Att utfärda företagskreditkort kan hjälpa företag att ta ansvar för sina utgifter och stärka sina team. Det är ett steg som möjliggör anpassad utgiftshantering och djupare insikt i ett företags ekonomiska vanor.

Att ställa in dessa företagskreditkort innebär att man bestämmer behörighet, väljer ett kortprogram och ansöker. När du väljer ett kreditkortsprogram för ditt företag bör du överväga vilka funktioner, förmåner och kreditvillkor som bäst passar dina ekonomiska mål, speglar ditt varumärke och dina principer samt tilltalar dina anställda. Om du funderar på att börja använda kreditkort för ditt företag, här är vad du behöver veta.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är företagskreditkort?
  
• Vem är berättigad till ett företagskreditkort?
  
• Att välja rätt företagskreditkort
  
• Ansöka om ett företagskreditkort
  
• Hantera ditt företags kreditkort
  
• Att övervinna utmaningarna med att få ett företagskreditkort
  

Vad är företagskreditkort?

Företagskreditkort är specialiserade betalningskort som utfärdas till anställda för att hantera affärsutgifter såsom resor, måltider, kontorsmaterial och kundunderhållning. Till skillnad från personliga kreditkort är dessa kort knutna till ett företagskonto. Betalningsansvaret ligger vanligtvis hos bolaget, men detta kan variera beroende på individuella avtal. Företagskort utfärdas vanligtvis endast till företag med årliga intäkter på minst 4 miljoner dollar. Mindre företag kan ansöka om kreditkort för småföretag.

Vem är berättigad till ett företagskreditkort?

Alla företag som vill lansera ett företagskreditkortsprogram måste uppfylla flera krav.

• Företagsregistrering: Företaget måste vara juridiskt registrerat och operativt. Företaget måste tillhandahålla juridisk dokumentation som visar dess operativa status, t.ex. bolagsordning, företagslicenser eller ett intyg om god status.

• Kreditvärdighet: Företaget måste ha en god kredithistorik och hög kreditvärdighet. Detta poäng påverkas av återbetalningar av lån, kreditgränser och den allmänna finansiell hälsa.

• Finansiella dokument: Företaget måste visa dokumentation på finansiell stabilitet. Detta kan omfatta balansräkningar, resultaträkningar, kassaflödesanalyser och skattedeklarationer.

• Skatteidentifikationsnummer (TIN): Företaget måste ha en TIN. I USA är detta ett EIN (employern identifikation nummer).

• Personlig garanti: Småföretagare kan behöva erbjuda en personlig garanti för att de kommer att ta det finansiella ansvaret om företaget inte betalar sina skulder.

• Bankkonton för företag: Vissa företagskreditkort kräver att företaget har ett särskilt företagsbankkonto.

• Företagets intäkter: Kreditkort för företag kräver vanligtvis en viss minsta årsomsättning.

• Användningspolicy: Företagskort kräver att företaget har en policy som beskriver lämplig användning: utgiftsgränser, tillåtna transaktioner med mera.

Att välja rätt företagskreditkort

Varje företag kommer att ha sina egna överväganden att väga när de väljer och ansöker om ett kreditkort. För att välja rätt kreditkort måste du noggrant matcha kortets funktioner och fördelar med ditt företags mål, behov och ekonomiska beteende. För att välja rätt kort måste du titta på egenskaperna hos ditt företag och egenskaperna hos tillgängliga kreditkort.

Tänk på följande faktorer när du väljer ett kort.

• Företagets storlek: Företag som tjänar mindre än 4 miljoner dollar per år i intäkter bör leta efter kort som är särskilt utformade för småföretag. Dessa kommer ofta med riktade belöningar och förmåner som är anpassade till verksamhetens drift.

• Bransch: Vissa kort riktar sig till specifika branscher och erbjuder belöningar som motsvarar de utgiftsvanor som är typiska för dessa sektorer.

• Tillväxtfas: Startups kan behöva flexibla kreditgränser och enkla godkännandeprocesser, medan etablerade företag kanske vill ha kort med premiumbelöningar och högre kreditgränser.

• Utgiftskategorier: Bedöm vilka typer av utgifter som ditt företag oftast kommer att använda dessa kreditkort för.

• Frekvens av användning: Företag med låg kreditanvändning kan prioritera kort med låga eller inga årsavgifter, medan mer frekventa användare kan dra nytta av belöningar för att nå vissa utgiftströsklar.

• Finansiell hälsa: Även om mindre företag kan behöva lämna personliga garantier eller välja kort med blygsamma förmåner, kan företag med en stark finansiell ställning ha tillgång till kort med bättre villkor och fler förmåner.

När du har bedömt ditt företags behörighet och viktiga överväganden kan du överväga följande funktioner i olika kreditkortsprogram för att välja det som passar bäst.

• Kortets förmåner: Sök efter förmåner som matchar de områden där ditt företag kommer att spendera mest pengar. Till exempel, om resor är en frekvent utgift, leta efter kort med reseförmåner eller belöningsprogram.

• APR: Jämför de årliga procentsatserna (APR) för olika emittenter. Om du planerar att ha ett saldo bör du välja kort med lägre ränta.

• Årliga avgifter: Analysera årsavgifterna för att bekräfta att fördelarna uppväger kostnaderna.

• Kreditgränser: Se till att kreditgränserna uppfyller ditt företags utgiftsbehov.

• Fakturering- och betalningsalternativ: Granska faktureringscykler och betalningsalternativ för att avgöra vad som bäst uppfyller företagets rutiner för kontanthantering.

• Integrationsmöjligheter: Kort som kan integreras med företagets redovisnings- och finansiella plattformar kan förenkla utgiftshantering och rapportering.

• Anställdas utgiftskontroll: Om kortet ska användas av flera anställda bör du överväga ett kort som kan ställa in individuella utgiftsgränser och begränsningar.

• Kundservice: Tänk på nivån på den kundservice som erbjuds, t.ex. tillgång till en särskild kundansvarig.

• Internationell användning: För företag med internationella resor, transaktioner, eller båda, leta efter ett kort med minimala avgifter för utländska transaktioner, bred acceptans utomlands och global kundsupport.

• Säkerhetsdetaljer: Undersök kortets säkerhets-funktioner och bedrägeriförebyggande system, till exempel varningar för ovanlig aktivitet.

• Emittentens rykte: Undersök emittentens rykte och stabilitet. Att samarbeta med en välrenommerad emittent kan ge sinnesro och långsiktig servicekvalitet.

• Rekommendationer och omdömen: Sök efter rekommendationer från kollegor och läs recensioner för att förstå vilka erfarenheter andra företag har haft av kortet.

• Introduktionserbjudanden: Efter att ha övervägt kortets långsiktiga fördelar, kolla in potentiellt värdefulla introduktionserbjudanden som 0% APR-perioder eller bonuspoäng.

Ansöka om en företagskreditkort

Företagets kreditkortsansökningar kräver förberedelser, uppmärksamhet på detaljer och en förståelse för ditt företags ekonomiska ställning. Här är en steg-för-steg-guide.

• Välj en auktoriserad representant: Välj en representant för företaget som ska övervaka ansökningsprocessen. Detta representant måste ha befogenhet att ingå bindande finansiella avtal på företagets vägnar. Vanliga exempel är en finansiell tjänsteman eller en auktoriserad chef.

• Bestäm dina behov: Definiera exakt varför ditt företag behöver kreditkort, vilka anställda som ska få kort och hur de anställda ska få använda dem. Detta kommer att påverka de funktioner du söker efter.

• Forskningsalternativ: Jämför kortutgivare och värdet av olika kort. Välj det som passar bäst för dina företagsbehov.

• Kontrollera kredithistorik: Kontrollera att ditt företags kredithistorik är uppdaterad och åtgärda eventuella fel innan du går vidare.

• Samla dokumentation: Samla in all nödvändig dokumentation, inklusive men inte begränsat till din TIN, finansiella rapporter och företagslicens. Olika kort har olika krav, så bekräfta vad du behöver innan du påbörjar ansökningsprocessen.

• Skicka in ansökan: Fyll i ansökningsformuläret, som kan kräva personuppgifter om den företagare och/eller ekonom som ansöker om kortet samt företagsinformation. Skicka till emittenten. Godkännandeprocessen kan ta några timmar till flera veckor när emittenten granskar ditt inlämnade material och kredithistorik.

• Granska kortinnehavaravtalet: När du har godkänts kommer du att tilldelas en kreditgräns och få ett kortinnehavaravtal skickat till dig. Läs noga igenom villkoren i detta avtal, inklusive hur du hanterar tvister och obehöriga debiteringar.

• Sätt upp ett system för kontohantering: Sätt upp ett system för hur du ska spåra utgifter, samla in rapporter och betala ner ditt saldo.

• Dela ut kort: Dela ut korten till dina utvalda medarbetare och påminn varje kortinnehavare om utgiftsgränser och användningsregler. Vanliga kortmottagare är säljare, chefer och anställda som ofta reser eller gör inköp.

Hantera ditt företags kreditkort

När kreditkorten har utfärdats är det ditt företags uppgift att övervaka och registrera utgifterna, se till att utgiftspolicyn följs och snabbt betala av kontosaldot. Genom att hantera företagskonton på ett effektivt sätt skapas en hög nivå av övervakning och kontroll över företagets kreditkortsanvändning, vilket förhindrar missbruk och integrerar kortkostnader med andra finansiella poster. Tänk på följande bästa praxis för att hantera dina företagskort.

• Upprätta en utgiftspolicy och en avstämningsprocess: Definiera vad som är acceptabel användning av kortet: vilka utgiftskategorier som är tillåtna och vilka som är förbjudna. Skapa en process med strikta tidsfrister för kortinnehavare att lämna in kvitton och förklara debiteringar.

• Sätt kreditgränser: Överväg att sätta specifika kreditgränser för varje kortinnehavare baserat på deras ansvar och utgiftsbehov.

• Utbilda anställda: Utbilda kortinnehavarna i hur de ska använda kortet på rätt sätt, hur de ska redovisa utlägg och vad de ska göra om kortet försvinner eller blir stulet.

• Integrera med bokföringsprogram: Integrera din kortleverantörs system med ditt bokföringsprogram för att automatisera utgiftsspårning och rapportering.

• Övervaka transaktioner: Granska ofta transaktionerna för varje kort för att tidigt upptäcka eventuella fel eller obehöriga utgifter. Agera omedelbart om avvikelser eller överträdelser av utgiftspolicyn inträffar. Detta kan innebära interna diskussioner eller mer formella disciplinära åtgärder.

• Betala saldon: Undvik räntekostnader och straffavgifter genom att alltid betala av på ditt saldo i tid.

• Granska ändringar i avtalet: Håll dig uppdaterad om ändringar av kortvillkor eller förmåner. Anpassa dina utgiftsstrategier därefter och dra nytta av eventuella nya erbjudanden.

• Analysera utgiftsmönster: Utvärdera utgiftsmönster för att identifiera möjligheter till kostnadsbesparingar, t.ex. genom att förhandla fram rabatter med leverantörer som ofta anlitas.

• Justera policyer efter behov: I takt med att ditt företag utvecklas bör du regelbundet se över och uppdatera dina kreditkortsregler för att återspegla eventuella förändringar i företagets utgiftsbehov eller finansiella strategier.

Att övervinna utmaningarna med att få ett företagskreditkort

Om ditt företag kämpar för att få godkännande för ett företagskreditkort kan dessa strategier hjälpa till.

• Förbättra kreditvärdigheten: Om ditt företags kreditpoäng inte är stark, fokusera på att förbättra den genom att betala skulder i tid, minska kreditutnyttjandet och se till att kredituppgifterna är felfria.

• Bygg upp en finansiell meritlista: För nyare och mindre företag kan du överväga att börja med ett kreditkort för småföretag eller en liten kredit för att bygga upp en positiv finansiell historia.

• Samla in omfattande dokumentation: Ofullständig dokumentation kan fördröja ansökningsprocessen. Kontrollera att all nödvändig dokumentation finns samlad innan du påbörjar ansökningsprocessen.

När ditt företag har fått ett kreditkort kan det uppstå utmaningar när det gäller lämplig användning och kontohantering. Så här tar du itu med vanliga problem.

• Regler och villkor: Läs kortvillkoren noggrant och be utgivaren om mer information om något är oklart. Missförstånd kan leda till oavsiktlig felaktig användning och överraskande avgifter.

• Utbildning av anställda: Skapa ett omfattande utbildningsprogram för anställda som beskriver hur kortet ska användas, konsekvenserna av bristande efterlevnad och missbruk samt bästa praxis för kortsäkerhet och förebyggande av bedrägerier.

• Finansiell disciplin: Implementera strikta interna kontroller för att undvika oavsiktliga utgifter och skulder.

• Kreditgränser: Granska kreditgränserna för att se till att de återspeglar företagets utgiftsbehov och återbetalningsförmåga. Samarbeta med din utgivare för att justera dessa gränser efter behov.

• Granskningsprocess: Sätt upp en regelbunden granskningsprocess för kortutdrag för att flagga för och åtgärda eventuella problem.