Les cartes d'entreprise sont une solution de paiement de plus en plus prisée par les entreprises de toutes tailles. Elles peuvent être utilisées pour un large éventail de dépenses et constituent de précieux outils de gestion financière, vous aidant à mieux contrôler les coûts, à simplifier la comptabilité et à responsabiliser vos équipes.

Pour choisir la carte d'entreprise adaptée, tenez compte des exigences et de la situation de votre entreprise, des types disponibles, des fonctionnalités et services proposés, ainsi que des frais associés. Cet article présente les éléments à connaître pour prendre la meilleure décision pour votre entreprise.

Contenu de cet article

• qu'est-ce qu'une carte d'entreprise ? ;
  
• les différents types de cartes d'entreprise ;
  
• à quoi peuvent servir les cartes d'entreprise ? ;
  
• qui peut utiliser une carte d'entreprise ? ;
  
• avantages des cartes d'entreprise ;
  
• inconvénients des cartes d'entreprise ;
  
• comment choisir la carte d'entreprise adaptée à votre entreprise ;
  
• combien coûte une carte d'entreprise ? ;
  
• comment demander une carte d'entreprise ;
  
• comment gérer les cartes d'entreprise.
  

Qu'est-ce qu'une carte d'entreprise ?

Une carte d'entreprise est une carte bancaire associée à un compte bancaire professionnel et émise à l'intention des dirigeants ou des employés d'une entreprise. Elle permet à son titulaire de couvrir des frais professionnels (voyages, hébergement, repas ou fournitures de bureau) sans avoir à avancer les fonds sur ses propres deniers.

L'entreprise est responsable du solde de la carte d'entreprise et son service comptable suit et gère les transactions imputées à la carte.

Y a-t-il une différence entre une carte d'entreprise premium et une carte d'entreprise standard ?

Oui. Les deux sont émises au nom de l'entreprise, mais les versions premium conviennent aux grandes entreprises, tandis que les cartes Standard sont davantage adaptées aux petites et moyennes entreprises. Elles fonctionnent de manière similaire, mais offrent des services et des fonctionnalités différents, les cartes d'entreprise offrant généralement davantage d'options haut de gamme.

Ces cartes diffèrent également des cartes de paiement émises par les entreprises, qui facturent les transactions sur le compte de l'employé. Dans ce cas, le membre du personnel doit soumettre des notes de frais. Ces moyens de paiement diffèrent des cartes de dépenses dédiées à l'achat de fournitures et de services auprès de fournisseurs approuvés.

Les différents types de cartes d'entreprise

Il existe plusieurs catégories de cartes d'entreprise :

• Les options de débit, incluant les cartes à débit immédiat, à débit différé et à autorisation systématique
  
• Les cartes de crédit, qui sont liées à des fonds plutôt qu'au compte bancaire de l'entreprise
  
• Les cartes prépayées, que les entreprises rechargent mensuellement
  
• Les cartes virtuelles offrant les mêmes fonctionnalités que les cartes physiques
  

Les cartes de débit sont le type de carte d'entreprise le plus courant. Selon la variante (immédiat, différé ou à autorisation systématique), les transactions sont débitées du compte bancaire de l'entreprise au moment de l'achat ou périodiquement, généralement le dernier jour du mois. Les paiements avec des cartes à autorisation systématique ne sont effectués que si le solde est suffisant (le système vérifie les fonds à chaque transaction).

Chaque type de carte d'entreprise offre des avantages spécifiques :

• Les cartes à débit immédiat sont les plus faciles à utiliser
  
• Les options de débit à autorisation préviennent les dépenses dépassant les limites définies
  
• Les cartes de crédit offrent généralement des protections et des récompenses supplémentaires
  
• Les cartes prépayées sont limitées à certaines catégories de frais, ce qui permet aux entreprises de mieux contrôler les dépenses du personnel
  
• Les cartes virtuelles peuvent être créées instantanément et ajoutées à un wallet
  

À quoi peuvent servir les cartes d'entreprise ?

Ces cartes peuvent couvrir un large éventail de dépenses professionnelles, notamment :

• Les transports et voyages (bus, taxis, trains, avions) ;
  
• Les péages ;
  
• L'hébergement ;
  
• Les repas ;
  
• L'équipement (matériel, fournitures, vêtements) ;
  
• Formation
  
• Les télécommunications ;
  
• Les dépenses liées au travail à distance.
  

Il n'est pas possible d'énumérer toutes les dépenses professionnelles que les cartes d'entreprise peuvent couvrir. N'importe quel paiement peut être considéré comme lié au travail, selon la nature de l'activité. Il appartient à l'entreprise de déterminer quels coûts sont éligibles.

Qui peut utiliser une carte d'entreprise ?

Tout cadre, dirigeant ou employé peut se voir attribuer une carte d'entreprise, en fonction des besoins et des capacités de l'entreprise. Le personnel peut ainsi couvrir les dépenses professionnelles sans utiliser ses propres fonds. Ces cartes aident les dirigeants à séparer les dépenses professionnelles et personnelles.

Conditions d'obtention d'une carte d'entreprise

Pour obtenir une carte d'entreprise, l'entreprise doit être une société de capitaux (SARL, SCI, SAS, EURL). Elle doit ouvrir un compte bancaire professionnel dès le début de son activité pour recevoir une attestation de versement de l'établissement émetteur.

Les travailleurs indépendants peuvent être admissibles si leur chiffre d'affaires annuel dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives.

Avantages des cartes d'entreprise

Les cartes d'entreprise offrent de nombreux avantages aux entreprises et à leur personnel, notamment une meilleure gestion des dépenses, une comptabilité simplifiée, une plus grande autonomie des employés, une sécurité des paiements avancée, et bien plus encore.

Gestion des dépenses professionnelles
La carte d'entreprise est un outil de supervision financière qui aide les dirigeants et le personnel à contrôler les dépenses et à gérer la trésorerie de l'organisation. La mise en place d'une politique de dépenses permet aux entreprises de limiter les paiements éligibles ou de fixer des plafonds en fonction du rôle pour chaque utilisateur.

Cela garantit un meilleur contrôle sur les montants et les types de dépenses engagées, facilitant ainsi le suivi des dépenses. L'utilisation de cartes d'entreprise fournit des informations précieuses sur les habitudes de dépenses, permettant aux organisations d'ajuster leurs stratégies budgétaires et leurs autorisations en conséquence. Par exemple, une entreprise peut réduire certaines dépenses, augmenter les plafonds pour certains employés ou élargir la liste des coûts éligibles.

Aucune utilisation de fonds personnels
Une carte d'entreprise permet aux dirigeants et au personnel d'imputer les coûts liés au travail directement sur le compte de l'entreprise, éliminant ainsi le besoin d'avancer les frais et d'attendre le remboursement. Avec ces cartes, les membres de l'équipe n'ont plus besoin de soumettre de notes de frais (ce qui permet de gagner un temps précieux et de réduire les erreurs potentielles).

La séparation des transactions professionnelles et personnelles est particulièrement utile pour les travailleurs indépendants, ce qui évite les confusions et simplifie la comptabilité.

Responsabilisation des employés
Les cartes d'entreprise sont un moyen efficace de responsabiliser les employés. Ils peuvent gérer leurs dépenses sans demander ni attendre l'approbation du responsable, ce qui permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité. Cette autonomie favorise également la confiance au sein de l'organisation et renforce la réputation de l'entreprise en tant qu'employeur.

Comptabilité simplifiée
Les cartes d'entreprise facilitent considérablement la comptabilité (toutes les dépenses sont centralisées sur le compte bancaire de l'entreprise et enregistrées automatiquement). Chaque transaction est sauvegardée, ce qui simplifie le suivi et améliore la gestion des flux de trésorerie.

Les employés n'ont pas besoin d'utiliser leur propre argent à l'avance, ce qui élimine la plupart des processus de remboursement. La collecte et le traitement des notes de frais et des reçus papier ne sont pas nécessaires, ce qui libère du temps pour les équipes comptables qui peuvent se concentrer sur des tâches plus productives.

Sécurité des paiements et protection des utilisateurs
Les cartes d'entreprise sont généralement assorties d'une assurance, comme une couverture en cas de vol ou de perte, ainsi que des avantages liés aux voyages (incluant notamment la protection contre le vol de la carte ou du téléphone, la responsabilité civile et la couverture annulation).

En cas de mauvaise utilisation ou de fraude, l'entreprise peut rapidement identifier l'employé ou le profil lié à la carte d'entreprise et prendre des mesures pour atténuer les risques. Par exemple, elle peut bloquer le compte et ajuster les limites de dépenses immédiatement. Ces cartes offrent également des fonctionnalités de sécurité avancées protégeant les informations sensibles de l'entreprise.

Services personnalisés et récompenses
Les cartes d'entreprise sont souvent associées à des services bancaires de grande valeur (aucun intérêt, limites de paiement plus élevées, autorisations de découvert, assurance professionnelle, accès à des prêts spéciaux, service de support client dédié, etc.). Elles contiennent également généralement des extras tels que des remises et des offres spéciales.

Inconvénients des cartes d'entreprise

Les inconvénients des cartes d'entreprise comprennent les frais, les plafonds qui peuvent être trop bas et le risque de perte, d'utilisation abusive ou de fraude. Pour garantir une utilisation adéquate, un suivi continu, une politique d'utilisation claire et des contrôles rigoureux sont essentiels.

Comment choisir la carte d'entreprise adaptée à votre entreprise

Lors du choix d'une carte d'entreprise, les entreprises doivent tenir compte de leurs besoins spécifiques, de leur budget et de leur comportement financier, ainsi que des attentes de leur personnel. Les fonctionnalités, les avantages et les coûts de la carte méritent également d'être examinés.

Voici quelques questions à se poser avant de prendre une décision :

• Quels sont les besoins de mon entreprise ?
  
• Combien d'employés auront besoin d'une carte d'entreprise ?
  
• Quelles sont les catégories de paiements professionnels ?
  
• Quel type de carte est le mieux adapté à mon entreprise ?
  
• À quelle fréquence les cartes seront-elles utilisées ?
  
• Quel budget doit être alloué à chaque carte ?
  
• Quels sont les paramètres configurables de la carte ? (Limites de dépenses, restrictions géographiques, catégories de dépenses éligibles, etc.)
  
• Quels sont les services offerts par la carte ? (Service de support, suivi en temps réel, intégration avec un logiciel de comptabilité, assurance, programme de fidélité, etc.)
  
• Combien coûte la carte d'entreprise ?
  
• Quels sont les frais liés à l'utilisation de la carte ? (Frais de transaction, commissions, etc.)
  

Combien coûte une carte d'entreprise ?

En moyenne, les cartes d'entreprise coûtent entre 80 et 200 € par an, selon l'établissement financier, le type de carte, ainsi que les fonctionnalités et avantages inclus. Veillez à prendre en compte les frais applicables, tels que les frais de traitement, les frais de retrait, les frais de rétrofacturation et les frais de tenue de compte, entre autres.

Les cartes d'entreprise généralement recommandées pour les très petites et petites entreprises sont souvent plus abordables que celles qui incluent une gamme de services et d'avantages premium. N'hésitez pas à comparer les offres des différents établissements financiers ou prestataires de services.

Demandez une carte d'entreprise

Selon la taille de l'entreprise, les formulaires d'inscription pour carte d'entreprise sont gérés par la direction générale, l'équipe de direction ou le service financier. Voici la marche à suivre :

• assurez-vous que l'organisation remplit toutes les obligations juridiques (société de capitaux, compte bancaire dédié, etc.) ;
  
• sélectionnez la carte d'entreprise la plus adaptée en fonction de son utilisation, de ses coûts et de ses avantages. Les options incluent les cartes de débit, les cartes de crédit et d'autres moyens de paiement ;
  
• soumettez les documents obligatoires. Le formulaire d'inscription doit notamment contenir des documents d'entreprise, des états financiers et des prévisions de dépenses ;
  
• attendez que l'institution traite le formulaire d'inscription ;
  
• une fois l'approbation obtenue, configurez les cartes bancaires selon les besoins de l'entreprise en matière de limites de dépenses, de catégories de frais, etc.
  

Gérer les cartes d'entreprise

Après l'émission des cartes d'entreprise, l'entreprise suit les dépenses, applique les politiques de dépenses et, si elle utilise des cartes de crédit, règle le solde rapidement.

Une gestion efficace des comptes d'entreprise garantit une surveillance supérieure de l'utilisation des cartes de crédit, aide à prévenir les abus et permet de refléter fidèlement les transactions par carte dans les autres registres financiers.

Voici quelques bonnes pratiques pour la gestion des cartes d'entreprise :

• Rédiger une politique de dépenses et un processus de rapprochement ;
  
• Fixer des limites de crédit ;
  
• Former les employés à l'utilisation de la carte ;
  
• Intégrer la carte au logiciel de comptabilité pour automatiser le suivi et le reporting des notes de frais ;
  
• Surveiller l'activité de la carte pour détecter les erreurs ou les paiements non autorisés ;
  
• Étudier les habitudes de dépenses pour identifier les opportunités d'économies ;
  
• À mesure que votre entreprise se développe, revoir et mettre à jour régulièrement les politiques relatives aux cartes d'entreprise afin de tenir compte des changements dans les besoins de dépenses ou les stratégies financières.
  

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