La conciliación de los pagos refleja la realidad financiera de una empresa, lo que aporta información valiosa sobre las transacciones, comisiones y flujos de caja. Ayuda a detectar el fraude, gestionar las disputas y garantizar unos informes financieros precisos. En el caso de las empresas de e-commerce, este proceso no trata simplemente de cotejar números, sino que es una herramienta de gestión fundamental que respalda la toma de decisiones fundamentadas, la mitigación de riesgos y la creación de confianza con clientes y socios.

Trataremos por qué es importante la conciliación de pagos, las mejores prácticas a seguir y cómo trabajar con plataformas de pago como Stripe puede agilizar el proceso. Ya seas una empresa consolidada como un recién llegado al espacio del e-commerce, comprender y aplicar con eficacia la conciliación de pagos es fundamental para mantener la estabilidad financiera y la integridad operativa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la conciliación de los pagos en e-commerce?
  
• ¿Cómo funciona la conciliación de los pagos en e-commerce?
  
• ¿Por qué es importante la conciliación de facturas para las empresas?
  
• Mejores prácticas en la conciliación de los pagos en e-commerce
  
• Conciliación de los pagos en e-commerce con Stripe
  

¿Qué es la conciliación de los pagos en e-commerce?

La conciliación de los pagos en e-commerce es un importante proceso financiero que consiste en cotejar y verificar los registros de transacciones de una empresa de e-commerce con los datos de pago recibidos de pasarelas de pago, bancos u otras entidades financieras. El objetivo de la conciliación de pagos en e-commerce es garantizar que las transacciones que registra la empresa coinciden con los importes depositados en la cuenta bancaria de la empresa o adeudados de esta, e identificar y resolver cualquier discrepancia que exista.

Las empresas de e-commerce suelen recibir pagos a través de diferentes canales, incluida la web y el móvil, mediante una variedad de métodos de pago tales como las tarjetas de débito y crédito, los monederos digitales y las transferencias bancarias. El proceso de conciliación ayuda a garantizar que los registros de las empresas capturan y reflejan con exactitud todos los pagos de clientes.

¿Cómo funciona la conciliación de los pagos en e-commerce?

Este es un resumen detallado del proceso de conciliación de los pagos en e-commerce:

Recopilación de los datos

• Recopilar datos de las transacciones: empieza recopilando todos los datos de transacciones de tu plataforma de e-commerce. Aquí se incluye los importes, fechas, clientes, información y métodos de pago de las transacciones.

• Recopilar los estados contables: consigue los extractos bancarios, los informes de la pasarela de pagos y cualquier otra documentación financiera relevante. Estos extractos deben cubrir el mismo periodo de tiempo que los datos de transacciones que hayas recopilado de tu plataforma de e-commerce.

Cotejo de las transacciones

• Emparejar los registros: revisa todas las transacciones registradas en la plataforma de e-commerce y busca la entrada correspondiente en el extracto bancario o del procesador de pagos. Cotéjalas según el importe, la fecha y cualquier otro dato relevante.

• Hacer un seguimiento de las comisiones: asegúrate de contabilizar las comisiones de las transacciones, las comisiones de procesamiento y cualquier otro cargo que se pueda haber deducido la pasarela de pagos o el banco adquirente.

Identificación de discrepancias

• Detectar los errores de coincidencia: si encuentras alguna transacción que no coincide al comparar los dos conjuntos de registros, márcala para investigarla con detenimiento.

• Gestionar los desfases temporales: a veces las transacciones no se reflejan de inmediato en los extractos bancarios. Ten en cuenta los posibles desfases temporales y contabilízalos adecuadamente.

Investigación y resolución

• Entender la causa: investiga cada discrepancia para hallar la causa. El motivo podría ser el procesamiento de errores, los contracargos, los reembolsos o el fraude.

• Comunicarse con las partes relevantes: para entender las particularidades de determinadas transacciones podrías necesitar comunicarte con el procesador de pagos, el proveedor de cuentas de comerciante o la pasarela de pagos.

• Corregir los errores: cuando hayas entendido la causa de una discrepancia, corrige los errores en tus registros o comunícate con el banco o procesador de pagos si el error es suyo.

Elaboración de informes

• Crear resúmenes: crea informes de resumen del proceso de conciliación, incluidos los detalles de las transacciones cotejadas, las discrepancias que has identificado y los ajustes que hayas hecho.

• Compartir los informes: en función de las prácticas de tu organización, es posible que tengas que compartir estos informes con la dirección, el equipo financiero u otras partes interesadas.

Registro de datos

• Documentación: conserva un registro detallado de cada paso del proceso de conciliación, incluidas las comunicaciones con proveedores de servicios de pago externos y las correcciones que hayas hecho.

• Presentación: presenta toda la documentación complementaria de forma segura, asegurándote de que son fácilmente recuperables para futuras referencias o las auditorías.

Mejora del proceso

• Analizar tendencias: analiza las tendencias y patrones existentes en las discrepancias y problemas que hayas identificado durante el proceso de conciliación.

• Implementar mejoras: utiliza este análisis para identificar áreas donde se pueda mejorar la eficacia del proceso e implementa los cambios según corresponda.

• Automatización: plantéate la posibilidad de utilizar herramientas o servicios de software que puedan automatizar partes del proceso de conciliación, lo que reducirá el esfuerzo manual necesario y minimizará los posibles errores.

Recuerda que la conciliación de los pagos en e-commerce no es una actividad única, sino un proceso continuo que respalda la situación financiera y la integridad de tu empresa. Conciliar tus transacciones periódicamente te ayuda conservar registros financieros precisos, detectar el fraude y responder a él pronto, y garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales y legales allá donde opere la empresa.

¿Por qué es importante la conciliación de facturas para las empresas?

La conciliación de los pagos en e-commerce tiene amplias repercusiones en las distintas facetas de una empresa. Estas son algunas de las áreas a las que afecta:

• Veracidad financiera
  La base de cualquier sistema de gestión financiera sólido son unos libros contables precisos. La conciliación garantiza que no haya discrepancias entre las transacciones que ha registrado la plataforma de e-commerce y los importes recibidos o abonados a través de los proveedores de procesamiento de pagos. En el caso de las empresas, esta precisión es fundamental para evaluar la situación financiera y tomar decisiones fundamentadas.

• Gestión del flujo de caja
  Supervisar y gestionar los flujos de caja es necesario para la liquidez y la solvencia de la empresa. La conciliación ayuda a las empresas a contabilizar todos los ingresos y salidas de fondos. Esto permite a las empresas conocer qué fondos están disponibles para los gastos operativos, los gastos de capital o las inversiones, y es fundamental para la planificación financiera a corto y largo plazo.

• Detección y prevención del fraude
  En el espacio de e-commerce, el riesgo de fraude está por todos lados. Una conciliación periódica sirve de control para detectar transacciones no autorizadas o sospechosas. Al identificar pronto las anomalías, una empresa puede iniciar medidas de investigación e implementar controles para mitigar y prevenir las futuras apariciones de fraude.

• Cumplimiento de la normativa y auditoría
  Las empresas tienen una obligación fundamental para cumplir con las normas contables y los requisitos de la normativa. La conciliación de los pagos en e-commerce desempeña un papel central en garantizar que las empresas sigan cumpliendo con los mandatos legales, incluidos los informes fiscales. Contar con unos registros exactos también es esencial durante las auditorías, ya seas internas o externas, para respaldar los estados contables.

• Confianza y satisfacción de los clientes
  Una piedra angular de la satisfacción del cliente es procesar las transacciones de forma precisa y segura. La conciliación de los pagos en e-commerce ayuda a garantizar que las transacciones de los clientes, como los pagos, los reembolsos y los contracargos se gestionan correctamente. Este proceso no solo minimiza las disputas, sino que también mejora la confianza del cliente en la empresa.

• Resolución de disputas y gestión de los contracargos
  Gestionar los contracargos y las disputas con eficacia es un aspecto importante de la gestión de la relación con los clientes para una empresa de e-commerce. La conciliación de pagos ayuda a identificar rápidamente los contracargos, lo que a su vez facilita las resoluciones adecuadas y a tiempo.

• Optimización de las operaciones
  La conciliación de los pagos puede ser una herramienta de diagnóstico para identificar ineficiencias en el procesamiento de pagos. Al analizar los datos de conciliación, una empresa puede identificar problemas recurrentes o cuellos de botella en el proceso de pago y realizar correcciones, lo cual puede mejorar los tiempos requeridos, reducir los errores y mejorar la eficacia operativa.

• Relaciones con proveedores y socios
  Efectuar pagos puntuales y exactos es fundamental para mantener buenas relaciones con proveedores y socios. La conciliación garantiza que los pagos se realizan de conformidad con los acuerdos preexistentes y que las discrepancias se identifican y resuelven a tiempo.

• Toma de decisiones estratégica
  Los datos financieros suelen servir como base para las decisiones estratégicas. A través de la conciliación, las empresas pueden asegurarse de que estos datos son precisos y fiables, lo que permite a la dirección tomar decisiones con confianza. Tanto si los datos se utilizan para evaluar nuevas oportunidades de inversión, entrar en nuevos mercados o valorar cambios operativos, la precisión es importante.

• Gestión de riesgos
  La conciliación es una importante herramienta de gestión de riesgos. Al garantizar la precisión financiera y detectar anomalías, la conciliación ayuda a evaluar varios riesgos financieros, incluidos los de crédito, los de fraude y los operativos. Esto permite a las empresas implantar estrategias efectivas de gestión de riesgos.

Estas áreas de impacto muestran lo importante que es la conciliación de pagos en el comercio electrónico, no solo como una formalidad contable, sino como una práctica fundamental que afecta al estado financiero, la eficiencia operativa, las relaciones con los clientes, el cumplimiento de la normativa y la dirección estratégica de una empresa.

Mejores prácticas en la conciliación de los pagos en e-commerce

Un enfoque meditado e intencionado de la conciliación de los pagos en e-commerce garantiza que los registros financieros son precisos y contribuye a tener operaciones ajustadas y fiables, una gestión de riesgos eficaz y al cumplimiento de los requisitos legales. Estas son algunas mejores prácticas básicas que las empresas pueden seguir al tratar con la conciliación de los pagos en e-commerce:

• Calendario periódico
  Hacer la conciliación con un calendario periódico es fundamental. Tanto si es diaria, semanal o mensual, un calendario constante te permite detectar discrepancias, lo que reduce los riesgos asociados a una acción retrasada. También facilita el mantenimiento de registros financieros actualizados, lo que es una herramienta útil en la toma de decisiones.

• Automatización
  El volumen de transacciones en e-commerce puede ser abrumador. Aprovechar la tecnología para automatizar el proceso de conciliación puede hacer que se reduzcan considerablemente los errores manuales y que mejore la eficacia. Hay varios tipos de software y herramientas de conciliación que se integran con las plataformas de e-commerce y sistemas bancarios. A continuación trataremos cómo Stripe admite la conciliación automatizada de transacciones para las empresas de e-commerce.

• Políticas y procedimientos claros
  Elabora y documenta políticas y procedimientos claros para el proceso de conciliación. Esta documentación debe incluir pasos detallados para el cotejo de las transacciones, la identificación e investigación de las discrepancias, así como la resolución de los problemas. Asegúrate de que el personal implicado en la conciliación conoce bien estas políticas y se sienten cómodos con ellas.

• División de tareas
  Para reducir el riesgo de fraude y errores, conviene dividir las tareas entre el personal implicado en el proceso de conciliación. Por ejemplo, la persona responsable de registrar las transacciones no debe ser la misma que la que realiza la conciliación. Esta división proporciona un nivel adicional de control interno.

• Informes de conciliación
  Genera informes de conciliación detallados que incluyan el estado de las transacciones conciliadas, las discrepancias que hayas identificado y los ajustes que hayas realizado. La dirección o el personal de control deben revisar estos informes para supervisarlos.

• Comprender las particularidades de la pasarela de pagos
  Las pasarelas de pagos pueden variar en lo referente a tiempos de procesamiento de las transacciones, estructuras de las comisiones y formatos de los informes. Comprender estas particularidades es importante para realizar una conciliación precisa. Al hacer la conciliación, asegúrate de que contabilizas las comisiones de procesamiento, los contracargos y cualquier otra deducción.

• Formación y desarrollo de competencias
  Proporciona oportunidades de formación y desarrollo para el personal implicado en el proceso de conciliación, de modo que tengan las aptitudes y los conocimientos adecuados para trabajar de forma eficaz.

• Supervisión y revisión
  Supervisa continuamente el proceso de conciliación y lleva a cabo revisiones periódicas para garantizar su eficacia. Esto incluye revisar los informes de conciliación, valorar la idoneidad de los controles internos y evaluar al personal.

• Mantenimiento de registros y documentación
  Conserva registros exhaustivos del proceso de conciliación, incluidos los documentos de origen, los informes de conciliación y los registros de las comunicaciones. Esta documentación es importante para los registros de auditoría y para referencias futuras en caso de disputas o investigaciones.

• Ciclo de comentarios para la mejora del proceso
  Establece un mecanismo continuo de comentarios para mejorar el proceso de conciliación. Esto significa analizar tendencias y patrones en las discrepancias, evaluar la eficacia del proceso actual e implementar mejoras.

• Cumplimiento de la normativa contable y legal
  Asegúrate de que el proceso de conciliación cumple con los requisitos legales relevantes y la normativa contable. Revisa periódicamente las actualizaciones normativas para asegurarte de que tus prácticas siguen cumpliendo la normativa. Aquí es donde trabajar con un proveedor externo sólido puede reducir significativamente tu carga de trabajo.

• Plan de contingencia
  Desarrolla planes de contingencia para abordar los problemas que puedan interrumpir el proceso de conciliación, como fallos del sistema, pérdidas de datos o problemas con el personal. Esto incluye tener sistemas de copia de seguridad de los datos y mecanismos alternativos de procesamiento.

La conciliación de los pagos es un proceso en evolución; adaptarse a las nuevas tecnologías y prácticas es clave para mantener la eficacia. Una forma de conseguirlo es trabajar con un proveedor que mantenga su propio conjunto de soluciones y herramientas de acuerdo con la normativa tecnológica más avanzada.

Conciliación de los pagos en e-commerce con Stripe

Stripe proporciona una gama de funciones y servicios que facilita el proceso de conciliación de los pagos en e-commerce y le presta respaldo:

• Informes detallados de transacciones
  Stripe ofrece funciones completas de elaboración de informes que permiten a las empresas descargar informes detallados de las transacciones con información como, por ejemplo, los importes de las transacciones, las comisiones, los reembolsos y los contracargos. Este nivel de detalle es fundamental para la conciliación porque permite un cotejo preciso de las transacciones.

• Supervisión en tiempo real
  El Dashboard de Stripe proporciona supervisión de las transacciones en tiempo real. Esto permite a las empresas detectar y resolver las discrepancias de inmediato, lo cual es particularmente importante en los acelerados entornos de e-commerce.

• Herramientas de conciliación automatizada
  Stripe proporciona herramientas de conciliación automatizada que pueden ayudar a reducir los errores manuales y a agilizar el proceso de conciliación. Estas herramientas pueden cotejar las transacciones de tu plataforma de e-commerce con la cuenta de Stripe y, de este modo, marcar automáticamente las discrepancias para su revisión. Las soluciones de conciliación automatizadas y escalables de Stripe son recomendables para las empresas que tienen lo siguiente:

  • Volúmenes elevados de transacciones (es decir, miles de transacciones mensuales).
    
  • Varios métodos de pago utilizados en una única transacción, como tarjetas regalo y descuentos.
    
  • Ciclos de vida prolongados de las transacciones que se distribuyen en varios periodos.
    

• Integración con software de contabilidad
  Stripe ofrece integración con software de contabilidad conocido, como QuickBooks y Xero. Esta integración permite un flujo de datos fluido entre Stripe y el sistema contable, lo cual facilita la conciliación automatizada en el software de contabilidad.

• Webhooks personalizables
  Los webhooks en Stripe permiten a las empresas recibir notificaciones de eventos en tiempo real como, por ejemplo, los pagos completados, los reembolsos y los contracargos. Al personalizar los webhooks, las empresas pueden asegurarse de que los datos de las transacciones relevantes están disponibles de inmediato para la conciliación.

• Gestión de disputas
  Stripe tiene funciones integradas para la gestión de contracargos y disputas. Proporciona información detallada sobre cada disputa y ayuda a las empresas a presentar pruebas en caso de disputa. Esta función es especialmente útil en el proceso de conciliación.

• Informes de transferencias
  Stripe genera informes de transferencias que resumen todas las transacciones remesadas en la cuenta bancaria de una empresa. Estos informes ayudan a conciliar los importes recibidos en la cuenta bancaria con las transacciones procesadas a través de Stripe.

• Informes de comisiones
  Las comisiones de procesamiento son un aspecto importante en la conciliación. Stripe proporciona informes transparentes de las comisiones cobradas para cada transacción, que se pueden utilizar para contabilizar las diferencias entre los importes brutos de las transacciones y los importes netos recibidos.

• Exportación de datos
  Stripe permite a las empresas exportar los datos de las transacciones en diferentes formatos, lo que facilita trabajar con diferentes herramientas o procesos de conciliación. La capacidad de acceder a los datos, y compartirlos, en un formato comprensible es fundamental para obtener un proceso de conciliación eficaz.

• Soporte y documentación
  Stripe ofrece documentación y soporte al cliente exhaustivos. Esto puede ser muy valioso cuando una empresa intenta resolver problemas complejos de conciliación, especialmente los relacionados con la pasarela de pagos.

En resumen, la conciliación de Stripe proporciona las siguientes ventajas para las empresas:

• Hacer un seguimiento de la caja a diario.
  
• Identificar brechas en los flujos de fondos o discrepancias en los datos para corregir las fugas más rápido.
  
• Obtener visibilidad sobre todo el ciclo de vida de cada transacción.
  
• Implementar controles financieros sólidos para proteger tu empresa.
  
• Configurar procesos escalables para tus operaciones financieras que pueden crecer al ritmo de tu empresa.
  

Trabajar con un proveedor de servicios de pago que ofrece herramientas de automatización e informes sólidos, como Stripe, puede agilizar la conciliación y garantizar la integridad financiera, especialmente para las empresas que tienen un elevado volumen de transacciones. Aquí encontrarás más información sobre cómo Stripe impulsa los pagos para las empresas de e-commerce.