Emitir tarjetas de crédito de empresa puede ayudar a tu empresa a hacerse cargo de sus gastos, además de capacitar a los equipos. Es un paso que posibilita la gestión del gasto personalizada y ofrece una mejor perspectiva de los hábitos financieros de la empresa.
Obtener estas tarjetas de crédito de empresa implica determinar el cumplimiento de los requisitos, escoger un programa de tarjetas y solicitarlas. A la hora de seleccionar un programa de tarjetas de crédito para tu empresa, tendrás que considerar qué funciones, ventajas y condiciones de crédito se ajustan mejor a los objetivos financieros, se alinean con tu marca y tus principios y resultan atractivas para el personal. Si te estás planteando obtener tarjetas de crédito para tu empresa, deberás saber lo siguiente.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué son las tarjetas de crédito de empresa?
- ¿Qué empresas cumplen los requisitos para optar a las tarjetas de crédito de empresa?
- Escoger la tarjeta de crédito de empresa adecuada
- Solicitar una tarjeta de crédito de empresa
- Gestionar una tarjeta de crédito de empresa
- Superar los desafíos al obtener una tarjeta de crédito de empresa
¿Qué son las tarjetas de crédito de empresa?
Las tarjetas de crédito de empresa son tarjetas de pago especializadas que se emiten al personal para hacer frente a gastos empresariales como viajes, cenas, material de oficina y actividades de ocio para la clientela. A diferencia de las tarjetas de crédito personales, estas tarjetas están vinculadas a una cuenta de la empresa. La responsabilidad del pago suele recaer en la empresa, aunque esto puede variar en función de los acuerdos individuales. Las tarjetas de empresa solo suelen emitirse a empresas con ingresos anuales de al menos 4 millones de dólares. Las empresas más pequeñas pueden solicitar tarjetas de crédito para pequeñas empresas.
¿Qué empresas cumplen los requisitos para optar a las tarjetas de crédito de empresa?
Cualquier empresa que quiera implementar un programa de tarjeta de crédito de empresa debe cumplir varios requisitos.
Registro de la empresa: la empresa debe estar registrada legalmente y ser operativa. La empresa tiene que presentar la documentación legal que acredite su estado operativo, como los estatutos de constitución, las licencias empresariales o un certificado de solvencia.
Solvencia: la empresa debe tener un historial de crédito aceptable y una puntuación crediticia elevada. Esta puntuación se ve afectada por los reembolsos de préstamos, las líneas de crédito y la situación financiera general.
Documentos financieros: la empresa debe presentar la documentación relacionada con la estabilidad financiera. Esta puede incluir balances, declaraciones de ingresos, estados de flujo caja y declaraciones de impuestos.
Número de identificación fiscal (TIN): la empresa debe contar con un TIN. En EE. UU., esto se conoce como número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés).
Garantía personal: puede que los propietarios de pequeñas empresas tengan que ofrecer la garantía personal de que asumirán la responsabilidad financiera si la empresa no paga sus deudas.
Cuenta bancaria empresarial: algunas tarjetas de crédito de empresa obligan a la empresa a disponer de una cuenta bancaria empresarial específica.
Ingresos de la empresa: las tarjetas de crédito de empresa suelen exigir unos ingresos mínimos anuales.
Política de uso: las tarjetas de empresa obligan a las empresas a contar con una política que defina el uso adecuado: los límites de gasto, las transacciones permitidas, etc.
Escoger la tarjeta de crédito de empresa adecuada
Cada empresa tendrá sus propias consideraciones a la hora de elegir y solicitar una tarjeta de crédito. Para seleccionar la tarjeta de crédito adecuada, hay que cotejar cuidadosamente las funciones y ventajas de la tarjeta a los objetivos, necesidades y comportamiento financiero de la empresa. Es necesario tener en cuenta las características de tu empresa y las de las tarjetas de crédito disponibles.
Ten en cuenta los siguientes factores a la hora de seleccionar una tarjeta.
Tamaño de la empresa: las empresas que ingresan menos de cuatro millones de dólares al año deberían buscar tarjetas diseñadas específicamente para pequeñas empresas. Estas suelen ofrecer recompensas y ventajas específicas adaptadas a la escala de sus operaciones.
Sector: algunas tarjetas se ajustan a sectores específicos y ofrecen recompensas que se ajustan a los hábitos de gasto típicos de esos sectores.
Fase de crecimiento: las startups pueden necesitar límites de crédito flexibles y procesos de aprobación sencillos, mientras que las empresas consolidadas pueden querer tarjetas con recompensas premium y límites de crédito más elevados.
Categorías de gasto: analiza los tipos de gastos más frecuentes para los que la empresa utilizará estas tarjetas de crédito.
Frecuencia de uso: las empresas con poco uso de crédito pueden dar prioridad a las tarjetas con comisiones anuales bajas o nulas, mientras que los usuarios más frecuentes pueden beneficiarse de recompensas por alcanzar determinados umbrales de gasto.
Situación financiera: aunque las empresas más pequeñas podrían tener que ofrecer garantías personales o elegir tarjetas con ventajas modestas, las empresas con una situación financiera sólida podrían tener acceso a tarjetas con mejores condiciones y más recompensas.
Una vez que hayas evaluado si tu empresa cumple los requisitos y las consideraciones clave, ten en cuenta estas características de los distintos programas de tarjetas de crédito para seleccionar el que mejor se adecúe.
Ventajas de la tarjeta: busca ventajas que se ajusten a los ámbitos en los que tu empresa gastará más dinero. Por ejemplo, si los viajes son un gasto frecuente, consulta tarjetas con ventajas para viajes o programas de recompensas.
Tasa anual equivalente (TAE): compara las TAE de diferentes emisores. Si tienes pensado arrastrar un saldo, busque tarjetas con tipos de interés bajos.
Comisiones anuales: analiza las comisiones anuales para confirmar que los beneficios compensan los costes.
Límites de crédito: comprueba que los límites de crédito se ajustan a las necesidades de gasto de la empresa.
Opciones de facturación y pago: revisa las opciones de ciclos de facturación y de pago para determinar cuál se ajusta mejor a las prácticas de gestión de caja de tu empresa.
Funcionalidades de integración: las tarjetas que se pueden integrar con las plataformas financieras y de contabilidad de la empresa pueden simplificar la gestión de gastos y la elaboración de informes.
Control de gastos del personal: si la tarjeta la van a utilizar varias personas, considera una que pueda establecer límites y restricciones de gasto individuales.
Servicio de atención al cliente: piensa en el grado de atención al cliente prestado, como la disponibilidad de un gestor de cuenta específico.
Uso internacional: en el caso de las empresas con viajes o transacciones internacionales (o ambos), busca una tarjeta con unas comisiones por transacción extranjera mínimas, que se acepte en el extranjero y que ofrezca una atención al cliente en todo el mundo.
Funciones de seguridad: examina las funciones de seguridad y los sistemas de prevención de fraude de la tarjeta, como las alertas por actividades anómalas.
Reputación del emisor: investiga la reputación del emisor y su estabilidad. Asociarse con un emisor con buena reputación puede aportar tranquilidad y un servicio de calidad a largo plazo.
Recomendaciones y opiniones: pide recomendaciones a otros compañeros del sector y lee opiniones para conocer las experiencias que otras empresas han tenido con la tarjeta.
Ofertas iniciales: después de contemplar las ventajas a largo plazo de la tarjeta, consulta las ofertas iniciales que puedan ser valiosas, como los períodos al 0 % TAE o puntos de bonificación.
Solicitar una tarjeta de crédito de empresa
Las solicitudes de tarjetas de crédito para empresas requieren preparación, atención al detalle y un conocimiento de la situación financiera de la empresa. Aquí te ofrecemos una guía paso a paso.
Selecciona un representante autorizado: selecciona un representante de la empresa para supervisar el proceso de solicitud. Este representante debe disponer de la autoridad para firmar acuerdos financieros vinculantes en nombre de la empresa. Algunos ejemplos habituales son un director financiero o un gestor autorizado.
Determina tus necesidades: define exactamente por qué tu empresa necesita tarjetas de crédito, qué personas recibirán las tarjetas y cómo se les permitirá utilizarlas. Esto determinará las características que busca.
Investiga las opciones: compara entre emisores de tarjetas y el valor de distintas tarjetas. Escoge lo que mejor se adecúe a los requisitos de tu empresa.
Comprueba el historial de crédito: comprueba que el historial de crédito de tu empresa está actualizado y soluciona cualquier error antes de continuar.
Recopila la documentación: reúne toda la documentación necesaria, incluidos, entre otros, tu NIF, los estados contables financieros y la licencia empresarial. Distintas tarjetas tienen requisitos diferentes, así que confirma lo que necesitas antes de iniciar el proceso de solicitud.
Envía la solicitud: rellena el formulario de solicitud, que puede pedir los datos personales del propietario de la empresa o del director financiero que solicita la tarjeta, así como información de la empresa. Envíala al emisor. El proceso de aprobación puede durar desde unas horas hasta semanas, ya que el emisor revisar los materiales presentados y tu historial de crédito.
Revisa el acuerdo del titular de la tarjeta: una vez aprobada, se te asignará un límite de crédito y recibirás el contrato de titular. Revisa con atención las condiciones de este acuerdo, incluido cómo gestionar las disputas y los cargos no autorizados.
Implementa un sistema de gestión de cuentas: establece un sistema para realizar seguimientos de los gastos, recopilar los informes y abonar el saldo.
Distribuye tarjetas: reparte las tarjetas a las personas que hayas elegido y recuerda a cada titular los límites de gasto y las políticas de uso. Los destinatarios habituales de las tarjetas son el personal de ventas, el ejecutivo y los empleados entre cuyas funciones se encuentran viajar y efectuar compras con frecuencia.
Gestionar una tarjeta de crédito de empresa
Una vez que las tarjetas de crédito se han emitido, tu empresa tiene la obligación de supervisar y registrar los gastos, asegurando el cumplimiento de las políticas de gastos y liquidando el saldo de la cuenta. La gestión eficaz de las cuentas de la empresa crea un nivel alto de supervisión y control sobre el uso de las tarjetas de crédito por parte de la empresa, lo que evita el uso indebido e integra los gastos de las tarjetas con otros registros financieros. Ten en cuenta estas mejores prácticas para gestionar las tarjetas de tu empresa.
Define una política de gastos y un proceso de conciliación: define lo que constituye un uso aceptable de la tarjeta: qué categorías de gasto están permitidas y cuáles no. Crea un proceso con plazos exigentes para la presentación de los recibos y una explicación de los cargos por parte de los titulares de las tarjetas.
Establece límites de crédito: considera definir unos límites de crédito específicos para cada titular de la tarjeta en función de sus responsabilidades y necesidades de gasto.
Forma a la plantilla: forma a los titulares de las tarjetas en el uso correcto de estas, la presentación de los gastos y cómo actuar si pierden la tarjeta o se la roban.
Intégralos con el software de contabilidad: integra los sistemas del proveedor de la tarjeta con tu software de contabilidad para automatizar el seguimiento de gastos y la elaboración de informes.
Supervisa las transacciones: revisa con regularidad las transacciones de cada tarjeta para detectar a tiempo errores o gastos sin autorización. Actúa con rapidez si se producen discrepancias o infracciones de la política de gasto. Esto podría implicar conversaciones internas o sanciones disciplinarias más formales.
Abona los saldos: evita los cargos por interés y las sanciones abonando siempre tu saldo a tiempo.
Revisa los cambios en el acuerdo: mantente al día de los cambios en las condiciones o las ventajas de la tarjeta. Adapta tus estrategias de gasto en consecuencia y aprovecha las nuevas ofertas.
Analiza los patrones de gasto: evalúa los patrones de gasto para identificar las oportunidades de ahorro, como negociar descuentos con los proveedores habituales.
Ajusta las políticas según sea necesario: a medida que tu empresa evoluciona, revisa y actualiza periódicamente tus políticas de tarjeta de crédito para ajustarlas a cualquier cambio en las necesidades de gasto o las estrategias financieras de la empresa.
Superar los desafíos al obtener una tarjeta de crédito de empresa
Si tu empresa tiene dificultades para conseguir la aprobación de una tarjeta de crédito de empresa, las siguientes estrategias la pueden ayudar.
Mejora de la solvencia: si la puntuación crediticia de tu empresa no es sólida, céntrate en mejorarla mediante el pago de deudas a tiempo, la reducción del uso de crédito y garantizando que los registros de crédito no contengan errores.
Crea un historial financiero: en el caso de las empresas nuevas o pequeñas, plantéate comenzar con una tarjeta de crédito para empresas pequeñas o una línea de crédito reducida para crear un historial financiero positivo.
Recopila una documentación completa: la documentación incompleta puede paralizar el proceso de solicitud. Confirma que dispones de toda la documentación necesaria antes de iniciar el proceso de solicitud.
Una vez aprobada la tarjeta de crédito para la empresa, pueden surgir problemas relacionados con el uso adecuado y la gestión de la cuenta. A continuación, te mostramos cómo resolver los problemas más habituales.
Términos y condiciones: repasa las condiciones de la tarjeta con atención y pide al emisor más información si algo no está claro. Los malentendidos pueden dar lugar a un uso indebido involuntario y a gastos sorpresa.
Formación del personal: crea un programa de formación de personal completo que detalle el uso de la tarjeta, las consecuencias del incumplimiento y el uso indebido y las mejores prácticas de seguridad de la tarjeta y prevención de fraude.
Disciplina financiera: implementa controles internos exigentes para evitar gastos y deudas accidentales.
Límites de crédito: revisa los límites de crédito para asegurar que reflejan las necesidades de gasto de la empresa y las funcionalidades de reembolso. Colabora con tu emisor para ajustar estos límites según sea necesario.
Proceso de revisión: establezca un proceso de revisión periódico de los extractos de las tarjetas para detectar y abordar cualquier motivo de preocupación.