Le rapprochement des paiements met en lumière la réalité financière d’une entreprise, en fournissant des informations précieuses sur les transactions, les frais et les flux de trésorerie. Il permet de détecter les fraudes, de traiter les litiges et de garantir l’exactitude des rapports financiers. Pour les entreprises de commerce en ligne, il ne s’agit pas seulement de faire correspondre les numéros, mais aussi d’utiliser un outil de gestion essentiel qui favorise la prise de décisions éclairées, l’atténuation des risques et l’instauration d’un climat de confiance avec les clients et les partenaires.

Nous vous expliquerons pourquoi le rapprochement des paiements est important, les pratiques exemplaires à suivre et comment travailler avec des plateformes de paiement comme Stripe peut simplifier le processus. Que vous soyez une entreprise établie ou un nouveau venu dans le domaine du commerce électronique, il est essentiel de comprendre et de mettre en œuvre efficacement le rapprochement des paiements pour maintenir la stabilité financière et l’intégrité opérationnelle.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que le rapprochement des paiements pour le commerce électronique?
  
• Comment fonctionne le rapprochement des paiements dans le commerce électronique?
  
• Pourquoi le rapprochement des factures est-il important pour les entreprises?
  
• Pratiques exemplaires en matière de rapprochement des paiements pour le commerce électronique
  
• Rapprochement des paiements du commerce électronique avec Stripe
  

Qu’est-ce que le rapprochement des paiements du commerce électronique?

Le rapprochement des paiements dans le commerce électronique est un processus financier important qui consiste à faire correspondre et à vérifier les enregistrements de transactions d’une entreprise de commerce électronique avec les données de paiement reçues des plateformes de paiement, des banques ou d’autres institutions financières. L’objectif du rapprochement des paiements dans le commerce électronique est de s’assurer que les transactions enregistrées par l’entreprise correspondent aux montants déposés ou débités sur le compte bancaire de l’entreprise, ainsi que d’identifier et de résoudre les écarts.

Les entreprises de commerce en ligne reçoivent souvent des paiements par différents canaux, notamment le Web et mobile, à l’aide de différents moyens de paiement tels que des cartes de crédit et de débit, des portefeuilles numériques et des virements bancaires. Le processus de rapprochement permet de s’assurer que les registres de l’entreprise capturent et reflètent avec précision tous les paiements des clients.

Comment fonctionne le rapprochement des paiements du commerce électronique?

Voici un aperçu détaillé du processus de rapprochement des paiements en ligne :

Collecte des données

• Recueillir les données de transaction : Commencez par collecter toutes les données de transaction de votre plateforme de commerce électronique. Cela inclut les montants des transactions, les dates, les informations sur les clients et les moyens de paiement.

• Recueillir les états financiers : Obtenez des relevés bancaires, des rapports sur les plateformes de paiement et tout autre document financier pertinent. Ces relevés doivent couvrir la même période que les données de transaction que vous avez collectées à partir de votre plateforme de commerce électronique.

Rapprochement des transactions

• Dossier des pairs : Passez en revue chaque transaction enregistrée sur votre plateforme de commerce électronique et trouvez l’entrée correspondante dans votre banque ou votre fournisseur de services de paiement. Appariez-les en fonction du montant, de la date et de tout autre détail pertinent.

• Frais de suivi : Veillez à prendre en compte les frais de transaction, les frais de traitement et tout autre paiement que la plateforme de paiement ou la banque acquéreuse ont pu être déduits.

Identifier les écarts

• Repérer les incohérences : Si vous trouvez des transactions qui ne correspondent pas lorsque vous comparez les deux ensembles d’enregistrements, signalez-les pour une enquête plus approfondie.

• Décalage temporel de gestion : Parfois, les transactions ne sont pas immédiatement reflétées dans les relevés bancaires. Soyez conscient des décalages potentiels et tenez-en compte correctement.

Enquête et résolution

• Comprendre la cause : Examinez chaque écart pour en trouver la cause. Cela peut être dû à des erreurs de traitement, chargebacks, remboursements ou de la fraude.

• Communiquer avec les parties concernées : Pour comprendre les spécificités de certaines transactions, vous devrez peut-être communiquer avec votre fournisseur de services de paiement, fournisseur de compte marchand, ou passerelle de paiement.

• Corriger les erreurs : Une fois que vous avez compris la cause d’une divergence, corrigez toute erreur dans vos dossiers ou communiquez avec la banque ou le fournisseur de services de paiement si l’erreur est de leur côté.

Rapports

• Créer des synthèses : Créez des rapports récapitulatifs du processus de rapprochement, y compris les détails des transactions appariées, les écarts que vous avez identifiés et les ajustements que vous avez apportés.

• Partager des rapports : Selon les pratiques de votre organisation, vous devrez peut-être partager ces rapports avec la direction, l’équipe financière ou d’autres parties prenantes.

Tenue de registres

• Documentation : Conservez un registre détaillé de chaque étape du processus de rapprochement, y compris de toute communication avec des fournisseurs de services de paiement tiers et de toute correction que vous avez apportée.

• Dépôt : Classez tous les documents justificatifs en toute sécurité, en veillant à ce qu’ils puissent être facilement récupérés pour référence ou audits futurs.

Amélioration des processus

• Analyser les tendances : Analysez les tendances et les tendances des écarts et des problèmes que vous avez identifiés au cours du processus de rapprochement.

• Mettre en place des améliorations : Utilisez cette analyse pour identifier les domaines dans lesquels vous pouvez rendre le processus plus efficace et mettre en œuvre les changements en conséquence.

• Automatisation : Envisagez d’utiliser des outils ou des services logiciels capables d’automatiser certaines parties du processus de rapprochement, ce qui réduira l’effort manuel requis et minimisera les erreurs possibles.

N’oubliez pas que le rapprochement des paiements dans le commerce électronique n’est pas une activité ponctuelle, mais un processus continu qui contribue à la santé financière et à l’intégrité de votre entreprise. Le rapprochement régulier de vos transactions vous permet de tenir des registres financiers précis, de détecter les fraudes et d’y répondre rapidement, en plus d’assurer la conformité aux obligations légales et fiscales partout où votre entreprise exerce ses activités.

Pourquoi le rapprochement des factures est-il important pour les entreprises?

Le rapprochement des paiements dans le commerce électronique a des répercussions très variées sur différentes facettes d’une entreprise. Voici quelques-unes des zones qu’il affecte :

• Exactitude financière
  La base de tout bon système de gestion financière est l’exactitude des livres de comptes. Le rapprochement permet de s’assurer qu’il n’y a pas d’écart entre les transactions enregistrées par la plateforme de commerce électronique et les montants reçus ou payés par les fournisseurs de services de traitement des paiements. Pour les entreprises, cette précision est essentielle pour évaluer leur santé financière et prendre des décisions éclairées.

• Gestion des flux de trésorerie
  Le suivi et la gestion des flux de trésorerie sont nécessaires à la liquidité et à la solvabilité d’une entreprise. Le rapprochement aide les entreprises à comptabiliser toutes les entrées et sorties de fonds. Cela aide les entreprises à comprendre quels fonds sont disponibles pour les dépenses opérationnelles, les dépenses en capital ou les investissements, et est essentiel pour la planification financière à court et à long terme.

• Détection et prévention de la fraude
  Dans le domaine du commerce électronique, le risque de fraude est omniprésente. Un rapprochement régulier permet de détecter les transactions non autorisées ou suspectes. En détectant les anomalies à un stade précoce, une entreprise peut prendre des mesures d’enquête et mettre en œuvre des contrôles afin d’atténuer et de prévenir de futures occurrences de fraude.

• Conformité et audit
  Les entreprises ont l’obligation fondamentale de respecter les normes comptables et les exigences réglementaires. Le rapprochement des paiements dans le commerce électronique joue un rôle essentiel pour garantir la conformité des entreprises aux obligations légales, y compris en matière de déclaration fiscale. Des registres précis sont également essentiels lors des audits, tant internes qu’externes, pour étayer les états financiers.

• Confiance et satisfaction des clients
  L’une des pierres angulaires de la satisfaction client est le traitement précis et sécurisé des transactions. Le rapprochement des paiements en ligne permet de s’assurer que les transactions des clients, telles que les paiements, les remboursements et les contestations de paiement sont correctement gérées. Cela permet non seulement de minimiser les litiges, mais aussi de renforcer la confiance des clients dans l’entreprise.

• Résolution des litiges et gestion des contestations de paiement
  La gestion des contestations de paiement et l’efficacité de la gestion des litiges est un aspect important de la gestion de la relation client pour les entreprises de commerce électronique. Le rapprochement des paiements permet d’identifier rapidement les contestations de paiement, ce qui facilite la résolution rapide et appropriée des litiges.

• Rationalisation des opérations
  Le rapprochement des paiements peut être un outil de diagnostic permettant d’identifier les inefficacités dans le traitement des paiements. En analysant les données de rapprochement, une entreprise peut repérer les problèmes récurrents ou les goulots d’étranglement dans le processus de paiement et apporter des corrections, ce qui peut améliorer les délais d’exécution, réduire les erreurs et améliorer l’efficacité opérationnelle.

• Relations avec les fournisseurs et les partenaires
  Des paiements ponctuels et précis sont essentiels pour maintenir des relations saines avec les fournisseurs et les partenaires. Le rapprochement permet de s’assurer que les paiements sont effectués conformément aux ententes préexistantes et que toute divergence est identifiée et résolue en temps opportun.

• Prise de décision stratégique
  Les données financières servent souvent de base aux décisions stratégiques. Grâce au rapprochement, les entreprises peuvent s’assurer que ces données sont exactes et fiables, ce qui permet à la direction de prendre des décisions en toute confiance. Que les données soient utilisées pour évaluer de nouvelles occasions d’investissement, pénétrer de nouveaux marchés ou évaluer des changements opérationnels, la précision est importante.

• Gestion du risque
  Le rapprochement est un outil important de gestion des risques. En garantissant l’exactitude financière et en détectant les anomalies, le rapprochement permet d’évaluer divers risques financiers, notamment les risques de crédit, les risques de fraude et les risques opérationnels. Cela permet à une entreprise de mettre en œuvre des stratégies efficaces de gestion des risques.

Ces domaines d’incidence montrent l’importance du rapprochement des paiements dans le commerce électronique, non seulement en tant que formalité comptable, mais aussi en tant que pratique fondamentale qui affecte la santé financière, l’efficacité opérationnelle, les relations avec les clients, la conformité et l’orientation stratégique d’une entreprise.

Pratiques exemplaires en matière de rapprochement des paiements commerce électronique

Une approche réfléchie et intentionnelle du rapprochement des paiements du commerce électronique garantit l’exactitude des registres financiers et contribue à la rigueur et à la fiabilité des opérations, à une gestion efficace des risques et au respect des exigences légales. Voici quelques pratiques exemplaires que les entreprises peuvent suivre lorsqu’elles traitent du rapprochement des paiements en ligne :

• Planification régulière
  Il est essentiel d’effectuer le rapprochement selon un calendrier régulier. Qu’il soit quotidien, hebdomadaire ou mensuel, un calendrier cohérent vous permet de détecter les écarts, réduisant ainsi les risques associés à une action retardée. Il est également plus facile de tenir à jour les registres financiers, un outil utile dans la prise de décision.

• Automatisation
  Le volume des transactions dans le commerce électronique peut être écrasant. Tirer parti de la technologie pour automatiser le processus de rapprochement peut réduire considérablement les erreurs manuelles et améliorer l’efficacité. Il existe plusieurs types de logiciels et d’outils de rapprochement qui s’intègrent aux plateformes de commerce électronique et aux systèmes bancaires. Ci-dessous, nous aborderons comment Stripe prend en charge le rapprochement automatique des transactions pour les entreprises de commerce électronique.

• Des politiques et des procédures claires
  Élaborer et documenter des politiques et des procédures claires pour le processus de réconciliation. Cela devrait inclure des étapes détaillées pour rapprocher les transactions, identifier et examiner les écarts, et résoudre les problèmes. Assurez-vous que le personnel impliqué dans la réconciliation connaît et est à l’aise avec ces politiques.

• Séparation des tâches
  Pour réduire le risque de fraude et d’erreurs, il est sage de séparer les tâches entre les membres du personnel impliqués dans le processus de rapprochement. Par exemple, la personne responsable de l’enregistrement des transactions ne doit pas être la même que celle qui effectue le rapprochement. Cette ségrégation fournit un niveau supplémentaire de contrôle interne.

• Rapports de rapprochement
  Générez des rapports de rapprochement détaillés qui incluent l’état des transactions rapprochées, les écarts que vous avez identifiés et les ajustements que vous avez apportés. Le personnel de gestion ou de supervision devrait examiner ces rapports pour en assurer la surveillance.

• Comprendre les spécificités de la passerelle de paiement
  Les délais de traitement des transactions, les structures de frais et les formats de rapports peuvent varier d’une plateforme de paiement. Il est important de comprendre ces spécificités pour un rapprochement précis. Lors du rapprochement, veillez à prendre en compte les frais de traitement, contestations de paiement, et toute autre déduction.

• Formation et développement des compétences
  Offrir des possibilités de formation et de perfectionnement au personnel qui participe au processus de réconciliation afin qu’il possède les compétences et les connaissances nécessaires pour travailler efficacement.

• Suivi et examen
  Surveiller continuellement le processus de rapprochement et effectuer des examens périodiques pour s’assurer de son efficacité. Cela comprend l’examen des rapports de rapprochement, l’évaluation de la pertinence des contrôles internes et l’évaluation du personnel.

• Tenue de dossiers et documentation
  Tenir à jour des dossiers complets du processus de rapprochement, y compris les documents sources, les rapports de rapprochement et les dossiers de communication. Cette documentation est importante pour les pistes d’audit et pour référence future en cas de litiges ou d’enquêtes.

• Boucle de rétroaction pour l’amélioration des processus
  Mettre en place un mécanisme de rétroaction continu pour améliorer le processus de rapprochement. Cela signifie qu’il faut analyser les tendances et les modèles d’écarts, évaluer l’efficacité du processus actuel et mettre en œuvre des améliorations.

• Respect des normes légales et comptables
  S’assurer que le processus de rapprochement est conforme aux exigences légales et aux normes comptables pertinentes. Examinez régulièrement les mises à jour réglementaires pour vous assurer que vos pratiques restent conformes. C’est là que travailler avec un fournisseur tiers solide peut réduire considérablement votre charge de travail.

• Planification d’urgence
  Élaborez des plans d’urgence pour résoudre les problèmes susceptibles de perturber le processus de rapprochement, tels que les défaillances du système, la perte de données ou les problèmes de personnel. Cela comprend la mise en place de systèmes de sauvegarde des données et d’autres modalités de traitement.

Le rapprochement des paiements est un processus en constante évolution, et l’adaptation aux nouvelles technologies et pratiques est essentielle pour maintenir son efficacité. L’une des façons d’y parvenir est de travailler avec un fournisseur qui maintient sa propre suite de solutions et d’outils selon des normes technologiques de pointe.

Rapprochement des paiements du commerce électronique avec Stripe

Stripe offre une gamme de fonctionnalités et de services qui facilitent et soutiennent le processus de rapprochement des paiements pour le commerce électronique :

• Rapports détaillés sur les transactions
  Stripe offre des fonctionnalités complètes de création de rapports qui permettent aux entreprises de télécharger des rapports détaillés sur les transactions contenant des informations telles que les montants des transactions, les frais, les remboursements et les contestations de paiement. Cette granularité est essentielle pour le rapprochement, car elle permet une mise en correspondance précise des transactions.

• Surveillance en temps réel
  Le tableau de bord Stripe fournit un suivi en temps réel des transactions. Cela permet aux entreprises de détecter et de résoudre rapidement les écarts, ce qui est particulièrement important dans les environnements de commerce électronique en évolution rapide.

• Outils de rapprochement automatisés
  Stripe fournit des outils de rapprochement automatisés qui permettent de réduire les erreurs manuelles et de simplifier le processus de rapprochement. Ces outils peuvent faire correspondre les transactions de votre plateforme de commerce en ligne avec votre compte Stripe, en signalant automatiquement les écarts pour examen. Les solutions de rapprochement automatisées et évolutives de Stripe conviennent aux entreprises qui ont :

  • Des volumes de transactions élevés (c.-à-d. des milliers de transactions mensuelles)
    
  • Plusieurs moyens de paiement utilisés dans une même transaction, tels que des cartes-cadeaux et des réductions
    
  • Longs cycles de vie des transactions, dans lesquels les transactions sont étalées sur plusieurs périodes
    

• Intégration avec les logiciels comptables
  Stripe offre une intégration avec les logiciels de comptabilité et de tenue de livres populaires tels que QuickBooks et Xero. Cette intégration permet un flux de données fluide entre Stripe et le système comptable, ce qui facilite le rapprochement automatisé au sein du logiciel comptable.

• Webhooks personnalisables
  Webhooks dans Stripe permettent aux entreprises de recevoir des notifications en temps réel d’événements tels que des paiements effectués, des remboursements et des contestations de paiement. En personnalisant les webhooks, les entreprises peuvent s’assurer que les données de transaction pertinentes sont immédiatement disponibles à des fins de rapprochement.

• Gestion des litiges
  Stripe intègre des fonctionnalités de gestion des contestations de paiement et des litiges. Il fournit des informations détaillées sur chaque litige et aide les entreprises à présenter des preuves en cas de litige. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans le processus de rapprochement.

• Rapports de virement
  Stripe génère des rapports sur les virements qui récapitule toutes les transactions groupées dans le compte bancaire d’une entreprise. Ces rapports permettent de rapprocher les montants reçus sur le compte bancaire avec les transactions traitées par Stripe.

• Rapports sur les frais
  Les frais de traitement sont un élément important à prendre en compte dans le rapprochement. Stripe fournit des rapports transparents sur les frais facturés pour chaque transaction, qui peuvent être utilisés pour tenir compte des différences entre les montants bruts des transactions et les montants nets reçus.

• Exportation de données
  Stripe permet aux entreprises d’exporter des données de transaction dans différents formats, ce qui facilite l’utilisation de différents outils ou processus de rapprochement. La capacité d’accéder aux données et de les partager dans un format significatif est fondamentale pour un processus de rapprochement efficace.

• Assistance et documentation
  Stripe propose une documentation complète et un service d’assistance à la clientèle. Cela peut s’avérer inestimable lorsqu’une entreprise tente de résoudre des problèmes de rapprochement complexes, en particulier ceux liés à la plateforme de paiement.

En bref, le rapprochement Stripe offre les avantages suivants aux entreprises :

• Faites le suivi quotidien de vos liquidités.
  
• Identifiez les lacunes dans les mouvements de fonds ou les divergences de données pour corriger les fuites plus rapidement.
  
• Gagnez en visibilité sur le cycle de vie complet de chaque transaction.
  
• Mettez en place des contrôles financiers rigoureux pour protéger votre entreprise.
  
• Mettez en place des processus évolutifs pour vos opérations financières qui peuvent évoluer avec votre entreprise.
  

Collaborez avec un fournisseur de services de paiement qui propose des outils de production de rapports et d’automatisation robustes, comme Stripe, peut simplifier le rapprochement et garantir l’intégrité financière, en particulier pour les entreprises qui enregistrent un volume élevé de transactions. Pour en savoir plus sur la façon dont Stripe optimise les paiements pour les entreprises de commerce en ligne, cliquez ici.