularidades de la pasarela de pagos
  Los tiempos de procesamiento de las transacciones, las estructuras de comisiones y los formatos de los informes de las pasarelas de pago pueden variar. Comprender estos detalles específicos es importante para una conciliación precisa. Durante la conciliación, asegúrate de tener en cuenta las comisiones de procesamiento, los contracargos y cualquier otra deducción.

• Formación y desarrollo de competencias
  Proporciona oportunidades de formación y desarrollo para el personal involucrado en el proceso de conciliación para que tengan las habilidades y el conocimiento para trabajar de manera eficaz.

• Monitoreo y revisión
  Monitorea continuamente el proceso de conciliación y realiza revisiones periódicas para garantizar su eficacia. Esto incluye la revisión de los informes de conciliación, la evaluación de la idoneidad de los controles internos y la evaluación del personal.

• Mantenimiento de registros y documentación
  Conserva registros completos del proceso de conciliación, incluidos los documentos de origen, los informes de conciliación y los registros de comunicaciones. Esta documentación es importante para los registros de auditoría y para futuras referencias en caso de disputas o investigaciones.

• Sistema de comentarios para la mejora del proceso
  Establece un mecanismo continuo de comentarios para mejorar el proceso de conciliación. Esto significa analizar tendencias y patrones en las discrepancias, evaluar la eficiencia del proceso actual e implementar mejoras.

• Cumplimiento de la normativa legal y contable
  Asegúrate de que el proceso de conciliación cumpla con los requisitos legales y las normativas contables pertinentes. Revisa periódicamente las actualizaciones normativas para asegurarte de que tus prácticas siguen cumpliendo con la normativa. Aquí es donde trabajar con un proveedor externo sólido puede reducir significativamente tu carga de trabajo.

• Planes de contingencia
  Desarrolla planes de contingencia para abordar los problemas que podrían interrumpir el proceso de conciliación, como fallos del sistema, pérdida de datos o problemas de personal. Esto incluye tener sistemas de respaldo de datos y mecanismos de procesamiento alternativos.

La conciliación de pagos es un proceso en evolución, y adaptarse a las nuevas tecnologías y prácticas es clave para mantener la eficacia. Una forma de lograr esto es trabajando con un proveedor que mantenga su propio conjunto de soluciones y herramientas de acuerdo con los estándares tecnológicos de vanguardia.

Conciliación de pagos en ecommerce con Stripe

Stripe ofrece una gama de funciones y servicios que facilitan y respaldan el proceso de conciliación de pagos en ecommerce:

• Informes detallados de las transacciones
  Stripe ofrece funciones integrales de elaboración de informes que permiten a las empresas descargar informes detallados de las transacciones con información como los importes de las transacciones, las comisiones, los reembolsos y los contracargos. Este nivel de detalles es esencial para la conciliación, ya que permite un cotejo preciso de las transacciones.

• Monitoreo en tiempo real
  El Dashboard de Stripe proporciona monitoreo en tiempo real de las transacciones. Esto permite a las empresas detectar y resolver rápidamente las discrepancias, lo que es particularmente importante en entornos de comercio digital acelerados.

• Herramientas de conciliación automatizadas
  Stripe proporciona herramientas de conciliación automatizadas que pueden ayudar a reducir los errores manuales y agilizar el proceso de conciliación. Estas herramientas pueden cotejar las transacciones de tu plataforma de comercio digital con tu cuenta de Stripe y marcar automáticamente las discrepancias para su revisión. Las soluciones de conciliación automatizadas y escalables de Stripe son una buena opción para las empresas que tienen lo siguiente:

  • Altos volúmenes de transacciones (es decir, miles de transacciones mensuales).
    
  • Varios métodos de pago utilizados en una sola transacción, como tarjetas de regalo y descuentos.
    
  • Ciclos de vida de las transacciones largos, en los que las transacciones se distribuyen en varios períodos.
    

• Integración con software contable
  Stripe ofrece integración con programas de contabilidad conocidos, como QuickBooks y Xero. Esta integración permite un flujo de datos fluido entre Stripe y el sistema contable, lo que facilita la conciliación automatizada dentro del software contable.

• Webhooks personalizables
  Los Webhooks en Stripe permiten a las empresas recibir notificaciones en tiempo real de eventos como pagos completados, reembolsos y contracargos. Con la personalización de los webhooks, las empresas pueden asegurarse de que los datos relevantes de las transacciones estén disponibles de inmediato para la conciliación.

• Gestión de disputas
  Stripe tiene funciones integradas para gestionar contracargos y disputas. Proporciona información detallada sobre cada disputa y ayuda a las empresas a presentar pruebas en caso de que haya una disputa. Esta función es especialmente útil en el proceso de conciliación.

• Informes de transferencias
  Stripe genera informes de transferencias que resumen todas las transacciones por lotes en la cuenta bancaria de una empresa. Estos informes ayudan a conciliar los importes recibidos en la cuenta bancaria con las transacciones procesadas a través de Stripe.

• Informes de comisiones
  Las comisiones de procesamiento son una consideración importante en la conciliación. Stripe proporciona informes transparentes de las comisiones cobradas por cada transacción, que se pueden usar para tener en cuenta las diferencias entre los importes brutos de las transacciones y los importes netos recibidos.

• Exportación de datos
  Stripe permite a las empresas exportar los datos de las transacciones en diferentes formatos, lo que facilita el trabajo con diferentes herramientas o procesos de conciliación. La capacidad de acceder y compartir datos en un formato comprensible es fundamental para un proceso de conciliación eficiente.

• Soporte y documentación
  Stripe ofrece una amplia documentación y soporte al cliente. Esto puede ser muy valioso cuando una empresa intenta resolver problemas complejos de conciliación, especialmente los relacionados con la pasarela de pagos.

En resumen, la conciliación de Stripe ofrece las siguientes ventajas para las empresas:

• Hacer un seguimiento de tu efectivo a diario.
  
• Identificar brechas en los flujos de fondos o discrepancias en los datos para corregir las fugas más rápido.
  
• Obtener visibilidad del ciclo de vida completo de cada transacción.
  
• Implementar controles financieros estrictos para proteger tu empresa.
  
• Establecer procesos escalables para tus operaciones financieras que puedan crecer con tu empresa.
  

Trabajar con un proveedor de pagos que ofrece herramientas sólidas de elaboración de informes y automatización, como Stripe, puede agilizar la conciliación y garantizar la integridad financiera, especialmente para las empresas con un alto volumen de transacciones. Obtén más información sobre cómo Stripe impulsa los pagos de las empresas de ecommerce aquí.