La carte bancaire professionnelle, aussi appelée carte corporate ou carte d’entreprise selon la taille de la structure, est une solution de paiement qui gagne en popularité dans les entreprises de toute taille. Utilisée pour couvrir de nombreux frais professionnels, elle peut être un vrai outil de gestion financière, permettant de mieux gérer ses dépenses, simplifier sa comptabilité, et responsabiliser ses équipes.

Pour obtenir une carte bancaire professionnelle, de nombreux critères sont à prendre en compte : besoins et situation de l’entreprise, type de carte disponible, services et fonctionnalités proposées, coûts et frais de la carte, etc. Ce guide explore ce que vous devez savoir pour choisir la carte bancaire pro qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

Sommaire de cet article :

• Qu'est-ce qu’une carte bancaire professionnelle ?
  
• Quels sont les différents types de cartes bancaires professionnelles ?
  
• Que peut couvrir la carte bancaire professionnelle ?
  
• Qui peut bénéficier d'une carte corporate ou d’entreprise
  
• Quels sont les avantages de la carte bancaire professionnelle ?
  
• Quels sont les inconvénients de la carte bancaire professionnelle ?
  
• Comment choisir la bonne carte bancaire professionnelle pour votre entreprise ?
  
• Combien coûte une carte bancaire professionnelle ?
  
• Comment demander une carte bancaire professionnelle ?
  
• Comment gérer ses cartes bancaires d’entreprise ?
  

Qu'est-ce qu’une carte bancaire professionnelle ?

La carte bancaire professionnelle est une carte de paiement liée au compte bancaire de l’entreprise et délivrée aux dirigeants ou aux employés. Elle permet de régler certaines dépenses professionnelles, telles que les déplacements, le logement, les repas, ou les fournitures de bureau, et ce, sans avoir à avancer les fonds personnellement.

Le paiement des frais professionnels, et de la carte bancaire, incombant à l’entreprise, les dépenses réglées par une carte bancaire d’entreprise sont ensuite suivies et gérées par le service comptable de l’entreprise.

Y-at-il une différence entre carte corporate et carte d’entreprise ?

Oui, bien qu’il s’agisse de deux cartes bancaires professionnelles émises au nom de l’entreprise, la carte corporate est plutôt adaptée aux grandes entreprises, tandis que la carte d’entreprise est plutôt adaptée aux petites et moyennes entreprises. Ainsi, si le principe est le même, les services et fonctionnalités varient, ceux des cartes d’entreprises étant généralement plus basiques.

On distingue également la carte bancaire professionnelle de la carte affaire, carte de paiement délivrée par l’entreprise qui, lors de son utilisation, débite le compte personnel du collaborateur. Celui-ci devra alors remplir des notes de frais. De même, ce mode de paiement est différent de la carte achat, dédiée aux achats de fournitures et de services auprès de fournisseurs référencés.

Quels sont les différents types de cartes bancaires professionnelles ?

Il existe plusieurs types de cartes bancaires professionnelles :

• La carte de débit : carte à débit immédiat, différé, ou à autorisation automatique,
  
• La carte de crédit : carte rattachée à une réserve d’argent et non au compte de l’entreprise,
  
• La carte prépayée : carte prépayée et alimentée chaque mois en fonds par l’entreprise,
  
• La carte virtuelle qui possède les mêmes attributs qu’une carte physique.
  

La carte de débit est la carte bancaire pro la plus courante, et, selon son mode de fonctionnement (débit immédiat, différé, ou à autorisation automatique), le compte bancaire de l’entreprise sera débité à chaque transaction ou à une date déterminée au préalable (en général le dernier jour du mois). Pour la carte bancaire professionnelle à autorisation automatique, elle ne fonctionne que si le compte possède des fonds suffisants, fonds vérifiés à chaque transaction.

Chaque type de carte corporate ou carte d’entreprise offre des avantages uniques par rapport aux autres :

• La carte à débit immédiat est la plus facile à utiliser,
  
• La carte de débit à autorisation systématique permet d’éviter de dépasser le plafond de dépenses déterminé,
  
• La carte de crédit bénéficie souvent de protections supplémentaires et de récompenses,
  
• La carte prépayée permet aux entreprises de mieux maîtriser les dépenses des utilisateurs, en restreignant certains types de frais.
  
• La carte virtuelle peut être créée rapidement et peut être intégrée à un portefeuille numérique.
  

Que peut couvrir la carte bancaire professionnelle ?

La carte bancaire professionnelle peut couvrir un grand nombre de dépenses liées à l’activité, dont :

• Frais de transport et de déplacement : bus, taxi, train, avion.
  
• Frais de péage,
  
• Frais d’hébergement,
  
• Frais de repas,
  
• Frais de matériel : équipement, fournitures, vêtements,
  
• Frais de formation,
  
• Frais de communication,
  
• Frais liés au télétravail.
  

Il n’existe pas de liste exhaustive des frais professionnels couverts par la carte corporate ou la carte d’entreprise. Tout frais peut être considéré comme professionnel selon l’activité exercée. Ce qui appartient ou non à ces dépenses doit être déterminé par l’entreprise avant la délivrance des cartes bancaires.

Qui peut bénéficier d'une carte corporate ou d’entreprise ?

Tout dirigeant, cadre ou salarié peut bénéficier d’une carte corporate ou d’une carte d’entreprise, selon les besoins et la capacité de l’entreprise. Pour les salariés, cela permet de régler leurs dépenses professionnelles sans avancer de fonds, et pour les dirigeants, la carte bancaire d’entreprise leur permet de différencier dépenses professionnelles et personnelles.

Quelles sont les conditions pour obtenir une carte bancaire professionnelle

Pour obtenir une carte bancaire professionnelle, qu’il s’agisse d’une carte corporate ou une carte d’entreprise, il faut que l’entreprise soit une société à capital social (SARL, SCI, SAS, EURL) et ouvre un compte bancaire professionnel dès la création de son activité, afin de recevoir un certificat de dépôt de fonds délivré par la banque émettrice.

À noter qu’un auto-entrepreneur peut également obtenir une carte bancaire professionnelle, à partir du moment où son chiffre d’affaires dépasse 10.000 euros par an pendant deux années consécutives.

Quels sont les avantages de la carte bancaire professionnelle ?

La carte bancaire professionnelle offre de divers avantages aux entreprises et à leurs salariés, notamment une gestion plus optimale des dépenses professionnelles, une simplification de la gestion comptable, une autonomie et responsabilisation des employés, une plus grande sécurité des paiements, et de nombreux avantages supplémentaires.

Gestion des dépenses professionnelles
La carte bancaire professionnelle est un vrai outil de gestion financière, permettant de mieux maîtriser les dépenses des dirigeants ou des employés, et d’avoir un meilleur contrôle sur la trésorerie de l’entreprise. En effet, selon les besoins de l’activité, une politique de dépenses peut être mise en place pour limiter les frais éligibles ou fixer un plafond de retrait ou de paiement pour chaque utilisateur, en fonction des responsabilités de chacun.

Cela garantit un plus grand contrôle sur les montants et sur les types de dépenses réalisés et offre un suivi plus simple. De même, payer par carte de société permet d’analyser les tendances de dépenses et d’adapter la stratégie budgétaire ou les autorisations en conséquence : réduction de certains postes, augmentation du plafond de dépenses pour d’autres, élargissement des frais éligibles pour un salarié, etc.

Fin des avances personnelles
Avec une carte bancaire pro, les dirigeants ou employés utilisateurs n’auront plus à avancer leurs fonds personnels pour régler des frais professionnels. Les frais sont directement prélevés du compte de l’entreprise. Cela soulage grandement le travail et le budget des utilisateurs, qui n’ont plus à puiser dans leurs finances et à attendre un remboursement qui peut durer des jours ou des semaines. De même, grâce à la carte bancaire pour entreprises, les utilisateurs n’ont plus à rédiger de notes de frais, souvent sujettes à erreurs, pour se faire rembourser, gagnant un temps précieux dans leur activité.

Cette séparation des frais professionnels et personnels est d’ailleurs très bénéfique pour les auto-entrepreneurs, permettant d’éviter tout mélange et facilitant leur gestion comptable.

Autonomie et responsabilisation des employés
Délivrer une carte bancaire professionnelle à ses employés ou collaborateurs permet de les autonomiser et de les responsabiliser efficacement. Ils pourront, en effet, gérer eux-mêmes leurs dépenses, sans demander ou attendre l’autorisation de l’entreprise, gagnant en temps et productivité. Cette autonomisation permet également de renforcer la confiance en l’entreprise, ainsi que sa marque employeur.

Simplification de la gestion comptable
La carte bancaire d’entreprise permet de simplifier grandement la gestion comptable, toutes les dépenses étant centralisées sur le compte bancaire professionnel de l’entreprise et enregistrées automatiquement. Les informations de chaque transaction apparaissant sur le compte, les frais sont facilement traçables, offrant un meilleur suivi du flux de trésorerie.

De plus, les utilisateurs n’ayant plus à avancer leurs fonds personnels, les processus de remboursements sont fortement réduits. Il n’est plus nécessaire de collecter et de traiter les notes de frais et les justificatifs papiers, permettant aux services comptables de se concentrer sur des tâches plus importantes.

Sécurité des paiements et protection des utilisateurs
Les cartes bancaires pro incluent généralement des assurances, que ce soit en cas de perte de carte ou de vol, ou de déplacements (assurance vol de carte ou de téléphone, assurance responsabilité civile, assurance annulation, etc.).

De même, en cas d’abus ou de fraude, l’entreprise peut rapidement retrouver le collaborateur ou le compte associé à la carte corporate ou carte d’entreprise et prendre les mesures nécessaires pour limiter les risques : blocage du compte, limites de retrait ou de paiement. Ces cartes bénéficient également de mesures de sécurité fortes pour protéger les données sensibles de l’entreprise.

Services personnalisés et avantages
L’obtention d’une carte professionnelle d’entreprise inclut souvent de nombreux services bancaires pratiques : absence d’intérêts, plafonds de paiement et autorisation de découvert plus élevés, assurances professionnelles, accès à des prêts spécifiques, service client spécialisé, etc. De même, cette carte bancaire pro s’accompagne généralement d’avantages promotionnels, comme des réductions ou des offres spéciales.

Quels sont les inconvénients de la carte bancaire professionnelle ?

La carte bancaire professionnelle, malgré tous ses avantages, possèdes quelques inconvénients à prendre en compte tels que : coûts et frais réguliers, plafonds de paiements parfois trop bas, risque de perte, d’abus ou d’usages frauduleux. Afin de garantir une bonne utilisation des cartes d’entreprise, une attention constante, une charte d’utilisation claire et un contrôle rigoureux sont essentiels.

Comment choisir la bonne carte bancaire professionnelle pour votre entreprise ?

Pour choisir sa carte bancaire professionnelle, chaque entreprise doit tenir compte de ses besoins, de son budget et de ses habitudes financières, ainsi que de ceux de ses collaborateurs. Il ne faut également pas négliger les fonctionnalités et avantages de la carte, ainsi que les coûts et frais variés liés à son utilisation.

Avant de choisir, une entreprise doit donc se poser les questions suivantes :

• Quels sont les besoins de mon entreprise ?
  
• Combien de collaborateurs auront besoin d’une carte corporate ou d’entreprise ?
  
• Quelles sont les catégories de dépenses professionnelles ?
  
• Quel type de carte bancaire choisir ?
  
• Quelle sera la fréquence d’utilisation des cartes ?
  
• Quel budget affecter à chaque carte ?
  
• Quelle est la capacité de paramétrage de la carte ? Plafonds et limites, restrictions géographiques, catégories de dépenses éligibles, etc.
  
• Quels sont les services proposés pour la carte ? Service client, suivi en temps réel, synchronisation avec le logiciel comptable, assurances, programme fidélité, etc.
  
• Quel est le coût de la carte bancaire professionnelle ?
  
• Quels sont les frais liés à l’utilisation de la carte ? Frais de transaction, commissions, etc.
  

Combien coûte une carte bancaire professionnelle ?

Une carte bancaire professionnelle peut coûter entre 80 € et 200 € par an en moyenne, selon le choix de la banque, le choix de la carte et les services et avantages inclus. Il faut également prendre en compte les différents frais qui peuvent être facturés : frais de transaction, de retrait, de litige, de tenue de compte, etc.

La carte d’entreprise, en général recommandée pour les TPE et PME, est souvent moins chère que la carte corporate, celle-ci proposant plus de services et d’avantages premium. Pour connaître le prix d’une carte professionnelle, il est nécessaire de consulter les offres des différentes banques ou prestataires.

Comment demander une carte bancaire professionnelle ?

En général, c’est le dirigeant, le service administratif ou le service financier qui s’occupe de la demande d’une carte bancaire professionnelle, selon la taille de l’entreprise. Celui-ci devra :

• Vérifier que l’entreprise correspond aux conditions légales : société au capital social et ouverture d’un compte bancaire dédié avec une banque.
  
• Choisir la carte corporate ou d’entreprise adaptée à ses besoins, selon son usage, son prix et ses avantages : carte de débit, carte de crédit, etc.
  
• Fournir les documents administratifs et financiers requis : statuts juridiques, états financiers, prévisions de dépenses, etc.
  
• Attendre l’approbation de la banque.
  
• Une fois la demande approuvée, paramétrer la ou les cartes professionnelles selon ses besoins : plafonds de dépenses, catégorisation des dépenses, etc.
  

Comment gérer ses cartes bancaires d’entreprise ?

Une fois les cartes corporate ou d’entreprise émises, votre entreprise est chargée de contrôler et d'enregistrer les dépenses, de veiller au respect des politiques de dépenses et, en cas de carte de crédit, de rembourser rapidement le solde du compte.

En gérant efficacement les comptes de l'entreprise, vous garantissez un niveau élevé de surveillance et de contrôle de l'utilisation des cartes de crédit par votre entreprise, ce qui permet d'éviter les abus tout en intégrant les dépenses liées aux cartes dans d'autres registres financiers.

Tenez compte des bonnes pratiques suivantes afin de gérer vos cartes d'entreprise :

• Établir une politique de dépenses et un processus de rapprochement.
  
• Fixer des limites de crédit.
  
• Former les collaborateurs à l’utilisation de la carte.
  
• Intégrer un logiciel de comptabilité : intégrer les systèmes du fournisseur de cartes au logiciel de comptabilité de l’entreprise permet d'automatiser le suivi des dépenses et l'établissement de rapports.
  
• Contrôler les transactions : passer fréquemment en revue les transactions effectuées avec chaque carte permet de détecter rapidement toute erreur ou dépense non autorisée.
  
• Analyser les habitudes de dépenses : analyser les habitudes de dépenses permet d'identifier les opportunités de réduction des coûts.
  
• Ajuster les politiques si nécessaire : au fur et à mesure de l'évolution de l’entreprise, revoir et mettre à jour périodiquement les politiques relatives aux cartes bancaires professionnelles permet de tenir compte de tout changement au niveau des besoins en matière de dépenses ou des stratégies financières.
  

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