A reconciliação de pagamentos esclarece a realidade financeira da empresa, fornecendo insights valiosos sobre transações, tarifas e fluxos de caixa. Ele ajuda a detectar fraudes, gerenciar contestações e garantir relatórios financeiros precisos. Para empresas de e-commerce, esse processo não se resume à conferência de números: é uma ferramenta de gestão essencial para decisões informadas, mitigação de riscos e estabelecimento de confiança entre clientes e parceiros.

Veremos por que a reconciliação de pagamentos é importante, as práticas recomendadas e como trabalhar com plataformas de pagamento como a Stripe pode simplificar o processo. Se você é uma empresa estabelecida ou recém-chegada no mercado de e-commerce, compreender e implementar a reconciliação de pagamentos com eficácia é essencial para manter a estabilidade financeira e a integridade operacional.

Neste artigo:

• O que é reconciliação de pagamentos em e-commerce?
  
• Como funciona a reconciliação de pagamentos em e-commerce?
  
• Por que a reconciliação de faturas é importante para as empresas
  
• Práticas recomendadas de reconciliação de pagamentos em e-commerce
  
• Reconciliação de pagamentos em e-commerce com a Stripe
  

O que é reconciliação de pagamentos em e-commerce?

A reconciliação de pagamentos em e-commerce é um processo financeiro importante que envolve a conferência dos registros de transação da empresa de e-commerce com os dados de pagamento recebidos de gateways de pagamento, bancos ou outras instituições financeiras. O objetivo da reconciliação de pagamentos em e-commerce é garantir que as transações registradas pela empresa correspondam aos valores depositados ou debitados da conta bancária, além de identificar e resolver eventuais discrepâncias.

Empresas de e-commerce recebem pagamentos por diferentes canais, como web e dispositivos móveis, usando diversas formas de pagamento, como cartões de crédito e débito, carteiras digitais e transferências bancárias. O processo de reconciliação ajuda a garantir que os registros da empresa capturem e reflitam com precisão todos os pagamentos dos clientes.

Como funciona a reconciliação de pagamentos em e-commerce?

Passo a passo do processo de reconciliação de pagamentos em e-commerce:

Coleta de dados

• Reúna dados da transação: comece coletando todos os dados de transação da sua plataforma de e-commerce, como valores, datas, dados do cliente e formas de pagamento da transação.

• Coletar demonstrativos financeiros: obtenha extratos bancários, relatórios de gateway de pagamento e qualquer outro documento financeiro relevante. Essas declarações devem abranger o mesmo período que os dados de transação que você coletou da sua plataforma de e-commerce.

Correspondência de transações

• Emparelhar registros: analise cada transação registrada na sua plataforma de e-commerce e a entrada correspondente no seu extrato bancário ou do processador de pagamentos. Confira valor, data e outros detalhes relevantes.

• Confira as tarifas: não se esqueça de contabilizar tarifas de transação, tarifas de processamento ou quaisquer outras cobranças que o gateway de pagamento ou banco adquirente pode ter deduzido.

Identificar discrepâncias

• Localize divergências: se você encontrar transações divergentes ao comparar os dois conjuntos de registros, separe-as para investigação adicional.

• Gerenciar defasagens temporais: às vezes, as transações não aparecem imediatamente nos extratos bancários. Atente-se para possíveis atrasos.

Investigação e resolução

• Entenda a causa: investigue cada discrepância para encontrar sua causa. Pode haver um erro de processamento, estorno, reembolso ou fraude.

• Comunique-se com os envolvidos: para entender as especificidades de determinadas transações, pode ser necessário comunicar-se com seu processador de pagamentos, provedor da conta do comerciante ou gateway de pagamentos.

• Corrija os erros: depois de entender a causa da discrepância, corrija os erros nos seus registros ou comunique-se com o banco ou processador de pagamentos, se o erro for da parte deles.

Relatórios

• Faça resumos: crie relatórios do processo de reconciliação, inclusive detalhes das transações conferidas, discrepâncias identificadas e ajustes feitos.

• Compartilhe relatórios: dependendo das práticas da sua organização, pode ser necessário compartilhar esses relatórios com a gerência, a equipe financeira ou outros interessados.

Registros

• Documentação: mantenha um registro detalhado de cada etapa do processo de reconciliação, inclusive comunicações com provedores de pagamento terceirizados e correções feitas.

• Arquivamento: arquive todos os comprovantes com segurança, para que fiquem acessíveis para futura referência ou auditoria.

Melhoria de processos

• Analise tendências: analise as tendências e padrões nas discrepâncias e problemas identificados durante o processo de reconciliação.

• Implemente melhorias: use essa análise para identificar áreas em que você pode tornar o processo mais eficiente e implementar alterações pertinentes.

• Automação: considere adotar softwares ou serviços que possam automatizar partes do processo de reconciliação, reduzindo o trabalho manual necessário e minimizando erros.

Lembre-se de que a reconciliação de pagamentos em e-commerce não é uma atividade única, mas um processo contínuo que apoia a integridade financeira e financeira da empresa. A reconciliação regular de transações ajuda a manter registros financeiros precisos, detectar e responder a fraudes com antecedência e garante a conformidade com requisitos legais e fiscais em todos os lugares onde sua empresa opera.

Por que a reconciliação de faturas é importante para as empresas

A reconciliação de pagamentos em e-commerce afeta diferentes áreas da empresa. Veja algumas delas:

• Precisão financeira
  A base de qualquer sistema de gestão financeira sólido são os livros contábeis corretos. A reconciliação garante que não haja discrepância entre as transações registradas pela plataforma de e-commerce e os valores recebidos ou repassados por meio de provedores de processamento de pagamento. Para as empresas, essa precisão é essencial para avaliar a saúde financeira e tomar decisões bem embasadas.

• Gestão de fluxo de caixa
  Monitorar e gerenciar fluxos de caixa é necessário para a liquidez e solvência de um negócio. A reconciliação ajuda as empresas a contabilizar todos os fluxos de entrada e saída de fundos. Isso ajuda as empresas a entender quais fundos estão disponíveis para despesas operacionais, despesas de capital ou investimento, e é essencial para o planejamento financeiro de curto e longo prazo.

• Detecção e prevenção de fraudes
  Na área do e-commerce, o risco de fraude é onipresente. A reconciliação regular verifica e detecta transações não autorizadas ou suspeitas. Identificando anomalias precocemente, a empresa pode iniciar investigações e implementar controles para mitigar e prevenir futuras ocorrências de fraude.

• Conformidade e auditoria
  As empresas têm uma obrigação fundamental de aderir às normas contábeis e aos requisitos regulatórios. A reconciliação de pagamentos em e-commerce é fundamental para que as empresas permaneçam em conformidade com as determinações legais, incluindo relatórios fiscais. Registros precisos também são essenciais durante as auditorias, internas e externas, para apoiar as demonstrações financeiras.

• Confiança e satisfação do cliente
  Um dos pilares da satisfação do cliente é o processamento de transações com precisão e segurança. A reconciliação de pagamentos em e-commerce ajuda a assegurar que as transações do cliente, como pagamentos, reembolsos e estornos sejam gerenciados corretamente. Além de minimizar contestações, isso também aumenta a confiança do cliente na empresa.

• Resolução de contestações e tratamento de estornos
  Processamento de estornos e eficiência nas contestações são aspectos importantes da gestão de relacionamento com o cliente para empresas de e-commerce. A reconciliação de pagamentos ajuda a identificar estornos prontamente, o que facilita resoluções oportunas e adequadas.

• Operações simplificadas
  A reconciliação de pagamentos pode ser uma ferramenta de diagnóstico para identificar ineficiências no processamento de pagamentos. Ao analisar dados de reconciliação, uma empresa pode identificar problemas recorrentes ou gargalos no processo de pagamento e fazer correções, o que pode melhorar o tempo de resposta, reduzir erros e aumentar a eficiência operacional.

• Relacionamento com fornecedores e parceiros
  Pagamentos pontuais e precisos são essenciais para manter relacionamentos saudáveis com fornecedores e parceiros. A reconciliação garante que os pagamentos sejam feitos de acordo com acordos pré-existentes e que quaisquer discrepâncias sejam identificadas e resolvidas em tempo hábil.

• Tomada de decisões estratégicas
  Os dados financeiros costumam servir de base para decisões estratégicas. Por meio da reconciliação, as empresas podem garantir que esses dados sejam precisos e confiáveis, permitindo que a gerência tome decisões com confiança. Se os dados são usados para avaliar novas oportunidades de investimento, entrar em novos mercados ou avaliar mudanças operacionais, a precisão é importante.

• Gestão de riscos
  A reconciliação é uma importante ferramenta de gestão de riscos. Ao garantir precisão financeira e detectar anomalias, a reconciliação ajuda a avaliar vários riscos financeiros, incluindo riscos de crédito, fraudes e operacionais. Isso permite implementar estratégias eficazes de gerenciamento de riscos.

Essas áreas de impacto mostram como a reconciliação de pagamentos de e-commerce é importante não apenas como uma formalidade contábil, mas como uma prática fundamental que afeta a saúde financeira, a eficiência operacional, o relacionamento com os clientes, a conformidade e o direcionamento estratégico da empresa.

Práticas recomendadas de reconciliação de pagamentos em e-commerce

Uma reconciliação de pagamentos cuidadosa e racional no e-commerce garante que os registros financeiros sejam precisos e contribuam para operações rigorosas e confiáveis, gerenciamento de riscos eficaz e conformidade com requisitos legais. Algumas práticas recomendadas que as empresas podem seguir na reconciliação de pagamentos em e-commerce:

• Agendamento regular
  É essencial ter um cronograma regular de reconciliação. Seja diário, semanal ou mensal, um cronograma estável permite detectar discrepâncias, reduzindo os riscos dee tomar providências atrasadas. Também facilita a manutenção de registros financeiros atualizados, uma ferramenta útil na tomada de decisões.

• Automação
  O volume de transações no e-commerce pode ser avassalador. Utilizar a tecnologia para automatizar o processo de reconciliação pode reduzir significativamente os erros manuais e aumentar a eficiência. Existem diversos tipos de softwares e ferramentas de reconciliação que se integram a plataformas de e-commerce e sistemas bancários. Abaixo, veremos como a Stripe faz a reconciliação automática de transações para empresas de e-commerce.

• Políticas e procedimentos claros
  Desenvolva e documente políticas e procedimentos claros para o processo de reconciliação. Devem ser incluídas etapas detalhadas para correspondência de transações, identificação e investigação de discrepâncias e solução de problemas. Certifique-se de que a equipe envolvida na reconciliação esteja familiarizada e confortável com essas políticas.

• Segregação de funções
  Para reduzir o risco de fraudes e erros, é aconselhável separar as tarefas entre a equipe envolvida no processo de reconciliação. Por exemplo, o responsável pelo registro das transações não deve ser a mesma pessoa que conduz a reconciliação. Essa segregação melhora o controle interno.

• Relatórios de reconciliação
  Gere relatórios de reconciliação detalhados com o status das transações conferidas, as discrepâncias identificadas e os ajustes feitos. O pessoal de administração ou supervisão deve revisar estes relatórios para efeitos de supervisão.

• Entender as especificidades do gateway de pagamento
  Os gateways de pagamento podem variar em tempos de processamento de transações, estruturas de tarifas e formatos de relatórios. A compreensão dessas especificidades é importante para uma reconciliação precisa. Durante a reconciliação, não se esqueça de contabilizar tarifas de processamento, estornos e outras deduções.

• Treinamento e desenvolvimento de competências
  Fornecer oportunidades de treinamento e desenvolvimento para a equipe envolvida no processo de reconciliação, para que eles tenham as habilidades e o conhecimento necessários para trabalhar de forma eficaz.

• Acompanhamento e revisão
  Monitore o processo de reconciliação continuamente e realize revisões periódicas para garantir sua eficácia. Isso inclui a revisão de relatórios de reconciliação, a avaliação da adequação dos controles internos e a avaliação da equipe.

• Manutenção de registros e documentação
  Mantenha registros abrangentes do processo de reconciliação, incluindo documentos de origem, relatórios de reconciliação e registros de comunicação. Essa documentação é importante para trilhas de auditoria e para referência futura em caso de contestações ou investigações.

• Ciclo de feedback para melhoria de processos
  Estabeleça um mecanismo de feedback contínuo para melhorar o processo de reconciliação, analisando tendências e padrões de discrepâncias, avaliando a eficiência do processo atual e implementando melhorias.

• Conformidade com normas legais e contábeis
  Garanta que o processo de reconciliação esteja em conformidade com os requisitos legais e normas contábeis relevantes. Revise regularmente as atualizações regulatórias para garantir que suas práticas permaneçam em conformidade. É aqui que trabalhar com um fornecedor terceirizado forte pode reduzir significativamente sua carga de trabalho.

• Planejamento de contingência
  Desenvolva planos de contingência para resolver problemas que possam atrapalhar o processo de reconciliação, como falhas no sistema, perda de dados ou problemas com a equipe. Isso inclui ter sistemas de backup de dados e arranjos alternativos de processamento.

A reconciliação de pagamentos é um processo em evolução, e a adaptação a novas tecnologias e práticas é essencial para manter a eficácia. Uma maneira de conseguir isso é trabalhando com um provedor que mantém seu próprio conjunto de soluções e ferramentas de acordo com padrões tecnológicos de ponta.

Reconciliação de pagamentos em e-commerce com a Stripe

A Stripe oferece diversos recursos e serviços que facilitam e apoiam o processo de reconciliação de pagamentos em e-commerce:

• Relatórios detalhados de transações
  A Stripe oferece recursos abrangentes de geração de relatórios que permitem que as empresas baixem relatórios detalhados de transações com informações como valores, tarifas, reembolsos e estornos das transações. Esse detalhamento é essencial para a reconciliação, pois permite a correspondência precisa das transações.

• Monitoramento em tempo real
  O Stripe Dashboard fornece monitoramento em tempo real das transações. Isso permite que as empresas detectem e resolvam rapidamente discrepâncias, o que é particularmente importante em ambientes de e-commerce acelerados.

• Ferramentas de reconciliação automatizadas
  A Stripe fornece ferramentas de reconciliação automatizadas que podem ajudar a reduzir erros manuais e simplificar o processo de reconciliação. Essas ferramentas podem combinar transações da sua plataforma de e-commerce com sua conta Stripe, sinalizando automaticamente discrepâncias para análise. As soluções de reconciliação automatizadas e escaláveis da Stripe são ideais para empresas com:

  • Alto volume de transações (ex.: milhares de transações mensais)
    
  • Várias formas de pagamento usadas em uma única transação, como cartões-presente e descontos
    
  • Longos ciclos de vida das transações, nos quais as transações são distribuídas por vários períodos
    

• Integração com software contábil
  A Stripe oferece integração com softwares populares de contabilidade e escrituração contábil, como QuickBooks e Xero. Essa integração permite um fluxo de dados fluido entre a Stripe e o sistema contábil, facilitando a reconciliação automatizada dentro do software de contabilidade.

• Webhooks personalizáveis
  Os webhooks da Stripe permitem que as empresas recebam notificações em tempo real de eventos como pagamentos concluídos, reembolsos e estornos. Com webhooks personalizados, as empresas podem garantir que os dados de transações relevantes estejam imediatamente disponíveis para fins de reconciliação.

• Gestão de contestações
  A Stripe tem recursos integrados para gerenciar estornos e contestações. Ela fornece informações detalhadas sobre cada contestação e ajuda as empresas a enviar comprovantes em caso de contestação. Esse recurso é particularmente útil no processo de reconciliação.

• Relatórios de repasses
  A Stripe gera relatórios de repasses que resumem todas as transações em lote na conta bancária da empresa. Esses relatórios ajudam a reconciliar os valores recebidos na conta bancária com as transações processadas pelo Stripe.

• Relatórios de tarifas
  As tarifas de processamento precisam ser conferidas na reconciliação. A Stripe fornece relatórios transparentes das tarifas cobradas em cada transação, que podem ser usados para contabilizar as diferenças entre os valores brutos da transação e os valores líquidos recebidos.

• Exportação de dados
  A Stripe permite que as empresas exportem dados de transações em diferentes formatos, facilitando o trabalho com diferentes ferramentas ou processos de reconciliação. Poder acessar e compartilhar dados em um formato significativo é fundamental para um processo de reconciliação eficiente.

• Suporte e documentação
  A Stripe oferece extensa documentação e suporte ao cliente. Isso pode ser inestimável quando uma empresa está tentando resolver problemas complexos de reconciliação, especialmente aqueles relacionados ao gateway de pagamentos.

Em resumo, a reconciliação da Stripe oferece as seguintes vantagens para as empresas:

• Acompanhar seu dinheiro diariamente.
  
• Identificar lacunas em fluxos de fundos ou discrepâncias de dados para corrigir erros rapidamente.
  
• Visibilidade do ciclo de vida completo de cada transação.
  
• Controles financeiros sólidos para proteger seus negócios.
  
• Processos dimensionáveis para suas operações financeiras, que podem crescer junto com a empresa.
  

Trabalhar com um provedor de pagamentos que oferece ferramentas robustas de relatórios e automação, como a Stripe, pode simplificar a reconciliação e garantir a integridade financeira, especialmente para empresas com alto volume de transações. Saiba como a Stripe opera pagamentos para empresas de e-commerce aqui.