A emissão de cartões de crédito corporativos pode ajudar as empresas a cuidar de suas despesas e capacitar suas equipes. Essa etapa permite um gerenciamento personalizado de gastos e uma visão mais profunda dos hábitos financeiros de uma empresa.

A criação desses cartões de crédito corporativos envolve determinar a elegibilidade, escolher um programa de cartões e fazer o pedido. Ao selecionar um programa de cartão de crédito para sua empresa, você deve considerar quais recursos, vantagens e condições de crédito se encaixam em seus objetivos financeiros, refletem sua marca e princípios e atraem seus funcionários. Se você está pensando em configurar cartões de crédito para sua empresa, aqui está o que você precisa saber.

Neste artigo:

• O que são cartões de crédito corporativos?
  
• Quem tem direito a um cartão de crédito corporativo?
  
• Como escolher o cartão de crédito corporativo certo
  
• Como solicitar um cartão de crédito corporativo
  
• Gestão do seu cartão de crédito corporativo
  
• Como superar desafios na obtenção de um cartão de crédito corporativo
  

O que são cartões de crédito corporativos?

Os cartões de crédito corporativos são cartões de pagamento especializados emitidos aos funcionários para lidar com despesas comerciais, como viagens, refeições, material de escritório e entretenimento do cliente. Ao contrário dos cartões de crédito pessoais, esses cartões são vinculados a uma conta da empresa. A responsabilidade pelo pagamento normalmente é da empresa, mas isso pode variar de acordo com acordos individuais. Normalmente, os cartões corporativos só são emitidos para empresas com receita anual de pelo menos US$ 4 milhões. Empresas menores podem solicitar cartões de crédito para pequenas empresas.

Quem tem direito ao cartão de crédito corporativo?

Qualquer empresa que deseje lançar um programa de cartão de crédito corporativo deve cumprir vários requisitos.

• Cadastro da empresa: A empresa precisa estar legalmente registrada e ser operacional. A empresa deve fornecer documentação legal demonstrando seu status operacional, como estatuto social, licenças de negócios ou um certificado de adimplência.

• Solvabilidade: A empresa deve ter um bom histórico de crédito e alto score de crédito. Essa pontuação é influenciada pelos pagamentos de empréstimos, linhas de crédito e saúde financeira geral.

• Documentos financeiros: A empresa deve apresentar documentação de estabilidade financeira. Isso pode incluir balanços, declaração de renda, extratos de fluxo de caixa e declarações de impostos.

• Número de identificação fiscal (TIN): A empresa precisa ter um TIN. Nos Estados Unidos, trata-se de um EIN (número de identificação do empregador).

• Garantia pessoal: Os donos de pequenas empresas podem precisar oferecer uma garantia pessoal de que assumirão a responsabilidade financeira se a empresa não pagar suas dívidas.

• Conta bancária corporativa: Alguns cartões de crédito corporativos exigem que a empresa tenha uma conta bancária corporativa.

• Receita da empresa: Os cartões de crédito corporativos normalmente exigem uma determinada receita mínima anual.

• Política de uso: Os cartões corporativos exigem que a empresa tenha uma política em vigor definindo o uso adequado: limites de gastos, transações permitidas e muito mais.

Como escolher o cartão de crédito corporativo certo

Cada empresa terá suas próprias considerações a pesar ao escolher e solicitar um cartão de crédito. Para selecionar o cartão de crédito certo, é preciso combinar cuidadosamente os recursos e benefícios do cartão com os objetivos, necessidades e comportamentos financeiros da sua empresa. Para escolher o cartão certo, é preciso analisar os recursos do seu negócio e os recursos dos cartões de crédito disponíveis.

Considere os fatores a seguir ao selecionar um cartão.

• Tamanho da empresa: Empresas que faturam menos de US$ 4 milhões ao ano devem procurar cartões especialmente desenvolvidos para pequenas empresas. Eles geralmente vêm com recompensas direcionadas e benefícios adequados à sua escala de operações.

• Indústria: Alguns cartões atendem a setores específicos e oferecem recompensas que atendem aos hábitos de consumo típicos desses setores.

• Estágio de crescimento: Startups podem precisar de limites de crédito flexíveis e processos de aprovação fáceis, enquanto empresas estabelecidas podem querer cartões com recompensas premium e limites de crédito mais altos.

• Categorias de gastos: Avalie os tipos de despesas para as quais sua empresa usará esses cartões de crédito com mais frequência.

• Frequência de uso: Empresas com baixo uso de crédito podem priorizar cartões com tarifas anuais baixas a zero, enquanto usuários mais frequentes podem se beneficiar de recompensas por atingir certos limites de gastos.

• Saúde financeira: Embora empresas menores possam precisar fornecer garantias pessoais ou escolher cartões com benefícios modestos, empresas em uma posição financeira forte podem ter acesso a cartões com melhores termos e mais recompensas.

Depois de avaliar a elegibilidade e as principais considerações da sua empresa, considere os seguintes recursos de vários programas de cartão de crédito para selecionar o mais adequado.

• Benefícios do cartão: Busque benefícios que correspondam ao local em que sua empresa gastará mais dinheiro. Por exemplo, se a viagem for uma despesa frequente, procure cartões com benefícios de viagem ou programas de recompensas.

• APR: Compare as taxas percentuais anuais (APRs) de diferentes emissores. Se você pretende carregar um saldo, busque cartões com taxas de juros mais baixas.

• Tarifas anuais: Analise as tarifas anuais para confirmar que os benefícios são maiores que os custos.

• Limites de crédito: Verifique se os limites de crédito atendem às necessidades de gastos da empresa.

• Opções de cobrança e pagamento: Revise os ciclos de cobrança e as opções de pagamento para determinar o que melhor atende às práticas de gestão de caixa da sua empresa.

• Recursos de integração: Cartões integrados às plataformas contábeis e financeiras da empresa podem simplificar o gerenciamento de despesas e a geração de relatórios.

• Controles de gastos de funcionários: Se o cartão for usado por vários funcionários, considere um que possa definir limites e restrições de gastos individuais.

• Atendimento ao cliente: Considere o nível de serviço ao cliente prestado, como acesso a um gerente de conta exclusivo.

• Uso internacional: Para empresas com viagens ou transações internacionais (ou ambos), procure um cartão com tarifas mínimas de transação no exterior, ampla aceitação e suporte ao cliente global.

• Recursos de segurança: Confira os recursos de segurança e sistemas de prevenção de fraudes, como alertas de atividades incomuns.

• Reputação do emissor: Pesquise a reputação e a estabilidade do emissor. A parceria com um emissor respeitável pode trazer tranquilidade e qualidade de serviço a longo prazo.

• Recomendações e avaliações: Busque recomendações de colegas e leia avaliações para entender as experiências de outras empresas com o cartão.

• Ofertas introdutórias: Depois de considerar os benefícios de longo prazo do cartão, confira ofertas introdutórias potencialmente valiosas, como períodos de 0% de juros ou pontos de bônus.

Como solicitar um cartão de crédito corporativo

Os pedidos de cartão de crédito para empresas exigem preparação, atenção aos detalhes e compreensão da situação financeira da empresa. Veja nosso guia passo a passo.

• Selecione um representante autorizado: Selecione um representante da empresa para supervisionar o processo de solicitação. Esse representante deve ter autoridade para celebrar acordos financeiros vinculativos em nome da empresa. Exemplos comuns incluem um diretor financeiro ou um gerente autorizado.

• Determine suas necessidades: Defina exatamente por que sua empresa precisa de cartões de crédito, quais funcionários receberão cartões e como eles poderão usá-los. Isso determinará os recursos que você procura.

• Opções de pesquisa: Compare emissores de cartão e o valor de vários cartões. Selecione o mais adequada para as necessidades da sua empresa.

• Verifique histórico de crédito: Verifique se o histórico de crédito da sua empresa está atualizado e corrija os erros antes de continuar.

• Reúna a documentação: Colete toda a documentação necessária, incluindo, entre outros, seu TIN, demonstrações financeiras e licença comercial. Cartões diferentes têm requisitos diferentes. Portanto, confirme o que você precisa antes de iniciar o processo de solicitação.

• Envie a solicitação: Preencha o formulário de solicitação, que pode pedir dados pessoais do proprietário e/ou diretor financeiro da empresa que solicita o cartão, além de dados comerciais. Envie ao emissor. O processo de aprovação pode levar de algumas horas a várias semanas, enquanto o emissor analisa seus materiais enviados e o histórico de crédito.

• Revise o contrato do titular do cartão: Após a aprovação, você receberá um limite de crédito e um contrato de titular do cartão. Analise cuidadosamente os termos desse contrato, incluindo como lidar com contestações e cobranças não autorizadas.

• Configure um sistema de gerenciamento de contas: Configure um sistema de controle de despesas, relatórios e pagamento de saldo.

• Distribua os cartões: Distribua cartões aos funcionários escolhidos e lembre cada titular de cartão sobre limites de gastos e políticas de uso. Os destinatários comuns do cartão incluem equipes de vendas, executivos e funcionários com viagens frequentes ou tarefas de compras.

Gestão do seu cartão de crédito corporativo

Depois da emissão dos cartões de crédito, sua empresa tem a tarefa de monitorar e registrar as despesas, garantir a conformidade com as políticas de gastos e pagar prontamente o saldo da sua conta. A gestão de contas da empresa cria um alto nível de supervisão e controle sobre o uso do seu cartão de crédito corporativo, evitando o uso indevido e integrando as despesas do cartão com outros registros financeiros. Considere as seguintes práticas recomendadas para gerenciar seus cartões corporativos.

• Estabeleça uma política de gastos e um processo de conciliação: Defina o que constitui uso aceitável do cartão: quais categorias de despesas são permitidas e quais estão fora dos limites. Crie um processo com prazos rigorosos para que os titulares de cartão enviem recibos e expliquem as cobranças.

• Estabeleça limites de crédito: Considere estabelecer limites de crédito específicos para cada titular de cartão com base em suas responsabilidades e necessidades de gastos.

• Treine os funcionários: Treine os titulares de cartão sobre como usar o cartão corretamente, como enviar despesas e o que fazer em caso de perda ou roubo do cartão.

• Integre softwares contábeis: Integre os sistemas do fornecedor do cartão com seu software de contabilidade para automatizar o acompanhamento e a emissão de relatórios de despesas.

• Monitore as transações: Analise frequentemente as transações de cada cartão para detectar antecipadamente erros ou gastos não autorizados. Aja prontamente se ocorrerem discrepâncias ou violações da política de gastos. Isso pode envolver discussões internas ou ações disciplinares mais formais.

• Pague os saldos: Evite cobranças de juros e multas pagando sempre o saldo em dia.

• Revise as alterações do contrato: Acompanhe as alterações nos termos ou benefícios do cartão. Adapte suas estratégias de gastos de acordo e aproveite as novas ofertas.

• Analise os padrões de gastos: Avalie os padrões de gastos para identificar oportunidades de redução de custos, como negociar descontos com fornecedores frequentes.

• Ajuste as políticas conforme necessário: Conforme seus negócios evoluem, revise e atualize periodicamente suas políticas de cartão de crédito para refletir quaisquer mudanças nas necessidades de gastos ou estratégias financeiras da empresa.

Como superar desafios na obtenção de um cartão de crédito corporativo

Se a sua empresa está tendo dificuldades para obter a aprovação de um cartão de crédito corporativo, essas estratégias podem ajudar.

• Melhore a solvabilidade: Se a pontuação de crédito da sua empresa não for forte, concentre-se em melhorá-la pagando as dívidas em dia, reduzindo a utilização do crédito e garantindo que os registros de crédito estejam livres de erros.

• Construa um histórico financeiro: Para empresas novas e menores, considere começar com um cartão de crédito para pequenas empresas ou uma pequena linha de crédito para construir um histórico financeiro positivo.

• Reúna uma documentação abrangente: A documentação incompleta pode atrasar o processo de solicitação. Confirme se toda a documentação necessária foi reunida antes de iniciar o processo de solicitação.

Após a aprovação do cartão de crédito pela sua empresa, podem surgir desafios relacionados ao uso adequado e ao gerenciamento da conta. Veja como resolver problemas comuns.

• Termos e condições: Leia atentamente os termos do cartão e solicite mais detalhes ao emissor se houver alguma dúvida. Mal-entendidos podem levar a mau uso não intencional e cobranças surpresas.

• Treinamento de funcionários: Crie um programa abrangente de treinamento de funcionários que descreve como usar o cartão, as consequências de não conformidade e uso indevido, e práticas recomendadas para segurança do cartão e prevenção de fraudes.

• Disciplina financeira: Implemente controles internos rigorosos para evitar gastos e dívidas inadvertidas.

• Limites de crédito: Analise os limites de crédito para garantir que reflitam as necessidades de gastos e as capacidades de pagamento da sua empresa. Fale com o emissor para ajustar esses limites conforme necessário.

• Processo de revisão: Configure um processo regular de revisão do extrato do cartão para sinalizar e resolver quaisquer causas de preocupação.